Rahmenvereinbarung Leadagentur Mediastrategie und Mediaplanung

Hamburg Tourismus GmbHHamburg, HamburgVeröffentlicht: 09. Juni 2026

Angebotsfrist: 16. Juli 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Hamburg Tourismus GmbH (HHT) und die Hamburg Marketing GmbH (HMG) suchen eine Leadagentur für Mediastrategie und Mediaplanung. Die Agentur soll über eine Rahmenvereinbarung von 48 Monaten alle kanalübergreifenden Mediaaktivitäten strategisch entwickeln, operativ planen, buchen, steuern und optimieren. Ziel ist es, Hamburg nachhaltig als touristische Destination zu positionieren, nationale und internationale Zielgruppen anzusprechen und den Vertrieb touristischer Produkte zu fördern.

Das Verfahren ist offen (gemäß VgV). Bieter müssen ihr Honorar prozentual zum abgerufenen Nettobudget anbieten, eine fiktive Mediastrategie ausarbeiten und umfangreiche Eignungsnachweise erbringen (Mindestumsatz, Referenzen, Personalstärke, Eigenerklärungen).

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 16. Juli 2026

Termin / FristJUN2026 DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN

Stichtag Referenzprojekte1. Juni 2026

Veröffentlichung9. Juni 2026

Übersendung Vergabeunterlagen10. Juni 2026

Bieterfragen-Frist10. Juni 2026

Beantwortung Bieterfragen10. Juni – 10. Juli 2026

Angebotsfrist16. Juli 2026

Angebotsöffnung16. Juli 2026

Bindefrist16. Juli – 16. Okt. 2026

Angebotsgültigkeitca. 16. Juli 2026

Auswertung und Vorinformationca. 16. Juli – 31. Aug. 2026

Präsentation der Konzepteca. 27. Juli – 9. Aug. 2026

Zuschlagca. 16. Okt. 2026

Vertragsbeginnca. 16. Okt. 2026

Vertragslaufzeitca. 16. Okt. 2026 – 16. Okt. 2030

Ordentliche Kündigungsfristca. 1. Juli – 31. Dez. 2030bis 2030

Vertragsendeca. 16. Okt. 2030

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität2 Kriterien

Preis 30%Qualität 70%

Qualität strategischer Mediaplan70%
Vergleichende qualitative Bewertung des strategischen Mediaplans anhand der fiktiven Aufgabenstellung (zweistufige Kampagne zum Thema Maritimes Hamburg). Bewertet werden Konkretion, Vorhabenbezug, Verständlichkeit, Originalität, strategische Mediaplanung und zielgruppenspezifische Kanalabdeckung. Präsentation fließt in die Bewertung ein. Punkteskala: 0–150 Punkte mit Schulnotensystem (sehr gut bis ungenügend/K.O.).
Preis (Honorar)30%
Bewertet wird das Gesamthonorar gemäß Preisblatt. Lineare Interpolation: niedrigstes Gesamthonorar = 150 Punkte, 100% darüber = 0 Punkte.

PunktzahlAngebot = 150 * (PNulllinie - PAngebot) / (PNulllinie - Pmin), wobei Pmin = niedrigstes Gesamthonorar (150 Punkte) und PNulllinie = Pmin + 100% (0 Punkte). Lineare Interpolation. Referenzierung: WPi = x * 150 / y (Skalierung des besten Bieters auf 150 Punkte).

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien (Qualität strategischer Mediaplan 70%, Preis/Honorar 30%), Gewichtungen, Bewertungsformeln (lineare Interpolation, Referenzierung) und Punkteskala sind vollständig dokumentiert.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Strategische Mediaberatung

Marketingziele in konkrete Mediaziele überführenFundierte Mediastrategien und -pläne auf Basis präziser Zielgruppenableitung entwickelnEmpfehlung geeigneter Kanäle (On- und Offline, ausgeschlossen sind TV und SEA)Proaktive Markt-, Trend- und Innovationsanalysen liefernBeratung zu KI-Einsatz (zulässig mit Offenlegung und ggf. Zustimmung der HHT)

Operative Planung und Buchung

Erstellung von Kostenvoranschlägen je BriefingKonzeption und Planung der MediakampagnenAuswahl und Beauftragung von Fremddienstleistern im eigenen NamenBuchung der Media-Leistungen in den verschiedenen Kanälen (Programmatic, Addressable TV, Social Media, Print, Out-of-Home, Audioformate)Vollständige, nachvollziehbare und auditfähige Offenlegung aller Media- und AbrechnungsdatenTransparente Darstellung von Kostenstrukturen, Provisionen und Vorteilen

Steuerung, Monitoring und Reporting

Laufende Steuerung und Optimierung der laufenden KampagnenProfessionelles Ad Management inkl. TrackingZentrales, kampagnenübergreifendes DashboardWöchentlicher Jour fixeWöchentliche/monatliche Zwischenreportings und Endreportings (online oder vor Ort)Jährliches ReviewAbschlussberichte, Präsentationen, Dokumentation, Zielerreichungs- und ReichweitenberichteProaktive Steuerung bei Zielabweichungen

Langfristige Dachkampagne und fiktive Aufgabe

Im Rahmen der Ausschreibung ist eine fiktive Aufgabe Bestandteil der Wertung: eine zweistufige Kampagne 'Maritimes Hamburg und Hamburg Reisen'

Stufe 1: Reichweiten- und Image-PhaseStufe 2: Konversions-Phase für das Produkt 'Hamburg Reisen'Budget: 100.000 EUR zzgl. USt. inkl. AgenturhonorarPflichtkanäle: Meta und Programmatic, weitere Kanäle frei wählbar; TV und SEA sind ausgeschlossenZielgruppen: DE (PLZ 5-9, 25-60 Jahre, Städtereiseinteresse) sowie AT/CH (25-60 Jahre, Städtereiseinteresse)Zu liefernde KPIs: Brutto- und Nettoreichweite, OTS, GRP, Klicks, Klickrate, Conversions, Conversionrate, ROAS

Übergeordnetes Ziel der tatsächlichen Beauftragung ist eine langfristig angelegte Dachkampagne 'Hamburg als Stadt am Wasser'.

Nicht Bestandteil der Leistung

Kreationsleistung (wird über separaten Rahmenvertrag vergeben)PR- und Medienarbeit (wird durch die HHT selbst umgesetzt)Organische Social-Media-Betreuung (gesondert beauftragt)Erstellung von Landingpages (über hamburg-tourism.de)Exklusivität: die HHT darf auch andere Agenturen beauftragen

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Finanzielle und wirtschaftliche Eignung

Mindestumsatz Media: durchschnittlich ≥ 500.000 EUR netto pro Jahr in den letzten 3 Geschäftsjahren (Ausschlusskriterium)Betriebshaftpflichtversicherung: Personenschäden ≥ 3 Mio. EUR und Vermögens-/sonstige Schäden ≥ 3 Mio. EUR je Schadensereignis; Gesamtleistung pro Versicherungsjahr mindestens doppelt so hoch wie die Deckungssumme; Deckungssumme muss über die gesamte Vertragslaufzeit erhalten bleiben. Nachweis oder Eigenerklärung, dass im Auftragsfall abgeschlossen wird.Handelsregisterauszug: nicht älter als 6 Monate oder Eigenerklärung zur Unterschriftsberechtigung

Technische und persönliche Eignung

Referenzen: mindestens 3, maximal 5 Referenzprojekte aus dem Bereich Media aus den letzten 5 Jahren (Stichtag 01.06.2026). Projekte können begonnen, durchgeführt oder abgeschlossen sein. Vorlage als Eigenerklärung, sortiert nach Einschlägigkeit (Ausschlusskriterium)Mitarbeiterstruktur: mindestens 8 festangestellte Mitarbeitende im Bereich Media pro Jahr in den Jahren 2023, 2024 und 2025 (Ausschlusskriterium)Team für den Auftrag: Benennung von Position, Name, Qualifikation und Branchenerfahrung der vorgesehenen Personen

Zwingende und fakultative Ausschlussgründe, weitere Erklärungen

Eigenerklärung zu § 123 GWB (zwingende Ausschlussgründe, z. B. Wettbewerbsverstöße, Insolvenz)Eigenerklärung zu § 124 GWB (fakultative Ausschlussgründe)Eigenerklärung zur KorruptionsvermeidungEigenerklärung zur Tariftreue und zum Mindestlohn nach Hamburgischem VergabegesetzVertraulichkeitserklärungEigenerklärung zum 5. Russland-SanktionspaketBietergemeinschaften und Eignungsleihe sind zulässig (entsprechende Verpflichtungserklärungen erforderlich); Nachunternehmer sind zu benennen, Nachunternehmerketten nicht erlaubt

Referenzprojekte

mindestens 3, maximal 5 ReferenzenZeitraum: letzte maximal 5 Jahre (Stichtag 01.06.2026)Volumen: nicht spezifiziert

Referenzprojekte aus dem Bereich Media

Eigenerklärung; Projekte können begonnen, durchgeführt oder abgeschlossen sein; Sortierung nach Einschlägigkeit und Vergleichbarkeit; bei Bietergemeinschaften Angaben für die Gemeinschaft insgesamt möglich

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.