Kalenderprogramm IKK classic (05/MA/2026)

Insgesamt vier Kalenderprodukte für das Nutzungsjahr 2028:

• Taschenkalender (ca. 80.000 Stück, 105 x 148 mm / offene Größe 210 x 148 mm), 4-seitiger Umschlag plus 64 Seiten Inhalt (1/1-farbig IKK Blau) plus 4 Seiten Notizen/Adressen; Papier 240 g/m² GZ Invercote Feinleinen FSC für Umschlag, 70 g Offset holzfrei FSC für Inhalt; Sammelheftung; Verpackung ca. 120 Stück pro Wellpappkarton; Jahreszahl auf Vorderseite, Werbedruck auf Rückseite.
• 3-Monats-Wandkalender (ca. 60.000 Stück, ca. 310 x 800 mm, mit Kopfteil ca. 310 x 200 mm), bestehend aus 3 Monatsblöcken à 12 Blättern auf Rückwand/Kopfteil; Kalendarium 2/0-farbig (Sonn-/Feiertage in IKK Rot, Samstag und Kalenderwoche gerastert, aktueller Monat in IKK Blau); Sekundärblock in HKS 47 N 15%; Papier 80 g/m² Offset holzfrei weiß FSC, Rückwand 305 g/m² Skala + Dispersion matt, Chromokarton GC2 FSC; Verarbeitung: Rillen der Rückwand, Aufkleben der Monatsblöcke, Metallöse, Datumschieber in IKK Rot; plano verpackt, ca. 50 Stück pro Wellpappkarton; Werbeanbringung 4/0-farbig auf Rückwand/Kopfteil.
• Urlaubsplaner digital (Auflage 1, DIN A4, 5-seitig) als interaktives, beschreibbares PDF mit Formularfeldern zur automatischen Berechnung von Urlaubstagen, Resturlaub, Schulferien-Auswahl sowie Monats- und Jahresübersicht.
• Jahreswandplaner A4 digital (Auflage 1, 2-seitig, Vorder- und Rückseite) mit gestalteter Jahreszahl und Jahresslogan, optional kleiner Werbetext und/oder QR-Code mit Verweis auf ikk-classic.de.

Alle Produkte 1-sprachig deutsch; verbindliche Farben: IKK Blau (Unternehmensfarbe), IKK Rot (Feiertage/Sonntage), HKS 47 N 15% (Sekundärblock), Euroskala-Farben. Abweichungen von den Farbspezifikationen – insbesondere beim HKS-Farbton – sind nicht erlaubt, da Bestandteil des Corporate Designs.

• Druckvorbereitung: Datenaufbereitung, kostenfreie Prüfdrucke (Proofs) und Korrekturphasen bis zur schriftlichen Druckfreigabe durch die Auftraggeberin. Druckdaten werden von der Auftraggeberin gestellt; Spezifikationen sind vollständig zu erfüllen und nicht abzuändern.
• Druck und Druckweiterverarbeitung: Produktion der Kalender in der vereinbarten Auflage, Anlieferung eines Musters nach Endfertigung zur Freigabe.
• Papier: Ausschließlich FSC-zertifiziertes Papier; aus nachhaltiger Rodung; Kennzeichnung mit „klimaneutral gedruckt" und FSC-Zertifikat (Mix oder 100%).

Bereitstellung und Betrieb eines Onlineshops mit:

• Rollen- und Berechtigungskonzept für ca. 60 Organisationseinheiten der IKK classic
• Budgetanzeige je Organisationseinheit
• Bestellstatistik und Warenkorb-Speicherung
• Versandadressverwaltung
• automatischer Bestellbestätigung per E-Mail
• einmalige Einrichtung sowie jährliche Adaptionen, Wartung und Hosting
• Bereitstellung der Initialpasswörter spätestens 14 Werktage vor Leistungsbeginn
• Bestellfenster: 3 Wochen pro Saison (genauer Zeitraum wird durch die Auftraggeberin festgelegt)
• Handbuch des Onlineshops in digitaler Form zum Zeitpunkt der Zuschlagserteilung
• nach Zuschlagserteilung stellt die Auftraggeberin eine passwortgeschützte Excel-Tabelle mit Adressen, Budgets etc. zur Verfügung

Mindestbestellmengen werden weder garantiert noch vereinbart. Sortimentserweiterungen und -reduzierungen während der Vertragslaufzeit sind möglich.

• Portooptimierte Verpackung und Verteilung
• mindestens zwei Unterverteilungen pro Versandadresse
• Sendungsverfolgung je Sendung
• Transportkosten sind in die Einzelpreise einzukalkulieren
• Konfektionierung und Verpackung entsprechend der vorgegebenen Stückzahlen pro Karton (siehe Kalenderart)
• Lieferung an die von der Auftraggeberin genannten Lieferadressen (siehe Anlage 2 zur Leistungsbeschreibung) – die Adressen werden in der Regel nach Zuschlagserteilung über die Excel-Tabelle übermittelt
• Liefertermin: bis Kalenderwoche 35 jedes Vertragsjahres (Kunden- und Mitarbeiterkalender)

Da im Onlineshop personenbezogene Daten der IKK classic (z. B. Versandadressen, Mitarbeiterbezogene Daten) verarbeitet werden, gelten besondere Anforderungen:

• DSGVO-konforme Verarbeitung, Einhaltung von Art. 32 DSGVO (technisch-organisatorische Maßnahmen)
• Serverstandort Deutschland oder EU
• Löschprotokolle und Vorlage eines Löschkonzepts
• Sicherheitskonzept des Auftragnehmers (Zutritts-, Zugangs-, Zugriffs-, Weitergabe-, Eingabekontrolle, Pseudonymisierung, Verfügbarkeits- und Belastbarkeitskontrolle, Wiederherstellbarkeit, Datenschutz- und Incident-Response-Management)
• Einhaltung des branchenspezifischen Sicherheitsstandards B3S-GKV/PV für IT-Dienstleistungen (gesetzliche Grundlage: § 392 SGB V, § 103a SGB XI)
• Auftragsverarbeitungsvertrag mit Benennung des Datenschutzbeauftragten
• Verzeichnis aller relevanten Standorte und Unterauftragsverhältnisse
• Auflistung der verarbeiteten Datenarten und Verarbeitungszwecke

• Keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB (z. B. Verurteilungen wegen Terrorismus, Geldwäsche, Betrug, Bestechung, Menschenhandel, Schwarzarbeit, Verstöße gegen Steuer-/Sozialversicherungspflichten, Insolvenz, schwere berufliche Verfehlung, wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen, wesentliche Leistungsmängel bei früheren Aufträgen)
• Eigenerklärung (35) durch den Bieter und ggf. (36) für jeden Unterauftragnehmer
• Bestätigung, dass weder der Bieter noch beteiligte Unterauftragnehmer/Lieferanten unter das EU-Sanktionspaket gegen Russland fallen (Eigenerklärung 39)
• Keine Täuschung bei Ausschlussgründen oder Eignungskriterien

• Eigenerklärung zum Gesamtumsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (2023, 2024, 2025) – Formular 37
• Auf Verlangen nach engerer Wahl: Bestätigung eines vereidigten Wirtschaftsprüfers/Steuerberaters oder testierte Jahresabschlüsse/Gewinn- und Verlustrechnungen
• Bei Eignungsleihe nach § 47 VgV: zusätzlich Umsatz des Unterauftragnehmers für dieselben 3 Jahre

• Eigenerklärung zu vorhandenen vergleichbaren Referenzen aus den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren (2023, 2024, 2025) – Formular 38
• Vergleichbarkeit: Aufträge, die dem Kalenderprogramm inhaltlich entsprechen (Druck, Konfektionierung, Versand und/oder Onlineshop-Bestellabwicklung)
• Pro Referenz: Auftraggeber, Ansprechpartner, Rolle (Haupt-/Unterauftragnehmer oder Bietergemeinschaft), eigener Leistungsanteil, Ort, Leistungszeitraum, Nettoauftragswert, besondere Anforderungen
• Nachweis auf Verlangen: Bestätigung des Auftraggebers der Referenz

• DIN ISO 9001:2015 (gültig, nicht älter als 2 Jahre zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist) oder gleichwertige Erfüllung – Pflicht, Ausschluss bei Nichterfüllung (Formular 42)
• FSC-Zertifizierung der verwendeten Papiere (Mix oder 100%) – Pflicht
• Originalzertifikate auf Verlangen vorzulegen, falls das Angebot in die engere Wahl kommt

• Eigenerklärung (Formular 40), dass im Zuschlagsfall eine Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen besteht:
• Vermögensschäden: mindestens 3.000.000 Euro
• Schäden aus Datenschutzverletzung: mindestens 3.000.000 Euro
• Versicherungsbestätigung in Kopie: erst auf gesonderte Aufforderung zum Leistungsbeginn, nicht ungefragt einreichen
• Versicherung muss über die gesamte Vertragslaufzeit bis zum Ablauf der Gewährleistungsfrist aufrechterhalten werden

• ISO/IEC 27001 – gültige Zertifizierung (Eigenerklärung 43)
• Einhaltung des B3S-GKV/PV (Mindestanforderung) und BSI C5 für Cloud Services – oder gleichwertige Nachweise über C5GleichwV (z. B. ISO/IEC 27001 auf Basis IT-Grundschutz, Cloud Controls Matrix v4.0); bei Nutzung einer C5-Alternative ist zusätzlich ein Maßnahmeplan dem Angebot beizufügen
• Zertifizierungen/Mindestanforderungen müssen in aktuell gültiger Fassung vorliegen und über die gesamte Vertragslaufzeit für den Geltungsbereich des Vertrages bestehen – auch für benannte Unterauftragnehmer
• Sicherheitskonzept (60.1) gemäß Art. 32 DSGVO und Löschkonzept sind mit dem Angebot einzureichen

• Eigenerklärung (41) zur Einhaltung der angebotenen Liefertermine
• Zuschlagskriterium Liefertermin (Gewichtung 10%): Skala von 30.07.2027 (100 Punkte) bis 03.09.2027 (0 Punkte) in Wochenabstufen

• Preis: 50%
• Qualität (Druckmuster, Verarbeitung): 30%
• Onlineshop (Demo-Version, Funktionen, Bewertung, Auswertungstool): 10%
• Liefertermin: 10%

• Bietergemeinschaften sind möglich; Erklärung (34) ist einzureichen, ein bevollmächtigter Vertreter ist zu benennen, jedes Mitglied muss Nachweise gesondert einreichen
• Eignungsleihe nach § 47 VgV ist möglich (Verpflichtungserklärung 32)
• Unterauftragnehmer mit Eignungsleihe benötigen Verpflichtungserklärung nach § 47 VgV und Eigenerklärung zu Ausschlussgründen
• Unterauftragnehmer ohne Eignungsleihe: auf Verlangen Verpflichtungserklärung nach § 36 VgV (33) und Eigenerklärung (36)
• Verzeichnis der Unterauftragnehmerleistungen (31) ist bei Einsatz von Unterauftragnehmern einzureichen