Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Kreisverwaltung Bergstraße in Heppenheim sucht einen Anbieter für die Miete einer automatisierten elektronischen Posteingangsverwaltung (Scansoftware) inklusive der dazugehörigen Hardware und Dienstleistungen.
Die Lösung muss eingehende Post digitalisieren, automatisch sortieren und gesetzeskonform nach BSI TR-03138 (RESISCAN) archivieren. Täglich sollen ca. 450–700 Postsendungen verarbeitet werden.
Die Beschaffung umfasst:
Hardware: TR-RESISCAN-fähiger Scanner mit integriertem Brieföffner, mindestens 4 Ausgabefächer und Wartung über 5 Jahre.Software: Bilderfassungssoftware, Workflow-Software (BPMN 2.0), ECM-Anbindung (2Charta), OCR, Barcode-Erkennung, LDAP-Anbindung.Schulung und Wartung: Schulungen für Operatoren und Administratoren in Heppenheim sowie laufende Wartung mit definierten Reaktionszeiten.
Es handelt sich um ein offenes Verfahren. Angebote müssen bis zum 23.07.2026 um 09:00 Uhr elektronisch über die Plattform Subreport eingereicht werden. Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot nach Preis. Die Vertragslaufzeit beträgt 5 Jahre (01.10.2026 – 30.09.2031).
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertDie Angebotsfrist ist abgelaufen.
HEUTE
Termin / FristJUL2026 JAN2027 JUL JAN2028 JUL JAN2029 JUL JAN2030 JUL JAN2031 JUL
Bieterfragen-Frist
Angebotsfrist
Angebotsöffnung
Bindefrist
Zuschlag
Vertragsbeginn
Vertragslaufzeit
Vertragsende
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität2 Kriterien
Preis 60%Qualität 40%
- Gesamtangebotspreis60%
Der Gesamtangebotspreis (Gesamtmietpreis) wird mit 60 % gewichtet. Der Preis wird aus der Wertungssumme des Angebotes ermittelt, insbesondere unter Berücksichtigung von Nachlässen.
- Erfüllungsquote Kat. B40%
Bewertung der B-Kriterien (Wertungskriterien) gemäß Kriterienkatalog. Die B-Kriterien umfassen funktionale und qualitätsbezogene Anforderungen an das Scansystem, die integrierte Software, die Wartung und die Schnittstellen, die mit einem Punktesystem (0/5/10 Punkte je Kriterium) bewertet werden. Die erreichte Gesamtpunktzahl fließt zu 40 % in die Zuschlagswertung ein.
KI-Hinweis: Die übergeordnete Gewichtung (Preis 60 %, B-Kriterien 40 %) ist klar angegeben, jedoch fehlen im Kontext konkrete Angaben zur Bewertungsformel der B-Kriterien (Umrechnung der B-Punkte in eine 40%-Gewichtung).
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenWas die Lösung leisten muss
Die Lösung muss die tägliche Verarbeitung von ca. 450–700 Postsendungen ermöglichen. Sie muss:
eingehende Post vollautomatisch scannen, gerade rücken, drehen und bildverbessern,Briefumschläge automatisch öffnen (Fräsen statt Schneiden) und als Sendungstrennung erkennen,schwierige Materialien wie Knicke, Risse, Heftklammern, Klarsichthüllen, CDs/DVDs, dicke Materialien und lange Dokumente (bis 250 cm) ohne manuelle Vorbereitung verarbeiten,einen TR-RESISCAN-konformen Transfervermerk über Hardware-Metadaten erzeugen,eine OCR-Texterkennung (serverbasiert, optional) bereitstellen,1D- und 2D-Barcodes erkennen (mindestens 3 Codes gleichzeitig) sowie QR-Codes verarbeiten,eine Zwischenlager- und Irrläuferverwaltung sowie einen Clearingprozess bieten.
Alle Funktionen müssen den Anforderungen des BSI TR-03138 (Ersetzendes Scannen) entsprechen.
Workflow, Schnittstellen und Benutzerverwaltung
Die Software muss BPMN 2.0-basierte Workflows unterstützen, die der Auftraggeber selbst modellieren kann (Low-Code/No-Code, browserbasiert, ohne Plugin). Workflows müssen importiert und exportiert werden können.
Schnittstellen: REST-Webservices, CMIS, LDAP (mehrere ECM/DMS-Anbindungen parallel möglich).Anbindung an das vorhandene ECM-System 2Charta (Lorenz Orga-Systeme GmbH) ist Pflicht.Browserbasierte Anwendung, clientunabhängig.LDAP-Authentifizierung und rechtebasierte Verwaltung.Unlimitierte Benutzerverwaltung und Server-Siegelsoftware mit unlimitierter Nutzung.Parallelisierbarkeit, Skalierbarkeit und Failover-Fähigkeit.
Hardware-Anforderungen
Der Scanner muss folgende Mindestanforderungen erfüllen:
Geschwindigkeit: mindestens 80 DIN A4-Seiten/Minute (160 Bilder), Leistungsbeschreibung fordert 100 Blatt/Min. (200 Bilder)Auflösung: mindestens 300 dpi, empfohlen 600 dpiTouchdisplay: mindestens 20 ZollZuführung: Stapel- und Einzelblattzuführung mit automatischem WechselAusgabefächer: mindestens 4 separate Fächer + definierbares FehlerfachIntegrierter Brieföffner (für C5, C6, DIN lang)Integrierter Druckkopf für TR-RESISCAN-TransfervermerkeSchnittstelle für Flachbrettscanner/A0-ScannerDoppelblatterkennung mit einzeln deaktivierbaren SensorenVerarbeitung von Dokumenten bis 250 cm LängeMaße: maximal 2,10 m × 0,88 m × 1,98 m; Gewicht: maximal 1.000 kg
Ausgabeformate und Sicherheit
Die Lösung muss Dokumente in folgenden Formaten ausgeben können: PDF, PDF A1-2, TIFF, Multi-TIFF, JPG, XML.
Siegelung und PDF-Erstellung auf EinzelseitenbasisQualitätskontrolle vor ArchivierungKennwortrichtlinien gemäß BSI (12 Generationen, Wechsel spätestens nach 3 Monaten)Nutzersperre nach 6 Monaten ohne AnmeldungKein externer Zugriff auf Daten und DokumenteDSGVO-Konformität und DIN 66399-konforme Löschung nach VertragsendeAbschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV)
Wartung und Support
Wartung und Support sind für die gesamte Vertragslaufzeit von 60 Monaten zu erbringen.
Vorbeugende Wartung mindestens 1x pro Monat vor Ort, mindestens 14 Tage im Voraus anzukündigenFestes Technikteam mit Erreichbarkeit per MobilfunknummerErsatzteileverfügbarkeit für die gesamte VertragslaufzeitSoftware-Updates und Bug-FixesReaktions- und Wiederherstellungszeiten:Betriebsverhindernde Störung: max. 4 Stunden Reaktion / max. 24 Stunden WiederherstellungBetriebsbehindernde Störung: max. 8 Stunden Reaktion / max. 24 Stunden WiederherstellungLeichte Störung: max. 12 Stunden Reaktion / max. 3 Tage WiederherstellungGeräteaustausch bei Nicht-Wiederherstellung innerhalb von 3 ArbeitstagenServicezeiten: Mo–Fr 8:00–17:00 Uhr (außer gesetzliche Feiertage)
Schulungen
Schulungen finden vor Ort in Heppenheim, 64646 statt. Schulungsunterlagen sind digital und in deutscher Sprache bereitzustellen, mindestens 1 Woche vor Schulungsbeginn.
Zu schulende Personengruppen:
8 Scanoperatoren4 Power User / fachliche Anwendungsadministratoren2 technische Anwendungsadministratoren
Lieferung, Inbetriebnahme und Rückgabe
Lieferung und Inbetriebnahme: bis 01.10.2026Pilotbetrieb: Mängelbeseitigung innerhalb von 72 StundenAnbindung an E-Akte-System: innerhalb von 6 Monaten nach Zuschlag, falls nicht sofort verfügbarRückführung der Hardware nach Vertragsende: inklusive DSGVO-konformer Löschung aller DatenVertragslaufzeit: 5 Jahre (60 Monate) ab Endabnahme / LieferungErfüllungsort: Landkreis Bergstraße, Heppenheim (DE715)
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenPersönliche Lage – Zuverlässigkeit
Der Bieter muss nachweisen, dass:
er im Handelsregister (oder vergleichbares Register je nach Sitzstaat) eingetragen ist,er Mitglied der Berufsgenossenschaft ist,kein Insolvenzverfahren beantragt oder eröffnet wurde und kein Antrag mangels Masse abgelehnt wurde,er sich nicht in Liquidation befindet,in den letzten 2 Jahren keine schwere Verfehlung begangen wurde (keine Verurteilung mit Freiheitsstrafe > 3 Monate, Geldstrafe > 90 Tagessätze, Geldbuße > 2.500 €),keine Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB vorliegen,die gewerberechtlichen Voraussetzungen für die Leistungsausführung erfüllt sind,die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen ordnungsgemäß erfüllt wird.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Der Bieter muss folgende Angaben machen:
Jahresumsatz der letzten 3 abgeschlossenen GeschäftsjahreAngaben zu Insolvenzverfahren und LiquidationErklärung zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur Sozialversicherung
Auf Verlangen (bei Angeboten in der engeren Wahl):
Unbedenklichkeitsbescheinigung des FinanzamtsBescheinigung in SteuersachenGewerbezentralregisterauszug (wenn Auftragssumme ≥ 30.000 €) – wird vom Auftraggeber direkt angefordert
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Der Bieter muss nachweisen, dass:
die für die Ausführung erforderlichen Arbeitskräfte zur Verfügung stehen,er 3 vergleichbare Referenzen aus den letzten 3 Jahren vorweisen kann (auf Verlangen): je Referenz Angabe von Ansprechpartner, Art der Leistung, Auftragssumme, Ausführungszeitraum,die vorgesehenen Leitungspersonen benannt werden können (auf Verlangen),die technische Konformität zu BSI TR-03138 (RESISCAN) gewährleistet ist.
Besondere Erklärungen
Folgende Erklärungen sind verpflichtend abzugeben:
Verpflichtungserklärung Tariftreue und Mindestlohn (gemäß Hessisches Vergabe- und Tariftreuegesetz HVTG): Bieter müssen ihren Beschäftigten mindestens die geltenden Tariflöhne oder Mindestentgelter gemäß MiLoG/AEntG zahlen; diese Pflicht gilt auch bei Einsatz von Nachunternehmern.Eigenerklärung Russland-Sanktionen (gemäß Art. 5k VO EU 833/2014): Bieter und Unterauftragnehmer/Lieferanten mit >10% Auftragswert dürfen keinen Russland-Bezug aufweisen.
Hinweise für Bietergemeinschaften und Nachunternehmer
Bietergemeinschaften: Alle Mitglieder müssen sämtliche Nachweise und Erklärungen erbringen. Erklärung in Textform mit Benennung des bevollmächtigten Vertreters und gesamtschuldnerischer Haftung (Formblatt 234).Nachunternehmer/Eignungsleihe: Bei Kapazitäten anderer Unternehmen müssen deren Eignungsnachweise ebenfalls vorgelegt werden (Formblatt 235). Bei Ausschlussgründen eines Nachunternehmers kann eine Ersatzfrist durch die Vergabestelle gesetzt werden.Präqualifikation: Anerkannte PQ-Nachweise werden zugelassen, sofern Form und Inhalt den geforderten Eignungsnachweisen entsprechen.
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre
Mindestens 3 vergleichbare Referenzen über IT-Leistungen / Scansoftware aus den letzten 3 Jahren
Je Referenz: Ansprechpartner, Art der ausgeführten Leistung, Auftragssumme, Ausführungszeitraum. Nur auf Verlangen einzureichen, wenn Angebot in die engere Wahl kommt.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 46%4–10 · 32%11+ · 22%
Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen
Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 25 erledigt
Angebotsschreiben und formale Unterlagen
Eignungsnachweise (Formular 124 / Eigenerklärung zur Eignung)
Kriterienkatalog (Ausschluss- und Bewertungskriterien)
Verpflichtungserklärungen und sonstige Anlagen
Neue passende Ausschreibungen per E-Mail
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Kostenlos · jederzeit abbestellbar
Auf einen Blick
Auftraggeber
Kreis Bergstraße | Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Anschrift
64646 Heppenheim
Ort
64646 Heppenheim
Kategorie
Drucker, Kopierer & Scanner
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.kreis-bergstrasse.de ↗Weitere Ausschreibungen Drucker, Kopierer & Scanner
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