Ausschreibungen Drucker, Kopierer & Scanner

Rahmenvereinbarung über den Druck und Versand von Geschäftsbriefen

Gemeinsame Kommunale Datenzentrale Recklinghausen | Bezirksregierung MünsterRecklinghausen, Nordrhein-WestfalenFrist: 10. Juli 2026(in 21 Tagen)

Zusammenfassung

Die GKD Recklinghausen schreibt für 4 Jahre eine Hybridpostlösung aus. Gesucht wird ein Dienstleister, der Geschäftsbriefe elektronisch entgegennimmt, druckt, falzt, kuvertiert, frankiert und an die Deutsche Post (oder einen vergleichbaren Universaldienstleister) übergibt. Die Lösung soll webbasiert funktionieren, den täglichen Postversand aus Fachanwendungen ebenso abdecken wie Massensendungen (z. B. Steuerbescheide, Wahlbenachrichtigungen) und höchste Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit erfüllen.

Angebote sind bis 10.07.2026 um 10:00 Uhr rein elektronisch über die Vergabeplattform metropoleruhr.de einzureichen. Der Zuschlag erfolgt nach dem Preis.

Original-Bekanntmachung ansehen

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Details

Noch 21 Tage bis zur Angebotsfrist

Termin / Frist

20262027202820292030

JUNDEZJUNDEZJUNDEZJUNDEZJUN

Veröffentlichung

Bieterfragen-Frist

Angebotsfrist

Angebotsöffnung

Bindefrist

Vertragsbeginn

Vertragslaufzeit

Einzelaufträge Vorlaufzeit

Preisänderung erstmalig möglich

Vertragsende

Heute

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Details

Richtwertmethode5 Kriterien

Qualität70%
Bewertung des Qualitätskonzepts, maximal 100 Leistungspunkte, gewichtet über L_Angebot/L_Median in der Richtwertformel

Bewertungsformel

Z_Angebot = 70 × (L_Angebot / L_Median) − 30 × (P_Angebot / P_Median)

Zuschlagskriterien, Gewichtungen, Unterkriterien und die Formel der gewichteten Richtwertmethode (Median) nach UfAB VI sind vollständig dokumentiert.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Details

Lösung und Funktionsumfang

Bereitstellung einer webbasierten Softwarelösung (kein lokales Vollsetup). Funktionen:

Elektronische Übernahme und gesicherte Übergabe von Druckdaten (SFTP/Hotfolder, virtueller Druckertreiber)
Aufbereitung und Steuerung der Dokumente
Dokumentenvorschau
Formale Adressprüfung und Sichtfensterprüfung
Steuerung der Druckparameter (ein-/zweiseitig, s/w oder farbig)
Serienbrieftrennung und Konsolidierung
Unterstützung der Dateiformate PDF und DOCX
Citrix- und Terminalserver-Tauglichkeit, Windows-Unterstützung
Benutzer-, Rollen- und Freigabekonzept, Zwei-Faktor-Authentifizierung

Physische Produktion und Versand

Druck, Falzung, Kuvertierung und Frankierung der Geschäftsbriefe
Frankierung ohne feste Sperrbereiche
Übergabe der Sendungen an einen postrechtlich zugelassenen Zustelldienst (Deutsche Post AG oder vergleichbarer Universaldienstleister)
Versand von Standard- und Kompaktbriefen, Großbriefen, Auslandssendungen und förmlichen Zustellungen (Postzustellungsaufträge)
Taggleiche Verarbeitung werktags bis zur angegebenen Freigabe-Uhrzeit
Zustellquote mindestens 95 % nach E+3 Werktagen und 99 % nach E+4 Werktagen
Rückläuferverarbeitung
Druckdaten sind spätestens 24 Stunden nach physischer Produktion zu löschen

Sendungsarten und Mengengerüst (Schätzung)

Richtwerte für die jährlichen Sendungsmengen:

Standardbriefe Tagespost: ca. 350.000
Kompaktbriefe Tagespost: ca. 70.000
Großbriefe Tagespost: ca. 20.000
Postzustellungsaufträge Tagespost: ca. 100.000
Standardbriefe SCOwi: ca. 350.000
Postzustellungsaufträge SCOwi: ca. 90.000
Standardbriefe Steuerbescheide: ca. 120.000
Kompaktbriefe Steuerbescheide: ca. 25.000
Großbriefe Steuerbescheide: ca. 2.500
Wahlbenachrichtigungen: ca. 430.000 je Wahl
Einzelaufträge Standardbriefe: ca. 50.000

SCOwi-Bescheide werden 2× wöchentlich geliefert. Steuerbescheide gehen jährlich im Januar in Produktion (max. 150.000 Sendungen).

Steuerung, Archiv, Reporting und Support

Organisationsbezogene Steuerung (Ämter, Fachbereiche, Gruppen, Kostenstellen)
Zentrales Archiv mit Berechtigungskonzept
Reporting und Export (CSV, PDF)
Mehrstufiger Rollout innerhalb der Auftraggeber-Organisation
Deutschsprachiger Support: Mo–Do 08:00–16:00 Uhr, Fr 08:00–14:00 Uhr

Datenschutz, Sicherheit und Nachhaltigkeit

Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO
Datenstandort und -verarbeitung ausschließlich in Deutschland
Transportverschlüsselung TLS 1.3 oder gleichwertig
Informationssicherheits- und Qualitätsmanagement, redundante Systeme
Rechenzentrumszertifizierung (C5 wünschenswert)
Papier mit 100 % Altpapieranteil, zertifiziert (PEFC, FSC oder gleichwertig)
Konzept zu emissionsarmer Leistungserbringung, energieeffizienter Infrastruktur und CO₂-Kompensation

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Details

Pflichtnachweise (A-Kriterien)

Vollständige Unternehmensdarstellung (Organisation, Leistungserbringung, Ansprechpartner)
Mindestens 3 vergleichbare Referenzen, vorzugsweise aus dem öffentlichen Sektor oder aus regulierten Umfeldern
Eintragung im Anbieterverzeichnis der Bundesnetzagentur (postrechtliche Erlaubnis)
Zertifizierungen: ISO 9001, ISO 14001 und ISO 27001
Eigenerklärung Ausschlussgründe
Eigenerklärung Sanktionen
Eigenerklärung Informationen zum Bieter (csx 59)
Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO)
Nachweis Datenstandort ausschließlich Deutschland
Nachweis Transportverschlüsselung TLS 1.3 oder gleichwertig
Dokumentiertes Informationssicherheits- und Qualitätsmanagement
Rechenzentrumszertifizierung (möglichst BSI C5)
Redundante System- und Produktionsstrukturen
Backup-, Wiederherstellungs- und Notfallverfahren
Eigenerklärung Subventionen (524 EU), sofern drittstaatliche Zuwendungen erhalten wurden

Wertungsrelevante Kriterien (B-Kriterien)

Aus dem Kriterienkatalog ergeben sich optionale Soll-Kriterien, die mit Punkten (typisch 20–60 Punkte je Kriterium) bewertet werden. Dazu gehören u. a.:

Erfüllungsgrad der Soll-Kriterien
Logistik- und Qualitätssicherungskonzept
Implementierungs-, Schulungs- und Supportkonzept
Personaleinsatz- und Sozialkonzept
Umweltmanagement
Reporting-Möglichkeiten
Konzept zu emissionsarmer Leistungserbringung, Energieeffizienz und CO₂-Kompensation

Verfahrenshinweise

Verfahrensart: offenes Verfahren
Zuschlagskriterium: Preis
Nachforderung von Unterlagen vorbehalten
Keine Sicherheitsleistung gefordert
Bindefrist: 56 Tage nach Angebotsabgabe
Vertragslaufzeit: 4 Jahre ab Vertragsbeginn (voraussichtlich 01.10.2026 bis 01.10.2030)

Referenzprojekte

mindestens 3 ReferenzenZeitraum: nicht näher spezifiziertVolumen: nicht näher spezifiziert

Vergleichbare Referenzen über die Erbringung von Hybridpost-/Druck- und Versandleistungen

vorzugsweise aus öffentlichem Sektor oder regulierten Umfeldern; Nachweis über Referenzblätter mit Auftraggeber, Leistungsgegenstand und Zeitraum

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

Details

4–10Angebote erwartet

Mittlere Konkurrenz

Median rund 6 Angebote.

Wahrscheinliche Bieterzahl

1–3 · 32%4–10 · 34%11+ · 34%

Unternehmen, die ähnliche Ausschreibungen gewonnen haben

Aus vergleichbaren bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)

Details

Checkliste zur Angebotsabgabe

Konkrete Schritte laut Vergabeunterlagen

Details

Angebotskern3

Angebotsschreiben (vollständig ausgefüllt und unterschrieben)Pflicht
Vorgabe der Vergabestelle GKD Recklinghausen, Gz. 312/26
Preisblatt (vollständig ausgefüllt)Pflicht
Preise für alle Sendungsarten gemäß Leistungsbeschreibung
Kriterienkatalog (Excel, alle blauen Pflichtfelder ausfüllen)Pflicht
Pro Kriterium 'Anforderung erfüllt' Ja/Nein angeben; bei B-Kriterien Punktzahl eintragen

Eignungsnachweise9

Unternehmensdarstellung (Organisation, Leistungserbringung, Ansprechpartner)Pflicht
Mindestens 3 vergleichbare ReferenzenPflicht
vorzugsweise aus öffentlichem Sektor oder regulierten Umfeldern
Nachweis Eintragung im Anbieterverzeichnis der Bundesnetzagentur (BNetzA)Pflicht
Zertifizierungsnachweise ISO 9001, ISO 14001 und ISO 27001Pflicht
Eigenerklärung zu AusschlussgründenPflicht
Eigenerklärung Informationen zum Bieter (Formular csx 59)Pflicht
Eigenerklärung SanktionenPflicht
Eigenerklärung Subventionen (524 EU)Pflicht
nur ausfüllen, falls drittstaatliche Zuwendungen erhalten wurden
Präqualifizierungsnachweis (falls vorhanden)optional
mit Registrierungsnummer und Zugriffscode beifügen

Konzepte und Qualität4

Einführungs- und Betriebskonzept mit Projektplan und VerantwortlichkeitenPflicht
Qualitätskonzept (Logistik, QS, Implementierung/Schulung/Support, Personal, Umwelt)Pflicht
Beschreibung der Reporting-MöglichkeitenPflicht
Konzept zu emissionsarmer Leistungserbringung, energieeffizienter Infrastruktur, CO₂-KompensationPflicht

Datenschutz, IT-Sicherheit und Betrieb6

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVOPflicht
Nachweis Datenstandort und Verarbeitung ausschließlich in DeutschlandPflicht
Nachweis Transportverschlüsselung TLS 1.3 (oder gleichwertig)Pflicht
Nachweis redundanter System- und ProduktionsstrukturenPflicht
Nachweis Backup-, Wiederherstellungs- und NotfallverfahrenPflicht
Rechenzentrumszertifizierung (z. B. BSI C5) – NachweisPflicht

Bietergemeinschaften und Unteraufträge4

Formular 531 EU (bei Bietergemeinschaft)optional
nur bei Bietergemeinschaft erforderlich
Formular 533a EU / 533b EU – Nachweis Unterauftragnehmeroptional
nur bei Vergabe von Unteraufträgen gem. § 36 VgV
Formular 534a EU / 534b EU – Eignungsleiheoptional
nur bei Eignungsleihe gem. § 47 VgV
Kartellerklärung (falls zutreffend)optional