Ausschreibungen Drucker, Kopierer & Scanner

Produktionsdrucker ZV

Universität Bielefeld33615 Bielefeld, Nordrhein-WestfalenFrist: 23. Juni 2026(in 14 Tagen)

Zusammenfassung

Die Universität Bielefeld beschafft im offenen Verfahren die Anmietung von zwei fabrikneuen Produktionsdruckern (1 Farbsystem, 1 Schwarz/Weiß-System) inklusive eines kompatiblen Broschürenfinishers für die Zentrale Vervielfältigung.

Der Auftragnehmer liefert, installiert, wartet und betreibt die Geräte über eine Vertragslaufzeit von bis zu 6 Jahren und stellt sämtliche Verbrauchsmaterialien (außer Papier) sowie einen Full-Service inklusive Reaktionszeit von 4 Stunden bereit.

Angebotsabgabe: 23.06.2026, 11:00 Uhr (MESZ), elektronisch über www.evergabe.nrw.de.

Original-Bekanntmachung ansehen

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Details

Noch 14 Tage bis zur Angebotsfrist

Termin / Frist

2026202720282029203020312032

JUNDEZJUNDEZJUNDEZJUNDEZJUNDEZJUNDEZJUN

Veröffentlichung

Angebotsfrist

Vertragsbeginn

Vertragslaufzeit (Erstlaufzeit)

Verlängerung 1

Verlängerung 2

Verlängerung 3

Verlängerung 4

Vertragsende max.

Heute

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Details

Preis & Qualität14 Kriterien

Preis 75%Qualität 25%

Preis60%
Preisbewertung: (Günstigstes Angebot / Angebot des Bieters) * 60. Das günstigste Angebot erhält die vollen 60 gewichteten Punkte.
Technisches LV Farbsystem20%
Technische Bewertungskriterien für das Farbsystem (max. 100 Rohpunkte im LV, gewichtet mit 20% in der Gesamtbewertung). B-Kriterien werden mit den unten genannten Formeln bewertet.
Technisches LV s/w-Drucker20%
Technische Bewertungskriterien für den s/w-Drucker (max. 100 Rohpunkte im LV, gewichtet mit 20% in der Gesamtbewertung). Die detaillierten B-Bewertungskriterien sind im separaten Dokument 'Technisches LV schwarz-weiß.xlsx' hinterlegt und in den hier bereitgestellten Unterlagen nicht enthalten.

Bewertungsformel

Preis: (Günstigstes Angebot / Angebot des Bieters) * 60. Technische B-Kriterien: (Wert des Anbieters / höchster Wert) * Punkte bzw. (niedrigster Wert / Wert des Anbieters) * Punkte. Gesamtpunktzahl = Summe der gewichteten Punkte. Bei Punktgleichheit erhält das günstigste Angebot den Zuschlag.

Die detaillierten B-Bewertungskriterien (Unterkriterien mit Punktegewichtung) des Technischen LV s/w-Drucker sind in den bereitgestellten Unterlagen nicht enthalten, sodass diese Hierarchieebene fehlt.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Details

Geräte und Lieferung

Es werden zwei fabrikneue Produktionsdrucker sowie ein kompatibler Broschürenfinisher beschafft:

1 Farbproduktionsdrucker (Los: Farbsystem)
1 Schwarz/Weiß-Produktionsdrucker (Los: Schwarz/Weiß-System)
1 Broschürenfinisher (zum S/W-System)

Erfüllungsort: Universitätshauptgebäude, Bauteil V, Ebene 0, Raum 218, 33615 Bielefeld.

Leistungen bei Lieferung/Inbetriebnahme:

Aufstellung und Inbetriebnahme am genannten Standort
Einbindung in das bestehende Netzwerk (CAT5/6-Kupferkabel, vom Auftraggeber gestellt)
Bereitstellung sämtlicher Druck- und Scanfunktionen inkl. Treiber und Software (für Windows und Mac OS)
Rücknahme und Entsorgung des Verpackungsmaterials
Testdruckverfahren bis zur einwandfreien Funktionsfähigkeit

Full-Service und Wartung

Im Grundmietpreis ist ein umfassender Full-Service über die gesamte Vertragslaufzeit enthalten:

Wartung (Inspektion, Reinigung, Instandsetzung inkl. aller Ersatzteile)
Bereitstellung aller Verbrauchsmaterialien (Toner, Heftklammern, Resttonersammelbehälter etc.) – außer Papier
Treiber- und Software-Updates; Sicherheitsupdates unverzüglich, sonstige in Abstimmung
Firmware-Updates
Online-Bereitstellung aktueller Treiber
Gesetzliche Urheberrechtsabgabe

Service-Level:

Reaktionszeit bei Störungen: 4 Stunden (bei betriebsverhindernder oder -behindernder Störung)
Backup-Druckerei erforderlich, wenn eine Störung nicht innerhalb von 1 Arbeitstag behoben werden kann

Nicht im Grundmietpreis enthalten:

Technikereinsätze aufgrund unsachgemäßer Behandlung durch den Auftraggeber
Papier

Abrechnung und Inklusivvolumen

Die Abrechnung erfolgt über zwei Komponenten:

1. Monatlicher Grundmietpreis (quartalsweise Abrechnung):

Überlassung der Geräte mit Zubehör
Inklusive aller oben genannten Service- und Verbrauchsmaterialleistungen

2. Preis pro Klick (halbjährliche Abrechnung, nachträglich):

Für Seiten, die das jährliche Inklusivvolumen überschreiten
Unterscheidung nach Farbe und S/W
DIN A3 = 2 Klicks, Duplex = 2 Seiten

Inklusivvolumen pro Jahr:

200.000 Farbdrucke
1.100.000 Schwarz/Weiß-Drucke

Technische Mindestanforderungen Farbsystem

Druckgeschwindigkeit: mindestens 80 A4/Min bei 80 g/m²
Auflösung: 2.400 × 4.800 dpi
256 Graustufen
Papiergewichte Simplex & Duplex: 54–360 g/m²
Mindestens 2 Kassetten, Gesamtkapazität 1.500 Blatt
Formate: 100×148 mm bis SRA3
Scangeschwindigkeit: mind. 150 ipm simplex / 300 ipm duplex (s/w und Farbe)
ADF: mind. 220 Blatt
Finisher: mind. 4.500 Blatt Ausgabe, 2 Versatzauslagen, Heftung 100 Blatt, Locheinheit 2-/4-fach, Glättungseinheit, Zuschießeinheit 2×200 Blatt
Controller: Fiery CWS oder gleichwertig, ≥ 2 GB RAM, ≥ 500 GB HDD
Netzwerk: 1000Base-T, IPv4/IPv6, DHCP
Sicherheit: IEEE 2600.1/2600.2, Speichermedien-Verschlüsselung, zertifizierte Entsorgung

Technische Mindestanforderungen Schwarz/Weiß-System

Druckgeschwindigkeit: mindestens 110 A4/Min bei 80 g/m²
Aufwärmzeit: unter 300 Sekunden
Auflösung: mindestens 1.600 × 1.200 dpi
256 Graustufen (Elektrofotografie) oder 200 (Direktbebilderung)
Papiergewichte Simplex & Duplex: 54–300 g/m²
Registerhaltigkeit: maximal ± 0,5 mm
Mindestens 3 Kassetten, Gesamtkapazität 3.000 Blatt, Großraummodul mind. 4.000 Blatt
Scangeschwindigkeit: mind. 140 ipm simplex / 280 ipm duplex
ADF: mind. 220 Blatt
Finisher: mind. 4.500 Blatt Ausgabe, 2 Versatzauslagen, Heftung 100 Blatt, Locheinheit 2-/4-fach, Glättungseinheit, Zuschießeinheit 2×200 Blatt, Falzeinheit
Broschürenfinisher: Sattelheftung mind. 35 Bogen, Trimmer, Square Folder, on-/offline nutzbar
Controller: Fiery CWS oder gleichwertig, ≥ 2 GB RAM, ≥ 500 GB HDD
Netzwerk: 1000Base-T, IPv4/IPv6, DHCP
Sicherheit: IEEE 2600.1/2600.2, Speichermedien-Verschlüsselung, zertifizierte Entsorgung

Schulung, Einweisung und Dokumentation

Einweisung/Schulung von 2 Mitarbeitenden sowie der Systemadministratoren
Bereitstellung von Schulungsunterlagen
Je 1 deutschsprachige Bedienungsanleitung pro Gerät
Dokumentation inkl. Passwörter für alle Administrationsschnittstellen

Entsorgung und Backup

Entsorgung:

Leerer Tonerkartuschen, Resttonersammelbehälter und sonstiger Verbrauchsmaterialien
Zertifizierte Entsorgung von Speichermedien bei Austausch oder Vertragsende
Nachweis durch gültige Zertifikate gemäß EfbV oder Anzeigebestätigung/Erlaubnis nach AbfAEV

Backup:

Benennung einer ortsansässigen Back-up-Partnerdruckerei
Greift, wenn eine Störung nicht innerhalb eines Arbeitstages behoben werden kann

Vertragslaufzeit:

Erstlaufzeit: 01.07.2026 – 30.06.2028 (2 Jahre)
Verlängerungsoption: 4 × 1 Jahr
Maximale Gesamtlaufzeit: 6 Jahre bis 30.06.2032
Kündigungsfrist: 6 Monate zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Details

Hinweis zu Eignungskriterien

Es sind keine Eignungskriterien definiert. Laut Vergabeunterlagen (Formular CSX 41) sind keine Mindestanforderungen, Referenzprojekte oder Nachweise zur Eignung vorgesehen. Jeder Bieter kann teilnehmen, sofern er die formalen Voraussetzungen der UVgO (Unterschwellenvergabeordnung) erfüllt.

Dennoch einzureichende Eigenerklärungen:

Eigenerklärung zu Ausschlussgründen (Formular 521 EU)
Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister (auf Anforderung)
Nachweis einer marktüblichen Betriebshaftpflichtversicherung (auf Anforderung)

Möglichkeiten zur Eignungsleihe:

Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen für wirtschaftliche/finanzielle oder technische/berufliche Leistungsfähigkeit (Formulare 534a/534b)

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

Details

4–10Angebote erwartet

Mittlere Konkurrenz

Median rund 6 Angebote.

Wahrscheinliche Bieterzahl

1–3 · 21%4–10 · 50%11+ · 28%

Unternehmen, die ähnliche Ausschreibungen gewonnen haben

Aus vergleichbaren bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)

Details

Checkliste zur Angebotsabgabe

Konkrete Schritte laut Vergabeunterlagen

Details

Angebotsformulare und Eigenerklärungen10

Angebotsschreiben (Formular 324) ausfüllen und einreichenPflicht
Pflichtformular des Vergabehandbuchs NRW
Eigenerklärung zu Ausschlussgründen (Formular 521 EU)Pflicht
Wird gefordert, da keine finanziellen Mindestanforderungen definiert sind
Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung (Formular 531)optional
Nur bei Bietergemeinschaften erforderlich
Erklärung Eignungsleihe (Formular 534a oder 534b)optional
Nur wenn Kapazitäten anderer Unternehmen genutzt werden
Erklärung zu Unterauftragnehmern (Formular 533a und 533b)optional
Nur bei Einsatz von Unterauftragnehmern; diese müssen ebenfalls Formular 521 einreichen
KMU-Erklärung abgeben (klein/mittel – ja/nein)Pflicht
Auch bei Nicht-KMU abzugeben
Kartellerklärung (falls zutreffend)optional
Angabe bei Kartellbeteiligung
Nachweis als bevorzugter Bieter (Werkstatt für behinderte Menschen etc.)optional
Nur falls zutreffend
Einverständniserklärung zur Bekanntgabe nach § 30 Abs. 1 UVgO (3 Monate auf evergabe.nrw.de)Pflicht
Präqualifikationsnachweis (Eintragungsnummer und Zugriffscode)optional
Nur falls in Präqualifikationsdatenbank eingetragen

Technische Angebotsunterlagen3

Technisches Leistungsverzeichnis Farbsystem ausfüllen (Ausschluss- und Bewertungskriterien)Pflicht
Alle Pflichtfelder ausfüllen, Entsorgungsmethode bei Nr. 50.3 beifügen
Technisches Leistungsverzeichnis Schwarz/Weiß-Drucker ausfüllenPflicht
Alle Pflichtfelder ausfüllen, Entsorgungsmethode angeben
Rollout-Konzept erstellen (max. 3 DIN A4-Seiten)Pflicht
Muss enthalten: Vorbesprechung, fester Ansprechpartner, technische Daten für BITS, Anlieferungszeitraum/Modalitäten/Verpackungsentsorgung, Schulungsplanung, Testdruckverfahren

Preisblatt6

Monatlichen Mietpreis für Farbsystem eintragen (netto in €)Pflicht
Monatlichen Mietpreis für Schwarz/Weiß-System eintragen (netto in €)Pflicht
Preis pro Klick (A4 Farbe, A4 s/w) für Farbsystem eintragenPflicht
Preis pro Klick (A4 s/w) für Schwarz/Weiß-System eintragenPflicht
Gesamtpreise, MwSt. (19 %) und Skontoangabe berechnenPflicht
Skontofrist 14 Tage Zahlungsziel
Angebotsendsumme bilden, Datum eintragen und unterschreibenPflicht

Vertragliche Unterlagen3

EVB-IT Instandhaltungsvertrag ausfüllen und unterschrieben einreichenPflicht
2-fache Ausfertigung
Vertrag Fernwartung unterschrieben einreichenPflicht
Konkrete Ausgestaltung nach Zuschlag
Eigene AGB ausdrücklich ausschließenPflicht

Nachweise zu Entsorgung, Backup und Schulung4

Entsorgungsnachweise beifügenPflicht
Darstellung der Entsorgungswege + Kopie gültiger Zertifikate nach EfbV oder Anzeigebestätigung/Erlaubnis nach AbfAEV
Ortsansässige Back-up-Partnerdruckerei benennenPflicht
Bereits bei Angebotsabgabe möglich
Dokumentation inkl. Passwörter für Administrationsschnittstellen bereitstellenPflicht
Schulungsunterlagen und deutschsprachige Bedienungsanleitung beifügenPflicht
1 Exemplar Bedienungsanleitung pro Gerät

Auf Anforderung der Vergabestelle2

Handelsregisterauszug oder gleichwertige Bescheinigung vorlegenoptional
Nur auf gesonderte Aufforderung
Betriebshaftpflichtversicherung nachweisenoptional
Angabe Versicherungsgeber + Deckungssummen für Personen-, Sach- und Vermögensschäden

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