Marketing und Inszenierung - Marketingkampagne inklusive Content-Produktion EFRE-Projekt „MoNaTour"

Gesamtauftrag: Marketing und Inszenierung – Marketingkampagne inklusive Content-Produktion für die Modellregion Nachhaltiger Tourismus Teutoburger Wald.

• Max. Budget: 189.075,63 EUR netto (225.000 EUR brutto) – inkl. Mediaschaltkosten
• Geschätzte Verteilung: Contentproduktion ca. 1/5, Mediaschaltkosten gut 2/3 des Budgets
• Keine Losaufteilung: Angebotsabgabe nur für die Gesamtleistung möglich, Nebenangebote nicht zugelassen
• Leistungszeitraum: ab Zuschlag (ca. 04.08.2026) bis spätestens 15.03.2027, Produktionszeitraum voraussichtlich Juni–Oktober 2026
• Briefing-Termin: nach Abstimmung im Anschluss an den Zuschlag

• Nachhaltigkeit der Region bei Gästen und Einheimischen authentisch, niedrigschwellig und nutzenorientiert kommunizieren
• Zielgruppe: Sinus-Milieu 'Adaptiv-Pragmatische Mitte'
• Kein Greenwashing, keine erzieherischen Ansätze – Nachhaltigkeit ist nicht der Hauptanlass einer Reise
• Sichtbare Stärkung der Angebotsbereiche: regionale Produkte, Gastgeber, Gastronomie, Gesamtdestination

• Kick-Off mit dem Auftraggeber
• Analyse und Übersetzung der inhaltlichen Grundlagen (Potenzialanalyse, Vision, Leitbild, DMO-Konzept, Content-Strategie)
• Ableitung schlüssiger Erzählstränge für regionale Produkte, Gastgeber, Gastronomie und die Gesamtdestination, zugeschnitten auf die Zielgruppe
• Erstellung Mediaplan: Kanäle, Formate, Ausspielungslogik, Erfolgskontrollkriterien
• Bis zu zwei Zwischenstand-Präsentationen (online, je max. 2 Stunden)
• Finalisierung der Planung mit Präsentation
• Kompakter Leitfaden für Leistungsträger und kommunale Partner als Handreichung zur Verankerung von Nachhaltigkeit in Info- und Werbemitteln
• 3-stündiges Online-Seminar für Partner zu Zielgruppenansprache, Greenwashing-Vermeidung und Marketinginstrumenten
• Briefing für die nachfolgende Content-Produktion (Modul 2)

• Planung, Durchführung und Postproduktion aller Foto- und Videoproduktionen
• 8 Shooting- und Drehtage mit vollständigen Teams
• Mindestens 2 Models pro Shootingtag (vom Auftragnehmer zu stellen)
• Einsatz professioneller Kamera-, Licht-, Drohnen- und Timelapse-Technik
• Wetterbedingte Umplanung bis 48 Stunden vor Drehbeginn kostenneutral für den Auftraggeber
• Foto: mind. 70 Bilder pro Shootingtag, Formate TIFF (min. 36 MP), JPG HighRes (min. 5.000 px), JPG LowRes (min. 2.500 px), zusätzlich unbearbeitete RAW-Dateien, Bildkatalog (gedruckt und PDF, 6 Bilder/Seite) mit Verschlagwortung und Metadaten
• Video: vollständige Postproduktion in mindestens 4K, mind. 5 Snack-Content-Videos (Kurzformate à ca. 10 Sekunden), optional 360°-Inhalte
• Rechtliches: umfassende, zeitlich, räumlich und inhaltlich unbeschränkte kommerzielle Nutzungsrechte, Model-Releases (Vorlage des Auftraggebers), Einholung aller Genehmigungen (z.B. Drohnen) inkl. Gebühren, Fotografenvertrag auf Vorlage des Auftraggebers
• Catering an allen Shooting- und Drehtagen

• Erstellung aller Werbemittel in statischen und Bewegtbildformaten für die Kanäle: Social Media, Display, Out-of-Home, Print, Messe, Suchmaschinen, Website
• Adaption der Bild- und Textnarrative, zielgruppengerechte Varianten, mediengerechte Aufbereitung gemäß Plattformanforderungen
• Technische Einrichtung und Ausspielung der Kampagnen, Targeting, Budget- und Frequenzsteuerung, A/B-Tests
• Laufende Steuerung, Anpassung und Optimierung, regelmäßige Abstimmungen
• Monatlicher Reporting-Rhythmus
• Erfolgsmessung mit systematischer Erhebung relevanter Kennzahlen, Reflexion und Ableitung von Optimierungsempfehlungen
• Mediaschaltkosten inkl. aller Agenturprovisionen, Rabatte und TKP-Aufschläge, flexible Anpassung innerhalb des Gesamtbudgets (dokumentations- und freigabepflichtig)

• Mindestens zwei Korrekturläufe bei allen Arbeiten
• Einhaltung des Corporate Design des Auftraggebers
• Einhaltung der EFRE-Vorgaben (ANBest und Publizitätsvorschriften)
• Alle Dokumente als PDF bzw. PowerPoint sowie als offene Datei liefern
• Wechsel von Nachunternehmen nur mit Zustimmung des Auftraggebers (darf nur aus wichtigem Grund verweigert werden)
• Kein Anspruch auf vollständige Ausschöpfung der Auftragssumme
• Lückenlose Dokumentation aller erbrachten Leistungen

• Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister (nicht älter als 6 Monate) oder anderweitiger Nachweis über die erlaubte Berufsausübung

• Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung in der festgelegten Höhe
• Durchschnittlicher Jahresumsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (2022, 2023, 2024): mindestens 450.000 EUR (soweit vergleichbare Leistungen betreffend)
• Angaben im Formblatt 'Leistungsfähigkeit und Referenzen'

• Eigenerklärung zur Zahl der jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte der letzten 3 Geschäftsjahre
• Eigenerklärung zu Betriebsstandort und ausreichenden Kapazitäten
• 6–9 Referenzen aus dem Zeitraum 01/2022–12/2025, davon mindestens 3 für Modul 1, 3 für Modul 2 und 3 für Modul 3 (eine Referenz kann mehrere Module abdecken)
• Qualifizierte Fachkräfte: namentliche Nennung von Projektleitung und Projektmitarbeitenden inkl. Kurzprofilen, Studien- und Ausbildungsnachweisen
• Angabe, welche Teile als Unteraufträge vergeben werden sollen (Formular 532 EU)

• Keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB (Eigenerklärung über Formular 521 EU)
• Integritätserklärung muss unterschrieben werden
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Steuern, Abgaben, Sozialversicherungsbeiträge)
• Keine wettbewerbsbeschränkenden Absprachen, keine schwere Verfehlung der beruflichen Integrität
• Unterauftragnehmer und Eignungsleiher müssen ebenfalls Ausschlussgründe erklären (Formular 521 EU, ggf. 533 EU)

• Präqualifikation optional möglich (z.B. IHK-Verzeichnis amtliches-verzeichnis.ihk.de, PQ-Verein www.pq-verein.de oder andere kostenfreie Datenbank) – bei Präqualifizierung genügt Angabe der Registrierungsnummer
• Alternativ: Einheitliche Europäische Eigenerklärung (ESPD)
• Bietergemeinschaften benennen einen bevollmächtigten Vertreter (Formular 531 EU); jedes Mitglied muss die Eignungsvoraussetzungen insgesamt erfüllen und die Eigenerklärung zu Ausschlussgründen einzeln vorlegen