Miet- und Instandhaltungsvertrages für Multifunktionsgeräte an Stralsunder Schulen

24 fabrikneue Farb-Multifunktionssysteme im DIN-A3-Format mit folgenden Mindestanforderungen:

• Funktionen: Drucken, Kopieren, Scannen
• Geschwindigkeit: mindestens 50 Seiten/Min. in SW und Farbe (DIN A4)
• Farbiges Touch-Display mit mindestens 10 Zoll Diagonale
• Arbeitsspeicher: mindestens 4 GB; Festplatte: mindestens 300 GB
• 4 Papierkassetten à 500 Blatt (insgesamt 2.000 Blatt), alle abschließbar gegen Papierdiebstahl
• Automatischer DUALscan-Originaleinzug für mindestens 150 Blatt und mindestens 60 Bilder/Minute
• Duplex-Einheit (automatisch beidseitiges Drucken)
• Broschürenfunktion für DIN A4 und DIN A5
• Schnittstellen: Netzwerk, USB 2.0, USB 3.2 Gen 1x1
• Druckersprachen: PCL 5c, PCL 6, PostScript 3
• Mobile-Print-Unterstützung: Apple AirPrint, Mopria
• Kartenleser an allen Geräten (vom Auftragnehmer zu installieren)
• Betrieb ausschließlich mit Originaltoner des Herstellers
• Es dürfen ausschließlich fabrikneue Geräte angeboten werden (keine Vorführgeräte, keine Grauimporte, keine aufbereiteten Geräte).

Herstellerunabhängige, kartengestützte Authentifizierungslösung mit folgenden Funktionen:

• Anmeldung per Benutzername/Kennwort, PIN oder RFID (MIFARE-ID-Karten)
• Dezentrale Druckfreigabe direkt am Gerät (Print & Follow)
• Integriertes Texterkennungsmodul (OCR) zur Erzeugung durchsuchbarer PDFs
• Rechtebasierte Druckregeln (z. B. Einschränkung Farbdruck für bestimmte Nutzergruppen)
• Kontingentverwaltung pro Nutzer/Gruppe
• Vollständiges Accounting: Erfassung aller Kopien, Drucke und Scans nutzer- und gruppenbezogen
• Scan-Workflows: Scan-to-me, Scan-to-home, Scan-to-eMail, Scan-to-WebDAV
• Ausgabeformate: JPEG, TIFF, PDF, durchsuchbare PDF, PDF/A, geschützte PDF
• Anbindung an Microsoft Active Directory (Multi-Domänen-fähig)
• Benutzer-Selbstregistrierung
• Web-Interface zur Administration
• DSGVO-konform
• Unterstützte Plattformen: Windows Server 2016/2019/2022, Windows 10 Professional, Hyper-V und VMware

Zentrale Flottenmanagement-Lösung als Software-as-a-Service mit folgenden Eigenschaften:

• Agent läuft als Dienst auf einem Windows-Server des Auftraggebers
• Geräteanbindung über SNMP v1/v2/v3
• Verschlüsselte Datenübertragung (HTTPS/SSL) an einen zentralen Server mit Standort in Europa
• Mandantenfähiges, webbasiertes Berechtigungskonzept
• Automatische Bestandsaufnahme aller angebundenen Geräte
• Schwellwertbasierte Tonerbestellung
• Toner-Wechselhistorie pro Gerät und pro Gruppe
• Quartalsweise Reports zu Verbräuchen, Tonerständen und Seitenleistungen (SW und Farbe)
• Statusmeldungen zu Toner- und Seitenständen

Zentrale Anlaufstelle und Serviceleistungen:

• Servicehotline in deutscher Sprache, Mo–Fr 08:00–16:00 Uhr (keine ausländische oder gebührenpflichtige Rufnummer)
• Digitale Vorgangsbearbeitung für Bestellung von Verbrauchsmaterial, Tickets und Zählerstandsübermittlung
• Remote-Entstörung; falls nicht möglich: Techniker am nächsten Arbeitstag vor Ort
• Störungsbehebung innerhalb von 3 Werktagen nach Eingang der Störmeldung
• Ist ein Gerät länger als 5 Arbeitstage pro Quartal funktionsunfähig, ist es unverzüglich durch ein gleichwertiges Gerät (gleicher Typ oder Nachfolgemodell) zu ersetzen
• Bei längerfristiger Reparatur: kostenlose Bereitstellung eines Leihgeräts
• Planbare Wartungs- und Servicearbeiten grundsätzlich während der Schulferien
• Anpassung der vertraglich vereinbarten Seitenvolumen einmal jährlich möglich
• Abrechnung der gedruckten Seiten auf Basis der Zählerstände (Hinweis: Häufigkeit im Dokument widersprüchlich – entweder jährlich oder halbjährlich; vor Angebotsabgabe klären)

Folgende Leistungen sind mit dem Mietpreis vollständig abgegolten:

• Bereitstellung der Hardware (fabrikneu)
• Installation und Einweisung an den Standorten
• Lieferung, Aufstellung und Verbringung an die Verwendungsstellen (inkl. notwendiger Hilfsmittel wie Hubwagen)
• Verpackungsentsorgung durch den Auftragnehmer (kostenfrei)
• Urheberrechtsabgabe (UHG)
• Transportkosten zum und vom Standort
• Print-&-Follow-Lösung inkl. aller Lizenzen
• Flottenmanagement-Lösung inkl. aller Lizenzen
• Softwarepflegevertrag mit Updates und Upgrades
• Verbrauchsmaterial (ausschließlich Originaltoner des Herstellers)
• Lieferung, Installation und Lizenz der Kartenleser

Garantierte monatliche Mindest-Druckvolumen:

• 204.000 Seiten Schwarz-Weiß
• 36.000 Seiten Farbe

Nach Ablauf der 48-monatigen Vertragslaufzeit:

• Kostenfreie Abholung aller Geräte ab Standort Stralsund durch den Auftragnehmer
• Revisionssichere Datenlöschung nach BSI-Standard auf Seriennummerebene
• Aushändigung eines Löschprotokolls je Gerät
• Optional: Die Hansestadt Stralsund kann die Hardware nach Mietende käuflich erwerben (Kaufoption)

Die Geräte verteilen sich auf folgende Schulstandorte in 18439 Stralsund:

• Montessori-Grundschule „Lambert Steinwich" – 2 Geräte
• Grundschule „Karsten Sarnow" – 1 Gerät
• Grundschule „Gerhart Hauptmann" – 1 Gerät
• Grundschule Andershof – 1 Gerät
• Grundschule „Hermann Burmeister" – 1 Gerät
• Grundschule „Ferdinand von Schill" – 1 Gerät
• Grundschule „Juri Gagarin" – 1 Gerät
• Regionale Schule „Hermann Burmeister" – 1 Gerät
• Regionale Schule „Adolph Diesterweg" – 2 Geräte
• Regionale Schule „Marie Curie" – 1 Gerät
• Hansa-Gymnasium – 2 Geräte
• Schulzentrum am Sund (Gymnasialer + Regionaler Schulteil) – 2 Geräte
• Integrierte Gesamtschule Grünthal – 3 Geräte
• Sonderpädagogisches Förderzentrum (Parower Str.) – 1 Gerät
• Sonderpädagogisches Förderzentrum (Vogelwiese) – 1 Gerät
• Förderschule „Astrid Lindgren" – 1 Gerät
• Förderschule „Ernst von Haselberg" (Klinikschulteil + esE-Teil) – 2 Geräte

• Vergleichbare Leistungen: Das Unternehmen muss in den letzten 3 Jahren Leistungen im Bereich Miete und Instandhaltung von multifunktionalen Kopier-/Drucksystemen ausgeführt haben (Eigenerklärung).
• Personal: Das Unternehmen muss über die für die Auftragsdurchführung erforderlichen Beschäftigten verfügen; auf Verlangen sind die vorgesehenen Leitungspersonen zu benennen.
• Eintragung im Berufsregister: Soweit für die Leistung gesetzlich vorgeschrieben, ist eine Eintragung nachzuweisen (auf Verlangen).
• Gewerberechtliche Voraussetzungen: Das Unternehmen muss die gewerberechtlichen Voraussetzungen für die Ausführung der angebotenen Leistung erfüllen.

• Umsatz: Angabe des Umsatzes der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre mit vergleichbaren Leistungen (einschließlich der Anteile bei Gemeinschaftsleistungen) im Formular 124_LD.
• Kein Insolvenzverfahren: Weder Eröffnung noch Beantragung eines Insolvenzverfahrens, keine Ablehnung mangels Masse, keine Liquidation; ggf. Vorlage eines Insolvenzplans.

• Keine Ausschlussgründe: Es dürfen keine schweren Verfehlungen gemäß § 123 oder § 124 GWB vorliegen (z. B. keine rechtskräftige Verurteilung wegen Straftaten, keine Verstöße mit Freiheitsstrafe > 3 Monate, Geldbuße > 90 Tagessätze oder > 2.500 € in den letzten 2 Jahren).
• Steuern und Sozialversicherung: Ordnungsgemäße Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen; auf Verlangen Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts.
• Berufsgenossenschaft: Erklärung zur Mitgliedschaft.
• Gewerbezentralregister: Ab Auftragssumme ≥ 30.000 € wird für den erfolgreichen Bieter ein Auszug aus dem Gewerbezentralregister angefordert.

• Fabrikneue Geräte: Ausschließlich fabrikneue Systeme, keine Vorführgeräte, keine Grauimporte und keine aufbereiteten Geräte.
• Originaltoner: Ausschließlich Originaltoner des angebotenen Herstellers.
• Ersatzteilversorgung: Sicherstellung der Ersatzteilversorgung für die gesamte Vertragslaufzeit.
• Produktidentität: Zertifikate und Eigenerklärungen müssen sich auf das identische Produkt (gleicher Produktname und gleiches Produktkennzeichen) beziehen.
• Partnerstatus: Höchstmöglicher Partnerstatus gegenüber dem Haupt-Hardwarehersteller (Nachweis bei Angebotsabgabe).
• Technikerqualifikation: Techniker müssen vom Hardwarehersteller zertifiziert, Microsoft MCP-zertifiziert und herstellerqualifiziert für die eingesetzte Softwarelösung sein.
• Eigene Serviceabteilung: Der Bieter muss über eine eigene Serviceabteilung verfügen, die den geforderten Serviceumfang garantieren kann.
• Servicepoint-Nähe (Wertungskriterium): Für die volle Bepunktung ist ein Technikerstützpunkt in maximal 100 km Entfernung zur Hafenstraße 20, 18439 Stralsund nachzuweisen.

• Technische und gesundheitliche Unbedenklichkeit der Geräte ist durch anerkannte Bescheinigungen nachzuweisen: TÜV, GS (Geprüfte Sicherheit), VDE, Elektrosmog, Blauer Engel sowie Nachweise zu Feinstaub und Ultrafeinstaub.
• Datenlöschung: Zertifizierter Remarketingprozess nach BSI-Standard; nach Vertragsende revisionssicheres Löschprotokoll je Seriennummer.
• Sprache: Alle Programme, Dokumentationen, Handbücher und Treiber sind in deutscher Sprache bereitzustellen.

Mit dem Angebot sind die Verpflichtungserklärung und die Erklärung nach dem Tariftreue- und Vergabegesetz Mecklenburg-Vorpommern (TVgG M-V) abzugeben. Der Auftragnehmer verpflichtet sich damit u. a.:

• Zahlung des vergaberechtlichen Mindestlohns von 14,68 € brutto pro Stunde
• Einhaltung der jeweils einschlägigen repräsentativen Tarifverträge oder Branchentarifverträge (je nach Zuordnung durch den Auftraggeber)
• Weitergabe dieser Pflichten an eingesetzte Nachunternehmer
• Bereithaltung von Entgelt- und Meldeunterlagen zur Kontrolle und ggf. Meldung von Verstößen an den Auftraggeber