Ausschreibungen Drucker, Kopierer & Scanner
Rahmenvereinbarung über den Druck und Versand von Geschäftsbriefen
Gemeinsame Kommunale Datenzentrale Recklinghausen | Bezirksregierung MünsterRecklinghausen, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie GKD Recklinghausen schreibt für 4 Jahre eine Hybridpostlösung aus. Gesucht wird ein Dienstleister, der Geschäftsbriefe elektronisch entgegennimmt, druckt, falzt, kuvertiert, frankiert und an die Deutsche Post (oder einen vergleichbaren Universaldienstleister) übergibt. Die Lösung soll webbasiert funktionieren, den täglichen Postversand aus Fachanwendungen ebenso abdecken wie Massensendungen (z. B. Steuerbescheide, Wahlbenachrichtigungen) und höchste Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit erfüllen.
Angebote sind bis 10.07.2026 um 10:00 Uhr rein elektronisch über die Vergabeplattform metropoleruhr.de einzureichen. Der Zuschlag erfolgt nach dem Preis.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristJUN2026 DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN
Veröffentlichung9. Juni 2026
Bieterfragen-Frist3. Juli 2026
Angebotsfrist10. Juli 2026
Angebotsöffnung10. Juli 2026
Bindefristca. 10. Juli – 4. Sep. 2026
Vertragsbeginn1. Okt. 2026
Vertragslaufzeitca. 1. Okt. 2026 – 1. Okt. 2030
Einzelaufträge Vorlaufzeitca. 1. Okt. 2026 – 1. Okt. 2030
Preisänderung erstmalig möglichca. 1. Okt. 2027
Vertragsendeca. 1. Okt. 2030
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenRichtwertmethode5 Kriterien
- Qualität70%
Bewertung des Qualitätskonzepts, maximal 100 Leistungspunkte, gewichtet über L_Angebot/L_Median in der Richtwertformel
Z_Angebot = 70 × (L_Angebot / L_Median) − 30 × (P_Angebot / P_Median)
KI-Hinweis: Zuschlagskriterien, Gewichtungen, Unterkriterien und die Formel der gewichteten Richtwertmethode (Median) nach UfAB VI sind vollständig dokumentiert.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenLösung und Funktionsumfang
Bereitstellung einer webbasierten Softwarelösung (kein lokales Vollsetup). Funktionen:
Elektronische Übernahme und gesicherte Übergabe von Druckdaten (SFTP/Hotfolder, virtueller Druckertreiber)Aufbereitung und Steuerung der DokumenteDokumentenvorschauFormale Adressprüfung und SichtfensterprüfungSteuerung der Druckparameter (ein-/zweiseitig, s/w oder farbig)Serienbrieftrennung und KonsolidierungUnterstützung der Dateiformate PDF und DOCXCitrix- und Terminalserver-Tauglichkeit, Windows-UnterstützungBenutzer-, Rollen- und Freigabekonzept, Zwei-Faktor-Authentifizierung
Physische Produktion und Versand
Druck, Falzung, Kuvertierung und Frankierung der GeschäftsbriefeFrankierung ohne feste SperrbereicheÜbergabe der Sendungen an einen postrechtlich zugelassenen Zustelldienst (Deutsche Post AG oder vergleichbarer Universaldienstleister)Versand von Standard- und Kompaktbriefen, Großbriefen, Auslandssendungen und förmlichen Zustellungen (Postzustellungsaufträge)Taggleiche Verarbeitung werktags bis zur angegebenen Freigabe-UhrzeitZustellquote mindestens 95 % nach E+3 Werktagen und 99 % nach E+4 WerktagenRückläuferverarbeitungDruckdaten sind spätestens 24 Stunden nach physischer Produktion zu löschen
Sendungsarten und Mengengerüst (Schätzung)
Richtwerte für die jährlichen Sendungsmengen:
Standardbriefe Tagespost: ca. 350.000Kompaktbriefe Tagespost: ca. 70.000Großbriefe Tagespost: ca. 20.000Postzustellungsaufträge Tagespost: ca. 100.000Standardbriefe SCOwi: ca. 350.000Postzustellungsaufträge SCOwi: ca. 90.000Standardbriefe Steuerbescheide: ca. 120.000Kompaktbriefe Steuerbescheide: ca. 25.000Großbriefe Steuerbescheide: ca. 2.500Wahlbenachrichtigungen: ca. 430.000 je WahlEinzelaufträge Standardbriefe: ca. 50.000
SCOwi-Bescheide werden 2× wöchentlich geliefert. Steuerbescheide gehen jährlich im Januar in Produktion (max. 150.000 Sendungen).
Steuerung, Archiv, Reporting und Support
Organisationsbezogene Steuerung (Ämter, Fachbereiche, Gruppen, Kostenstellen)Zentrales Archiv mit BerechtigungskonzeptReporting und Export (CSV, PDF)Mehrstufiger Rollout innerhalb der Auftraggeber-OrganisationDeutschsprachiger Support: Mo–Do 08:00–16:00 Uhr, Fr 08:00–14:00 Uhr
Datenschutz, Sicherheit und Nachhaltigkeit
Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVODatenstandort und -verarbeitung ausschließlich in DeutschlandTransportverschlüsselung TLS 1.3 oder gleichwertigInformationssicherheits- und Qualitätsmanagement, redundante SystemeRechenzentrumszertifizierung (C5 wünschenswert)Papier mit 100 % Altpapieranteil, zertifiziert (PEFC, FSC oder gleichwertig)Konzept zu emissionsarmer Leistungserbringung, energieeffizienter Infrastruktur und CO₂-Kompensation
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenPflichtnachweise (A-Kriterien)
Vollständige Unternehmensdarstellung (Organisation, Leistungserbringung, Ansprechpartner)Mindestens 3 vergleichbare Referenzen, vorzugsweise aus dem öffentlichen Sektor oder aus regulierten UmfeldernEintragung im Anbieterverzeichnis der Bundesnetzagentur (postrechtliche Erlaubnis)Zertifizierungen: ISO 9001, ISO 14001 und ISO 27001Eigenerklärung AusschlussgründeEigenerklärung SanktionenEigenerklärung Informationen zum Bieter (csx 59)Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO)Nachweis Datenstandort ausschließlich DeutschlandNachweis Transportverschlüsselung TLS 1.3 oder gleichwertigDokumentiertes Informationssicherheits- und QualitätsmanagementRechenzentrumszertifizierung (möglichst BSI C5)Redundante System- und ProduktionsstrukturenBackup-, Wiederherstellungs- und NotfallverfahrenEigenerklärung Subventionen (524 EU), sofern drittstaatliche Zuwendungen erhalten wurden
Wertungsrelevante Kriterien (B-Kriterien)
Aus dem Kriterienkatalog ergeben sich optionale Soll-Kriterien, die mit Punkten (typisch 20–60 Punkte je Kriterium) bewertet werden. Dazu gehören u. a.:
Erfüllungsgrad der Soll-KriterienLogistik- und QualitätssicherungskonzeptImplementierungs-, Schulungs- und SupportkonzeptPersonaleinsatz- und SozialkonzeptUmweltmanagementReporting-MöglichkeitenKonzept zu emissionsarmer Leistungserbringung, Energieeffizienz und CO₂-Kompensation
Verfahrenshinweise
Verfahrensart: offenes VerfahrenZuschlagskriterium: PreisNachforderung von Unterlagen vorbehaltenKeine Sicherheitsleistung gefordertBindefrist: 56 Tage nach AngebotsabgabeVertragslaufzeit: 4 Jahre ab Vertragsbeginn (voraussichtlich 01.10.2026 bis 01.10.2030)
Referenzprojekte
mindestens 3 ReferenzenZeitraum: nicht näher spezifiziertVolumen: nicht näher spezifiziert
Vergleichbare Referenzen über die Erbringung von Hybridpost-/Druck- und Versandleistungen
vorzugsweise aus öffentlichem Sektor oder regulierten Umfeldern; Nachweis über Referenzblätter mit Auftraggeber, Leistungsgegenstand und Zeitraum
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 32%4–10 · 34%11+ · 34%
Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen
Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 26 erledigt
Angebotskern
Eignungsnachweise
Konzepte und Qualität
Datenschutz, IT-Sicherheit und Betrieb
Bietergemeinschaften und Unteraufträge
Verlauf dieser Vergabe
2 Bekanntmachungen- 07.07.2026Vergabebekanntmachung
Verfahren aufgehoben (07.07.2026)
- 08.06.2026Ausschreibungauf dieser Seite
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Auftraggeber
Gemeinsame Kommunale Datenzentrale Recklinghausen | Bezirksregierung Münster
Anschrift
45665 Recklinghausen
Ort
45665 Recklinghausen
Kategorie
Drucker, Kopierer & Scanner
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.gkd-re.de ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
45665 Recklinghausen
Nordrhein-Westfalen
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