Ausschreibungen Drucker, Kopierer & Scanner

Rahmenvertrag über die Lieferung von Multifunktionssystemen, ECA-2026-010

Bundesdruckerei GmbH | Vergabekammern des Bundes beim BundeskartellamtBerlin, BerlinFrist: 25. Juni 2026(in 8 Tagen)

Zusammenfassung

Die Bundesdruckerei GmbH schreibt einen Rahmenvertrag über die Miete von Multifunktionssystemen (Drucken, Scannen, Kopieren) inklusive Lieferung, Installation, Wartung, Support und Verbrauchsmaterial aus.

Umfang: zunächst 110 Geräte, im Verlauf optional bis zu 50 weitere (max. 160 Geräte gesamt)
Standorte: Berlin (98), Hannover (7), München (4), Hamburg (1) sowie verbundene Unternehmen (außer Kroatien und Polen)
Technik: Farb-Multifunktionssysteme, mind. 40 Seiten/Minute, mit SafeQ-Druckmanagement
Vertragslaufzeit: Rahmenvertrag 2 Jahre + optional 2 Jahre Verlängerung; Einzelmietverträge 48 Monate ab 01.03.2027

Wertung: 50 % Preis, 50 % Qualität (wirtschaftlichstes Angebot). Angebote sind ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform DTVP einzureichen. Nebenangebote sind nicht zugelassen.

Original-Bekanntmachung ansehen

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Details

Noch 8 Tage bis zur Angebotsfrist

Termin / Frist

202620272028202920302031

MAINOVMAINOVMAINOVMAINOVMAINOV

Bieterfragen-Frist

Angebotsfrist

Bindefrist

Angebotsöffnung

Zuschlag

Vertragsbeginn

Rahmenvertrag Grundlaufzeit

Lieferung Initialgerät

Ausführungsbeginn

Vertragslaufzeit

Reaktionszeit Störung

Preisänderungsfrist

Rahmenvertrag Verlängerung

Verlängerung max.

Vertragsende

Heute

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Details

Preis & Qualität2 Kriterien

Preis 50%Qualität 50%

Preis50%
Angebotswertungspreis, ermittelt aus dem Preisblatt unter Berücksichtigung von Untergewichtungen. Bewertung nach einfacher Interpolationsmethode auf einer Skala von 0 bis 126 Punkten (Stand 03.06.2026; ursprünglich 130 Punkte).
Qualität der angebotenen Leistung50%
Qualitativ-fachliche Bewertung der angebotenen Leistung anhand der B-Kriterien im Kriterienkatalog (Anlage 2). Maximal 126 Leistungspunkte (Stand 03.06.2026; ursprünglich 130 Punkte). A-Kriterien sind Ausschlusskriterien, deren Nichterfüllung zum Ausschluss führt. Die konkreten B-Kriterien (z. B. zu Multifunktionssystemen, Service, Lieferung) sind im Dokument 'II.2 Anl. 2 - Kriterienkatalog' aufgeführt, das nicht im Kontext enthalten ist.

Bewertungsformel

Z(Angebot) = 0,5 * L(Angebot) + 0,5 * P(Angebot). L(Angebot) = Summe der Bewertungspunkte der B-Kriterien aus dem Kriterienkatalog (max. 126 Punkte). P(Angebot) = 126,00 x (Niedrigster Angebotswertungspreis / Angebotswertungspreis des zu wertenden Angebots), ermittelt nach der einfachen Interpolationsmethode. Das Angebot mit dem höchsten Z-Wert erhält den Zuschlag. Bei Gleichstand entscheidet die höhere Leistungspunktzahl, danach das Los.

Die konkreten B-Kriterien (Qualitätskriterien) und deren Untergewichtungen sind im Kriterienkatalog (Anlage 2, Dokument 'II.2 Anl. 2 - Kriterienkatalog') definiert, der nicht Teil des vorliegenden Kontexts ist; daher können einzelne Qualitäts-Unterkriterien nicht aufgeführt werden.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Details

Kernleistung: Miete und Bereitstellung

Gegenstand: Miete von Farb-Multifunktionssystemen (Drucken, Scannen, Kopieren) als Mietmodell.

Mengengerüst:

Initial: 110 Neugeräte
Optional im Verlauf: bis zu 50 weitere Geräte
Höchstmenge gesamt: 160 Geräte über maximal 4 Jahre

Standortverteilung (Initial und Zuwachs jeweils proportional):

Berlin: 98 Geräte
Hannover: 7 Geräte
München: 4 Geräte
Hamburg: 1 Gerät

Sekundäre Auftraggeber: Verbundene Unternehmen der Bundesdruckerei-Gruppe (laut Anlage 9) dürfen ebenfalls Geräte abrufen. Nicht abrufberechtigt sind Unternehmen in Kroatien und Polen.

Technische Mindestanforderungen an die Geräte

Funktionen: Drucken, Scannen, Kopieren in Farbe und Schwarz/Weiß
Druckgeschwindigkeit: mindestens 40 Seiten/Minute (DIN A4)
Abrechnungsbasis: DIN A4 (A3-Seiten ca. 2,5 % des Volumens, kein doppelter Seitenpreis)
Druckersprache: PCL6, PS3-Emulation (ausreichend, kein Original Adobe PS3 nötig)
Netzwerk: RJ45-Ethernet, DHCP, statische IP, IEEE 802.1X, SafeQ-Kompatibilität
Kartenleser: produkt- und herstellerneutral (kein bestimmter Y Soft-Leser vorgeschrieben)
Papier: mind. 3 Papierfächer, je ≥500 Blatt, DIN A5/A4/A3, 60–300 g/m²
Duplex-Druck und automatischer Vorlageneinzug (Dualscan-Stapelblatteinzug)
Maximale Gerätegröße: 700 mm Breite × 800 mm Tiefe (optionale Erweiterungen außerhalb dieser Maße nicht erwünscht)
Netzkabel: mind. 150 cm, CEE 7/4
Touch-Display, Universal-Drucktreiber, einheitliche Firmware für alle Geräte
Sicherheit: passwortgeschütztes Webinterface, SSL, Port-Deaktivierung, Blauer Engel oder gleichwertig
Schalldruckpegel: unter 60 dB(A)
Toner: schwermetallfrei, Tonerreichweite Schwarz ≥28.000 Seiten, Farbe ≥26.000 Seiten

Lieferung, Installation und Inbetriebnahme

Anlieferung an finalen Standort innerhalb der Gebäude des Auftraggebers (kein ebenerdiges Anliefern, Transport in die Etagen)
Auspacken, Aufstellung, lokale Inbetriebnahme durch den Auftragnehmer
Netzwerkseitige Einrichtung durch die IT des Auftraggebers
Initialgerät zur Konfiguration: Lieferung innerhalb von 5 Werktagen nach Zuschlag
Folgelieferungen: max. 20 Arbeitstage zwischen Bestellung und Lieferung
Erstausstattung Verbrauchsmaterial bei Anlieferung (1. Satz Toner/Tintenpatronen)
Abholung am Vertragsende: innerhalb 1 Monats nach Vertragsende auf Kosten des Auftragnehmers, Ausbau und Übergabe der Datenträger (Sicherheitsstufe H4 nach DIN 66399)

Wartung, Instandhaltung und Support

Wartung und Instandhaltung:

Regelmäßige vorbeugende Wartung, Reinigung, Justierung
Firmware-Updates, Austausch von Verschleißteilen
Beseitigung von Schwachstellen unverzüglich nach Bekanntgabe durch CERT

Service-Level:

Reaktionszeit: max. 6 Stunden nach Störungsmeldung (Beginn der Behebung)
Störungsbehebung: max. 72 Stunden nach Störungsmeldung
Nach 3 Fehlversuchen: Austauschpflicht für das Gerät

Hotline/Support:

Deutschsprachig, kostenlos (keine Mehrwertnummer)
Erreichbarkeit: Mo–Fr 08:00–17:00 Uhr (außer bundeseinheitliche Feiertage)
Telefon, E-Mail, Online-Problem-Management, Vor-Ort-Service
Namentlich benannter Service Manager als fester Ansprechpartner

Verbrauchsmaterial:

Jederzeit kostenfrei abrufbar
Lieferung innerhalb von 3 Arbeitstagen nach Abruf

Dokumentation, Sicherheit und Logistik

Dokumentation:

Deutsche Bedienungsanleitungen als PDF-Download
Konfigurationsdokumentation
Treiber-Updates als regelmäßige Serviceleistung

Sicherheitsanforderungen:

Sicherheitsunterweisung und Selbstauskunft zur Sicherheit (Anlage 8)
Audit-Zustimmung durch Auftraggeber
Speichermedien verbleiben beim Auftraggeber, Vernichtung durch AG (H4 nach DIN 66399)
Ggf. sicherheitsüberprüftes Wartungspersonal (SÜ2)

Logistik (Anlage 6):

Avisierung per E-Mail mind. 5 Arbeitstage vor Lieferung (bei >3 Paletten: 2 Tage)
Lieferzeitfenster: Mo–Do 07:00–14:00 Uhr, Fr 07:00–11:30 Uhr (Bundesdruckerei Berlin)
Verpackung: Europaletten (1200×800×144 mm), max. 1.200 kg, max. 2.000 mm Höhe
Kennzeichnung: Bestellnummer je Lieferung, Seriennummer und MAC-Adresse je Gerät

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Details

Zwingende Ausschlussgründe und Berufszulassung

Eigenerklärung zu Ausschlussgründen gemäß §§ 123/124 GWB (keine schweren Verstöße, keine Insolvenz, keine unzuverlässige Geschäftsführung)
Handelsregisterauszug (nicht älter als 3 Monate)
Bieterselbstauskunft mit Angaben zu: Sitz, Rechtsform, gesetzliche Vertreter, Gesellschafter, wirtschaftlich Berechtigte, Konzernstruktur, Steuernummer, USt-IdNr.
Wettbewerbsregister und Gewerbezentralregister werden vor Zuschlag vom Auftraggeber abgefragt
Eigenerklärung Russland-Bezug gemäß Art. 5k VO (EU) 833/2014 (auch für Unterauftragnehmer/Lieferanten >10 % Auftragswert)
Keine persönlichen oder dienstlichen Beziehungen zu Mitarbeitenden der Bundesdruckerei-Gruppe (bzw. Offenlegungspflicht)

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Netto-Gesamtumsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (Angabe in EUR)
Netto-Umsatz mit vergleichbaren Leistungen (Vermietung von Multifunktionssystemen) der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre

Mindestanforderung (Ausschlusskriterium): Der vergleichbare Umsatz muss in jedem der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre mindestens 400.000,00 € netto betragen haben. Andernfalls erfolgt ein Ausschluss vom Verfahren.

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Durchschnittliche Mitarbeiterzahl insgesamt in den letzten 3 Kalenderjahren (2023, 2024, 2025)
Durchschnittliche Mitarbeiterzahl mit vergleichbaren Leistungen in den letzten 3 Kalenderjahren
Mindestens 3 Referenzprojekte (Details siehe Referenzprojekte)
Nachweis der Fachkunde als spezialisiertes Unternehmen für Vermietung, Wartung und Pflege von Multifunktionssystemen

Versicherungen und weitere Nachweise

Betriebshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckungssumme:
10.000.000 EUR für Sach- und Personenschäden
2.500.000 EUR für Vermögensschäden (zweifach maximiert)
Der Nachweis kann vor Zuschlag nachgereicht werden
Umweltmanagementsystem nach ISO 14001 oder gleichwertig (auf Anforderung)
Herstellererklärung zu schwermetallfreien Toner-/Tintenprodukten
Zertifikate (z.B. ISO 14001, Blauer Engel) auf Verlangen
Ggf. Nachweis als offizieller Servicepartner des Herstellers (falls Bieter nicht selbst Hersteller)
Ggf. Nachhaltigkeitsbericht (GRI, ESRS) und CO₂-Bilanz (ISO 14067, GHG Protocol) auf Anforderung
Nachweise zu Unterauftragnehmern (Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit) bei Einsatz

Regelungen zu Bietergemeinschaften und Eignungsleihe

Bietergemeinschaften sind zulässig; alle Mitglieder haften als Gesamtschuldner
Ein bevollmächtigter Vertreter ist zu benennen
Jedes Mitglied muss die geforderten Eignungsnachweise einreichen
Eignungsleihe (Nutzung von Kapazitäten Dritter) ist zulässig
Bei wirtschaftlicher/finanzieller Eignungsleihe: gemeinsame Haftung mit dem Bieter
Unterauftragnehmer: Erklärung über Art und Umfang der Leistungsweitergabe erforderlich

Verhaltens- und Compliance-Anforderungen

Einhaltung des Verhaltenskodex (Anlage 3) und der Lieferkettensorgfaltspflichten (LkSG)
Einhaltung der Exportkontrollvorschriften (Anlage 4): keine Lieferungen/Bezüge aus Russland, Belarus, Nordkorea, Iran, Libyen, Syrien oder den genannten ukrainischen Gebieten
Cloud-/SaaS-Leistungen dürfen nur mit Serverstandorten in der EU erbracht werden
Keine unzulässigen Boykotterklärungen
Befähigung zur Abgabe exportkontrollrechtlicher Erklärungen (EU-Dual-Use, US-EAR, chinesisches Exportkontrollregime)

Referenzprojekte

3 (davon mind. 2 mit mind. 80 MFPs) ReferenzenZeitraum: Letzte 3 Jahre ab Angebotsfrist (ab 18.06.2023)Volumen: Mind. 2 Referenzen mit Vermietung von mindestens 80 Multifunktionssystemen pro Projekt

Mindestens 3 vergleichbare Referenzprojekte über Vermietung von Multifunktionssystemen (Umfang, Art, Schwierigkeitsgrad wie ausgeschrieben)

Formblatt „Referenzerklärung" (I.4) inkl. Bezeichnung, Beschreibung, Auftraggeber mit Ansprechpartner, Auftragsvolumen, Geräteanzahl, Leistungszeitraum, Leistungserbringer. Ansprechpartner kann aus Vertraulichkeitsgründen entfallen.

Unternehmen, die ähnliche Ausschreibungen gewonnen haben

Aus vergleichbaren bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)

Details

Checkliste zur Angebotsabgabe

Konkrete Schritte laut Vergabeunterlagen

Details

Pflichtformulare und Angebotsschreiben8

Angebotsschreiben (Anlage 11) ausfüllen und unterschreibenPflicht
Inkl. Einwilligung Datenschutz und Angabe Einzelbieter/Bietergemeinschaft
Preisblatt (Anlage 12) vollständig ausfüllenPflicht
Excel-Format; alle gelben Felder ausfüllen; Preise netto ohne USt
Kriterienkatalog (Anlage 2, Stand 03.06.2026) komplett ausfüllenPflicht
A-Kriterien sind Pflicht, B-Kriterien bringen Punkte; Gesamtpunktzahl 126
Bieterselbstauskunft (Anlage I.2) ausfüllenPflicht
Inkl. Sitz, Steuernummer, Vertreter, Gesellschafter, Konzernstruktur, Umsätze, Mitarbeiterzahlen
Eigenerklärung zu Ausschlussgründen (Formblatt)Pflicht
Bezug auf §§ 123/124 GWB
Eigenerklärung Russland-Bezug (Anlage II.13) einreichenPflicht
Kann auch vor Zuschlag nachgereicht werden, dann aber zwingend
Fragebogen für Zulieferer (Anlage 10) ausfüllenPflicht
Exportkontrollrechtliche Erklärung (EU, US, China)
Fragebogen Exportkontrolle und Zoll (Anlage 3)Pflicht
Nichtpräferenzielle Ursprungsangaben und Ansprechpartner benennen

Unternehmensnachweise und Eignung7

Handelsregisterauszug beifügenPflicht
Nicht älter als 3 Monate bezogen auf die Angebotsfrist
Mindestens 3 Referenzerklärungen (Formblatt I.4) einreichenPflicht
Davon mindestens 2 mit Vermietung von mind. 80 MFPs; aus den letzten 3 Jahren
Technische Beschreibung / Produktdatenblatt der angebotenen MFPsPflicht
Nachweis der Erfüllung der A-Kriterien aus dem Kriterienkatalog
Bestätigung der Servicepartnerschaft mit dem Hersteller (formfrei)optional
Nur falls der Bieter nicht selbst der Hersteller ist
Nachweis BetriebshaftpflichtversicherungPflicht
Mind. 10 Mio. EUR Sach-/Personenschäden, 2,5 Mio. EUR Vermögensschäden; kann vor Zuschlag nachgereicht werden
Unterauftragnehmer-/Eignungsleihe-Erklärung (Formblatt)optional
Pflicht bei Einsatz von Unterauftragnehmern oder Eignungsleihe; muss MIT dem Angebot eingereicht werden
Erklärung Bietergemeinschaft (Formblatt I.5)optional
Pflicht bei Bietergemeinschaften; jedes Mitglied reicht Eignungsnachweise ein

Plattform und Formalitäten4

Angebot elektronisch über DTVP hochladenPflicht
Schriftliche Angebote, Fax oder E-Mail sind nicht zugelassen
Bindefrist beachten: Angebot gilt bis 18.09.2026Pflicht
3 Monate nach Ablauf der Angebotsfrist
Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA, Anlage 5) beachtenPflicht
Gilt ab Angebotsabgabe, Geheimhaltung 5 Jahre nach Beendigung
Sicherheitsvereinbarung Informationssicherheit (Anlage 8) prüfenPflicht
Ggf. Sicherheitsunterweisung, Selbstauskunft, Audit-Zustimmung erforderlich