Ausschreibungen Drucker, Kopierer & Scanner

Rahmenvertrag über die Lieferung von Multifunktionssystemen, ECA-2026-010

Bundesdruckerei GmbH | Vergabekammern des Bundes beim BundeskartellamtBerlin, BerlinVeröffentlicht: 12. Mai 2026

Angebotsfrist: 18. Juni 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Bundesdruckerei GmbH schreibt einen Rahmenvertrag über die Miete von Multifunktionssystemen (Drucken, Scannen, Kopieren) inklusive Instandhaltungs- und Supportleistungen aus.

Das Wichtigste in Kürze:

Initial werden 110 neue Geräte beauftragt, im Verlauf sollen ca. 50 weitere Drucker hinzukommen (Höchstmenge 160).Die Geräte werden an Standorten in Berlin (Kommandantenstraße 18, 10969) aufgestellt und in die bestehende Druckmanagement-Software 'YSoft SafeQ' eingebunden.Erwartet werden u.a. eine Standardkonfiguration, Duplex-Funktion, mindestens 40 Seiten/Min., Netzwerk- und Sicherheitsfunktionen (IEEE 802.1X, VLAN, SSL).Rahmenvertrag mit Grundlaufzeit 2 Jahre und Verlängerungsoption um weitere 2 Jahre (max. 4 Jahre); initialer Einzelmietvertrag läuft 01.03.2027 bis 01.03.2031.Angebote werden elektronisch über das DTVP-Portal eingereicht, Frist: 18.06.2026, 10:00 Uhr.Eignung wird u.a. über einen Mindestumsatz von 400.000 €/Jahr (vergleichbare Leistungen) und mindestens 3 Referenzen (davon 2 mit Vermietung von mind. 80 Multifunktionssystemen) aus den letzten 3 Jahren nachgewiesen.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 18. Juni 2026

Termin / FristMAI2026 NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI

Veröffentlichung12. Mai 2026

Bieterfragen-Frist8. Juni 2026

Angebotsfrist18. Juni 2026

Angebotsöffnung18. Juni 2026

Bindefrist18. Juni – 18. Sep. 2026

Zuschlagca. 18. Sep. 2026

Rahmenvertrag Laufzeitca. 18. Sep. 2026 – 18. Sep. 2028

Musterlieferungca. 25. Sep. 2026

Lieferung Konfigurationssystemca. 25. Sep. 2026

Funktionsbereitschaft Initialbeschaffung15. Feb. 2027

Einzelvertrag Laufzeit1. März 2027 – 1. März 2031bis 2031

Widerspruchsfrist Verlängerungca. 18. Juni 2028

Verlängerungca. 18. Sep. 2028 – 18. Sep. 2030

Vertragsendeca. 18. Sep. 2030

Abholung Geräteca. 18. Sep. – 18. Okt. 2030

Versicherungspflicht nach Vertragsendeca. 18. Sep. 2030 – 18. Sep. 2032bis 2032

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität2 Kriterien

Preis 99%Qualität 1%

Preis50%
Angebotswertungspreis netto (Mietpreise Hardware und Druckkosten)
Qualität der angebotenen Leistung50%
Bewertung der technischen Leistung anhand des Kriterienkatalogs (B-Kriterien)

Z(Angebot) = 0,5 * L(Angebot) + 0,5 * P(Angebot), wobei L(Angebot) die Leistungspunktzahl und P(Angebot) die Preispunktzahl ist. Die Preispunkte werden nach der Formel P(Angebot) = 130,00 x (Niedrigster Angebotswertungspreis / Angebotswertungspreis des zu wertenden Angebots) ermittelt.

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien inkl. Gewichtungen und Bewertungsmethode sind vollständig in den Vergabeunterlagen enthalten.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Geräte, Lieferung & Inbetriebnahme

Gegenstand: Lieferung (Miete) von Multifunktionssystemen (Druck/Kopie/Scan) in Standardkonfiguration, ausschließlich Neugeräte und für den deutschen Markt zugelassen.

Umfang:

Initialbeschaffung: 110 Geräte, alle spätestens 15.02.2027 funktionsbereit aufgestellt.Bedarfsplanung: ca. 50 weitere Drucker während der Vertragslaufzeit.Höchstmenge: 160 Geräte über die Gesamtlaufzeit.

Lieferung & Installation:

Anlieferung an finale Standorte innerhalb der Gebäude des Auftraggebers (Anlieferung nur an Laderampe möglich).Transportrollen an den Geräten, max. Abmessungen 700 mm × 800 mm (B × T).Auspacken und lokale Inbetriebnahme durch den Auftragnehmer; netzwerkseitige Einrichtung durch den Auftraggeber.Lieferzeit: max. 20 Arbeitstage nach Bestellung.Ein Konfigurationsmuster ist innerhalb 5 Werktagen nach Vertragsschluss zu liefern; die Konfiguration wird unverändert auf alle weiteren Geräte gleichen Typs übertragen.Druckvolumen: bis zu 8.000 Farbseiten pro Gerät/Monat (Durchschnitt ca. 1.500 Farbseiten/Monat/Gerät).

Technische Grundausstattung

Netzwerk: RJ45 10/100/1000 Base-T, IEEE 802.1X, VLAN (802.1Q), DHCP/statische IP, Deaktivierbarkeit ungenutzter Dienste.Druck: mind. 40 Seiten/Min. A4, Auflösung 600 × 1200 dpi, Druckersprachen PCL6 und PS3, Universaldruckertreiber.Kopieren: SW/Farbe wählbar, Auflösung mind. 600 × 600 dpi, Zoom > 200 %, Geschwindigkeit mind. 40 Seiten/Min.Scannen: ICC-Farbmanagement, Auflösung mind. 600 × 600 dpi, Formate PDF/Mehrseiten-PDF/JPG/TIFF, mind. 60 Seiten/Min. A4, Dualscan-Stapelblatteinzug.Papier: mind. 3 einzeln ansteuerbare Fächer, je ≥ 500 Seiten, DIN A5/A4/A3, 60–300 g/m² gemäß DIN EN 12281, Duplexeinheit.Anzeige/Bedienung: TouchDisplay.Strom: 230 V ± 10 %, CEE 7/4, Netzkabel mind. 180 cm.Sicherheit: passwortgeschütztes Webinterface, SSL, deaktivierbare Ports/Protokolle, CE/GS, EN IEC 62368-1, EMV nach 2014/30/EU.Druckermanagement: zwingend kompatibel mit YSoft SafeQ Version 6.0 (OpenAPI SSL, TCP Socket SSL, FTP). Zugriff auf Geräte nur nach Autorisierung über SafeQ.Authentifizierung: intern verbauter kontaktloser Kartenleser (NFC).

Wartung, Instandhaltung & Support

Instandhaltung zur Gebrauchstauglichkeit über die gesamte Mietzeit: Wartung gemäß Herstellerangaben, Reinigung/Justierung, Firmware-Updates, Austausch von Verschleißteilen vor Defekt.Vor-Ort-Service an allen Standorten.Reaktionszeit: max. 6 Stunden nach Störungsmeldung; Behebung innerhalb 72 Stunden vor Ort.Ersatzteile: Original-/zertifizierte Teile, Next Business Day Lieferung kritischer Teile.Verbrauchsmaterial (Toner/Tintenpatronen): Lieferung abrufbar innerhalb 3 Arbeitstagen; Ersatzlieferung nach Meldung innerhalb 72 Stunden kostenfrei; mind. 28.000 Seiten Schwarz und 26.000 Seiten Farbe Tonerergiebigkeit (ISO/IEC 29102/291103).Hotline: Mo–Fr 08:00–17:00 (außer bundeseinheitliche Feiertage), deutschsprachig, bundesdeutsche Festnetznummer, E-Mail mit automatischer Bestätigung; Rückruf spätestens am nächsten Arbeitstag.Service Manager: namentliche Benennung eines Service Managers + Stellvertreter nach Zuschlag (Kontaktdaten, Erreichbarkeit Mo–Fr 08:00–17:00, koordiniert Auftragsmanagement, Eskalationen, Inbetriebnahmen, Abrechnung).Treiber-Updates und unverzügliche Beseitigung von Schwachstellen (z.B. veröffentlicht über DFN-CERT, CERT-BUND, US-CERT).Optional: Post-Quanten-Kryptografie (PQC) gemäß NIST FIPS 203–205.

Datenschutz, Datenträger & Sicherheit

Speichermedien (SSD, Festplatten) werden nicht zurückgeführt; sie müssen vor Ort entnehmbar sein und durch den Auftraggeber gemäß DIN 66399 Sicherheitsstufe H4 vernichtet werden.Auftragnehmer kann unter Aufsicht des Auftraggebers die Speichermedien überprüfen.Bei Modellwechsel: Ankündigung mind. 4 Wochen im Voraus, zustimmungspflichtig, kostenfreie Teststellung; neues Modell muss mindestens gleiche Funktionalität bieten.Ggf. Personal mit Sicherheitsüberprüfung Stufe 2 (SÜ2) bei sicherheitsrelevanten Tätigkeiten.

Umwelt- und Nachhaltigkeitsanforderungen

Zertifizierung Blauer Engel oder gleichwertig (A-Kriterium).Schalldruckpegel < 60 dB(A).Toner/Tinten frei von Quecksilber, Cadmium, Blei, Nickel und Chrom-VI (Herstellererklärung erforderlich).RoHS 2 (2011/65/EU) inkl. RoHS 3 (2015/863).Keine krebserzeugenden, erbgutverändernden oder reproduktionstoxischen Stoffe (Kat. 1–3).Leistungsaufnahme Ready/Bereit ≤ 120 W.Kostenloses Hersteller-Rücknahmesystem für gebrauchte Toner.Verpackungsmaterial nach Möglichkeit refurbished oder 100 % Recycling mit Zertifizierung.

Vertragslaufzeit, Mengensteuerung & Vertragsende

Grundlaufzeit des Rahmenvertrags: 2 Jahre ab Zuschlag.Verlängerungsoption: 1 × 2 Jahre (max. Gesamtlaufzeit 4 Jahre); automatisch, wenn kein Widerspruch 3 Monate vor Ablauf.Initialer Einzelmietvertrag: 01.03.2027 – 01.03.2031 (48 Monate).Mengenmeldungen: unaufgefordert bei Erreichen von 60 %, 80 % und 100 % der Höchstmenge (160 Geräte), jeweils innerhalb 14 Tagen.Vertragsende: Abholung aller Geräte innerhalb 1 Monat nach Vertragsende (Ankündigung mind. 5 Arbeitstage vorher); Ausbau der Datenträger auf AG-Campus, Übergabe mit Seriennummer; Mitwirkung bei Vernichtung nach DIN 66399 H4.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Befähigung & Ausschlussgründe

Eintragung im Handels- oder Berufsregister (Handelsregisterauszug, max. 3 Monate alt).Bieterselbstauskunft (I.2): u.a. Sitz, Steuernummer, USt-IdNr., gesetzliche Vertreter, Gesellschafter, wirtschaftlich Berechtigte, Konzernstruktur.Eigenerklärung zu Ausschlussgründen (I.3).Überprüfung Wettbewerbsregister und Gewerbezentralregister durch den Auftraggeber.Bei Einsatz von Unterauftragnehmern / Eignungsleihe: zusätzliche Erklärungen (I.6, I.7) und ggf. Eigenerklärung zu Ausschlussgründen je Drittunternehmen.Eignungsleihe ist für die berufliche Leistungsfähigkeit / einschlägige berufliche Erfahrung nicht zugelassen.

Wirtschaftliche & finanzielle Leistungsfähigkeit

Netto-Gesamtumsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre.Netto-Gesamtumsatz mit vergleichbaren Leistungen der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre: mindestens 400.000,00 € pro Jahr. Wird dieser Mindestumsatz in mindestens einem Jahr nicht erreicht, erfolgt Ausschluss vom Verfahren.Bei Unternehmen, die noch keine 3 Jahre bestehen: Angaben seit Unternehmensgründung.Nachweis einer Berufshaftpflicht-/Betriebshaftpflichtversicherung: Sach- und Personenschäden mind. 10 Mio. €, Vermögensschäden mind. 2,5 Mio. € (jeweils zweifach maximiert im Versicherungsjahr).

Technische & berufliche Leistungsfähigkeit (Referenzen)

Mindestens 3 vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten 3 Jahren vor Angebotsfrist (18.06.2026).Mindestens 2 dieser 3 Referenzen müssen eine Vermietung von mindestens 80 Multifunktionssystemen umfassen.Referenzen müssen in Umfang, Art und Schwierigkeitsgrad dem ausgeschriebenen Leistungsgegenstand entsprechen.Pro Referenz anzugeben: Leistungsbezeichnung, Leistungsbeschreibung, Auftraggeber (Name, Anschrift, Branche, Ansprechpartner), Auftragsvolumen, Anzahl Geräte, Leistungszeitraum, Eigenleistungsanteil.Formblatt Referenzerklärung (I.4) verwenden; Nachweis auch über Drittunternehmen (Eignungsleihe) möglich.

Personal & organisatorische Anforderungen

Durchschnittliche Gesamtanzahl der Beschäftigten in den letzten 3 Kalenderjahren (2023, 2024, 2025).Anzahl der Beschäftigten im vergleichbaren Leistungsbereich in den letzten 3 Kalenderjahren.Zertifiziertes Fachpersonal für Wartung/Installation.Ggf. Personal mit Sicherheitsüberprüfung SÜ2 (bei sicherheitsrelevanten Tätigkeiten).Benennung eines Service Managers + Stellvertreter nach Zuschlag (Kontaktdaten, Erreichbarkeit Mo–Fr 08:00–17:00).

Rechtliche, Compliance- und Nachhaltigkeitsanforderungen

Eigenerklärung zum Nichtvorliegen eines Russland-Bezugs gemäß Art. 5k Abs. 1 VO (EU) Nr. 833/2014 (Pflicht bei vorgesehenem Zuschlag).Fragebogen für Zulieferer (Anlage 10) zu Exportkontroll- und Zollrecht (EU/DE/US/CN).Verhaltenskodex (Anlage 3) einhalten.Lieferkettensorgfaltspflichten gemäß LkSG; Beschwerdemechanismus für Rechteinhaber/Hinweisgeber.Mindestlohngesetz (MiLoG) einhalten; Sicherheitsfreigabe bis max. 6 Monate nach vollständiger Abwicklung.ISO 14001 oder gleichwertiges Umweltmanagementsystem.Kein Einsatz von Unterauftragnehmern / Lieferanten mit Russland-Bezug gemäß Art. 5k EU-VO 833/2014, soweit Anteil > 10 % des Auftragswerts.Auf Anforderung: Nachhaltigkeitsbericht, CO2-Bilanz (Scope 1, 2, nach Möglichkeit 3), Product Carbon Footprint (EPD), Produktionsstättenliste Tier 1/Tier 2.Elektronische Rechnungsstellung: xRechnung über OZG-konforme Plattform (OZG-RE) mit Leitweg-ID.

Losstruktur

Die Ausschreibung umfasst keine Losaufteilung – die Eignungsanforderungen gelten einheitlich für den gesamten Rahmenvertrag.

Referenzprojekte

3 Referenzen ReferenzenZeitraum: Letzte 3 Jahre vor Angebotsfrist (18.06.2026)Volumen: Mind. 2 der 3 Referenzen müssen Vermietung von mind. 80 Multifunktionssystemen umfassen

Vergleichbare Referenzen über die Vermietung von Multifunktionssystemen inkl. Wartung/Support

Umfang, Art und Schwierigkeitsgrad vergleichbar mit dem ausgeschriebenen Rahmenvertrag. Angaben pro Referenz: Leistungsbezeichnung/-beschreibung, Auftraggeber (Name, Anschrift, Branche, Ansprechpartner), Auftragsvolumen, Anzahl Geräte, Leistungszeitraum, Eigenleistungsanteil. Formblatt I.4 verwenden.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

1–3Angebote erwartet

Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote

Geringe Konkurrenz

Wahrscheinliche Bieterzahl

1–3 · 43%4–10 · 30%11+ · 27%

Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen

Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)

1RICOH Deutschland GmbH5 ähnliche Ausschreibungen gewonnen↗2TA Triumph-Adler Deutschland GmbH3 ähnliche Ausschreibungen gewonnen↗3Hofmann Büroorganisation GmbH1 ähnliche Ausschreibung gewonnen↗4ACP Print & Mobility GmbH1 ähnliche Ausschreibung gewonnen↗5Triumph-Adler Deutschland GmbH1 ähnliche Ausschreibung gewonnen↗

Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 17 erledigt

Angebotsformulare & Preis

Firmen- und Eignungsnachweise

Referenzen

Fristen & Einreichung beachten

Verlauf dieser Vergabe

3 Bekanntmachungen

13.08.2026Vergabebekanntmachung
Zuschlag erteilt am 27.07.2026
12.05.2026Ausschreibung
- Abgabefrist: 18.06.2026 → 25.06.2026
- Frist für Fragen: 08.06.2026 → 15.06.2026
12.05.2026Ausschreibungauf dieser Seite

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