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2026-0351 - Social-Ad-Kampagne für die IGA 2027 im Zukunftsgarten Duisburg

Wirtschaftsbetriebe Duisburg - AöR | Vergabekammer Rheinland | Stadt Duisburg - SubmissionsstelleDuisburg, Nordrhein-WestfalenFrist: (in 41 Tagen)

Zusammenfassung

Die Wirtschaftsbetriebe Duisburg – AöR suchen eine Agentur für eine Social-Media-Werbekampagne zur Internationalen Gartenausstellung (IGA) 2027 in Duisburg.

Was zu tun ist: Strategie, Konzeption, Content-Erstellung (Deutsch und Niederländisch), Schaltung von Social Ads, Tracking, Reporting, Optimierung und einfaches Community Management über rund 12 Monate.

Ziel: 1,5 Millionen Gäste im Zeitraum April–Oktober 2027 anlocken, regional im Umkreis von 80 km sowie in den Niederlanden.

Budget: maximal 500.000 € netto.

Verfahren: Offenes Verfahren nach VgV, Einzelauftrag (keine Lose).

Original-Bekanntmachung ansehen

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Noch 41 Tage bis zur Angebotsfrist
Termin / Frist
20262027
JUNAUGOKTDEZFEBAPRJUNAUG
Bieterfragen-Frist
Rügefrist Vergabeverstöße
Frist für Bieterfragen vor Submission
Angebotsfrist
Angebotsöffnung
Bindefrist
Nachreichungsfrist Unterlagen
Vertragsbeginn
Vertragslaufzeit
Regelmäßiger Austausch (zweiwöchentlich 2026)
Skontofrist
Zahlungsziel
Weihnachtsgeschäft Kommunikationsschwerpunkt
Regelmäßiger Austausch (wöchentlich 2027)
IGA Start Kommunikationsschwerpunkt
IGA Veranstaltungszeitraum
bis 2027
Vertragsende
Heute
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität5 Kriterien
Preis 30%Qualität 70%
  • Budgeteffizienz und Leistungsumfang30%

    Bewertet wird die nachvollziehbare, transparente und wirtschaftlich angemessene Verteilung des Maximalbudgets (EUR 500.000 netto) auf Strategie, Konzeption, Kreation, Projektmanagement, Content-Produktion, Media-Schaltung, Optimierung, Reporting, Fremdleistungen, Tools, Lizenzen und Nebenkosten. Angebote, die das Maximalbudget überschreiten, werden ausgeschlossen. Staffelung: 0, 8, 15, 23, 30 Punkte. Eine Unterschreitung des Maximalbudgets führt nicht automatisch zu einer besseren Bewertung.

  • Konzeption55%

    Gesamtbewertung des Konzepts (55 Punkte), ermittelt durch Addition der Punkte der drei Unterkriterien. Bewertet werden Kreativität/Innovation, Ganzheitlichkeit/Plausibilität sowie Projektmanagement und Kompetenzen.

  • Pitch15%

    Bewertet die Präsentation der Konzepte und Ideen in max. 25 Minuten hinsichtlich optischer Gestaltung, Überzeugungskraft, Struktur, logischer Gliederung, Verständlichkeit, prägnanter Vermittlung der Kernbotschaften, Interaktion und Reaktionsfähigkeit auf Fragen. Staffelung: 0, 3, 7, 11, 15 Punkte.

Bewertungsformel

Addition der erreichten Punkte der drei Zuschlagskriterien (Budgeteffizienz und Leistungsumfang max. 30 P, Konzeption max. 55 P, Pitch max. 15 P = gesamt max. 100 P). Bei Punktegleichheit erhält das Angebot den Vorzug, das im Kriterium 'Budgeteffizienz und Leistungsumfang' die höhere Punktzahl erreicht. Staffelung je Kriterium in 0 / niedrig / mittel / gut / sehr gut.

Alle Zuschlagskriterien mit Gewichtungen, Unterkriterien und Bewertungsstufen sind vollständig angegeben.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Kampagnenrahmen und Ziele

Leistungszeitraum: Ende September 2026 bis 30. September 2027 (ca. 12 Monate).

Maximalbudget: 500.000 € netto (inkl. Strategie, Konzeption, Kreation, Content-Produktion, Projektmanagement, Mediaschaltung, Toolkosten und Nebenkosten). Tickets für Gewinnspiele sind nicht im Budget enthalten.

Operatives Ziel: 1,5 Millionen Gäste im Zeitraum April–Oktober 2027 in den Zukunftsgarten Duisburg holen und Ticketverkäufe steigern.

Kommunikationsschwerpunkte:

  • Weihnachtsgeschäft 2026 (bis 24.12.2026)
  • IGA-Start April 2027 (Veranstaltungszeitraum 01.04.2027 – 31.10.2027)

Geografische Reichweite: 80 km Umkreis um Duisburg (auch grenzübergreifend nach NL). Gezielte Aussteuerung auf Duisburg, Niederrhein, Rheinland, Ruhrgebiet sowie niederländische Grenzregion (Arnhem, Nijmegen, Venlo, Roermond).

Zielgruppen (6 Personas): kulturinteressierte Städtereisende (28–45), Familienausflüglerin (35–50), Silver Explorer (60–75), Event-Hopper (20–35), Nachhaltigkeitsbewusste (25–40), niederländische Besucherin (30–55).

Strategie und Konzeption

  • Content-Strategie entlang der vorgegebenen 6 Personas und der Customer Journey (Awareness → Interest → Consideration → Conversion → Retention & Advocacy)
  • Botschaftsmatrix in Deutsch und Niederländisch mit Kernbotschaften, Painpoints und Call-to-Action-Logik
  • Redaktions- und Kampagnenfahrplan
  • Kreative Leitidee „Zukunftsgarten Duisburg" inkl. Claim- und Hook-System
  • Kanalübergreifende Konzeption unter Einhaltung der Corporate-Design-Vorgaben der IGA gGmbH
  • Internationalität berücksichtigen

Content-Erstellung und Kreation

  • Modulares Asset-System für Meta (Facebook, Instagram), TikTok, Pinterest, Stories, Reels, Carousels und Display
  • Copywriting und Transcreation in Deutsch und Niederländisch (auch durch zusätzliche Dienstleister möglich)
  • Foto- und Videoproduktion (Ausstellungsflächen, Rheinblick, Industriekulisse, Sport-/Spielbereiche, Barrierefreiheit)
  • Monatliche Social-Content-Pakete entlang der Customer-Journey-Phasen
  • Familien- und Sharing-Assets (inkl. WhatsApp-Formate)
  • Gamified Ads, Quiz, Swipe-Entscheidungen, Mini-Challenges
  • Motion-Templates, Kurzvideo-Adaptionen, barrierearme Varianten
  • Nutzungsrechte: Bild-, Ton- und Videomaterialien gehen inkl. vollumfänglicher, zeitlich unbeschränkter Bildnutzungsrechte auf die Wirtschaftsbetriebe Duisburg – AöR über

Media und Ausspielung

  • Media-Strategie, Kampagnenstruktur, Pixel- und Conversion-Setup, Trackingplan
  • Verpflichtende Schaltung auf Facebook und Instagram (80-km-Einzugsgebiet, Duisburg, Niederrhein, Rheinland, Ruhrgebiet, NL-Grenzregion)
  • Niederländische Geo-Targeting-Flights (Arnhem, Nijmegen, Venlo, Roermond)
  • Optionale Testflights auf TikTok und Pinterest
  • Optional Podcast-/Audio-Ads (Nachhaltigkeit, Familienausflug, Städtetrip)
  • Conversion-Kampagnen Ticketkauf, Early-Bird, CPA-Optimierung
  • A/B-Tests (Visuals, Call-to-Actions, Ad-Copy, Targeting)
  • Abrechnung des Mediabudgets erfolgt vollständig über die Agentur (nicht über das Werbekonto des Auftraggebers)

Community, PR und Aktivierung

  • Einfaches Community Management in Deutsch und Niederländisch (in Abstimmung mit dem Auftraggeber)
  • UGC-Mechaniken, Fotospot-Kommunikation, Challenges
  • Bewerbung von Highlights, Programmpunkten und Events der Ausstellungsflächen

Reporting, Monitoring und Steuerung

  • Tracking und Optimierung entlang der KPIs: Impressions, Reach, CPM, CPC, CTR, Landing-Page-Views, Tickets/Conversions, CPA, CPL, ROAS
  • Monatliches Reporting 2026, zweiwöchentliches Reporting 2027 (während Eventzeitraum)
  • Austauschtermine: zweiwöchentliche Jour fixes (2026), wöchentliche Jour fixes (2027) mit Auftraggeber, IGA gGmbH und deren Kreativagentur
  • Strategische Beratung, Learnings, Abschlussauswertung
  • Taktischer Puffer für Programmänderungen, Wetter, Ticketdruck, neue Highlights

Anforderungen an die Agentur

  • Hohes Maß an Kreativität, Innovationskraft und strategischem Verständnis
  • Fließende und verhandlungssichere Deutschkenntnisse der eingesetzten Mitarbeitenden (Niederländisch für Content und Community)
  • Regelmäßige Produktions- und Abstimmungstermine vor Ort in Duisburg
  • Pitch-Präsentation vor Ort: maximal 25 Minuten

Nicht Bestandteil der Leistung

  • Organische Social-Media-Beiträge (strategische Entwicklung organischer Beiträge ist ausgeschlossen – die Leistung bezieht sich ausschließlich auf Social Advertising)
  • Jegliche Form von Offline-Kommunikationsarbeit
  • Tickets und Gewinne für Gewinnspiele

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

  • Erklärung über den Gesamtumsatz der letzten 3 Geschäftsjahre (Formblatt F2)
  • Erklärung über den Umsatz mit der ausgeschriebenen Leistungsart (vergleichbare Projekte) der letzten 3 Geschäftsjahre
  • Eigenerklärung zur bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung (Formblatt F13); bei Zuschlag Nachweis mit Mindestdeckung: 2.000.000 € für Personen- und Sachschäden sowie 100.000 € für Vermögensschäden
  • Bankauskunft (auf Anforderung, nicht älter als 1 Monat)
  • Eigenerklärung zu Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen (Formblatt F5)

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

  • Referenzen über wesentliche vergleichbare Leistungen der letzten 3 Geschäftsjahre (Formblatt F1)
  • Mindestens 3 Referenzen der letzten 3 Jahre mit Ruhrgebietsbezug
  • Mindestens 2 Referenzprojekte der letzten 3 Jahre mit Auftraggebern aus dem öffentlichen Dienst
  • Projektleitung mit mindestens 3 Jahren Berufserfahrung im Bereich Social Media, Erfahrung mit öffentlichen Auftraggebern und Projekten im Ruhrgebiet
  • Stellvertretende Projektleitung mit denselben Anforderungen
  • Jahresdurchschnittlich Beschäftigte der letzten 3 Geschäftsjahre (Formblatt F3)
  • Nachweis der Unternehmensgröße (Kleinst-, Klein-, Mittel- oder Großunternehmen)

Rechtliche und formale Anforderungen

  • Eintragung im Handelsregister, in der Handwerksrolle, im Berufsregister oder IHK-Register (Formblatt F12)
  • Gewerberechtliche Anmeldung gemäß Gewerbeordnung
  • Bescheinigung der Berufsgenossenschaft (ausländische Bieter: Bescheinigung des zuständigen Versicherungsträgers)
  • Verhandlungssichere Deutschkenntnisse der eingesetzten Mitarbeitenden
  • Alle Angebotsunterlagen in deutscher Sprache
  • Kreditkarte mit ausreichendem Limit für die Mediaschaltung (Ausschlusskriterium)
  • Eigenerklärung zur Einhaltung des Mindestlohngesetzes (Formblatt F11)
  • Präqualifikation möglich (kostenfreies PQ-Verzeichnis kann Eignungsnachweise ersetzen)
  • „Newcomer"-Regelung: Eigenerklärung möglich, falls noch keine passenden Referenzen vorhanden (mit Angabe von Geschäftsaufnahme und Geschäftsfeldern)

Ausschlussgründe (negativ zu erklären)

  • Verstöße gegen umwelt-, sozial- und arbeitsrechtliche Verpflichtungen
  • Insolvenzverfahren, Liquidation oder Zahlungsunfähigkeit
  • Schwere Verfehlung, die die Integrität des Unternehmens in Frage stellt
  • Wettbewerbsbeschränkende Abreden, Interessenkonflikte
  • Mangelhafte Erfüllung früherer öffentlicher Aufträge
  • Vorsätzlich unzutreffende Erklärungen
  • Bestimmte strafrechtliche Verurteilungen (u.a. Bildung krimineller Vereinigungen, Geldwäsche, Betrug, Untreue, Bestechung, Korruption, Menschenhandel)
  • Verstoß gegen das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) ab einer Geldbuße von 175.000 €
  • Verstoß gegen das Mindestlohngesetz ab einer Geldbuße von 2.500 €
  • Beteiligung an Russland-Sanktionen (Sanktionspaket 5 EU)
  • Illegale Beschäftigung von Arbeitskräften (Formblatt F6/F9)

Verfahrenshinweise

  • Ausschluss erfolgt bei wesentlichen, die Angebotswertung beeinflussenden fehlenden Preisangaben oder Unterlagen
  • Fehlende unternehmensbezogene Unterlagen können mit einer Frist von 6 Kalendertagen nachgefordert werden
  • Nachreichung bewertungsrelevanter Daten und Preise ist ausgeschlossen
  • Elektronische Angebotsabgabe ausschließlich über die Vergabeplattform Metropole Ruhr (Cosinex Bietertool); E-Mail, Fax und Papierform führen zum Ausschluss
Referenzprojekte
5 (mind. 3 Ruhrgebiet + mind. 2 öffentlicher Dienst) ReferenzenZeitraum: Letzte 3 abgeschlossene GeschäftsjahreVolumen: Nicht beziffert

Referenzen der letzten 3 Jahre mit Ruhrgebietsbezug (mindestens 3) und mit Auftraggebern aus dem öffentlichen Dienst (mindestens 2)

Social-Media-/Werbe-/Kommunikationsprojekte; Nachweis über Formblatt F1 mit Projektbezeichnung, Auftraggeber, Ansprechpartner (Telefon, E-Mail), eigene Leistungsinhalte, Leistungszeitraum, Projektvolumen netto

1 Person (Projektleitung) ReferenzenZeitraum: Letzte 3 JahreVolumen: Nicht beziffert

Projektleitung: mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Bereich Social Media, Erfahrung mit öffentlichen Auftraggebern und Projekten im Ruhrgebiet

Namentliche Benennung im Angebot; über Referenzen zu belegen

1 Person (Stellvertretung) ReferenzenZeitraum: Letzte 3 JahreVolumen: Nicht beziffert

Stellvertretende Projektleitung: mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in denselben Bereichen (Social Media, öffentliche Auftraggeber, Ruhrgebiet)

Namentliche Benennung im Angebot; über Referenzen zu belegen

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

11+Angebote erwartet
Hohe Konkurrenz

Median rund 15 Angebote.

Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 22%4–10 · 33%11+ · 44%

Unternehmen, die ähnliche Ausschreibungen gewonnen haben

Aus vergleichbaren bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)

Checkliste zur Angebotsabgabe

Konkrete Schritte laut Vergabeunterlagen

Plattform & Registrierung4
  • Kostenfreien Zugang zum Projektraum auf dem Vergabemarktplatz Metropole Ruhr beantragenPflicht
    Ohne Registrierung ist keine Teilnahme möglich.
  • Aktuelle E-Mail-Adresse im Vergabemarktplatz hinterlegenPflicht
    Für Rückfragen und Benachrichtigungen.
  • Angebot elektronisch über das Cosinex Bietertool hochladenPflicht
    Max. 50 MB pro Datei; nicht erst kurz vor Fristablauf hochladen.
  • Unterschrift in Textform oder qualifizierte/fortgeschrittene elektronische Signatur beifügenPflicht
    Mit Firmenbezeichnung, Vertretungsberechtigung, Adresse, Ansprechpartner.
Checkliste Anlage 1 (Pflichtfragen/Ausschlusskriterien)4
  • Checkliste Anlage 1 vollständig ausfüllenPflicht
    Fehlende Angaben können zum Ausschluss führen.
  • Bestätigen, dass alle Referenzen eingereicht wurden (Ruhrgebietsbezug, öffentlicher Dienst, Projektleitung)Pflicht
    Ausschlusskriterium.
  • Bestätigen, dass ein detailliertes Angebot mit Aufschlüsselung der Budgetverteilung eingereicht wurdePflicht
    Ausschlusskriterium.
  • Bestätigen, dass eine Kreditkarte mit ausreichendem Limit für die Mediaschaltung verfügbar istPflicht
    Ausschlusskriterium.
Formblätter Anlage 2 (Eignung & Eigenerklärungen)13
  • F1: Referenzen der letzten 3 Jahre ausfüllenPflicht
    Projektbezeichnung, Auftraggeber, Ansprechpartner, eigene Leistung, Zeitraum, Projektvolumen.
  • F2: Gesamtumsätze und vergleichbare Umsätze 2023–2025 erklärenPflicht
  • F3: Jahresdurchschnittlich Beschäftigte 2023–2025 erklärenPflicht
    Gesamt plus technische Mitarbeitende.
  • F5: Eigenerklärung zu Steuern, Abgaben, SozialversicherungsbeiträgenPflicht
  • F6/F9: Eigenerklärung zur illegalen BeschäftigungPflicht
  • F7 Teil 1: Ausschlussgründe erklärenPflicht
  • F7 Teil 2: Ausschlussgründe nach LkSG erklärenPflicht
  • F8: Bieterinnengemeinschaft erklären (falls zutreffend)Pflicht
    Nur falls relevant.
  • F10: Nachunternehmer-Einsatz erklären (falls zutreffend)Pflicht
    Nur falls relevant.
  • F11: Eigenerklärung Mindestlohngesetz (MiLoG)Pflicht
  • F12: Registereintragung erklären (Handelsregister, Handwerksrolle, IHK)Pflicht
  • F13: Betriebshaftpflichtversicherung und Insolvenzverfahren erklärenPflicht
  • Eigenerklärung Sanktionspaket 5 EU (Seiten 58–59)Pflicht
    Russland-Sanktionen.
Pflicht-Anlagen5
  • Anlage 3: Erklärung zur Zuverlässigkeit / SelbstreinigungPflicht
  • Anlage 4: Anerkennung der VertragsbestandteilePflicht
  • Vordruck Preiszusammenstellung (Seiten 67–68)Pflicht
  • Excel-Datei 'Budgetverteilung' (Sheet 2) ausfüllenPflicht
    Aufschlüsselung der 500.000 € netto.
  • Konzeption als PDF, PowerPoint oder vergleichbar einreichenPflicht
Unternehmensdaten & Nachweise4
  • Firmendaten, Projektleitung und Stellvertretung angebenPflicht
    Name, Anschrift, Telefon, E-Mail, Handelsregister, ggf. Präqualifikation.
  • Gewerberechtliche Anmeldung nachweisenPflicht
  • Bescheinigung der Berufsgenossenschaft beifügenPflicht
  • Präqualifikation nachweisen (falls vorhanden)optional
    Kann Eignungsnachweise ersetzen.
Auf Anforderung des AG kurzfristig nachzureichen4
  • Aktuelle Bankauskunft (nicht älter als 1 Monat) bereithaltenoptional
    Nur auf Anforderung.
  • Unbedenklichkeitsbescheinigung der Finanzbehörde (nicht älter als 2 Monate) bereithaltenoptional
    Nur auf Anforderung.
  • Unbedenklichkeitsbescheinigung des Sozialversicherungsträgers (nicht älter als 2 Monate) bereithaltenoptional
    Nur auf Anforderung.
  • Nachweis Betriebshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckung 2 Mio. € (Personen-/Sachschäden) und 100.000 € (Vermögensschäden) bereithaltenPflicht
    Pflicht bei Zuschlag; Nachreichung möglich.
Hinweise & Fristen4
  • Bieteranfragen bis spätestens 15.07.2026, 23:59 Uhr über die Vergabeplattform einreichenPflicht
    Spätere Fragen können ignoriert werden.
  • Keine roten oder grünen Eintragungen, dokumentenechte Farben verwendenPflicht
  • Keine Nebenangebote/Alternativangebote abgebenPflicht
    Nicht zugelassen.
  • Alle Unterlagen in deutscher Sprache einreichenPflicht

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Nicht offenes Verfahren zur Ausschreibung eines Rahmenvertrags zur Öffentlichkeitsarbeit, Akzeptanz- und Mieterkommunikation - VOEK 616-25

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Rahmenvertrag Öffentlichkeitsarbeit Autobahn A99 Tunnel Allach

Die Autobahn GmbH des Bundes - NL Südbayern | Bundeskartellamt - Vergabekammern des Bundes

Frist:

Werbekampagne: Social Media (Setup + Content-Pflege) & Social Ads / Post Boosting

Naturland - Verband für ökologischen Landbau e. V.

Frist:

Begleitende Oeffentlichkeitsarbeit, Marketing und Oeffentlichkeitskampagne sowie Massnahmen des Standortmarketings

Senatsverwaltung fuer Wirtschaft, Energie und Betriebe

Frist:

Erarbeitung eines Kommunikations- und Marketingkonzepts für die grenzübergreifende Vermarktung der Silberstraße mit ihren Themenrouten (Interreg-Projekt Silberstraße / Stříbrná stezka)

Tourismusverband Erzgebirge e.V.

Frist:

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