Managed Print Services

Im Rahmen der Ausschreibung sind folgende Geräte (einheitlicher Hersteller, keine Mischangebote) bereitzustellen:

• Multifunktionsgerät KVBW groß: 49 Geräte, Mietzeit 72 Monate, inkl. Wartung, Lizenzen und Grunddruckvolumen
• Multifunktionsgerät KVBW klein: 27 Geräte, Mietzeit 72 Monate, inkl. Wartung, Lizenzen und Grunddruckvolumen
• Multifunktionsgerät KVBW-Fax: 5 Geräte, Mietzeit 72 Monate, inkl. Wartung, Lizenzen und Grunddruckvolumen
• Multifunktionsgeräte ARGE WP: 6 zusätzliche Geräte (kein Pull-Printing, OCR-Pflicht)

Das monatliche Grunddruckvolumen beträgt 272.000 Seiten (70 % schwarz-weiß, 30 % Farbe). Bei Überschreitung fallen Folgeseitenpreise je Farb- bzw. Schwarz-Weiß-Druck an.

Alle Geräte müssen definierte Mindeststandards erfüllen:

• Großgeräte: Laser Farbe, ≥ 60 Seiten/Min., DIN A3/A4, Duplex, ADF ≥ 50 Blatt, 4 Papierfächer, Hefter, Locher
• Kleingeräte: Laser Farbe, ≥ 30 Seiten/Min., DIN A4, Duplex, ADF ≥ 50 Blatt, 2 Papierfächer
• Fax-Geräte: identisch zu Kleingeräten plus Fax-Modul
• Sicherheit: Festplattenverschlüsselung, sicheres Löschen der Daten nach Auftragsende, IEEE 802.1X mit zertifikatsbasierter Vertrauenskette (mind. 4096 Bit Schlüssellänge), Kompatibilität mit Microsoft PKI und automatische Zertifikatsinstallation
• Kompatibilität: Windows Server 2022/2025, Windows 11 x64, WHQL-zertifizierter Universaldruckertreiber, LDAP/Active-Directory-Integration (Scan-to-Mail nur an eigene LDAP-Adresse)
• Authentifizierung: RFID-Leser Legic RM32 (MIM 256 Bytes) oder Active-Directory-Anmeldung
• Zertifizierungen/Nachweise: GS, EMVG, DGUV Vorschrift 3, Blauer Engel oder Energy Star (Nachweis erforderlich)

Der Auftragnehmer stellt eine zentrale Pull-Printing-Software bereit, die folgende Funktionen unterstützen muss:

• Zentrale Druckwarteschlange mit Authentifizierung am Gerät
• Speicherung der Druckaufträge bis max. 120 Stunden
• OCR-Erkennung zur automatischen Verarbeitung gescannter Dokumente
• Regelbasiertes Drucken (z. B. Kostenhinweis vor Druckfreigabe)
• Aktivierbare Vertreterfunktion pro Einzeldruck
• Komprimierung der Druckaufträge und Client-Druckserver
• Signierung der 'Scan-to-Mail'-Funktion
• Schwarz-Weiß-Druck hard- oder softwaretechnisch aktivierbar
• Lizenzen sind im monatlichen Mietpreis enthalten

Während der gesamten 72-monatigen Vertragslaufzeit sind folgende Serviceleistungen zu erbringen:

• Vor-Ort-Service: Reaktionszeit ≤ 2 Stunden (Mo–Fr 07:00–17:00), Wiederherstellung spätestens am nächsten Arbeitstag
• Tonerlieferung: innerhalb von 2 Arbeitstagen
• Standortveränderungen: Umzug der Geräte zwischen Gebäuden innerhalb von 2 Werktagen nach Anmeldung
• Patch-Management und Firmware-Updates müssen zentral und nachvollziehbar durchgeführt werden
• Zentraler Help-Desk mit Servicestellen in Baden-Württemberg, Unterstützung und Eskalation zum Hersteller, klare Prozesse von Störungsmeldung bis Fehlerbehebung
• Qualitätssicherung z. B. nach DIN EN ISO 9001 oder ITIL
• Datensicherheit bei Wartungsarbeiten ist sicherzustellen

Die Umsetzung umfasst die komplette Projektabwicklung:

• Projektleitung benennen und Projektorganisation darstellen
• Teststellung am Standort Stuttgart (KW 32/33/2026): je 1 Testgerät pro Gerätetyp/Leistungsklasse bereitstellen, Test werktags 09:00–15:00 Uhr; Anlieferung bis 03.08.2026, Teststellung 03.08.–14.08.2026
• Zeitplan für Lieferung, Montage, Installation, Grundkonfiguration, Schulungen, Einweisungen und Abnahmeplanung
• Schulung der Administratoren und Einweisung der Endnutzer
• Abwicklung von Störungsmeldungen im Rahmen der Gewähr- und Garantieleistungen
• Inbetriebnahme der Drucksysteme zum 01.09.2026 (Pflichttermin)
• Lieferung frei Verwendungsstelle inklusive Montage, Konfiguration und Dokumentation

Die Geräte und Serviceleistungen sind an folgenden Standorten der KVBW in Baden-Württemberg zu erbringen:

• Stuttgart (70567), Albstadtweg 11 (Hauptstandort)
• Freiburg (79114)
• Karlsruhe (76185)
• Reutlingen (72770)

Die ARGE WP-Geräte verteilen sich auf Stuttgart und Freiburg.

Die 6 Multifunktionsgeräte für die ARGE WP (ca. 40 Mitarbeiter, 2 Standorte: Stuttgart und Freiburg) weichen in folgenden Punkten vom KVBW-Standard ab:

• Kein Anschluss an das Pull-Printing-System (kein Secure Printing, keine Authentifizierung am Gerät)
• OCR-Erkennung ist Pflicht: gescannte Dokumente müssen als PDF/A auf einem definierten Netzwerkverzeichnis abgelegt werden
• Zuordnung der Scans über Dokumentenname oder Benutzer
• Die Geräte fließen nicht in das monatliche Grunddruckvolumen von 272.000 Seiten ein

Folgende Nachweise und Erklärungen sind mit dem Angebot einzureichen:

• Existenznachweis: Eintragung im Handels-, Genossenschafts-, Partnerschafts- oder Vereinsregister (Registerart, Registergericht, Registernummer); alternativ Kopie der Anmeldungs- oder Eintragungsbescheinigung, nicht älter als 12 Monate, in deutscher Sprache
• Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB
• Ggf. Bietergemeinschaftserklärung
• Ggf. Nachunternehmererklärung (Achtung: Laut Bekanntmachung sind Nachunternehmer nicht zugelassen – bitte vorab klären, ob und unter welchen Bedingungen sie doch eingesetzt werden dürfen)
• Ggf. Nachunternehmerverpflichtungserklärung
• Nachunternehmer müssen erklären, dass keine Ausschlussgründe vorliegen und sie die nötigen Mittel zur Auftragsausführung besitzen; bei wirtschaftlicher Eignungsleihe haften sie gemäß § 47 Abs. 3 VgV gemeinsam mit dem Bieter

Der Bieter muss seine wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit nachweisen:

• Mindest-Gesamtumsatz: durchschnittlich 800.000 € netto pro Jahr über die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre
• Betriebshaftpflichtversicherung: gültige Police mit Mindestdeckungssumme 5.000.000 € pauschal für Personen-, Sach- und Vermögensschäden pro Versicherungsfall und Versicherungsjahr
• Erklärung zum Gesamtumsatz und zum Umsatz mit vergleichbaren Dienstleistungen der letzten 3 Geschäftsjahre

Der Bieter muss seine fachliche Eignung belegen:

• Personalstärke: Erklärung über die Anzahl des Gesamtpersonals und der für vergleichbare Dienstleistungen eingesetzten Beschäftigten in den letzten 3 Geschäftsjahren
• Referenzen: mindestens 3 Referenzen über vergleichbare Aufträge aus den letzten 3 Kalenderjahren. Eine Referenz gilt als vergleichbar, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:
• Mindestens 80 Drucker beim Referenzgeber eingesetzt
• Druckerbetrieb über mindestens 2 Standorte hinweg
• Zentraler Help-Desk für Support und Betreuung
• Vertragslaufzeit von mindestens 12 Monaten

Zusätzlich zu den Eignungsnachweisen sind folgende auftragsbezogene Erklärungen und Nachweise erforderlich:

• Sicherheitszertifizierung: Nachweis einer ISO/IEC 27001:2022-Zertifizierung, BSI-Grundschutz-Zertifizierung oder einer vergleichbaren Zertifizierung
• Datenschutz- und Vertraulichkeitserklärung der KVBW
• Verpflichtungserklärung zur Tariftreue und Mindestentlohnung nach LTMG Baden-Württemberg (für Bau- und Dienstleistungen)
• BVB (Besondere Vertragsbedingungen) zur Erfüllung des LTMG
• Teststellung: verbindliche Bestätigung der Teilnahme an der Teststellung am Standort Stuttgart – andernfalls Angebotsausschluss
• Sprache: Deutsch (DEU)