Ausschreibungen Drucker, Kopierer & Scanner

Miet- und Instandhaltungsvertrages für Multifunktionsgeräte an Stralsunder Schulen

Hansestadt Stralsund - Der Oberbürgermeister - Zentrale Vergabestelle (Rechtsamt)18439 Stralsund, Mecklenburg-VorpommernVeröffentlicht: 11. Juni 2026

Angebotsfrist: 20. Juli 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Hansestadt Stralsund schreibt die mietweise Überlassung und Instandhaltung von 24 Farb-Multifunktionsgeräten (DIN A3) für kommunale Schulen aus.

Was zu liefern ist:

24 fabrikneue Farb-MFPs (Druck/Kopie/Scan, mind. 50 S./Min., Originaltoner, 4 Papierkassetten à 500 Blatt, DUALscan-Originaleinzug, Kartenleser)Authentication-Software (Print & Follow mit Texterkennung) inkl. Kartenleser-InstallationFlottenmanagement als SaaS-Lösung (SNMP, HTTPS, Standort Europa)Full-Service mit deutscher Servicehotline, Technikereinsatz am nächsten Arbeitstag, Störungsbehebung binnen 3 Werktagen, kostenlose LeihgeräteIm Mietpreis enthalten: Hardware, Installation, Verbrauchsmaterial, Softwarepflege, UHG, TransportNach Vertragsende: kostenfreie Abholung und zertifizierte Datenlöschung (BSI-Standard)

Rahmenbedingungen:

Vertragslaufzeit: 48 MonateLeistungsort: 22 Schulstandorte in 18439 StralsundKeine Los-Aufteilung, keine NebenangeboteAngebotsabgabe: elektronisch über die Vergabeplattform bis **20.07.2026

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 20. Juli 2026

Termin / FristJUN2026 DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN

Veröffentlichung11. Juni 2026

Angebotsfrist20. Juli 2026

Bindefrist20. Juli – 17. Aug. 2026

Zuschlagca. 17. Aug. 2026

Vertragsbeginnca. 1. Sep. 2026

Vertragslaufzeitca. 1. Sep. 2026 – 31. Aug. 2030

Vertragsendeca. 31. Aug. 2030

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität5 Kriterien

Preis60%
Angebotspreis (Wertungssumme) aus dem Preisblatt
Qualitätskriterien40%
Bewertung der Qualitätskriterien (B-Kriterien) gemäß Bewertungsmatrix, max. 3700 Punkte gesamt

KI-Hinweis: Vollständig: Gewichtung 60% Preis und 40% Qualität sowie Punkteverteilung (Service 2000 Punkte, LV Farb MFP A3 1700 Punkte) sind explizit in der Bewertungsmatrix angegeben.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Geräte und Ausstattung

24 fabrikneue Farb-Multifunktionssysteme im DIN-A3-Format mit folgenden Mindestanforderungen:

Funktionen: Drucken, Kopieren, ScannenGeschwindigkeit: mindestens 50 Seiten/Min. in SW und Farbe (DIN A4)Farbiges Touch-Display mit mindestens 10 Zoll DiagonaleArbeitsspeicher: mindestens 4 GB; Festplatte: mindestens 300 GB4 Papierkassetten à 500 Blatt (insgesamt 2.000 Blatt), alle abschließbar gegen PapierdiebstahlAutomatischer DUALscan-Originaleinzug für mindestens 150 Blatt und mindestens 60 Bilder/MinuteDuplex-Einheit (automatisch beidseitiges Drucken)Broschürenfunktion für DIN A4 und DIN A5Schnittstellen: Netzwerk, USB 2.0, USB 3.2 Gen 1x1Druckersprachen: PCL 5c, PCL 6, PostScript 3Mobile-Print-Unterstützung: Apple AirPrint, MopriaKartenleser an allen Geräten (vom Auftragnehmer zu installieren)Betrieb ausschließlich mit Originaltoner des HerstellersEs dürfen ausschließlich fabrikneue Geräte angeboten werden (keine Vorführgeräte, keine Grauimporte, keine aufbereiteten Geräte).

Druck-Authentifizierung (Print & Follow mit Texterkennung)

Herstellerunabhängige, kartengestützte Authentifizierungslösung mit folgenden Funktionen:

Anmeldung per Benutzername/Kennwort, PIN oder RFID (MIFARE-ID-Karten)Dezentrale Druckfreigabe direkt am Gerät (Print & Follow)Integriertes Texterkennungsmodul (OCR) zur Erzeugung durchsuchbarer PDFsRechtebasierte Druckregeln (z. B. Einschränkung Farbdruck für bestimmte Nutzergruppen)Kontingentverwaltung pro Nutzer/GruppeVollständiges Accounting: Erfassung aller Kopien, Drucke und Scans nutzer- und gruppenbezogenScan-Workflows: Scan-to-me, Scan-to-home, Scan-to-eMail, Scan-to-WebDAVAusgabeformate: JPEG, TIFF, PDF, durchsuchbare PDF, PDF/A, geschützte PDFAnbindung an Microsoft Active Directory (Multi-Domänen-fähig)Benutzer-SelbstregistrierungWeb-Interface zur AdministrationDSGVO-konformUnterstützte Plattformen: Windows Server 2016/2019/2022, Windows 10 Professional, Hyper-V und VMware

Flottenmanagement (SaaS)

Zentrale Flottenmanagement-Lösung als Software-as-a-Service mit folgenden Eigenschaften:

Agent läuft als Dienst auf einem Windows-Server des AuftraggebersGeräteanbindung über SNMP v1/v2/v3Verschlüsselte Datenübertragung (HTTPS/SSL) an einen zentralen Server mit Standort in EuropaMandantenfähiges, webbasiertes BerechtigungskonzeptAutomatische Bestandsaufnahme aller angebundenen GeräteSchwellwertbasierte TonerbestellungToner-Wechselhistorie pro Gerät und pro GruppeQuartalsweise Reports zu Verbräuchen, Tonerständen und Seitenleistungen (SW und Farbe)Statusmeldungen zu Toner- und Seitenständen

Serviceumfang (Full-Service)

Zentrale Anlaufstelle und Serviceleistungen:

Servicehotline in deutscher Sprache, Mo–Fr 08:00–16:00 Uhr (keine ausländische oder gebührenpflichtige Rufnummer)Digitale Vorgangsbearbeitung für Bestellung von Verbrauchsmaterial, Tickets und ZählerstandsübermittlungRemote-Entstörung; falls nicht möglich: Techniker am nächsten Arbeitstag vor OrtStörungsbehebung innerhalb von 3 Werktagen nach Eingang der StörmeldungIst ein Gerät länger als 5 Arbeitstage pro Quartal funktionsunfähig, ist es unverzüglich durch ein gleichwertiges Gerät (gleicher Typ oder Nachfolgemodell) zu ersetzenBei längerfristiger Reparatur: kostenlose Bereitstellung eines LeihgerätsPlanbare Wartungs- und Servicearbeiten grundsätzlich während der SchulferienAnpassung der vertraglich vereinbarten Seitenvolumen einmal jährlich möglichAbrechnung der gedruckten Seiten auf Basis der Zählerstände (Hinweis: Häufigkeit im Dokument widersprüchlich – entweder jährlich oder halbjährlich; vor Angebotsabgabe klären)

Im Mietpreis enthaltene Leistungen

Folgende Leistungen sind mit dem Mietpreis vollständig abgegolten:

Bereitstellung der Hardware (fabrikneu)Installation und Einweisung an den StandortenLieferung, Aufstellung und Verbringung an die Verwendungsstellen (inkl. notwendiger Hilfsmittel wie Hubwagen)Verpackungsentsorgung durch den Auftragnehmer (kostenfrei)Urheberrechtsabgabe (UHG)Transportkosten zum und vom StandortPrint-&-Follow-Lösung inkl. aller LizenzenFlottenmanagement-Lösung inkl. aller LizenzenSoftwarepflegevertrag mit Updates und UpgradesVerbrauchsmaterial (ausschließlich Originaltoner des Herstellers)Lieferung, Installation und Lizenz der Kartenleser

Monatliche Druckvolumen und Abholung am Vertragsende

Garantierte monatliche Mindest-Druckvolumen:

204.000 Seiten Schwarz-Weiß36.000 Seiten Farbe

Nach Ablauf der 48-monatigen Vertragslaufzeit:

Kostenfreie Abholung aller Geräte ab Standort Stralsund durch den AuftragnehmerRevisionssichere Datenlöschung nach BSI-Standard auf SeriennummerebeneAushändigung eines Löschprotokolls je GerätOptional: Die Hansestadt Stralsund kann die Hardware nach Mietende käuflich erwerben (Kaufoption)

Standorte (22 Schulen in Stralsund)

Die Geräte verteilen sich auf folgende Schulstandorte in 18439 Stralsund:

Montessori-Grundschule „Lambert Steinwich" – 2 GeräteGrundschule „Karsten Sarnow" – 1 GerätGrundschule „Gerhart Hauptmann" – 1 GerätGrundschule Andershof – 1 GerätGrundschule „Hermann Burmeister" – 1 GerätGrundschule „Ferdinand von Schill" – 1 GerätGrundschule „Juri Gagarin" – 1 GerätRegionale Schule „Hermann Burmeister" – 1 GerätRegionale Schule „Adolph Diesterweg" – 2 GeräteRegionale Schule „Marie Curie" – 1 GerätHansa-Gymnasium – 2 GeräteSchulzentrum am Sund (Gymnasialer + Regionaler Schulteil) – 2 GeräteIntegrierte Gesamtschule Grünthal – 3 GeräteSonderpädagogisches Förderzentrum (Parower Str.) – 1 GerätSonderpädagogisches Förderzentrum (Vogelwiese) – 1 GerätFörderschule „Astrid Lindgren" – 1 GerätFörderschule „Ernst von Haselberg" (Klinikschulteil + esE-Teil) – 2 Geräte

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Fachliche und persönliche Eignung

Vergleichbare Leistungen: Das Unternehmen muss in den letzten 3 Jahren Leistungen im Bereich Miete und Instandhaltung von multifunktionalen Kopier-/Drucksystemen ausgeführt haben (Eigenerklärung).Personal: Das Unternehmen muss über die für die Auftragsdurchführung erforderlichen Beschäftigten verfügen; auf Verlangen sind die vorgesehenen Leitungspersonen zu benennen.Eintragung im Berufsregister: Soweit für die Leistung gesetzlich vorgeschrieben, ist eine Eintragung nachzuweisen (auf Verlangen).Gewerberechtliche Voraussetzungen: Das Unternehmen muss die gewerberechtlichen Voraussetzungen für die Ausführung der angebotenen Leistung erfüllen.

Wirtschaftliche und finanzielle Eignung

Umsatz: Angabe des Umsatzes der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre mit vergleichbaren Leistungen (einschließlich der Anteile bei Gemeinschaftsleistungen) im Formular 124_LD.Kein Insolvenzverfahren: Weder Eröffnung noch Beantragung eines Insolvenzverfahrens, keine Ablehnung mangels Masse, keine Liquidation; ggf. Vorlage eines Insolvenzplans.

Zuverlässigkeit und Rechtstreue

Keine Ausschlussgründe: Es dürfen keine schweren Verfehlungen gemäß § 123 oder § 124 GWB vorliegen (z. B. keine rechtskräftige Verurteilung wegen Straftaten, keine Verstöße mit Freiheitsstrafe > 3 Monate, Geldbuße > 90 Tagessätze oder > 2.500 € in den letzten 2 Jahren).Steuern und Sozialversicherung: Ordnungsgemäße Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen; auf Verlangen Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts.Berufsgenossenschaft: Erklärung zur Mitgliedschaft.Gewerbezentralregister: Ab Auftragssumme ≥ 30.000 € wird für den erfolgreichen Bieter ein Auszug aus dem Gewerbezentralregister angefordert.

Technische und herstellerbezogene Anforderungen

Fabrikneue Geräte: Ausschließlich fabrikneue Systeme, keine Vorführgeräte, keine Grauimporte und keine aufbereiteten Geräte.Originaltoner: Ausschließlich Originaltoner des angebotenen Herstellers.Ersatzteilversorgung: Sicherstellung der Ersatzteilversorgung für die gesamte Vertragslaufzeit.Produktidentität: Zertifikate und Eigenerklärungen müssen sich auf das identische Produkt (gleicher Produktname und gleiches Produktkennzeichen) beziehen.Partnerstatus: Höchstmöglicher Partnerstatus gegenüber dem Haupt-Hardwarehersteller (Nachweis bei Angebotsabgabe).Technikerqualifikation: Techniker müssen vom Hardwarehersteller zertifiziert, Microsoft MCP-zertifiziert und herstellerqualifiziert für die eingesetzte Softwarelösung sein.Eigene Serviceabteilung: Der Bieter muss über eine eigene Serviceabteilung verfügen, die den geforderten Serviceumfang garantieren kann.Servicepoint-Nähe (Wertungskriterium): Für die volle Bepunktung ist ein Technikerstützpunkt in maximal 100 km Entfernung zur Hafenstraße 20, 18439 Stralsund nachzuweisen.

Sicherheits- und Umweltanforderungen

Technische und gesundheitliche Unbedenklichkeit der Geräte ist durch anerkannte Bescheinigungen nachzuweisen: TÜV, GS (Geprüfte Sicherheit), VDE, Elektrosmog, Blauer Engel sowie Nachweise zu Feinstaub und Ultrafeinstaub.Datenlöschung: Zertifizierter Remarketingprozess nach BSI-Standard; nach Vertragsende revisionssicheres Löschprotokoll je Seriennummer.Sprache: Alle Programme, Dokumentationen, Handbücher und Treiber sind in deutscher Sprache bereitzustellen.

Tariftreue und Mindestarbeitsbedingungen (TVgG M-V)

Mit dem Angebot sind die Verpflichtungserklärung und die Erklärung nach dem Tariftreue- und Vergabegesetz Mecklenburg-Vorpommern (TVgG M-V) abzugeben. Der Auftragnehmer verpflichtet sich damit u. a.:

Zahlung des vergaberechtlichen Mindestlohns von 14,68 € brutto pro StundeEinhaltung der jeweils einschlägigen repräsentativen Tarifverträge oder Branchentarifverträge (je nach Zuordnung durch den Auftraggeber)Weitergabe dieser Pflichten an eingesetzte NachunternehmerBereithaltung von Entgelt- und Meldeunterlagen zur Kontrolle und ggf. Meldung von Verstößen an den Auftraggeber

Referenzprojekte

mindestens 2 (laut Leistungsbeschreibung) bzw. 3 (laut Eigenerklärung zur Eignung, auf Verlangen) ReferenzenZeitraum: letzte 3 JahreVolumen: nicht spezifiziert

Mindestens 2–3 vergleichbare Projekte aus dem kommunalen Umfeld: Miete und Instandhaltung von multifunktionalen Kopier-/Drucksystemen

Vergleichbar mit Miete und Instandhaltung multifunktionaler Drucksysteme; bei enger Wahl mit Ansprechpartner, Art der Leistung, Auftragssumme und Ausführungszeitraum

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

4–10Angebote erwartet

Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote

Mittlere Konkurrenz

Wahrscheinliche Bieterzahl

1–3 · 27%4–10 · 45%11+ · 28%

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Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)

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Auf einen Blick

Auftraggeber

Hansestadt Stralsund - Der Oberbürgermeister - Zentrale Vergabestelle (Rechtsamt)

Ort

18439 Stralsund, Mecklenburg-Vorpommern

Kategorie

Drucker, Kopierer & Scanner

Veröffentlicht

11. Juni 2026

Angebotsfrist

20. Juli 2026

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Erfüllungsort

Ort der Leistung

18439 Stralsund

Mecklenburg-Vorpommern

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