Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Stadt Hoyerswerda mietet für 5 Jahre (01.11.2026 – 31.10.2031) Kopiergeräte im Full-Service-Modell für ihre Schulen. Insgesamt werden 21 Neugeräte benötigt: 8 Farb-Gangkopierer (Los 1) und 13 Schwarz-Weiß-Gangkopierer (Los 2). Zum Service gehören Lieferung, Installation, Wartung, Verbrauchsmaterial (ohne Papier), Störungsbeseitigung und zertifizierte Datenlöschung am Vertragsende. Angebote sind elektronisch über www.evergabe.de bis zum 09.07.2026 um 09:00 Uhr einzureichen.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertZuschlagskriterien
Gewichtung laut Vergabeunterlagen- Monatlicher Gesamt-Angebotspreis100%
Niedrigster monatlicher Gesamt-Angebotspreis, errechnet aus monatlichem Gesamt-Mietpreis für alle Kopiersysteme (brutto), abzüglich Rückerstattungen für 1.000 Minderkopien (Black und Color, brutto) und zuzüglich Kosten für 1.000 Mehrkopien (Black und Color, brutto). Der Bieter mit dem niedrigsten Gesamt-Angebotspreis erhält den Zuschlag.
monatlicher Gesamt-Mietpreis für alle Kopiersysteme (brutto) - 1.000 Kopien * Rückerstattung Minderkopie/Seite Black (brutto) - 1.000 Kopien * Rückerstattung Minderkopie/Seite Color (brutto) + 1.000 Kopien * Kosten Mehrkopie/Seite Black (brutto) + 1.000 Kopien * Kosten Mehrkopie/Seite Color (brutto) = monatlicher Gesamt-Angebotspreis. Der Bieter mit dem niedrigsten Gesamt-Angebotspreis erhält den Zuschlag.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenLeistungsart und Vertragsrahmen
Full-Service-Miete von 21 Neugeräten für Schulen der Stadt Hoyerswerda über 60 Monate (01.11.2026 – 31.10.2031). Die Geräte müssen am 01.11.2026 um 07:00 Uhr in vollem Funktionsumfang nutzbar sein und die einwandfreie Funktionstüchtigkeit ist zu demonstrieren. Unterauftragnehmer sind nicht zulässig. Bis zu 2 Geräte können nachgerüstet oder gekündigt werden zum angebotenen Preis.
Service und Support
Lieferung, Installation und Inbetriebnahme in Abstimmung mit dem Auftraggeber. Vollständige Wartung und Instandhaltung der Geräte. Verbrauchsmaterialien (Toner, Tonerkartuschen, Fotoleiter, Trommel etc.) sind enthalten – ausgenommen Papier. Verbrauchsmaterial wird kostenlos angeliefert. Reaktionszeit bei Fehlmeldung für Verbrauchsmaterial: 2 Stunden. Reaktionszeit bei Störungen: 4 Stunden (Mo–Fr, 07:00–17:00 Uhr). Wiederherstellungszeit bei betriebsverhindernden Störungen: 8 Stunden; bei betriebsbehindernden Störungen: 2 Tage. Bei Nichteinhaltung ist ein gleichwertiges, nutzungsbereites Ersatzgerät bereitzustellen.
Abrechnung und Freikopien
Mietzahlung monatlich. Abrechnung der Kopien halbjährlich. Freikopien pro Halbjahr: 570.000 Seiten schwarz/weiß und 120.000 Seiten farbig. Mehr- bzw. Minderkopien werden zum angebotenen Preis abgerechnet oder erstattet (Erstattung innerhalb von 4 Wochen nach Halbjahresabrechnung).
Gerätekennzeichnung und Vertragsende
Alle Geräte sind sichtbar mit Aufklebern zu kennzeichnen. Zum Vertragsende sind die Geräte abzuholen, abzutransportieren und fachgerecht zu entsorgen. Die Festplatten müssen zertifiziert gelöscht werden, der Nachweis ist dem Auftraggeber zu erbringen.
Sicherheit und Authentifizierung
256-Bit-Verschlüsselung (BSI TR-02102-1), Zertifizierung nach ISO 15408 EAL 2, TPM-Chip, Secure Boot, automatisches Löschen interner Speicher, IP-/Portfilter, IEEE 802.1x-Authentifizierung. Kartenleser bzw. RFID-Chips für benutzerbasierte Kontingente und Authentifizierung. Insgesamt 400 Authentifizierungskarten/-chips sind bereitzustellen (Zuordnung erfolgt nach Zuschlag).
Flottenmanagementsystem
SaaS-Lösung mit Agent auf Windows Server des Auftraggebers. Unterstützung von SNMPv1/2/v3, verschlüsselte HTTPS-Verbindung, mandantenfähiges Berechtigungskonzept. Webbasierte Konsole mit Funktionen für Tonerbestellung, Verbrauchsreporting, Zählerübermittlung und Servicetracking. Gilt für alle aktuellen und zukünftigen Systeme.
Cloudbasierte Druck- und Scanlösung
Cloud-native Enterprise-Lösung vom Originalhersteller der Geräte, keine lokale Printserver-Infrastruktur erforderlich. Hybridfähig (Cloud + lokale Netze). DSGVO-konform: Datenverarbeitung nur in EU/EWR, Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abschließbar, TLS 1.2+, Verschlüsselung at Rest, Mandantentrennung, SLA-geregelte Verfügbarkeit.
Druckmanagement-Funktionen
Secure Print / Print & Follow, benutzerbasierte Druckfreigabe, regelbasierte Druckrichtlinien, Pull Printing, Unterstützung für mobile Geräte, Webanwendungs-Druck.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenZuverlässigkeit und Rechtstreue
Der Bieter muss erklären, dass er seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen nachgekommen ist. Außerdem darf in den letzten zwei Jahren keine Geldbuße von mehr als 2.500 Euro gegen das Unternehmen gemäß Arbeitnehmer-Entsendegesetz verhängt worden sein. Zudem müssen die gewerberechtlichen Voraussetzungen für die Ausführung des Auftrags erfüllt sein.
Anerkennung der Vergabeunterlagen
Der Bieter muss erklären, dass er den Wortlaut der Leistungsbeschreibung (Langfassung) als alleinverbindlich anerkennt und dass ihm zugegangene Änderungen der Vergabeunterlagen Gegenstand des Angebots sind.
Produktzertifikate und Umweltanforderungen
Für alle angebotenen Geräte sind gültige CE- und GS-Prüfzertifikate vorzulegen. Die Geräte müssen die Umweltzertifikate 'Blauer Engel' und 'Energy Star' besitzen. Zudem ist die Konformität mit der RoHS-Richtlinie (2002/95/EG) nachzuweisen.
Personelle und organisatorische Eignung
Der Auftragnehmer muss über qualifiziertes Personal für die Serviceerbringung verfügen und dies nachweisen. Zudem muss eine Haftpflichtversicherung (Schadensversicherung) bestehen. Der Einsatz von Unterauftragnehmern ist nicht zulässig. Eine zertifizierte Datenlöschung der Gerätefestplatten zum Vertragsende muss gewährleistet sein.
Datenschutz
Der Bieter erklärt sein Einverständnis zur Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten gemäß Sächsischem Vergabegesetz. Außerdem wird darauf hingewiesen, dass nicht berücksichtigte Bieter den Namen des erfolgreichen Bieters erfahren.