Ausschreibungen Logistik, Spedition & Umzug

Umzugsmanagement für den Erstbezug der Ludwigstürme und Folgeumzüge der Stadtverwaltung Ludwigshafen am Rhein

Stadt Ludwigshafen, Bereich Gebäudewirtschaft | Stadt Ludwigshafen, Zentrale Vergabestelle und Baukoordinierung | Vergabekammer Rheinland-Pfalz Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau | Stadt Ludwigshafen, Zentrale Vergabestelle und Baukoordinierung | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Ludwigshafen, Rheinland-PfalzVeröffentlicht: 23. Juni 2026

Angebotsfrist: 27. Juli 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Stadt Ludwigshafen am Rhein sucht einen Dienstleister für das Umzugsmanagement beim Erstbezug des neuen Verwaltungsgebäudes „Ludwigstürme" (ab September 2027) sowie für nachfolgende Umzüge innerhalb der Stadtverwaltung.

Worum es geht:

Der Auftragnehmer plant, steuert und koordiniert die Umzüge – er führt sie aber nicht selbst körperlich durch (kein Transport, keine Möbelmontage, keine IT-Umzüge).

Die wichtigsten Aufgaben:

Projekt aufsetzen (Strukturpläne, Termine, Kommunikation, Kick-off-Termine)Inventar erfassen (welches Möbel/Arbeitsmittel zieht wohin?)Belegungs- und Möblierungsplanung erstellenUmzugswellen und Logistik planenVergabe der eigentlichen Speditionsleistungen vorbereitenUmzüge begleiten, dokumentieren, Restpunkte abarbeiten

Verfahren: Offenes Verfahren (EU-weit), Zuschlag nach Preis (40 %), Konzeptqualität (35 %) und Projektteam (25 %). Angebote sind elektronisch über die Vergabeplattform auftragsboerse.de einzureichen.

Wichtigster Termin: Angebotsfrist endet am 27.07.2026 um 10:00 Uhr.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 27. Juli 2026

Termin / FristJUN2026 SEP DEZ MÄR JUN SEP DEZ MÄR

Veröffentlichung23. Juni 2026

Angebotsfrist27. Juli 2026

Angebotsöffnung27. Juli 2026

Bindefrist27. Juli – 22. Sep. 2026

Auftragsschreibenca. 1. Sep. – 30. Sep. 2026

Vertragsbeginnca. 1. Okt. 2026

Projektstart Erstmaßnahmenca. 1. Okt. – 16. Okt. 2026

Vertragslaufzeitca. 1. Okt. 2026 – 1. Mai 2028bis 2028

Ausführungsbeginn LuTca. 1. Sep. – 30. Sep. 2027

Umzugsdurchführungca. 1. Okt. – 31. Dez. 2027

Nachlaufleistungenca. 1. Jan. – 31. März 2028

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität8 Kriterien

Preis 40%Qualität 60%

A – Preis40%
Bewertung des Wertungspreises (Zwischensumme A Pauschale + Zwischensumme B Bedarfspositionen, ohne USt). Niedrigster Wertungspreis erhält 200 Punkte, weitere Angebote nach Formel.
B – Qualität des angebotenen Konzepts35%
Qualität des angebotenen Konzepts, bestehend aus fünf Unterkriterien zu Datenmanagement, Integration, Umzugs-/Logistikkonzept, Steuerung/Schnittstellen und Risikomanagement. Bewertung je Unterkriterium auf Skala 0-5.
C – Projektorganisation und Schlüsselpersonal25%
Projektorganisation und Schlüsselpersonal, bestehend aus Projektleitung (Schlüsselperson) und Projektteam/Projektorganisation. Bewertung je Unterkriterium auf Skala 0-5.

Preis: Punkte = (niedrigster Wertungspreis / Wertungspreis des Bieters) × 200. Qualität: Punkte Unterkriterium = (erreichte Wertungspunkte / 5) × Maximalpunktzahl des Unterkriteriums (lineare Umrechnung, 1 Wertungspunkt = 20% der Maximalpunktzahl, Skala 0-5). Gesamtpunktzahl = Summe der gewichteten Punkte aus A, B und C.

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien, Unterkriterien, prozentualen Gewichtungen, Maximalpunkte und Bewertungsformeln sind vollständig im Dokument angegeben.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Projektinitialisierung und Projektorganisation

Zu Beginn richtet der Auftragnehmer die Projektstruktur ein und legt die Grundlagen für die Zusammenarbeit mit der Stadt Ludwigshafen:

Projektstrukturplan (PSP) erstellen und mit dem Auftraggeber abstimmenGrobablaufplanung und Rahmenterminplan mit Meilensteinen, Abhängigkeiten und Entscheidungsbedarfen erstellenKommunikationsstruktur und Kommunikationslisten aufbauenBesprechungsstruktur und Projekt-/Besprechungsplan erstellenKick-off-Veranstaltungen durchführen: Lenkungskreis, Projektkernteam, Umzugsbeauftragte und OE-Leitungen – jeweils vor Ort in PräsenzInnerhalb von 10 Arbeitstagen nach Zugang des Auftragsschreibens müssen die für den Projektstart erforderlichen Erstmaßnahmen eingeleitet sein

Projektsteuerung und Berichtswesen

Während der gesamten Projektlaufzeit übernimmt der Auftragnehmer die laufende Steuerung:

Regelmäßige Jour fixe mit dem Projektkernteam (Grundrhythmus: alle 2 Wochen, online, bis 90 Min.; je nach Phase ggf. wöchentlich oder monatlich)Steuerungsinstrumente bereitstellen und pflegen: Einseiter-Status, Entscheidungslog, Risiko-RegisterRisikomanagement inkl. Go-/No-Go-Prüfung je UmzugswelleSteuerung und Überwachung läuft an Arbeitstagen (Montag–Freitag, ausgenommen gesetzliche Feiertage am Sitz des Auftraggebers)

Erfassung des Umzugsgutes

Das gesamte Umzugsgut muss vollständig und strukturiert erfasst werden:

Vollständige Erfassung des Umzugsgutes als Excel-Datei (.xlsx), ggf. auch .csvErfassung umfasst Bestandsmöblierung und NeumöblierungDaten dienen als Grundlage für Möblierungs- und UmzugsplanungQualität und Abgleich mit dem Mengengerüst sind wertungsrelevant (Kriterium B1)

Belegungs-, Möblierungs- und Regalfachbodenplanung

Im Kern erstellt der Auftragnehmer die gesamte Planung für die neuen Flächen:

Belegungsplanung prüfen, einarbeiten und in eine Abschließbarkeits-Übersicht überführenMöblierungsplanung: Bestandsmöblierung und Neumöblierung zu einer Gesamtmöblierungsplanung zusammenführenBedarfsklärung, Varianten- und Abschichtungsprüfung mit EntscheidungsvorlagenRegalfachbodenplanung je Organisationseinheit für Archiv- und RegistraturflächenIntegrationsfähigkeit der verschiedenen Planungsleistungen ist wertungsrelevant (Kriterium B2)

Durchführungsmanagement und Umzugsdokumente

Die eigentliche Umzugsdurchführung wird vom Auftragnehmer vorbereitet und begleitet:

Ablauf- und Logistikkonzept erstellenUmzugswellen- und Etappenplanung entwickelnUmzugshandbuch für Organisationseinheiten und Mitarbeitende erstellenKommunikationsplan für die umzugsspezifische MitarbeitendeninformationUmzug umfasst Direktumzüge, Leerzüge und NachbelegungenUmzugsdokumente erstellen und konfektionieren: Umzugslisten, Umzugsaufkleber, Umzugshinweise, Einzelraumpläne, Stuhlanhänger, BegleitscheineGo-/No-Go-Prüfung je Umzugswelle durchführenWertungsrelevant: Umzugs- und Logistikkonzept (Kriterium B3) sowie Steuerungs- und Schnittstellenkonzept (Kriterium B4)

Vergabevorbereitung Speditionsleistungen

Obwohl die eigentlichen Speditionsleistungen NICHT Teil dieses Auftrags sind, bereitet der Auftragnehmer deren Vergabe vor:

Leistungsverzeichnis für Speditionsleistungen erstellenFachliche Vorschläge zu Zuschlagskriterien und Wertungsmatrix für die Speditionsvergabe machenMitwirkung an der fachlichen Vergabe der Transportleistungen

Begleitung Entsorgung, Räumung und Projektabschluss

Nach den Umzügen begleitet der Auftragnehmer die Nacharbeiten:

Begleitung der Entsorgung und Räumung der QuellflächenUmgang mit schutzwürdigem Umzugsgut regelnProjektdokumentation zum Gesamtprojektabschluss erstellenRestpunkte-Übersicht führen und abarbeitenProjektabschlussgespräch führenGeplante Umzugsdurchführung: Q4 2027; Nachlaufleistungen ggf. bis Q1 2028

Ausdrücklich NICHT Gegenstand dieses Auftrags

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Der Bieter muss seine wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit nachweisen:

Umsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre, soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind (einschließlich Anteile bei Gemeinschaftsunternehmen)Bei Bedarf kann die Eignung auch durch Kapazitäten anderer Unternehmen nachgewiesen werden (mit Verpflichtungserklärung VHB 236 und gemeinsamer Haftung)Berufshaftpflichtversicherung: Nachweis ist zu erbringen

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Zusätzlich zur wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit muss Folgendes nachgewiesen werden:

Mindestens 3 vergleichbare Referenzleistungen in den letzten 3 Jahren (Umzugsmanagement, Umzugsleistungen, Facility Management mit Umzugskomponente)Erforderliche Beschäftigte stehen für den Auftrag zur Verfügung; bei Zuschlag: Anzahl der jahresdurchschnittlich Beschäftigten der letzten 3 Jahre sowie Benennung der ProjektleitungEintragung im Berufsregister des Sitzes/Wohnsitzes (sofern für die Leistungserbringung erforderlich)Gewerberechtliche Voraussetzungen müssen erfüllt seinFür Projektleitung und Schlüsselpersonal: persönliche Referenzen (siehe Reference Projects)

Zwingende Ausschlussgründe

Der Bieter darf nicht ausgeschlossen sein:

Kein Insolvenzverfahren anhängig oder eröffnet, kein Antrag mangels Masse abgelehnt, nicht in LiquidationKeine schwere Verfehlung nach § 123 / § 124 GWB; keine Verurteilung wegen Verstößen mit >3 Monaten Freiheitsstrafe oder >90 Tagessätzen / Geldbuße >2.500 € in den letzten 2 JahrenOrdnungsgemäße Zahlung von Steuern, Abgaben und SozialversicherungsbeiträgenAb Auftragssumme ≥ 30.000 € wird der Auftraggeber einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister anfordern (gem. § 150a GewO)EU-Sanktionen Russland: Bieter, Gesellschafter (>50 %) und Nachunternehmer/Lieferanten mit >10 % des Auftragswerts dürfen nicht unter die Russland-Sanktionen (EU-VO 833/2014, Art. 5 k) Abs. 1) fallenLTTG/Verpflichtungen: Tariftreue und Mindestentgelt nach rheinland-pfälzischem Landestariftreuegesetz müssen eingehalten werden

Referenzprojekte

3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 abgeschlossene GeschäftsjahreVolumen: nicht spezifiziert

3 vergleichbare Referenzen aus den letzten 3 Jahren (Umzugsmanagement / Facility Management mit Umzugskomponente) — nur auf Verlangen bei Zuschlag in die engere Wahl

Art der Leistung, Ansprechpartner, Auftragssumme und Ausführungszeitraum pro Referenz

2–3 ReferenzenZeitraum: nicht zeitlich eingeschränkt (personenbezogen)Volumen: großvolumige Büro-/Verwaltungs-/Behördenumzüge unter laufendem Betrieb; hochkomplex mit mehreren OE und Umzugswellen

2–3 personenbezogene Referenzen der konkret vorgesehenen Projektleitung – Steuerung vergleichbarer Umzugsmanagementprojekte (wertungsrelevant, Kriterium C1)

Auftraggeberart, Projektgegenstand, Zeitraum, Projektkomplexität, Umfang (OE/Arbeitsplätze/Umzugswellen), Schnittstellen, eigene Leitungsfunktion. Es zählen ausschließlich personenbezogene Erfahrungen der benannten Projektleitung.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.