TendiGo
Jetzt starten →
Ausschreibungen Drucker, Kopierer & Scanner

Rahmenvereinbarung Multifunktionsgeräte

Essener Systemhaus | Vergabekammer Westfalen | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Essen, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist: abgelaufen

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Stadt Essen (über das Essener Systemhaus) schreibt die Miete, Lieferung, Installation und Wartung von rund 2.500 Druck- und Multifunktionssystemen als Full-Service-Lösung neu aus. Es handelt sich um eine Rahmenvereinbarung mit loser Miet- und Serviceverträgen über mehrere Jahre inkl. Integration in das vorhandene Printmanagementsystem IQ4docs, Anbindung an die Netzwerkinfrastruktur, Kartuschen-basierter Abrechnung und umfassendem Vor-Ort-Service.

Wichtige Eckdaten:

Ca. 2.531 Systeme an 463 Standorten in Essen und Mülheim an der Ruhr10 Leistungsklassen (A4/A3, S/W und Farbe, Drucker und Multifunktionsgeräte)Vertragsbeginn geplant 01.10.2026, Grundlaufzeit 60 Monate, optionale VerlängerungElektronische Angebotsabgabe über den Vergabemarktplatz NRWZuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot (40% Preis, 30% Leistungskatalog, 30% Teststellung)
Ausschreibung ansehen ↗

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Die Angebotsfrist ist abgelaufen.
HEUTE
Termin / FristJUN2026 DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN
Bieterfragen-Frist9. Juni – 8. Juli 2026
Anfrage zur Angebotsabgabe12. Juni 2026
Frist für zusätzliche Informationen8. Juli 2026
Angebotsfrist16. Juli 2026
Fertigstellung Gesamtsystem30. Juni 2026
Vertragslaufzeit EVB-ITca. 1. Juli 2026 – 30. Juni 2031
Bindefrist16. Juli – 30. Sep. 2026
Vertragsbeginnca. 1. Okt. 2026
Vertragslaufzeitca. 1. Okt. 2026 – 30. Sep. 2030
Rahmenvertrag Laufzeitca. 1. Okt. 2026 – 30. Sep. 2030
Vertragslaufzeit Miet/Serviceca. 1. Okt. 2026 – 1. Okt. 2031
Erste Preisüberprüfungca. 1. Okt. 2027
Verlängerung 1ca. 1. Okt. 2030 – 30. Sep. 2031
Verlängerung 2ca. 1. Okt. 2031 – 30. Sep. 2032bis 2032
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität3 Kriterien
Preis 40%Qualität 60%
  • Preis40%

    Bewertung des Angebotspreises gemäß Preisblatt. Maximal 4.000 Punkte für den niedrigsten Angebotspreis; andere Bieter erhalten Punkte im Verhältnis zum günstigsten Preis.

  • Leistung (Kriterienkatalog)30%

    Bewertung der Leistung gemäß Kriterienkatalog Hardware. Maximal 3.000 Punkte. Einzelkriterien werden mit 0 oder 3 Punkten bewertet und mit den im Kriterienkatalog festgelegten Gewichtungspunkten multipliziert.

  • Bewertende Teststellung30%

    Nur die zwei Bieter mit der höchsten Punktzahl aus Bewertungsschritt 1 werden zur Teststellung aufgefordert. Es ist ein Color Multifunktionssystem DIN A3 inkl. Kartenleser und Finisher bereitzustellen. Maximal 3.000 Punkte.

Preispunkte = (günstigster Angebotspreis / zu bewertender Angebotspreis) * 4.000. Leistungspunkte Kriterienkatalog: Bewertungspunkte (0 oder 3) * Gewichtungspunkte Einzelkriterien, summiert und multipliziert mit Gewichtungspunkt der Kriteriengruppe. Teststellung: max. 3.000 Punkte. Gesamtpunktzahl = Preispunkte (40%, max. 4.000) + Leistungspunkte Kriterienkatalog (30%, max. 3.000) + Leistungspunkte Teststellung (30%, max. 3.000). Der Bieter mit der höchsten Gesamtpunktzahl erhält den Zuschlag.

KI-Hinweis: Die Gewichtungen der drei Hauptkriterien (40% Preis, 30% Leistung, 30% Teststellung) sind vollständig angegeben; die detaillierten Unterkriterien und deren Gewichtungspunkte innerhalb des Kriterienkatalogs (Anlage Preis- und Kriterienkatalog.xlsx) liegen nicht vor.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Beigestellte Leistungen des Auftraggebers

Vom Auftraggeber werden unentgeltlich zur Verfügung gestellt:

Stellflächen für die SystemeEnergieversorgungNetzwerkinfrastruktur

Die Bieter müssen diese Rahmenbedingungen bei ihrer Kalkulation berücksichtigen.

Hardware-Bereitstellung (Grundmiete)

Im monatlichen Mietpreis sind enthalten:

Bereitstellung der Druck- und Multifunktionssysteme inkl. UrheberrechtsabgabeLieferung und Installation im Netzwerk (LAN/WLAN)Kundenindividuelle Einrichtung am StellplatzAbbau und Rücktransport der Bestandssysteme des bisherigen AuftragnehmersEinweisung der Nutzer (Kurzeinweisung bei Geräteaustausch)Rollout/Installation (max. 30 Min je System)AbnahmeprotokolleAufkleber/Hinweise an den Systemen für StörungsmeldungenVerbrauchsmaterial-Sammelbehälter für Entsorgung

Beschränkungen: Max. 2 verschiedene Hersteller, pro Leistungsklasse nur 1 Hersteller; ausschließlich Fabrik-Neugeräte (keine Grauimporte); ausschließlich Lasertechnologie.

All-In Service (kartuschenbasiert)

In der Kartuschen-/Seitenpreis-Abrechnung sind folgende Leistungen enthalten:

Techniker-Arbeitszeit und An-/AbfahrtskostenSicherstellung der BetriebsbereitschaftReparaturen und ggf. Austausch der SystemeWartungen mindestens nach HerstellervorgabenSämtliche Original-Verbrauchsmaterialien (Tonerkartuschen, Fotoleiter, Resttonerbehälter)Sämtliche Original-Ersatzteile (sofern nicht vom AG verursacht)Lieferung von Ersatzteilen und Verbrauchsmaterial frei Verwendungsstelle (ohne Papier)Abholung und fachgerechte Entsorgung leerer VerbrauchsmaterialienBereitstellung eines Ersatzsystems innerhalb von 2 WerktagenFirmware-Updates nach Freigabe durch den AG (automatisiert über IQ4Docs)Servicetechniker für alle produkt- und systemspezifischen AnwendungenDokumentation aller Störungseinsätze

Service-Level und Reaktionszeiten

Servicezeiten: Montag bis Freitag 08:00–17:00 Uhr (NRW-Feiertage ausgenommen)

Reaktionszeit Servicecenter: 30 Minuten nach Eingang der Störmeldung

Reaktions- und Vor-Ort-Zeiten je nach Priorität:

Prio 1 (Komplettausfall): 30 Min Reaktionszeit, 6 Std. Vor-Ort, NBD (Next Business Day)Prio 2 (erhebliche Einschränkungen): 30 Min Reaktionszeit, 8 Std. Vor-Ort, 2BDPrio 3 (leichte Einschränkungen): 30 Min Reaktionszeit, 10 Std. Vor-Ort, 3BD

Bereitstellung Ersatzsystem: Innerhalb von 2 Werktagen

Meldefristen:

Liefertermin: Spätestens 5 Arbeitstage vor Anlieferung meldenBenachrichtigung Anwender: Mind. 5 Werktage vor geplanter AuslieferungEntfernung Altsysteme: Max. 5 Tage nach Anlieferung des NeusystemsVorlaufzeit neue Standorte (Standardtypen): Max. 10 Werktage

Reporting:

Dienstleistungsreport alle 2 MonateHalbjährliche Reports über Vor-Ort-Antritts- und WiederherstellungszeitenStatusgespräche mindestens alle 6 Monate

Software-Integration (IQ4docs)

Die Softwarelösung IQ4docs der Fa. M.S.E. GmbH (Unna) ist zwingend zu unterstützen (vom AG bereits gekauft). Aktuelle Version 4, Upgrade auf Version 5 geplant.

Anforderungen:

IQ4docs-Authentifizierungslösung auf allen SystemenNotfallmanagement: Offline-Druck-Funktionalität (IQ4docs)Automatischer Fallback-Druck bei Serververbindungsunterbrechung (Leistungsklassen 2.6–2.12)Embedded Client UI von IQ4docs auf allen SystemenFlottenmanagementlösung (automatische Verbrauchsmaterialversorgung) on-premise auf AG-ServernFirmwareverteilung/Maschinenkonfiguration – falls nicht über IQ4docs, separates Tool mit White PaperVollständige Integration als IQ4docs-Integrator (Nachweis über Schulung/Zertifizierung)

Unterstützte Workflows: Scan-to-Mail, Scan-to-Folder, Scan-to-DMS, Follow-Me-Druck

Sicherheits- und Authentifizierungsanforderungen

256-bit AES und SSL Verschlüsselung802.1X-Authentifizierung, NAC-Unterstützung (Cisco ISE, PacketFence)RFID-Authentifizierung über Dienstausweise (Mifare Classic 1K) mit MulticardreaderOptional: 2-Faktor-Authentifizierung (PIN + Ausweis/Transponder)WLAN psk-Mechanismen, Drucker-VLAN-IntegrationIP- und Portfilter, SSL/TLS, SNMPv3, IEEE 802.1XWLAN/Bluetooth deaktivierbarTPM-Modul bei jedem SystemVerschlüsselung Netzwerkdruck (IPSec)Keine automatische Firmware-Aktualisierung ohne AdminrechteGrundkonfiguration mit Admin-Passwort vor Rollout

Technische Mindestanforderungen pro Leistungsklasse

Die Systeme sind in 10 Leistungsklassen einzuteilen (Ausschlusskriterien – bei Nichterfüllung Angebotsausschluss):

A4-S/W-Drucker klein/mittel: mind. 40 S./Min., Touch-Display, 500+50 Blatt Zuführung, 10.000 Seiten TonerA4-S/W-Drucker groß: mind. 60 S./Min., 30.000 Seiten TonerA4-Farbdrucker: mind. 40 S./Min. S/W und Color, Touch-DisplayA4-S/W-MFP klein/mittel: Kopieren/Drucken/Scannen/Faxen, 7 Zoll Touch, 2 GB RAM, 100 GB SSD, DADF 100 Blatt, LDAPA4-S/W-MFP groß: mind. 60 S./Min., 4×500 Blatt Zuführung, rollbarA4-Farb-MFP klein/mittel: mind. 40 S./Min. S/W und Color, 7 Zoll Touch, 2 GB RAM, 100 GB SSD, DADF 100 BlattA4-Farb-MFP groß: mind. 50 S./Min. S/W und Color, Touch-DisplayA3-S/W-MFP: mind. 50 S./Min., 10 Zoll Touch, 2 GB RAM, 100 GB SSD, DADF 200 BlattA3-Farb-MFP mittel: mind. 35 S./Min. S/W und Color, optional Finisher, DADF 200 Blatt, 200 S./Min. ScanA3-Farb-MFP groß: mind. 55 S./Min. S/W und Color, optional Finisher, DADF 300 Blatt, 200 S./Min. Scan

Pflicht-Zertifikate je System: CE, TÜV/GS, Energy Star 3.0, PTS-Zertifizierung (§ 29 DoNOT Dokumentenechtheit), Blauer Engel (RAL-UZ 219)

Schnittstellen: LAN-Gigabit Ethernet (100/1000 Base TX), mind. 1× USB 2.0, Citrix-Umgebung, VMware-Virtualisierung, Druckersprachen mind. PCL5e/PCL6e/PostScript3, Universaltreiber

Projektmanagement und Inbetriebnahme

Benennung eines Gesamtprojektverantwortlichen (Projektmanager/Projektleiter) mit KontaktdatenKick-Off-Workshop nach Zuschlag: bis zu 2 ArbeitstageGrundkonfiguration-Erstellung: bis zu 2 ArbeitstageRollout-Beginn mit Abnahmeprotokollen pro StandortSchulung der Administratoren (max. 2 Tage)Konfiguration Hard- und Software gemeinsam mit dem AGInstallation der Treiber in Abstimmung mit der IT-AbteilungZentrale/r Serviceansprechpartner/Service-Manager

Datenschutz und Datenlöschung

Verschlüsselung und automatische Löschung der Daten auf FestplattenDatenschutzkonforme Löschung sämtlicher Daten gemäß BSI-Vorgaben zum VertragsendeLöschprotokoll-Übermittlung innerhalb von 14 Tagen über OmnitrackerDeinstallation und umweltgerechte Entsorgung der Altgeräte: permanente Speicher werden dem AG übergeben und auf Werkseinstellungen zurückgesetztAuftragsverarbeitungsvertrag (AVV) als zwingender VertragsbestandteilSchnittstelle Omnitracker für Tickets und Dokumentation

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Betriebshaftpflichtversicherung (Eigenerklärung):

Mind. 1.000.000 EUR Deckungssumme je VersicherungsfallMind. 2.500.000 EUR Deckungssumme je VersicherungsjahrPersonen-, Sach- und Vermögensschäden getrennt

Gesamtumsatz (Eigenerklärung):

Mind. 1.000.000 EUR in jedem der letzten 3 GeschäftsjahreIm Tätigkeitsbereich der ausgeschriebenen Leistung

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Referenzen (Eigenerklärung + separater Anhang):

Mindestens 3 vergleichbare ReferenzprojektePaper-Output-Management als Full-Service-LösungMindestens 1.000 Systeme pro ReferenzVertragslaufzeit mindestens 4 JahreProduktivbetrieb mindestens 6 Monate vor AuftragsbekanntmachungMindestens 1 Referenz aus der öffentlichen VerwaltungPflichtangaben pro Referenz: Name/Anschrift des Auftraggebers, Mindestumsatz pro Jahr, Anzahl der Systeme, Vertragslaufzeit und Zeitraum, Beschreibung der Leistung, Ansprechpartner

Zertifikate (Eigenerklärung):

Aktuelle Vertriebs- und Serviceautorisierung der HardwareherstellerZertifizierung nach Herstellervorgaben

Zertifizierte technische Fachkräfte (FTE):

Mindestens 3 FTE im Hardwarehersteller-BereichMindestens 3 FTE im Bereich IQ4docsSupporter/Consultants müssen für IQ4docs aktuell ausgebildet und zertifiziert sein

Zulässigkeit von Bietergemeinschaften, Unteraufträgen und Eignungsleihe

Bietergemeinschaften: Zulässig; gesamtschuldnerische Haftung, Benennung eines bevollmächtigten Vertreters (Formular 531 EU); jedes Mitglied muss Eigenerklärung Ausschlussgründe (521 EU) einzeln abgeben; Angabe von KMU-Klasse, Nationalität des wirtschaftlichen Eigentümers, USt-IdNr. für jedes MitgliedUnteraufträge: Zulässig gemäß § 36 VgV; Art und Umfang der Leistungen sind im Angebot anzugeben (Formular 533a/533b)Eignungsleihe: Zulässig gemäß § 47 VgV; Eignungsleiher müssen erklären, dass keine Ausschlussgründe vorliegen (Formular 534a/534b)Unterauftragnehmer/Lieferanten mit >10% des Auftragswerts müssen die Sanktionspaket-5-Erklärung ebenfalls erfüllen

Ausschlussgründe und formale Anforderungen

Kein Bezug zu Russland gemäß EU-Sanktionspaket 5 (Verordnung EU 833/2014, Artikel 5k) – Erklärung mit Formular 523 EUAusschlussgründe gemäß § 123 GWB – Erklärung mit Formular 521 EUAnerkennung des TVgG NRW (Tariftreue) ab Nettoauftragswert 25.000 EUREigenerklärung zur Verfehlung bei Auftragswerten > 25.000 EURVollständige Angebotsabgabe gemäß vorgegebener Struktur; nicht unterschriebene Unterlagen führen zum AusschlussUnzulässige Änderungen an Vergabeunterlagen führen zum AusschlussPreise in EUR, max. 2 Nachkommastellen, Angebot in deutscher Sprache
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 Geschäftsjahre, Produktivbetrieb seit mind. 6 Monaten vor AuftragsbekanntmachungVolumen: mind. 1.000 Systeme pro Referenz, Vertragslaufzeit mind. 4 Jahre

Vergleichbare Referenzprojekte: Paper-Output-Management als Full-Service-Lösung (Druck- und Multifunktionssysteme inkl. Service)

Mind. 1 Referenz aus der öffentlichen Verwaltung. Pro Referenz separate Anlage mit: Name/Anschrift des Auftraggebers, Mindestumsatz pro Jahr, Anzahl der Systeme, Vertragslaufzeit und Zeitraum, Beschreibung der Leistung, Ansprechpartner mit Kontaktdaten

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Mittlere Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 36%4–10 · 38%11+ · 26%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 25 erledigt
Angebotsformulare (VHB NRW)
Preis- und Leistungsnachweise
Eignungsnachweise (wirtschaftlich/finanziell)
Eignungsnachweise (technisch/beruflich)
Vertragsbestandteile und sonstige Unterlagen
Mit TendiGo
Alle Vergabeunterlagen, KI-Analyse der Eignungskriterien und ein Angebots-Check — direkt zu dieser Ausschreibung.
Zur Original-Ausschreibung ↗
Vergabeunterlagen abrufenKI prüft EignungskriterienKI hilft bei der Bewerbung
Neue Drucker und Plotter-Ausschreibungen per E-Mail
Erhalten Sie ähnliche Vergabeverfahren, sobald sie veröffentlicht werden.
Kostenlos · jederzeit abbestellbar

Auf einen Blick

Auftraggeber
Essener Systemhaus | Vergabekammer Westfalen | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
45145 Essen
Ort
45145 Essen
Kategorie
Drucker und Plotter
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.esh-essen.de ↗

Erfüllungsort

Ort der Leistung
45145 Essen
Nordrhein-Westfalen

Weitere Ausschreibungen Drucker, Kopierer & Scanner

Alle anzeigen →
Fotokopierer

Vergabe Drucker und Kopierer

Vergabe eines Leasingauftrags für Drucker und Kopiergeräte · 71560 Sulzbach an der MurrFrist: noch 18 TageDrucker und Plotter

Drucker 2026

Bundesagentur für Arbeit (BA), vertreten durch den Vorstand, hier vertreten durch die Leitung des Geschäftsbereiches Einkauf im BA-Service-Haus | Bundeskartellamt, Vergabekammern des Bundes | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI) · BundesweitFrist: noch 2 TageDrucker, Kopierer & Scanner

Drucker und Kopierer 2026

Verbandsgemeinde Hagenbach · 76767 HagenbachFrist: noch 17 TageLaserdrucker

Ersatz Druckerinfrastruktur

Sächsisches Staatsministerium der Finanzen, Referat 14 , Informations- und Kommunikationstechnik · Sächsisches Staatsministerium der Finanzen Carolaplatz 1 01097 DresdenFrist: noch 2 TageDrucker, Kopierer & Scanner

ITDZ Berlin: RV Multifunktionsgeräte

IT-Dienstleistungszentrum Berlin (AöR) | Vergabekammer des Landes Berlin | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI) · BerlinFrist: noch 23 TageFotokopier-/Offsetdruck

Beschaffung von Druck- und Kopiertechnik

Landratsamt Hildburghausen | Vergabekammer beim Thüringer Landesverwaltungsamt | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI) · siehe Teil-B_Leistungsverzeichnis Los 1 - SchulverwaltungFrist: noch 33 Tage

Bereit für die Zukunft der Vergabe?

Setzen Sie auf den neuen technologischen Standard und verschaffen Sie sich den entscheidenden Vorsprung in der Auftragsakquise.

806+ VergabequellenMit Experten entwickeltSofort einsatzbereit