Ausschreibungen Drucker, Kopierer & Scanner
Kopiersysteme für die Verwaltung
Stadt Soest59494 Soest, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenWas wird beschafft?
Die Stadt Soest sucht einen Dienstleister, der 34 neue Multifunktionsgeräte (Kopierer/Drucker/Scanner) an verschiedenen Verwaltungsstandorten im Stadtgebiet liefert, installiert und über die gesamte Vertragslaufzeit im Full-Service betreut.
Wie ist der Vertrag gestaltet?
All-In-Mietvertrag über 4 Jahre (01.09.2026 – 31.08.2030), mit Option auf ein weiteres JahrIm Mietpreis enthalten: Geräte, Installation, Wartung, Verbrauchsmaterial (Toner), Einweisung, EntsorgungNicht enthalten: Papier, Heftklammern, Strom
Wie wird eingereicht?
Ausschließlich digital über die VergabeplattformNebenangebote sind zugelassenAngebotsfrist: 22.06.2026, 10:00 Uhr
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristMAI2026 NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI
Veröffentlichung28. Mai 2026
Bieterfragen-Frist19. Juni 2026
Angebotsfrist22. Juni 2026
Angebotsöffnung22. Juni 2026
Bindefrist22. Juni – 31. Juli 2026
Lieferzeitca. 15. Juli – 26. Aug. 2026
Reaktionszeit Störungca. 1. Sep. 2026
Reparaturfristca. 1. Sep. – 6. Sep. 2026
Sicherheitsupdate CVE > 7.0ca. 1. Sep. – 8. Sep. 2026
Sicherheitsupdate CVE > 9.0ca. 1. Sep. 2026
Zahlungsfrist Grundpauschaleca. 1. Sep. – 16. Okt. 2026
Zahlungsfrist Mehrseitenca. 1. Sep. – 1. Okt. 2026
Gutschrift Minderseitenca. 1. Sep. – 1. Okt. 2026
Zahlungsfrist mit Skontoca. 1. Sep. – 15. Sep. 2026
Zahlungsfrist ohne Skontoca. 1. Sep. – 1. Okt. 2026
Vertragsbeginn1. Sep. 2026
Vertragslaufzeit1. Sep. 2026 – 31. Aug. 2030
Ersatzgerätstellungca. 6. Sep. – 7. Sep. 2026
Verlängerung 1ca. 31. Aug. 2030 – 31. Aug. 2031bis 2031
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität5 Kriterien
Preis 70%Qualität 30%
- Angebotssumme60%
Betrag in € aus dem Vordruck Leistungsverzeichnis
- Stromverbrauch10%
Verbrauch in kWh pro Gerät und Woche im StandBy Betrieb
- Folgeseitenpreis s/w5%
Betrag in € pro DIN A4 Seite, wenn Inklusiv Seiten aufgebraucht sind
- Folgeseitenpreis Farbe5%
Betrag in € pro DIN A4 Seite, wenn Inklusiv Seiten aufgebraucht sind
- Austausch Verbrauchsmaterial20%
Automatisierte Meldung und kostenloser Austausch durch autorisiertes Personal
KI-Hinweis: Zuschlagskriterien und Gewichtungen sind vollständig in der Tabelle der Vergabeunterlagen dokumentiert.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenGeräte & Lieferumfang
34 neue Multifunktionsgeräte (MFP) mit Kopier-, Druck- und ScanfunktionAusschließlich fabrikneue DigitalsystemeZwei Leistungsklassen je nach Standort (Klasse 1 und Klasse 2)Standorte gemäß Anlage 1 'Standorte' (u. a. Rathäuser, Feuerwehr, Museum, Bücherei, Archiv, Friedhofsverwaltung, Tourist-Info, VHS)
Installation & Inbetriebnahme
Lieferung frei Verwendungsstelle (in den jeweiligen Verwaltungsgebäuden)Maximal 6 Wochen Lieferzeit ab ZuschlagserteilungTreiberinstallation in Abstimmung mit der IT-Abteilung der Stadt (kostenfrei)Einweisung des Bedienungspersonals vor Ort (unentgeltlich)Erstellung und beidseitige Unterzeichnung von Musterkopien/-drucken als Referenz
Full-Service-Leistungen
Während der gesamten Vertragslaufzeit übernimmt der Auftragnehmer:
Wartung und Instandhaltung aller GeräteVerbrauchsmaterialien (Toner etc.) im Festpreis enthaltenStörungsbehebung: Vor-Ort-Beginn innerhalb von 2 Arbeitsstunden nach MeldungReparatur vor Ort innerhalb von 3 ArbeitstagenErsatzgerät innerhalb 1 weiteren Arbeitstags, falls Reparaturfrist nicht gehalten wirdSicherheitsupdates: bei Sicherheitslücken mit CVE > 7.0 innerhalb 1 Arbeitswoche, bei CVE > 9.0 innerhalb 8 StundenDatensicherheit: Speicherlöschung bei Geräteaustausch oder -rückgabeQuartalsberichte über Störungsbehebungen an den AuftraggeberAbfallentsorgung (Verpackungen, Verschleißteile, Resttoner etc.)Transport, Aufstellung, Wartung durch den Auftragnehmer
Technische & rechtliche Anforderungen
Konformität mit gesetzlichen Vorschriften zu Gerätesicherheit, Umweltverträglichkeit, VDE, UnfallverhütungRecyclingpapier (DIN EN 12281) muss uneingeschränkt einsetzbar seinMindestanforderungen an Netzwerk laut Leistungsverzeichnis (Abschnitt 2.1)Mindestanforderungen an Kopierer laut Vordruck 'Zuschlagskriterien' (2.2)Personal des Auftragnehmers muss auf Datengeheimnis nach § 53 BDSG verpflichtet werden
Vertragslaufzeit & Erweiterung
Vertragsbeginn: 01.09.2026Vertragsende: 31.08.2030 (4 Jahre)Verlängerungsoption: +1 Jahr, Ausübung spätestens 1 Monat vor VertragsendeErweiterungsoption: Rahmenvertrag kann um einzelne weitere Geräte ergänzt werden (garantierte Mindestabnahme: 34 Geräte)
Im Festpreis enthalten vs. nicht enthalten
Im Mietpreis/Festpreis enthalten:
Service, Installation, Transport, Einweisung, Toner, UrheberrechtsabgabeFestpreise gelten über die gesamte Vertragslaufzeit
Nicht im Mietpreis enthalten (vom Auftraggeber zu tragen):
KopierpapierHeftklammernSonstige zu bedruckende Medien (z. B. Kopierfolien)Elektrische Energie für die Geräte
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenZuverlässigkeit (Mindestlohn)
Bieter dürfen nicht wegen Verstößen nach § 21 MiLoG mit einer Geldbuße von mindestens 2.500 € belegt worden sein. Der Nachweis erfolgt über die unterschriebene Erklärung gemäß § 19 Abs. 3 MiLoG (siehe Checkliste).
Produktdokumentation & Sprachanforderung
Der Bieter muss in der Lage sein, Prospektmaterial, Umwelt- und Sicherheitsdatenblätter, Bedienungsanleitungen sowie Toner-Dokumentation in deutscher Sprache vorzulegen.
Haftung & Datenschutz
Der Auftragnehmer haftet vollumfänglich für Nachunternehmer, Erfüllungsgehilfen und sonstige BeauftragteEingesetztes Personal muss auf das Datengeheimnis nach § 53 BDSG verpflichtet werden
Hinweis zu weiteren Eignungsanforderungen
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 27%4–10 · 45%11+ · 28%
Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen
Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 13 erledigt
Angebotsabgabe – Form & Plattform
Produktunterlagen & Dokumentation
Preisblätter & Kalkulation
Erklärungen & Nachweise
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Zur Original-Ausschreibung ↗Auf einen Blick
Auftraggeber
Stadt Soest
Ort
59494 Soest, Nordrhein-Westfalen
Kategorie
Drucker, Kopierer & Scanner
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Erfüllungsort
Ort der Leistung
59494 Soest
Nordrhein-Westfalen
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