Kommunalbeamten-Versorgungskasse Nassau - Mietvertrag zur Lieferung und Installation von Druck- und Multifunktionssystemen sowie Software und Full-Service

Lieferung, Installation und Bereitstellung von 10 neuen Multifunktionssystemen (MFP) inklusive Software und umfassendem Full-Service an diversen Standorten des Auftraggebers in 65189 Wiesbaden. Die Leistung wird auf Basis eines All-in-Miet- und Fullservicevertrages erbracht.

Mengenaufteilung:

• 5 Geräte der Leistungsklasse 3 (LK 3)
• 5 Geräte der Leistungsklasse 4 (LK 4)

Vertragslaufzeit: 60 Monate vom 01.10.2026 bis 30.09.2031, mit Option auf zwei Verlängerungen um je 12 Monate (maximal 84 Monate Gesamtlaufzeit). Anlieferung und betriebsbereite Übergabe bis spätestens 25.09.2026.

Allgemeine Systemdaten:

• Funktionen: Drucken, Kopieren, Scannen, Faxen
• Formate: A5 bis A3, vollautomatisches Duplex
• Farbdruck: s/w und Farbe
• Systemtechnik: Laser, LED oder Tinte
• Monatlicher Spitzenwert: bis 25.000 Seiten (Durchschnitt ≤ 12.500)

Geschwindigkeit und Display:

• Druck-/Scangeschwindigkeit: mindestens 35 Seiten/Min. (s/w und Farbe)
• Touch-Display: mindestens 10 Zoll

Papierhandling:

• 4 Papiermagazine, Gesamtkapazität mindestens 2.000 Blatt (80 g/m²)
• Stapel-Einzug: mindestens 50 Blatt
• Duplex-Originaleinzug mit Dual-Scan: mindestens 100 Blatt

Endverarbeitung (Finisher):

• Heftung in 3 Positionen, mindestens 50 Blatt
• Ausgabekapazität: mindestens 1.000 Blatt
• Versatzausgabe (versetzte Ablage)
• Lochung: 2-fach und 4-fach

Sicherheit und Funktionen:

• Kartenleser (RFID Mifare Desfire EV2) für Follow-me-Print
• Farbscannen, Scan-to-OCR
• Mobile Printing / AirPrint
• Energieeffizienz: EnergyStar 3.0 oder höher

Identische Ausstattung wie Leistungsklasse 3, jedoch mit höherer Leistung:

• Druck-/Scangeschwindigkeit: mindestens 40 Seiten/Min. (s/w und Farbe)
• Monatlicher Spitzenwert: bis 40.000 Seiten (Durchschnitt ≤ 20.000)
• Alle übrigen Anforderungen (Papierhandling, Finisher, Kartenleser, OCR, Mobile Printing, EnergyStar, Schalldruck ≤ 70 dB(A), Emissionswerte) entsprechen LK 3.

Hardware und Roll-out:

• Ausschließlich Neugeräte
• Lieferung, Installation und Vorkonfiguration
• Unterschrank/Standgerät mit Rollen
• Abholung der Geräte nach Vertragsende innerhalb von 3 Werktagen

Software (gemäß B.21/B.22 der Vergabeunterlagen):

• Druck- und Scanner-Software inkl. Online-Portallösung
• Follow-me-Print / Secure-Print (RFID-basiert)
• Scan-Workflows mit erweiterter OCR-Lösung (Scan-to-SMB, Scan-to-Folder, Scan-to-Mail, durchsuchbares PDF, Word, Excel, Barcode-Erkennung)
• Administrations-Tool für die Geräteverwaltung

Verbrauchsmaterial:

• Original-Toner/-Tinte (Ames-Test, zertifiziert, dokumentenecht)
• Automatische Toner-Mangel-Überwachung mit selbstständiger Nachbestellung
• Heftklammern
• Optionaler Notfall-Tonerbestand (3 Einheiten je Leistungsklasse auf Wunsch)

Service und Support:

• Vollständiger Full-Service inkl. Wartung, Reparaturen, Firmware-Updates
• Störungsbeseitigung innerhalb 4 Arbeitsstunden, Wiederherstellung innerhalb 12 Arbeitsstunden
• Einweisung Anwender: mindestens 30 Minuten je Standort
• Schulung Administratoren: 2 × 3 Stunden

Datensicherheit und Entsorgung:

• Datensicherheitskit nach ISO 15408 EAL2
• TLS 1.3 für Netzwerkdruck
• BSI-konforme Löschung der Festplatten bei Rückgabe
• Entsorgung von Verpackung und Resttoner

Orientierungsvolumen (keine Mindestabnahme):

• ca. 37.169 DIN-A4-Seiten s/w pro Monat
• ca. 43.829 DIN-A4-Seiten Farbe pro Monat
• Eine DIN-A3-Seite zählt wie 2 DIN-A4-Seiten

Folgende Positionen sind nicht Bestandteil des Vertrags und müssen vom Auftraggeber separat beschafft oder getragen werden:

• Kopierpapier und Kopierfolien (außer den enthaltenen Heftklammern)
• Elektronikversicherung
• Elektrische Energie (Strom)
• DGUV V4-Prüfungen

Die Geräte werden an die verschiedenen Standorte des KDZ Wiesbaden (Welfenstraße 2, 65189 Wiesbaden, und ggf. weitere) geliefert. Die Vorkonfiguration umfasst die Einbindung in die bestehende IT-Infrastruktur des Auftraggebers.

Nachweis von 3 Referenzen aus den letzten 3 Jahren über vergleichbare Leistungen:

• Mindestens 10 installierte Systeme je Referenz (mindestens gleiche Systemanzahl)
• Vergleichbare Systeme und Software
• Auftraggeber war eine Kommune oder ein Unternehmen vergleichbarer Größe

Einzureichen über Vordruck D.3 mit Angabe von: Name des Referenzobjekts, PLZ/Ort, Leistungszeitraum, Ansprechpartner mit Kontaktdaten, Anzahl installierter Systeme, Beschreibung der installierten Software. Der Auftraggeber behält sich eine Überprüfung vor; auf Anforderung ist die Bestätigung des Referenzgebers innerhalb von 10 Tagen vorzulegen.

Der Bieter muss erklären, dass:

• kein Insolvenzverfahren beantragt oder eröffnet wurde
• das Unternehmen sich nicht in Liquidation befindet
• in den letzten 2 Jahren keine schweren Verfehlungen vorlagen (keine Freiheitsstrafe > 3 Monate, keine Geldstrafe > 90 Tagessätze, keine Geldbuße > 2.500 €)
• die steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Pflichten erfüllt werden
• die gewerberechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind
• eine Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft besteht
• keine vorsätzlich unzutreffenden Erklärungen zu Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit abgegeben wurden

Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von 2.000.000 € pro Schadensfall. Der Nachweis kann bis zum Vertragsbeginn vorgelegt werden.

Folgende Erklärungen sind im Angebot abzugeben:

• Tariftreue- und Mindestentgelterklärung nach dem Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetz (HVTG)
• Erklärung gemäß § 21 MiLoG (kein Verstoß gegen Bußgeldvorschriften)
• BMWK-Rundschreiben-Erklärung zu Russland-Sanktionen gemäß EU-VO 833/2014 (keine russischen Beteiligungen > 10 %)

Die angebotenen Systeme müssen alle folgenden Mindestanforderungen zwingend erfüllen:

Allgemein:

• Ausschließlich Neugeräte (keine Vorführ- oder Gebrauchtgeräte)
• PCL 6 oder PostScript (mindestens Level 3)
• Microsoft WHQL-zertifizierte Treiber (ab Windows Server 2019, ab Windows 11 Client)
• Mobile Printing für Android 17.0+ und iOS 26.0+
• Datensicherheitskit nach ISO 15408 EAL2
• TLS 1.3 für Netzwerkdruck
• Treiber für aktuelle Betriebssysteme

Umwelt und Emissionen:

• Umweltzeichen Blauer Engel RAL UZ 219 ODER Erfüllung der nachstehenden Emissionsgrenzwerte
• Schalldruckpegel LpA: maximal 70 dB(A) in Bedienerposition
• Ozonemission: maximal 1,5 mg/h (s/w) bzw. 3,0 mg/h (Farbe)
• Staubemission: maximal 4,0 mg/h
• EnergyStar 3.0 oder höher

Eine Unterschreitung dieser Werte oder das Fehlen entsprechender Nachweise führt zum Ausschluss des Angebots.