Ausschreibungen Drucker, Kopierer & Scanner

Kopiersysteme für die Verwaltung

Stadt Soest59494 Soest, Nordrhein-WestfalenFrist: 22. Juni 2026(in 13 Tagen)

Zusammenfassung

Was wird beschafft?

Die Stadt Soest sucht einen Dienstleister, der 34 neue Multifunktionsgeräte (Kopierer/Drucker/Scanner) an verschiedenen Verwaltungsstandorten im Stadtgebiet liefert, installiert und über die gesamte Vertragslaufzeit im Full-Service betreut.

Wie ist der Vertrag gestaltet?

All-In-Mietvertrag über 4 Jahre (01.09.2026 – 31.08.2030), mit Option auf ein weiteres Jahr
Im Mietpreis enthalten: Geräte, Installation, Wartung, Verbrauchsmaterial (Toner), Einweisung, Entsorgung
Nicht enthalten: Papier, Heftklammern, Strom

Wie wird eingereicht?

Ausschließlich digital über die Vergabeplattform subreport ELViS
Nebenangebote sind zugelassen
Angebotsfrist: 22.06.2026, 10:00 Uhr

Original-Bekanntmachung ansehen

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Details

Noch 13 Tage bis zur Angebotsfrist

Termin / Frist

20262027202820292030

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Veröffentlichung

Bieterfragen-Frist

Angebotsfrist

Angebotsöffnung

Bindefrist

Lieferzeit

Reaktionszeit Störung

Reparaturfrist

Sicherheitsupdate CVE > 7.0

Sicherheitsupdate CVE > 9.0

Zahlungsfrist Grundpauschale

Zahlungsfrist Mehrseiten

Gutschrift Minderseiten

Zahlungsfrist mit Skonto

Zahlungsfrist ohne Skonto

Vertragsbeginn

Vertragslaufzeit

Ersatzgerätstellung

Verlängerung 1

bis 2031

Heute

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Details

Preis & Qualität5 Kriterien

Preis 70%Qualität 30%

Angebotssumme60%
Betrag in € aus dem Vordruck Leistungsverzeichnis
Stromverbrauch10%
Verbrauch in kWh pro Gerät und Woche im StandBy Betrieb
Folgeseitenpreis s/w5%
Betrag in € pro DIN A4 Seite, wenn Inklusiv Seiten aufgebraucht sind
Folgeseitenpreis Farbe5%
Betrag in € pro DIN A4 Seite, wenn Inklusiv Seiten aufgebraucht sind
Austausch Verbrauchsmaterial20%
Automatisierte Meldung und kostenloser Austausch durch autorisiertes Personal

Zuschlagskriterien und Gewichtungen sind vollständig in der Tabelle der Vergabeunterlagen dokumentiert.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Details

Geräte & Lieferumfang

34 neue Multifunktionsgeräte (MFP) mit Kopier-, Druck- und Scanfunktion
Ausschließlich fabrikneue Digitalsysteme
Zwei Leistungsklassen je nach Standort (Klasse 1 und Klasse 2)
Standorte gemäß Anlage 1 'Standorte' (u. a. Rathäuser, Feuerwehr, Museum, Bücherei, Archiv, Friedhofsverwaltung, Tourist-Info, VHS)

Installation & Inbetriebnahme

Lieferung frei Verwendungsstelle (in den jeweiligen Verwaltungsgebäuden)
Maximal 6 Wochen Lieferzeit ab Zuschlagserteilung
Treiberinstallation in Abstimmung mit der IT-Abteilung der Stadt (kostenfrei)
Einweisung des Bedienungspersonals vor Ort (unentgeltlich)
Erstellung und beidseitige Unterzeichnung von Musterkopien/-drucken als Referenz

Full-Service-Leistungen

Während der gesamten Vertragslaufzeit übernimmt der Auftragnehmer:

Wartung und Instandhaltung aller Geräte
Verbrauchsmaterialien (Toner etc.) im Festpreis enthalten
Störungsbehebung: Vor-Ort-Beginn innerhalb von 2 Arbeitsstunden nach Meldung
Reparatur vor Ort innerhalb von 3 Arbeitstagen
Ersatzgerät innerhalb 1 weiteren Arbeitstags, falls Reparaturfrist nicht gehalten wird
Sicherheitsupdates: bei Sicherheitslücken mit CVE > 7.0 innerhalb 1 Arbeitswoche, bei CVE > 9.0 innerhalb 8 Stunden
Datensicherheit: Speicherlöschung bei Geräteaustausch oder -rückgabe
Quartalsberichte über Störungsbehebungen an den Auftraggeber
Abfallentsorgung (Verpackungen, Verschleißteile, Resttoner etc.)
Transport, Aufstellung, Wartung durch den Auftragnehmer

Technische & rechtliche Anforderungen

Konformität mit gesetzlichen Vorschriften zu Gerätesicherheit, Umweltverträglichkeit, VDE, Unfallverhütung
Recyclingpapier (DIN EN 12281) muss uneingeschränkt einsetzbar sein
Mindestanforderungen an Netzwerk laut Leistungsverzeichnis (Abschnitt 2.1)
Mindestanforderungen an Kopierer laut Vordruck 'Zuschlagskriterien' (2.2)
Personal des Auftragnehmers muss auf Datengeheimnis nach § 53 BDSG verpflichtet werden

Vertragslaufzeit & Erweiterung

Vertragsbeginn: 01.09.2026
Vertragsende: 31.08.2030 (4 Jahre)
Verlängerungsoption: +1 Jahr, Ausübung spätestens 1 Monat vor Vertragsende
Erweiterungsoption: Rahmenvertrag kann um einzelne weitere Geräte ergänzt werden (garantierte Mindestabnahme: 34 Geräte)

Im Festpreis enthalten vs. nicht enthalten

Im Mietpreis/Festpreis enthalten:

Service, Installation, Transport, Einweisung, Toner, Urheberrechtsabgabe
Festpreise gelten über die gesamte Vertragslaufzeit

Nicht im Mietpreis enthalten (vom Auftraggeber zu tragen):

Kopierpapier
Heftklammern
Sonstige zu bedruckende Medien (z. B. Kopierfolien)
Elektrische Energie für die Geräte

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Details

Zuverlässigkeit (Mindestlohn)

Bieter dürfen nicht wegen Verstößen nach § 21 MiLoG mit einer Geldbuße von mindestens 2.500 € belegt worden sein. Der Nachweis erfolgt über die unterschriebene Erklärung gemäß § 19 Abs. 3 MiLoG (siehe Checkliste).

Produktdokumentation & Sprachanforderung

Der Bieter muss in der Lage sein, Prospektmaterial, Umwelt- und Sicherheitsdatenblätter, Bedienungsanleitungen sowie Toner-Dokumentation in deutscher Sprache vorzulegen.

Haftung & Datenschutz

Der Auftragnehmer haftet vollumfänglich für Nachunternehmer, Erfüllungsgehilfen und sonstige Beauftragte
Eingesetztes Personal muss auf das Datengeheimnis nach § 53 BDSG verpflichtet werden

Hinweis zu weiteren Eignungsanforderungen

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

Details

4–10Angebote erwartet

Mittlere Konkurrenz

Median rund 6 Angebote.

Wahrscheinliche Bieterzahl

1–3 · 27%4–10 · 45%11+ · 28%

Unternehmen, die ähnliche Ausschreibungen gewonnen haben

Aus vergleichbaren bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)

Details

Checkliste zur Angebotsabgabe

Konkrete Schritte laut Vergabeunterlagen

Details

Angebotsabgabe – Form & Plattform4

Angebot digital über subreport ELViS einreichenPflicht
Qualifizierte/fortgeschrittene elektronische Signatur oder Textform erforderlich
Firmenname und Rechtsform angebenPflicht
Pflicht bei juristischen Personen und Handelsgesellschaften – Fehlen führt zum Ausschluss
Ggf. Verschwiegenheitserklärung abgeben, falls vertrauliche Unterlagen benötigt werdenoptional
Zugang zu sensiblen Dokumenten wird nach Nachweis der Geheimhaltungsverpflichtung gewährt
Diese Aufforderung NICHT mit dem Angebot zurücksendenPflicht
Nur das ausgefüllte Angebot/LV wird zurückerwartet

Produktunterlagen & Dokumentation5

Ausführliches Prospektmaterial der angebotenen Geräte beifügenPflicht
Umwelt- und Sicherheitsdatenblätter der Geräte beifügenPflicht
Bedienungsanleitungen der Geräte beifügenPflicht
Dokumentation für Toner beifügenPflicht
Alle vorgenannten Unterlagen in deutscher SprachePflicht

Preisblätter & Kalkulation2

Preisangaben im Vordruck 2.1 'Leistungsverzeichnis' eintragenPflicht
Nettopreise in Euro
Kosten für Entsorgung im Formular 2.2 'Zuschlagskriterien' beziffernPflicht

Erklärungen & Nachweise2

Unterschriebene Erklärung nach § 19 Abs. 3 MiLoG (Mindestlohngesetz) beifügenPflicht
Bestätigt, dass keine Ausschlussgründe nach § 19 Abs. 1 MiLoG vorliegen
Musterkopien und -drucke nach Installation bereitstellenPflicht
Werden von beiden Parteien unterzeichnet und hinterlegt

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