Ausschreibungen Logistik, Spedition & Umzug

Vertrag über die Umlagerung von Schriftgut (Archivgut) von Freiburg nach Hoppegarten

Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Bundesministerium des Innern, vertreten durch das Beschaffungsamt des BMI | Vergabekammer des BundesHoppegarten, BrandenburgVeröffentlicht: 21. Juni 2026

Angebotsfrist: 29. Juli 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Das Beschaffungsamt des BMI sucht ein Transportunternehmen, das rund 6.000 laufende Meter Archivgut (Akten, Ordner, Karteien) des Bundesarchivs, Abteilung Militärarchiv, vom Standort Freiburg in das Zwischenarchiv nach Hoppegarten transportiert. Optional können weitere 1.000 laufende Meter beauftragt werden. Die Leistung umfasst das Auslagern, fachgerechte Verpacken, den Direkttransport mit geschlossenen Lkw sowie das Einlagern am Zielort. Der Vertrag läuft vom 01.09.2026 bis spätestens 26.02.2027. Verpflichtend für alle Bieter: Teilnahme an Besichtigungen in Freiburg (07./08.07.2026) und Hoppegarten (14./15.07.2026) sowie Anmeldung bis 06.07.2026, 11:00 Uhr.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 29. Juli 2026

Termin / FristJUN2026JULAUGSEPOKTNOVDEZJAN2027FEB

Veröffentlichung22. Juni 2026

Bieterfragen-Frist6. Juli 2026

Besichtigung Freiburg7. Juli – 8. Juli 2026

Besichtigung Hoppegarten14. Juli – 15. Juli 2026

Angebotsfrist29. Juli 2026

Angebotsöffnung29. Juli 2026

Bindefrist29. Juli – 31. Aug. 2026

Rügefristca. 29. Juli – 8. Aug. 2026

Zuschlagsfrist Verbotca. 29. Juli – 13. Aug. 2026

Nachprüfungsantragca. 29. Juli – 13. Aug. 2026

Vertragsbeginn1. Sep. 2026

Vertragslaufzeit1. Sep. 2026 – 26. Feb. 2027

Ausführungsbeginn1. Sep. 2026

Teilrechnung 50%30. Nov. 2026

Vertragsende26. Feb. 2027

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Niedrigster Preis1 Kriterium

Preis 100%Qualität 0%

Preis (Gesamtpreis inkl. gesetzlicher Umsatzsteuer)100%
Alleiniges Zuschlagskriterium: Der Zuschlag wird auf das Angebot mit dem geringsten Gesamtpreis inkl. gesetzlicher (Einfuhr-)Umsatzsteuer sowie Skontoabzug bei Erfüllung der in den Vertragsunterlagen gestellten Mindestanforderungen erteilt.

KI-Hinweis: Die Vergabeunterlagen geben in Ziffer 3.8.2 der Besonderen Bewerbungsbedingungen eindeutig an, dass der Preis das alleinige Zuschlagskriterium ist (100%).

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Transportumfang und Mengen

Pflichtumfang: rund 6.000 laufende Meter ArchivgutOptionaler Zusatzumfang: rund 1.000 laufende Meter verpacktes ArchivgutTransportgut überwiegend Archivboxen, Stehordner, Jurismappen und Karteien in Karteiboxen; ca. 20 % bereits verpacktes, ungeordnetes SchriftgutErwartete Anzahl Transporte: 20–25 (Pflicht) bzw. 3–4 (Option)Transportweg: ca. 840 km, ausschließlich Direktfahrten (kein Sammelgut) mit geschlossenen Lkw (Sattelzugmaschine + Sattelanhänger)

Leistungen des Auftragnehmers

Auslagern des Schriftguts aus Regalen/Kompaktanlagen in Freiburg unter Einhaltung der vorgegebenen SignaturfolgeSachgerechtes Verpacken in Umzugskartons und Transportbehälter; Stellung aller Behältnisse (Regalboxen, Gitterboxen, Kartonagen)Transport, Entladen und Einlagern in Regale am Zielort gemäß EinlagerungslistenOrdnungsgemäße Ladungssicherung (u.a. § 22 StVO, § 31 StVZO, BGV D29)Entfernen sämtlicher Füllmaterialien und Klebebänder rückstandslos am ZielortRegelmäßige Jour-fixe-Termine mit dem Bundesarchiv (alle 14 Tage, i.d.R. per Video-/Audiokonferenz)Wöchentliche Übermittlung aktualisierter Lagerungslisten an das BundesarchivBenennung der eingesetzten Umzugskräfte spätestens eine Woche vor jedem Transport

Leistungen des Bundesarchivs (Bedarfsträger)

Bereitstellung von Lagerungs- und Transportlisten (Excel) mit Signaturen und ZielortenFestlegung der Reihenfolge der Umlagerung und EinlagerungVerplombung des Laderaums nach Beladung in Freiburg; Öffnung nach Ankunft in HoppegartenStändige Begleitung durch Magazindienst-Mitarbeitende an beiden StandortenBereitstellung von Schutzvorkehrungen (Arbeitsschutz, Datenschutz, Geheimschutz)

Logistik, Zeitfenster und Koordination

Projektleitung mit fließend deutschsprachiger Ansprechperson für die gesamte VertragslaufzeitEnge Abstimmung mit den verantwortlichen Mitarbeitenden des BundesarchivsVorarbeiter mit Entscheidungsbefugnis und Durchsetzungskraft an beiden LiegenschaftenBeladefenster Freiburg: Mo–Do 07:00–16:30 Uhr, Fr 07:00–15:00 Uhr (Werktage, ohne Samstag)Entladefenster Hoppegarten: Mo 07:00–16:00 Uhr, Mi 07:00–16:00 Uhr, Fr 07:00–14:00 Uhr; Di/Do nur nach AbstimmungVertragslaufzeit: 01.09.2026 bis spätestens 26.02.2027 (Leistungserbringung innerhalb von 6 Monaten ab Vertragsbeginn)Schriftlicher Nachweis der Schadensregulierung bei Verlust oder Beschädigung von Archivgut

Verpackungs- und Transportmittel

Bereitstellung sämtlicher Umzugskartons und Transportbehälter durch den AuftragnehmerVerwendung geeigneter Transportmittel (geschlossene Lkw, gummibereifte Hubwagen etc.)Behandlung des Archivguts als unersetzliches Kulturgut des Bundes: Klimaschutz, schonende Handhabung, keine Veränderung der Aufbewahrungsordnung

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Spezifischer Jahresumsatz: mindestens 150.000 EUR pro Jahr in den letzten 3 Geschäftsjahren (2023, 2024, 2025) im Bereich Umzugs- und TransportdienstleistungenHaftpflichtversicherung gemäß § 7a GüKG (Güterkraftverkehrsgesetz)Berufs- und Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme von 20.000.000 Euro für Schäden an Transportgut, Gebäuden und Liegenschaften; Gültigkeitszeitraum ist anzugebenTransportversicherung in erforderlichem Umfang

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Personalstärke: durchschnittlich mindestens 15 sozialversicherungspflichtig festangestellte Mitarbeitende in den letzten 3 Jahren im Bereich Umzugs- und TransportdienstleistungenReferenzen: mindestens 1 abgeschlossene Referenz über Planung, Koordination und Durchführung von Umzugs- bzw. Transportdienstleistungen von Kunst- und Kulturgut (Schriftgut) mit mindestens 6.000 laufenden Metern, nicht älter als 3 JahreQualitätsmanagement: Nachweis z.B. DIN EN ISO 9001:2015 oder vergleichbar (gültig bis Ende der Angebotsfrist)Umweltmanagement: Nachweis z.B. DIN EN ISO 14001:2015 oder vergleichbar (gültig bis Ende der Angebotsfrist)Ressourcen und technische Ausrüstung: Eigenerklärung zu Fachpersonal-Qualifikationen, Transportmitteln und Vorkehrungen gegen Verlust/Beschädigung

Ausschlussgründe und sonstige Anforderungen

Keine Ausschlussgründe nach §§ 123 oder 124 GWBKeine Ausschlussgründe nach Art. 5k der EU-Verordnung 833/2014 (Russland-Sanktionen); Eigenerklärung Sanktionen Russland erforderlichBenennung einer fließend deutschsprachigen Projektleitung mit VertretungBenennung von Vorarbeitern mit Vertretung an den Standorten Freiburg und Hoppegarten (über Formblatt 07)Verpflichtung zur Einhaltung von MiLoG, AEntG, BTTG und geltender TarifregelungenAusschließlicher Einsatz geeigneter Fachkräfte des Transportgewerbes (keine Tageskräfte), Stammpersonal mit stabilen TeambesetzungenDeutschkenntnisse des eingesetzten PersonalsFür nicht EU-/EWR-Staatsangehörige: gültige Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis; Nachweise über SozialversicherungEinhaltung aller gesetzlichen, behördlichen, sozialrechtlichen und berufsgenossenschaftlichen Pflichten inkl. ArbeitsschutzkleidungTransportleistung mit minimaler UmweltbelastungRechtzeitige Beantragung aller erforderlichen amtlichen Genehmigungen

Eignungsleihe und Unteraufträge

Anrechnung von Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe) ist zulässig; Verpflichtungserklärung des eignungsverleihenden Unternehmens ist dem Angebot beizufügenBei reiner Unterauftragsvergabe: Verpflichtungserklärung spätestens vor ZuschlagserteilungUnterauftragnehmer sind im Formblatt 18 zu deklarieren (Teil des Auftrags, Name/Anschrift, Angabe zur Eignungsleihe)Für jeden Unterauftragnehmer: Eigenerklärung Ausschlussgründe und Anlage Unternehmensdaten erforderlichVerpflichtungserklärungen im Original (Papierform) oder gescannt als PDF (elektronisch)

Referenzprojekte

mindestens 1 ReferenzenZeitraum: nicht älter als 3 Jahre (gerechnet vom Datum der letzten Leistungserbringung bis zum Tag der Auftragsbekanntmachung); Referenz muss abgeschlossen seinVolumen: mind. 6.000 lfm Schriftgut; alternativ Wertangabe oder Margen (z.B. > 100.000 €)

Planung, Koordination und Durchführung von Umzugs- bzw. Transportdienstleistungen von Kunst- und Kulturgut (Schriftgut) mit einer Größenordnung von mindestens 6.000 laufenden Metern

Vordruck 06 Referenzen mit Beschreibung der Leistung, Wert, Zeitraum, Auftraggeber und Kontaktdaten; Nachprüfung durch Rückfrage beim Referenzauftraggeber möglich, fehlerhafte oder nicht standhaltende Angaben führen zum Ausschluss

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.