Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDas Bezirksamt Reinickendorf von Berlin sucht einen Dienstleister, der für 60 Monate rund 495 neue Multifunktionsdrucker (Drucken, Scannen, Kopieren) mietweise inklusive Vollservice bereitstellt. Geliefert werden vier Systemklassen (A4-Geräte bis 30 Seiten/Min. bis hin zu Hochleistungs-A3-Druckern mit 95 Seiten/Min.), ein zentrales Druckmanagementsystem mit Follow-Me-Druck, Authentifizierung per RFID, OCR-Scanworkflows sowie Anbindung an das künftige Dokumentenmanagementsystem. Zum Service gehören Wartung, Reparatur (Reaktionszeit max. 8 Std., Wiederherstellung max. 3 Werktage), Lieferung des Verbrauchsmaterials (außer Papier, Klammern, Folien), Installation, Schulung, BSI-konforme Datenträgerlöschung am Vertragsende sowie eine optionale Verlängerung um 12 Monate. Die Vergabe erfolgt als offenes Verfahren nach VgV, Angebote werden ausschließlich elektronisch über die Plattform meinauftrag.rib.de eingereicht. Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot (Preis, technische Kriterien, TEC-Werte, Servicekonzept).
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertDie Angebotsfrist ist abgelaufen.
HEUTE
Termin / FristMAI2026 NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI
Veröffentlichung
Bieterfragen-Frist
Angebotsfrist
Angebotsöffnung
Bindefrist
Vertragsbeginn
Rahmenvertrag Laufzeit
Frist Verlängerungsanzeige
Verlängerung max.bis 2032
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität4 Kriterien
Preis 19.5%Qualität 80.5%
- Preis19.5%
Gesamtsumme (Gerätemiete und Seitenpreise auf Basis des Volumens). Preismodell: Punktevergabe basierend auf Abweichung vom günstigsten Angebot.
- Technische Bewertung55.5%
Bewertung technischer Kriterien aus Anlage 1 (z.B. Erfüllungsgrad von Anforderungen). Punkte je Kriterium (max. 1,5), Gesamtmax. 55,5 Punkte.
- TEC-Werte10%
Bewertung der TEC-Werte (Energieeffizienz) über Quotientenformel: vorteilhaftester TEC-Wert / angegebener TEC-Wert, multipliziert mit Maximalpunktzahl je Leistungsklasse.
- Servicekonzept15%
Bewertung des Servicekonzepts (Störungsbehebung, Betrieb, Verwaltung, Versorgung, Serviceorganisation, Technikerqualifikation).
Punkte werden addiert: Preis (max. 19,5), technische Kriterien (max. 55,5), TEC-Werte (max. 10), Servicekonzept (max. 15). Höchste Punktzahl erhält Zuschlag.
KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien mit Gewichtungen und Bewertungsmethode sind vollständig beschrieben.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenÜberblick und Vertragsrahmen
Miete und Vollservice von fabrikneuen Multifunktionsgeräten (Drucken, Scannen, Kopieren) für alle Verwaltungsgebäude einschließlich Außenstellen des Bezirksamt Reinickendorf von BerlinVertragsbeginn: 01.08.2026; Hauptmietdauer 60 Monate (bis 31.07.2031); einmalige Verlängerungsoption um max. 12 Monate (einseitig durch Auftraggeber, Anzeige 12 Wochen vor Ende der Hauptmietdauer)Es sollen 4 Systemklassen eines Herstellers eingesetzt werden, einheitlich zentral administrierbar mit einheitlicher BedienoberflächeGeschätzte Gesamtmenge: 495 Systeme (353× LK1, 123× LK2, 18× LK3, 1× LK4); zusätzliche Anmietung weiterer Systeme während der Laufzeit zu angebotenen Konditionen muss möglich seinAbholung der Systeme am Vertragsende erfolgt auf Kosten des AuftragnehmersPreiserhöhungen während der Vertragslaufzeit sind ausgeschlossen (Festpreisbindung)
Die vier Leistungsklassen
LK 1 – A4-Multifunktionsgeräte (≥ 30 S./Min., S/W + Farbe), 353 Stück: Touchscreen mind. 7 Zoll, 250 Blatt Papiervorrat, Duplex, 1.200×1.200 dpi, SPDF 30/60 S./Min., empfohlenes Monatsvolumen 300–2.000 SeitenLK 2 – A3-Multifunktionsgeräte (≥ 35 S./Min., S/W + Farbe), 123 Stück: Touchscreen mind. 10 Zoll, 1.200 Blatt Papiervorrat, A4+A3-Fächer, 60–300 g/m², SPDF 150/300 S./Min., Monatsvolumen 2.000–20.000 Seiten; inkl. ergonomischer Arbeitshöhe (Unterschrank)LK 3 – A3-Multifunktionsgeräte (≥ 60 S./Min., S/W + Farbe), 18 Stück: Technische Eckdaten wie LK 2, höherer Durchsatz; optional Hochleistungsscanner (300 Blatt Einzug, 100/200 ipm, 38–413 g/m², Schräglagenkorrektur, Leerseitenentfernung)LK 4 – Hochvolumiges A3-S/W-Multifunktionsgerät (≥ 95 S./Min., nur Schwarzweiß), 1 Stück: Für die bezirksinterne Druckerei, ca. 3.300 Blatt Papiervorrat, Toner-/Papierwechsel im laufenden Betrieb, optional Großraummagazin (5.000 Blatt), Broschürenfinisher (2.000 Blatt, 65 Blatt Normal- bzw. 20 Blatt Broschürenheftung, Locheinheit 2/4-Fach) sowie optische/akustische Statusanzeige
Software und Druckmanagement
Zentrale, webbasierte Druckmanagementlösung (vom Hardware-Hersteller)Automatische Verteilung von Konfigurationen, Nutzungsrechten, Firmware und ZertifikatenAuthentifizierung: primär Transponder (RFID/Kartenleser), zusätzlich Windows-Credentials und optional PIN; Kartenleser für alle GeräteFollow-Me-Druck / Vertraulicher Druck (Standard für alle Nutzer) mit Vertreterfunktion und Direktdruck als AusnahmeDruckregeln: automatische Umleitung, Farbwahl, Simplex/Duplex, KostenminimierungUmfangreiche Scanworkflows mit serverbasierter OCR (durchsuchbares PDF, DOCX, XLSX); Übergabe von Metainformationen an die E-Akte; XML-Struktur für künftige DMS-AnbindungScan to Mail, Scan to Home-Folder, Scan to DMS, Scan to FaxBildverbesserung: Leerseitenerkennung, Staub-/Kratzer-Bereinigung, Lochschattenentfernung, Geraderücken, AusrichtungserkennungReporting, Kosten- und Nutzungserfassung, Funktionsrechte (z. B. Farbfunktion einschränkbar)Monitoring: automatische Zählerstandübermittlung, automatische Verbrauchsmaterialbestellung, StörungsbenachrichtigungSchnittstellen: LDAP/Active Directory, MS Exchange, LPD/LPR (Unix), Windows Printserver; Kompatibilität mit Windows Server 2022 und Windows 11 (64 Bit)Mobile Printing / Anbindung mobiler Geräte
Service, Wartung und Reaktionszeiten
Wiederherstellung der Systemfunktion vor Ort durch qualifiziertes Personal des AuftragnehmersReaktionszeit: max. 8 Stunden; Wiederherstellungszeit: max. 3 WerktageServicezeiten mindestens: Mo–Do 08:00–17:00 Uhr, Fr 08:00–14:00 UhrAusschließlich Original-Ersatzteile; bei Reparatur außer Haus gleichwertiges ErsatzsystemStörungsmeldung per E-Mail, Ticketsystem oder Flottenmanagement-Tool; kostenfreie Statusabfrage für den AuftraggeberVollautomatische/softwaregesteuerte Wartung und Verbrauchsmaterialversorgung möglichLieferung des Verbrauchsmaterials (Toner, Trommeln etc.) inklusive; ausgenommen sind Papier, Heftklammern und FolienKlickpreise pro S/W- und Farbseite (A3 zählt als 2 A4) decken Service, Verbrauchsmaterial und WartungInkludiertes monatliches Druckvolumen je Leistungsklasse (Kalkulationsbasis: 6 % Tonerdeckung S/W, 20 % Farbe); Mehrseiten über Klickpreise
Installation, Rollout, Schulung und Beratung
Anlieferung, Aufstellung, Erstinstallation, Erstprogrammierung und Einweisung im Mietpreis enthaltenVorkonfiguration der Geräte nach Vorgaben des Auftraggebers (Hostnames, IP-Adressen etc.), einsatzbereite LieferungNetzeinbindung: Anschluss Netzwerkkabel am Gerät, Nutzung des vom Auftraggeber bereitgestellten Netzwerkports (keine administrativen Eingriffe ins AG-Netz)Einweisung von 2 Mitarbeitern des Bezirksamts inkl. Installationsleitfaden (Handout)Gruppenschulung für max. 10 Mitarbeiter (Grundfunktionen: Kopieren, Drucken, vertraulicher Druck, Faxen, Scan to E-Mail/Netzwerk), ca. 30 Min. je GruppeBeratungskontingent: max. 20 Stunden (telefonisch oder persönlich), kostenfrei auf AbrufProjektmanager für Roll-Out-Koordinierung durch den Auftragnehmer; detailliertes Rollout-Konzept inkl. Zeitplan ist Bestandteil des Angebots
Sicherheit, Datenschutz und Datenträgerlöschung
Datensicherheitstool mit Common-Criteria-Zertifizierung (IEEE 2600.1 oder ISO/IEC 15408 EAL) je LeistungsklasseUmfassendes Sicherheitskonzept: Schutz gegen nicht autorisierten Zugriff (Dokumentendiebstahl, Einstellungsänderungen, interner Speicher, Netzwerkverkehr, Netzwerkangriffe) – als gesonderte Anlage einzureichenBSI-konforme Datenträgerlöschung (z. B. nach BSI-Grundschutzbaustein) zum Vertragsende – Kostenposition im PreisblattRecyclingpapierfähigkeit, Schadstoffemissionsnachweise gemäß RAL UZ-205 / Blauer Engel DE-UZ 205, RoHS-KonformitätEntsorgungskonzept für kostenlosen Rücktransport leerer Toner- und Trommeleinheiten
Optionale Komponenten und Zusatzleistungen
Unterschrank (LK 1), zusätzliche Papierfächer (LK 1–3), Hochleistungsscanner (LK 3), Broschürenfinisher / Locheinheit (LK 4), Statusanzeige (LK 4), seitliches Großraummagazin / Tandemkassette (LK 4)Follow-Me-Print-System mit Kartenlesern (für alle Geräte LK 1–4)Software und Softwarelizenzen (Nachkauf in 1er-, 5er-, 15er-, 25er- und 50er-Paketen, inkl. 5 Jahre Wartung)Umzüge (innerhalb Gebäude und bis 30 km), Tagessätze Druckertechniker und Systemspezialist, Schulungen (60 Min. Videokonferenz, 8h Videokonferenz, 8h Vor-Ort) – separate Preispositionen im PreisblattBSI-konforme Datenträgerlöschung (geschätzt 495 Stück) als separate Position
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenAusschlussgründe und persönliche Eignung
Keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB (Straftaten, schwere Verfehlungen, Steuer-/Sozialversicherungsrückstände, Insolvenz, Wettbewerbsverstöße)Keine Verurteilungen gemäß § 21 Abs. 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, Arbeitnehmerentsendegesetz oder MindestlohngesetzErklärung über die Einhaltung restriktiver Maßnahmen gegenüber Russland (kein Bezug zu sanktionierten russischen Staatsangehörigen/Unternehmen gemäß Art. 5k VO (EU) 833/2014 i.V.m. VO (EU) 2022/576)Nachweis erfolgt über Wirt-124 EU bzw. Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE); Pflichtformblatt vollständig ausfüllen
Zertifizierungen und Qualitätsnachweise
ISO/IEC 9001 (Qualitätsmanagement) – Kopie des Zertifikats beifügenISO/IEC 14001 (Umweltmanagement) – Kopie des Zertifikats beifügenISO/IEC 27001 (Informationssicherheit) – Kopie des Zertifikats beifügenHersteller-Zertifizierung oder Partnerstatus des Bieters für die angebotenen Produkte (alternativ Eigenerklärung möglich)Berufliche Qualifikation der Leistungserbringer/Führungskräfte (Zeugnisse, Diplome, Studiennachweise, Bescheinigungen)
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Mindestens 3 vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten 3 Jahren (Art, Umfang, Leistungsprofil vergleichbar; abgeschlossen oder noch in Bearbeitung)Pro Referenz: Auftraggeber, Zeitraum, Projektbeschreibung, Wertumfang netto, Ansprechpartner beim Referenzkunden mit E-Mail und Telefonnummer (Bieter-Ansprechpartner reicht nicht)Einverständnis zur Nachfrage beim Referenzauftraggeber; falsche Angaben können zum Ausschluss führenAngabe der Anzahl der derzeit beschäftigten Techniker/Systemingenieure in Service und Support für die angebotene Kopierer-Technik – in Deutschland insgesamt und im für den Rahmenvertrag zuständigen GebietAnzahl und Orte der Niederlassungen aller beteiligten Unternehmen in Deutschland
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Nachweis gemäß § 45 VgV oder durch EEEIdentifikationsnummer (Wirtschafts-Identifikationsnummer, USt-ID, D-U-N-S oder Handelsregisternummer)ULV-Nummer (Amtliches Unternehmer- und Lieferantenverzeichnis für öffentliche Aufträge des Landes Berlin) wird als Präqualifikation akzeptiertBei Bietergemeinschaften: gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter; Aufgabenteilung und Beteiligungsverhältnisse darlegen
BerlAVG – tarifrechtliche und soziale Anforderungen
Tariftreue und Mindestentlohnung gemäß Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz (BerlAVG) – Erklärung über Wirt-214 P Teil A (Mindestlohngesetz, Arbeitnehmer-Entsendegesetz)Einhaltung der Frauenförderverordnung (Wirt-2141)Erklärung zur Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen (Wirt-2140)Unterauftragnehmer/Verleiher vertraglich zur Tariftreue zu verpflichtenVergabemindestlohn: 14,93 €/Std. ab 01.01.2026 (für einschlägige Tätigkeiten)
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: Letzte 3 Jahre (bezogen auf Vertragsende), abgeschlossene oder noch laufende ProjekteVolumen: Nicht beziffert – vergleichbar zur ausgeschriebenen Größenordnung (ca. 495 Geräte über 60 Monate)
Mindestens 3 Referenzprojekte vergleichbar in Art, Umfang und Leistungsprofil (Miete und Vollservice von Multifunktionsdruckern/MFP bei öffentlichen oder vergleichbaren Auftraggebern)
Pro Referenz: Auftraggeber, Zeitraum, Projektbeschreibung, Wertumfang netto, Ansprechpartner beim Referenzkunden mit E-Mail und Telefonnummer. Bieter erklärt sich mit Nachfragen beim Referenzauftraggeber einverstanden. Unrichtige Angaben können zum Angebotsausschluss führen.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen
Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 45 erledigt
Formale Angebotsunterlagen und Eigenerklärungen
Eignungsnachweise (fachlich und wirtschaftlich)
Referenzen (mindestens 3)
Technische Nachweise und Konzepte
Preisblatt und Kalkulation
BerlAVG und tarifrechtliche Erklärungen
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Auf einen Blick
Auftraggeber
Bezirksamt Reinickendorf von Berlin | Vergabekammer des Landes Berlin
Anschrift
13437 Berlin
Ort
13437 Berlin
Kategorie
Drucker und Plotter
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.berlin.de/sen/wirtschaft/wirtschaftsrecht/vergabekammer/ ↗Weitere Ausschreibungen Drucker, Kopierer & Scanner
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