2026-0351 - Social-Ad-Kampagne für die IGA 2027 im Zukunftsgarten Duisburg

Wirtschaftsbetriebe Duisburg - AöR | Vergabekammer Rheinland | Stadt Duisburg - SubmissionsstelleDuisburg, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht: 10. Juni 2026

Angebotsfrist: 30. Juli 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Wirtschaftsbetriebe Duisburg – AöR suchen eine Agentur für eine Social-Media-Werbekampagne zur Internationalen Gartenausstellung (IGA) 2027 in Duisburg.

Was zu tun ist: Strategie, Konzeption, Content-Erstellung (Deutsch und Niederländisch), Schaltung von Social Ads, Tracking, Reporting, Optimierung und einfaches Community Management über rund 12 Monate.

Ziel: 1,5 Millionen Gäste im Zeitraum April–Oktober 2027 anlocken, regional im Umkreis von 80 km sowie in den Niederlanden.

Budget: maximal 500.000 € netto.

Verfahren: Offenes Verfahren nach VgV, Einzelauftrag (keine Lose).

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 30. Juli 2026

Termin / FristJUL2026 SEP NOV JAN2027 MÄR MAI JUL SEP

Bieterfragen-Frist15. Juli 2026

Rügefrist Vergabeverstößeca. 20. Juli – 30. Juli 2026

Frist für Bieterfragen vor Submissionca. 23. Juli 2026

Angebotsfrist30. Juli 2026

Angebotsöffnung30. Juli 2026

Bindefrist30. Juli – 28. Sep. 2026

Nachreichungsfrist Unterlagenca. 31. Juli – 6. Aug. 2026

Vertragsbeginn21. Sep. 2026

Vertragslaufzeit30. Sep. 2026 – 30. Sep. 2027

Regelmäßiger Austausch (zweiwöchentlich 2026)ca. 30. Sep. – 31. Dez. 2026

Skontofristca. 30. Sep. – 14. Okt. 2026

Zahlungszielca. 30. Sep. – 30. Okt. 2026

Weihnachtsgeschäft Kommunikationsschwerpunktca. 1. Okt. – 24. Dez. 2026

Regelmäßiger Austausch (wöchentlich 2027)1. Jan. – 30. Sep. 2027

IGA Start Kommunikationsschwerpunkt1. Apr. – 30. Apr. 2027

IGA Veranstaltungszeitraum1. Apr. – 31. Okt. 2027bis 2027

Vertragsende30. Sep. 2027

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität5 Kriterien

Preis 30%Qualität 70%

Budgeteffizienz und Leistungsumfang30%
Bewertet wird die nachvollziehbare, transparente und wirtschaftlich angemessene Verteilung des Maximalbudgets (EUR 500.000 netto) auf Strategie, Konzeption, Kreation, Projektmanagement, Content-Produktion, Media-Schaltung, Optimierung, Reporting, Fremdleistungen, Tools, Lizenzen und Nebenkosten. Angebote, die das Maximalbudget überschreiten, werden ausgeschlossen. Staffelung: 0, 8, 15, 23, 30 Punkte. Eine Unterschreitung des Maximalbudgets führt nicht automatisch zu einer besseren Bewertung.
Konzeption55%
Gesamtbewertung des Konzepts (55 Punkte), ermittelt durch Addition der Punkte der drei Unterkriterien. Bewertet werden Kreativität/Innovation, Ganzheitlichkeit/Plausibilität sowie Projektmanagement und Kompetenzen.
Pitch15%
Bewertet die Präsentation der Konzepte und Ideen in max. 25 Minuten hinsichtlich optischer Gestaltung, Überzeugungskraft, Struktur, logischer Gliederung, Verständlichkeit, prägnanter Vermittlung der Kernbotschaften, Interaktion und Reaktionsfähigkeit auf Fragen. Staffelung: 0, 3, 7, 11, 15 Punkte.

Addition der erreichten Punkte der drei Zuschlagskriterien (Budgeteffizienz und Leistungsumfang max. 30 P, Konzeption max. 55 P, Pitch max. 15 P = gesamt max. 100 P). Bei Punktegleichheit erhält das Angebot den Vorzug, das im Kriterium 'Budgeteffizienz und Leistungsumfang' die höhere Punktzahl erreicht. Staffelung je Kriterium in 0 / niedrig / mittel / gut / sehr gut.

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien mit Gewichtungen, Unterkriterien und Bewertungsstufen sind vollständig angegeben.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Kampagnenrahmen und Ziele

Leistungszeitraum: Ende September 2026 bis 30. September 2027 (ca. 12 Monate).

Maximalbudget: 500.000 € netto (inkl. Strategie, Konzeption, Kreation, Content-Produktion, Projektmanagement, Mediaschaltung, Toolkosten und Nebenkosten). Tickets für Gewinnspiele sind nicht im Budget enthalten.

Operatives Ziel: 1,5 Millionen Gäste im Zeitraum April–Oktober 2027 in den Zukunftsgarten Duisburg holen und Ticketverkäufe steigern.

Kommunikationsschwerpunkte:

Weihnachtsgeschäft 2026 (bis 24.12.2026)IGA-Start April 2027 (Veranstaltungszeitraum 01.04.2027 – 31.10.2027)

Geografische Reichweite: 80 km Umkreis um Duisburg (auch grenzübergreifend nach NL). Gezielte Aussteuerung auf Duisburg, Niederrhein, Rheinland, Ruhrgebiet sowie niederländische Grenzregion (Arnhem, Nijmegen, Venlo, Roermond).

Zielgruppen (6 Personas): kulturinteressierte Städtereisende (28–45), Familienausflüglerin (35–50), Silver Explorer (60–75), Event-Hopper (20–35), Nachhaltigkeitsbewusste (25–40), niederländische Besucherin (30–55).

Strategie und Konzeption

Content-Strategie entlang der vorgegebenen 6 Personas und der Customer Journey (Awareness → Interest → Consideration → Conversion → Retention & Advocacy)Botschaftsmatrix in Deutsch und Niederländisch mit Kernbotschaften, Painpoints und Call-to-Action-LogikRedaktions- und KampagnenfahrplanKreative Leitidee „Zukunftsgarten Duisburg" inkl. Claim- und Hook-SystemKanalübergreifende Konzeption unter Einhaltung der Corporate-Design-Vorgaben der IGA gGmbHInternationalität berücksichtigen

Content-Erstellung und Kreation

Modulares Asset-System für Meta (Facebook, Instagram), TikTok, Pinterest, Stories, Reels, Carousels und DisplayCopywriting und Transcreation in Deutsch und Niederländisch (auch durch zusätzliche Dienstleister möglich)Foto- und Videoproduktion (Ausstellungsflächen, Rheinblick, Industriekulisse, Sport-/Spielbereiche, Barrierefreiheit)Monatliche Social-Content-Pakete entlang der Customer-Journey-PhasenFamilien- und Sharing-Assets (inkl. WhatsApp-Formate)Gamified Ads, Quiz, Swipe-Entscheidungen, Mini-ChallengesMotion-Templates, Kurzvideo-Adaptionen, barrierearme VariantenNutzungsrechte: Bild-, Ton- und Videomaterialien gehen inkl. vollumfänglicher, zeitlich unbeschränkter Bildnutzungsrechte auf die Wirtschaftsbetriebe Duisburg – AöR über

Media und Ausspielung

Media-Strategie, Kampagnenstruktur, Pixel- und Conversion-Setup, TrackingplanVerpflichtende Schaltung auf Facebook und Instagram (80-km-Einzugsgebiet, Duisburg, Niederrhein, Rheinland, Ruhrgebiet, NL-Grenzregion)Niederländische Geo-Targeting-Flights (Arnhem, Nijmegen, Venlo, Roermond)Optionale Testflights auf TikTok und PinterestOptional Podcast-/Audio-Ads (Nachhaltigkeit, Familienausflug, Städtetrip)Conversion-Kampagnen Ticketkauf, Early-Bird, CPA-OptimierungA/B-Tests (Visuals, Call-to-Actions, Ad-Copy, Targeting)Abrechnung des Mediabudgets erfolgt vollständig über die Agentur (nicht über das Werbekonto des Auftraggebers)

Community, PR und Aktivierung

Einfaches Community Management in Deutsch und Niederländisch (in Abstimmung mit dem Auftraggeber)UGC-Mechaniken, Fotospot-Kommunikation, ChallengesBewerbung von Highlights, Programmpunkten und Events der Ausstellungsflächen

Reporting, Monitoring und Steuerung

Tracking und Optimierung entlang der KPIs: Impressions, Reach, CPM, CPC, CTR, Landing-Page-Views, Tickets/Conversions, CPA, CPL, ROASMonatliches Reporting 2026, zweiwöchentliches Reporting 2027 (während Eventzeitraum)Austauschtermine: zweiwöchentliche Jour fixes (2026), wöchentliche Jour fixes (2027) mit Auftraggeber, IGA gGmbH und deren KreativagenturStrategische Beratung, Learnings, AbschlussauswertungTaktischer Puffer für Programmänderungen, Wetter, Ticketdruck, neue Highlights

Anforderungen an die Agentur

Hohes Maß an Kreativität, Innovationskraft und strategischem VerständnisFließende und verhandlungssichere Deutschkenntnisse der eingesetzten Mitarbeitenden (Niederländisch für Content und Community)Regelmäßige Produktions- und Abstimmungstermine vor Ort in DuisburgPitch-Präsentation vor Ort: maximal 25 Minuten

Nicht Bestandteil der Leistung

Organische Social-Media-Beiträge (strategische Entwicklung organischer Beiträge ist ausgeschlossen – die Leistung bezieht sich ausschließlich auf Social Advertising)Jegliche Form von Offline-KommunikationsarbeitTickets und Gewinne für Gewinnspiele

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Erklärung über den Gesamtumsatz der letzten 3 Geschäftsjahre (Formblatt F2)Erklärung über den Umsatz mit der ausgeschriebenen Leistungsart (vergleichbare Projekte) der letzten 3 GeschäftsjahreEigenerklärung zur bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung (Formblatt F13); bei Zuschlag Nachweis mit Mindestdeckung: 2.000.000 € für Personen- und Sachschäden sowie 100.000 € für VermögensschädenBankauskunft (auf Anforderung, nicht älter als 1 Monat)Eigenerklärung zu Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen (Formblatt F5)

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Referenzen über wesentliche vergleichbare Leistungen der letzten 3 Geschäftsjahre (Formblatt F1)Mindestens 3 Referenzen der letzten 3 Jahre mit RuhrgebietsbezugMindestens 2 Referenzprojekte der letzten 3 Jahre mit Auftraggebern aus dem öffentlichen DienstProjektleitung mit mindestens 3 Jahren Berufserfahrung im Bereich Social Media, Erfahrung mit öffentlichen Auftraggebern und Projekten im RuhrgebietStellvertretende Projektleitung mit denselben AnforderungenJahresdurchschnittlich Beschäftigte der letzten 3 Geschäftsjahre (Formblatt F3)Nachweis der Unternehmensgröße (Kleinst-, Klein-, Mittel- oder Großunternehmen)

Rechtliche und formale Anforderungen

Eintragung im Handelsregister, in der Handwerksrolle, im Berufsregister oder IHK-Register (Formblatt F12)Gewerberechtliche Anmeldung gemäß GewerbeordnungBescheinigung der Berufsgenossenschaft (ausländische Bieter: Bescheinigung des zuständigen Versicherungsträgers)Verhandlungssichere Deutschkenntnisse der eingesetzten MitarbeitendenAlle Angebotsunterlagen in deutscher SpracheKreditkarte mit ausreichendem Limit für die Mediaschaltung (Ausschlusskriterium)Eigenerklärung zur Einhaltung des Mindestlohngesetzes (Formblatt F11)Präqualifikation möglich (kostenfreies PQ-Verzeichnis kann Eignungsnachweise ersetzen)„Newcomer"-Regelung: Eigenerklärung möglich, falls noch keine passenden Referenzen vorhanden (mit Angabe von Geschäftsaufnahme und Geschäftsfeldern)

Ausschlussgründe (negativ zu erklären)

Verstöße gegen umwelt-, sozial- und arbeitsrechtliche VerpflichtungenInsolvenzverfahren, Liquidation oder ZahlungsunfähigkeitSchwere Verfehlung, die die Integrität des Unternehmens in Frage stelltWettbewerbsbeschränkende Abreden, InteressenkonflikteMangelhafte Erfüllung früherer öffentlicher AufträgeVorsätzlich unzutreffende ErklärungenBestimmte strafrechtliche Verurteilungen (u.a. Bildung krimineller Vereinigungen, Geldwäsche, Betrug, Untreue, Bestechung, Korruption, Menschenhandel)Verstoß gegen das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) ab einer Geldbuße von 175.000 €Verstoß gegen das Mindestlohngesetz ab einer Geldbuße von 2.500 €Beteiligung an Russland-Sanktionen (Sanktionspaket 5 EU)Illegale Beschäftigung von Arbeitskräften (Formblatt F6/F9)

Verfahrenshinweise

Ausschluss erfolgt bei wesentlichen, die Angebotswertung beeinflussenden fehlenden Preisangaben oder UnterlagenFehlende unternehmensbezogene Unterlagen können mit einer Frist von 6 Kalendertagen nachgefordert werdenNachreichung bewertungsrelevanter Daten und Preise ist ausgeschlossenElektronische Angebotsabgabe ausschließlich über die Vergabeplattform Metropole Ruhr (Cosinex Bietertool); E-Mail, Fax und Papierform führen zum Ausschluss

Referenzprojekte

5 (mind. 3 Ruhrgebiet + mind. 2 öffentlicher Dienst) ReferenzenZeitraum: Letzte 3 abgeschlossene GeschäftsjahreVolumen: Nicht beziffert

Referenzen der letzten 3 Jahre mit Ruhrgebietsbezug (mindestens 3) und mit Auftraggebern aus dem öffentlichen Dienst (mindestens 2)

Social-Media-/Werbe-/Kommunikationsprojekte; Nachweis über Formblatt F1 mit Projektbezeichnung, Auftraggeber, Ansprechpartner (Telefon, E-Mail), eigene Leistungsinhalte, Leistungszeitraum, Projektvolumen netto

1 Person (Projektleitung) ReferenzenZeitraum: Letzte 3 JahreVolumen: Nicht beziffert

Projektleitung: mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Bereich Social Media, Erfahrung mit öffentlichen Auftraggebern und Projekten im Ruhrgebiet

Namentliche Benennung im Angebot; über Referenzen zu belegen

1 Person (Stellvertretung) ReferenzenZeitraum: Letzte 3 JahreVolumen: Nicht beziffert

Stellvertretende Projektleitung: mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in denselben Bereichen (Social Media, öffentliche Auftraggeber, Ruhrgebiet)

Namentliche Benennung im Angebot; über Referenzen zu belegen

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.