Ausschreibungen Drucker, Kopierer & Scanner

Rahmenvertrag Mietdrucker für das Bezirksamt Reinickendorf von Berlin

Bezirksamt Reinickendorf von Berlin | Vergabekammer des Landes BerlinBerlin, BerlinFrist: 15. Juni 2026(in 6 Tagen)

Zusammenfassung

Das Bezirksamt Reinickendorf von Berlin sucht einen Dienstleister, der für 60 Monate rund 495 neue Multifunktionsdrucker (Drucken, Scannen, Kopieren) mietweise inklusive Vollservice bereitstellt. Geliefert werden vier Systemklassen (A4-Geräte bis 30 Seiten/Min. bis hin zu Hochleistungs-A3-Druckern mit 95 Seiten/Min.), ein zentrales Druckmanagementsystem mit Follow-Me-Druck, Authentifizierung per RFID, OCR-Scanworkflows sowie Anbindung an das künftige Dokumentenmanagementsystem. Zum Service gehören Wartung, Reparatur (Reaktionszeit max. 8 Std., Wiederherstellung max. 3 Werktage), Lieferung des Verbrauchsmaterials (außer Papier, Klammern, Folien), Installation, Schulung, BSI-konforme Datenträgerlöschung am Vertragsende sowie eine optionale Verlängerung um 12 Monate. Die Vergabe erfolgt als offenes Verfahren nach VgV, Angebote werden ausschließlich elektronisch über die Plattform meinauftrag.rib.de eingereicht. Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot (Preis, technische Kriterien, TEC-Werte, Servicekonzept).

Original-Bekanntmachung ansehen

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Details

Noch 6 Tage bis zur Angebotsfrist

Termin / Frist

202620272028202920302031

MAINOVMAINOVMAINOVMAINOVMAINOVMAI

Veröffentlichung

Bieterfragen-Frist

Angebotsfrist

Angebotsöffnung

Bindefrist

Vertragsbeginn

Rahmenvertrag Laufzeit

Frist Verlängerungsanzeige

Verlängerung max.

bis 2032

Heute

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Details

Preis & Qualität4 Kriterien

Preis 19.5%Qualität 80.5%

Preis19.5%
Gesamtsumme (Gerätemiete und Seitenpreise auf Basis des Volumens). Preismodell: Punktevergabe basierend auf Abweichung vom günstigsten Angebot.
Technische Bewertung55.5%
Bewertung technischer Kriterien aus Anlage 1 (z.B. Erfüllungsgrad von Anforderungen). Punkte je Kriterium (max. 1,5), Gesamtmax. 55,5 Punkte.
TEC-Werte10%
Bewertung der TEC-Werte (Energieeffizienz) über Quotientenformel: vorteilhaftester TEC-Wert / angegebener TEC-Wert, multipliziert mit Maximalpunktzahl je Leistungsklasse.
Servicekonzept15%
Bewertung des Servicekonzepts (Störungsbehebung, Betrieb, Verwaltung, Versorgung, Serviceorganisation, Technikerqualifikation).

Bewertungsformel

Punkte werden addiert: Preis (max. 19,5), technische Kriterien (max. 55,5), TEC-Werte (max. 10), Servicekonzept (max. 15). Höchste Punktzahl erhält Zuschlag.

Alle Zuschlagskriterien mit Gewichtungen und Bewertungsmethode sind vollständig beschrieben.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Details

Überblick und Vertragsrahmen

Miete und Vollservice von fabrikneuen Multifunktionsgeräten (Drucken, Scannen, Kopieren) für alle Verwaltungsgebäude einschließlich Außenstellen des Bezirksamt Reinickendorf von Berlin
Vertragsbeginn: 01.08.2026; Hauptmietdauer 60 Monate (bis 31.07.2031); einmalige Verlängerungsoption um max. 12 Monate (einseitig durch Auftraggeber, Anzeige 12 Wochen vor Ende der Hauptmietdauer)
Es sollen 4 Systemklassen eines Herstellers eingesetzt werden, einheitlich zentral administrierbar mit einheitlicher Bedienoberfläche
Geschätzte Gesamtmenge: 495 Systeme (353× LK1, 123× LK2, 18× LK3, 1× LK4); zusätzliche Anmietung weiterer Systeme während der Laufzeit zu angebotenen Konditionen muss möglich sein
Abholung der Systeme am Vertragsende erfolgt auf Kosten des Auftragnehmers
Preiserhöhungen während der Vertragslaufzeit sind ausgeschlossen (Festpreisbindung)

Die vier Leistungsklassen

LK 1 – A4-Multifunktionsgeräte (≥ 30 S./Min., S/W + Farbe), 353 Stück: Touchscreen mind. 7 Zoll, 250 Blatt Papiervorrat, Duplex, 1.200×1.200 dpi, SPDF 30/60 S./Min., empfohlenes Monatsvolumen 300–2.000 Seiten
LK 2 – A3-Multifunktionsgeräte (≥ 35 S./Min., S/W + Farbe), 123 Stück: Touchscreen mind. 10 Zoll, 1.200 Blatt Papiervorrat, A4+A3-Fächer, 60–300 g/m², SPDF 150/300 S./Min., Monatsvolumen 2.000–20.000 Seiten; inkl. ergonomischer Arbeitshöhe (Unterschrank)
LK 3 – A3-Multifunktionsgeräte (≥ 60 S./Min., S/W + Farbe), 18 Stück: Technische Eckdaten wie LK 2, höherer Durchsatz; optional Hochleistungsscanner (300 Blatt Einzug, 100/200 ipm, 38–413 g/m², Schräglagenkorrektur, Leerseitenentfernung)
LK 4 – Hochvolumiges A3-S/W-Multifunktionsgerät (≥ 95 S./Min., nur Schwarzweiß), 1 Stück: Für die bezirksinterne Druckerei, ca. 3.300 Blatt Papiervorrat, Toner-/Papierwechsel im laufenden Betrieb, optional Großraummagazin (5.000 Blatt), Broschürenfinisher (2.000 Blatt, 65 Blatt Normal- bzw. 20 Blatt Broschürenheftung, Locheinheit 2/4-Fach) sowie optische/akustische Statusanzeige

Software und Druckmanagement

Zentrale, webbasierte Druckmanagementlösung (vom Hardware-Hersteller)
Automatische Verteilung von Konfigurationen, Nutzungsrechten, Firmware und Zertifikaten
Authentifizierung: primär Transponder (RFID/Kartenleser), zusätzlich Windows-Credentials und optional PIN; Kartenleser für alle Geräte
Follow-Me-Druck / Vertraulicher Druck (Standard für alle Nutzer) mit Vertreterfunktion und Direktdruck als Ausnahme
Druckregeln: automatische Umleitung, Farbwahl, Simplex/Duplex, Kostenminimierung
Umfangreiche Scanworkflows mit serverbasierter OCR (durchsuchbares PDF, DOCX, XLSX); Übergabe von Metainformationen an die E-Akte; XML-Struktur für künftige DMS-Anbindung
Scan to Mail, Scan to Home-Folder, Scan to DMS, Scan to Fax
Bildverbesserung: Leerseitenerkennung, Staub-/Kratzer-Bereinigung, Lochschattenentfernung, Geraderücken, Ausrichtungserkennung
Reporting, Kosten- und Nutzungserfassung, Funktionsrechte (z. B. Farbfunktion einschränkbar)
Monitoring: automatische Zählerstandübermittlung, automatische Verbrauchsmaterialbestellung, Störungsbenachrichtigung
Schnittstellen: LDAP/Active Directory, MS Exchange, LPD/LPR (Unix), Windows Printserver; Kompatibilität mit Windows Server 2022 und Windows 11 (64 Bit)
Mobile Printing / Anbindung mobiler Geräte

Service, Wartung und Reaktionszeiten

Wiederherstellung der Systemfunktion vor Ort durch qualifiziertes Personal des Auftragnehmers
Reaktionszeit: max. 8 Stunden; Wiederherstellungszeit: max. 3 Werktage
Servicezeiten mindestens: Mo–Do 08:00–17:00 Uhr, Fr 08:00–14:00 Uhr
Ausschließlich Original-Ersatzteile; bei Reparatur außer Haus gleichwertiges Ersatzsystem
Störungsmeldung per E-Mail, Ticketsystem oder Flottenmanagement-Tool; kostenfreie Statusabfrage für den Auftraggeber
Vollautomatische/softwaregesteuerte Wartung und Verbrauchsmaterialversorgung möglich
Lieferung des Verbrauchsmaterials (Toner, Trommeln etc.) inklusive; ausgenommen sind Papier, Heftklammern und Folien
Klickpreise pro S/W- und Farbseite (A3 zählt als 2 A4) decken Service, Verbrauchsmaterial und Wartung
Inkludiertes monatliches Druckvolumen je Leistungsklasse (Kalkulationsbasis: 6 % Tonerdeckung S/W, 20 % Farbe); Mehrseiten über Klickpreise

Installation, Rollout, Schulung und Beratung

Anlieferung, Aufstellung, Erstinstallation, Erstprogrammierung und Einweisung im Mietpreis enthalten
Vorkonfiguration der Geräte nach Vorgaben des Auftraggebers (Hostnames, IP-Adressen etc.), einsatzbereite Lieferung
Netzeinbindung: Anschluss Netzwerkkabel am Gerät, Nutzung des vom Auftraggeber bereitgestellten Netzwerkports (keine administrativen Eingriffe ins AG-Netz)
Einweisung von 2 Mitarbeitern des Bezirksamts inkl. Installationsleitfaden (Handout)
Gruppenschulung für max. 10 Mitarbeiter (Grundfunktionen: Kopieren, Drucken, vertraulicher Druck, Faxen, Scan to E-Mail/Netzwerk), ca. 30 Min. je Gruppe
Beratungskontingent: max. 20 Stunden (telefonisch oder persönlich), kostenfrei auf Abruf
Projektmanager für Roll-Out-Koordinierung durch den Auftragnehmer; detailliertes Rollout-Konzept inkl. Zeitplan ist Bestandteil des Angebots

Sicherheit, Datenschutz und Datenträgerlöschung

Datensicherheitstool mit Common-Criteria-Zertifizierung (IEEE 2600.1 oder ISO/IEC 15408 EAL) je Leistungsklasse
Umfassendes Sicherheitskonzept: Schutz gegen nicht autorisierten Zugriff (Dokumentendiebstahl, Einstellungsänderungen, interner Speicher, Netzwerkverkehr, Netzwerkangriffe) – als gesonderte Anlage einzureichen
BSI-konforme Datenträgerlöschung (z. B. nach BSI-Grundschutzbaustein) zum Vertragsende – Kostenposition im Preisblatt
Recyclingpapierfähigkeit, Schadstoffemissionsnachweise gemäß RAL UZ-205 / Blauer Engel DE-UZ 205, RoHS-Konformität
Entsorgungskonzept für kostenlosen Rücktransport leerer Toner- und Trommeleinheiten

Optionale Komponenten und Zusatzleistungen

Unterschrank (LK 1), zusätzliche Papierfächer (LK 1–3), Hochleistungsscanner (LK 3), Broschürenfinisher / Locheinheit (LK 4), Statusanzeige (LK 4), seitliches Großraummagazin / Tandemkassette (LK 4)
Follow-Me-Print-System mit Kartenlesern (für alle Geräte LK 1–4)
Software und Softwarelizenzen (Nachkauf in 1er-, 5er-, 15er-, 25er- und 50er-Paketen, inkl. 5 Jahre Wartung)
Umzüge (innerhalb Gebäude und bis 30 km), Tagessätze Druckertechniker und Systemspezialist, Schulungen (60 Min. Videokonferenz, 8h Videokonferenz, 8h Vor-Ort) – separate Preispositionen im Preisblatt
BSI-konforme Datenträgerlöschung (geschätzt 495 Stück) als separate Position

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Details

Ausschlussgründe und persönliche Eignung

Keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB (Straftaten, schwere Verfehlungen, Steuer-/Sozialversicherungsrückstände, Insolvenz, Wettbewerbsverstöße)
Keine Verurteilungen gemäß § 21 Abs. 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, Arbeitnehmerentsendegesetz oder Mindestlohngesetz
Erklärung über die Einhaltung restriktiver Maßnahmen gegenüber Russland (kein Bezug zu sanktionierten russischen Staatsangehörigen/Unternehmen gemäß Art. 5k VO (EU) 833/2014 i.V.m. VO (EU) 2022/576)
Nachweis erfolgt über Wirt-124 EU bzw. Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE); Pflichtformblatt vollständig ausfüllen

Zertifizierungen und Qualitätsnachweise

ISO/IEC 9001 (Qualitätsmanagement) – Kopie des Zertifikats beifügen
ISO/IEC 14001 (Umweltmanagement) – Kopie des Zertifikats beifügen
ISO/IEC 27001 (Informationssicherheit) – Kopie des Zertifikats beifügen
Hersteller-Zertifizierung oder Partnerstatus des Bieters für die angebotenen Produkte (alternativ Eigenerklärung möglich)
Berufliche Qualifikation der Leistungserbringer/Führungskräfte (Zeugnisse, Diplome, Studiennachweise, Bescheinigungen)

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Mindestens 3 vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten 3 Jahren (Art, Umfang, Leistungsprofil vergleichbar; abgeschlossen oder noch in Bearbeitung)
Pro Referenz: Auftraggeber, Zeitraum, Projektbeschreibung, Wertumfang netto, Ansprechpartner beim Referenzkunden mit E-Mail und Telefonnummer (Bieter-Ansprechpartner reicht nicht)
Einverständnis zur Nachfrage beim Referenzauftraggeber; falsche Angaben können zum Ausschluss führen
Angabe der Anzahl der derzeit beschäftigten Techniker/Systemingenieure in Service und Support für die angebotene Kopierer-Technik – in Deutschland insgesamt und im für den Rahmenvertrag zuständigen Gebiet
Anzahl und Orte der Niederlassungen aller beteiligten Unternehmen in Deutschland

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Nachweis gemäß § 45 VgV oder durch EEE
Identifikationsnummer (Wirtschafts-Identifikationsnummer, USt-ID, D-U-N-S oder Handelsregisternummer)
ULV-Nummer (Amtliches Unternehmer- und Lieferantenverzeichnis für öffentliche Aufträge des Landes Berlin) wird als Präqualifikation akzeptiert
Bei Bietergemeinschaften: gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter; Aufgabenteilung und Beteiligungsverhältnisse darlegen

BerlAVG – tarifrechtliche und soziale Anforderungen

Tariftreue und Mindestentlohnung gemäß Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz (BerlAVG) – Erklärung über Wirt-214 P Teil A (Mindestlohngesetz, Arbeitnehmer-Entsendegesetz)
Einhaltung der Frauenförderverordnung (Wirt-2141)
Erklärung zur Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen (Wirt-2140)
Unterauftragnehmer/Verleiher vertraglich zur Tariftreue zu verpflichten
Vergabemindestlohn: 14,93 €/Std. ab 01.01.2026 (für einschlägige Tätigkeiten)

Referenzprojekte

3 ReferenzenZeitraum: Letzte 3 Jahre (bezogen auf Vertragsende), abgeschlossene oder noch laufende ProjekteVolumen: Nicht beziffert – vergleichbar zur ausgeschriebenen Größenordnung (ca. 495 Geräte über 60 Monate)

Mindestens 3 Referenzprojekte vergleichbar in Art, Umfang und Leistungsprofil (Miete und Vollservice von Multifunktionsdruckern/MFP bei öffentlichen oder vergleichbaren Auftraggebern)

Pro Referenz: Auftraggeber, Zeitraum, Projektbeschreibung, Wertumfang netto, Ansprechpartner beim Referenzkunden mit E-Mail und Telefonnummer. Bieter erklärt sich mit Nachfragen beim Referenzauftraggeber einverstanden. Unrichtige Angaben können zum Angebotsausschluss führen.

Unternehmen, die ähnliche Ausschreibungen gewonnen haben

Aus vergleichbaren bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)

Details

Checkliste zur Angebotsabgabe

Konkrete Schritte laut Vergabeunterlagen

Details

Formale Angebotsunterlagen und Eigenerklärungen6

Angebotsschreiben (Wirt-213 bzw. 213.1/213.2/213.3 je nach Losaufteilung)Pflicht
Auf der Vergabeplattform meinauftrag.rib.de herunterladen, ausfüllen und unterschrieben hochladen.
Erklärung zu Ausschlussgründen und Angaben zum Unternehmen (Wirt-124 EU) oder Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE)Pflicht
Pflichtformblatt, vollständig ausfüllen.
Erklärung zur Bieter-/Bewerbergemeinschaft (Wirt-238) – falls zutreffendoptional
Nur bei Bietergemeinschaften erforderlich, mit bevollmächtigtem Vertreter.
Erklärung zu Unteraufträgen und Eignungsleihe (Wirt-235)Pflicht
Soweit Nachunternehmer vorgesehen sind, zwingend einzureichen.
Verpflichtungserklärung anderer Unternehmer (Wirt-236) – nur auf gesondertes Verlangenoptional
Wird der Auftraggeber gesondert anfordern.
Bieterfragen über die Plattform stellen (Bieteranfragen bis 08.06.2026 11:00 Uhr)optional
Nur über die Vergabeplattform; danach sind keine Fragen mehr zugelassen.

Eignungsnachweise (fachlich und wirtschaftlich)7

Kurze schriftliche UnternehmensdarstellungPflicht
gem. Leistungsbeschreibung Pkt. 11.1.1
Zertifikate ISO/IEC 9001 (Qualität), 14001 (Umwelt) und 27001 (Informationssicherheit) als KopienPflicht
Aktuelle Zertifikate beifügen.
Hersteller-Zertifizierung oder Partnerstatus für die angebotenen Geräte (oder Eigenerklärung)Pflicht
Belegt die Befähigung zur Lieferung/Wartung der Produkte.
Nachweis Fachkräfte: Anzahl der Techniker/Systemingenieure für Service und Support in Deutschland insgesamt und im zuständigen GebietPflicht
Aktuelle Personalzahlen angeben.
Berufliche Qualifikation der Leistungserbringer/Führungskräfte (Zeugnisse, Diplome, Studiennachweise)Pflicht
Soweit einschlägig, Unterlagen beifügen.
Wirtschafts-Identifikationsnummer, USt-ID, D-U-N-S oder HandelsregisternummerPflicht
Identifikationsdaten des Bieters.
ULV-Nummer (Präqualifikation Berliner Lieferantenverzeichnis) – falls vorhandenoptional
Erleichtert den Eignungsnachweis erheblich.

Referenzen (mindestens 3)4

Mindestens 3 vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten 3 JahrenPflicht
Vergleichbar in Art, Umfang und Leistungsprofil (Miete/Wartung von MFP-Geräten).
Pro Referenz: Auftraggeber, Zeitraum, Projektbeschreibung, Wertumfang nettoPflicht
Vollständige Angaben, sonst Ausschluss möglich.
Pro Referenz: Ansprechpartner beim Referenzkunden mit E-Mail und TelefonnummerPflicht
Bieter-Ansprechpartner reicht NICHT aus.
Einverständniserklärung zur Nachfrage beim ReferenzauftraggeberPflicht
Wird durch Angeben der Referenzen erklärt.

Technische Nachweise und Konzepte19

Ausgefüllte Exceltabelle EignungskriterienPflicht
Vorgabe der Vergabestelle verwenden.
EG-Konformitätserklärung je LeistungsklassePflicht
Zwingend erforderlich.
PTS-Prüfungszeugnis je LeistungsklassePflicht
Sicherheits-/Qualitätsnachweis.
GS- und CE-Zeichen für alle eingesetzten KomponentenPflicht
Nachweise beifügen.
Schadstoffemissionsnachweise gemäß RAL UZ-205 / Blauer Engel DE-UZ 205Pflicht
Inkl. UFP-Emission auf Verlangen.
TEC-Wert (Energieverbrauch) je LeistungsklassePflicht
Fließt in die Wertung (10 %) ein.
RoHS-Konformitätserklärung (Richtlinie 2011/65/EU)Pflicht
Umweltkonformität.
Nachweis Datensicherheitstool mit Common Criteria (IEEE 2600.1 oder ISO/IEC 15408 EAL)Pflicht
Zertifizierung der Geräte-Sicherheit.
Sicherheitsdatenblätter zu Systemen und VerbrauchsmaterialienPflicht
Auch zu Tonern, Trommeln etc.
Entsorgungskonzept für kostenlosen Rücktransport leerer Toner- und TrommeleinheitenPflicht
Logistik-Konzept darstellen.
Kompatibilitätsnachweis zu Windows Server 2022 und Windows 11 (64 Bit)Pflicht
Für Software und Treiber.
Datenblätter aller Zusatz-Komponenten (Scanner, Finisher, Follow-Me-Print, Softwarelizenzen usw.)Pflicht
Für alle Optionen im Preisblatt.
Ausführliche Beschreibung der angebotenen Lösung(en) und ServicekonzeptPflicht
Fließt in Wertung ein (55,5 % Technik / 15 % Service).
Prospektmaterial, Dokumentationen, Zertifikate, Kurzdokumentation in digitaler FormPflicht
Übersichtlich dem Angebot beifügen.
Installationsleitfaden (Handout)Pflicht
Für die Erstinstallation.
Detailliertes Rollout-Konzept inkl. ZeitplanPflicht
Inkl. Rollout-Projektmanagement.
Umfassendes Sicherheitskonzept (Dokumentenschutz, Netzwerksicherheit, interner Speicher)Pflicht
Als gesonderte Anlage einreichen.
Erklärung zu restriktiven Maßnahmen ggü. Russland (Wirt-124.1)Pflicht
Bestätigung, dass kein Bezug zu sanktionierten russischen Unternehmen besteht.
Prospektmaterial, Dokumentationen, Zertifikate (Datenblätter)Pflicht
Allgemeine Produktunterlagen.

Preisblatt und Kalkulation5

Vollständig ausgefülltes Preisblatt (Excel, aktuelles Änderungspaket verwenden)Pflicht
Je Leistungsklasse: Grundmietpreis 60 Monate, Klickpreise S/W und Farbe, Stromverbrauch.
Preise für zusätzliche Dienstleistungen (BSI-konforme Löschung, Umzüge, Techniker-Tagessätze, Schulungen, Projektmanagement Rollout)Pflicht
Separate Positionen laut Preisblatt.
Preise für alle Zusatz-Komponenten (Unterschrank, Papierfächer, Scanner, Finisher, Follow-Me-Print, Softwarelizenzen) über 60 MonatePflicht
Für LK1–LK4 wie im Preisblatt abgefragt.
Kalkulation der Verlängerungsoption (12 Monate) auf Basis anteiliger GesamtkostenPflicht
Wird automatisiert ausgewertet.
Stromkosten/TEC-Werte je LeistungsklassePflicht
Wird in die Wertung einbezogen.

BerlAVG und tarifrechtliche Erklärungen4

Erklärung zur Tariftreue und Mindestentlohnung (Wirt-214 P Teil A)Pflicht
Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz.
Besondere Vertragsbedingungen zur Frauenförderverordnung (Wirt-2141)Pflicht
BerlAVG.
Erklärung zur Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen (Wirt-2140) und ggf. Anlage zur LeistungsbeschreibungPflicht
BerlAVG.
Nachweis ILO-Konformität (ggf. mit Anlage)optional
Soweit einschlägig beifügen.

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Frist: —