Rahmenvereinbarung Leadagentur Mediastrategie und Mediaplanung

• Marketingziele in konkrete Mediaziele überführen
• Fundierte Mediastrategien und -pläne auf Basis präziser Zielgruppenableitung entwickeln
• Empfehlung geeigneter Kanäle (On- und Offline, ausgeschlossen sind TV und SEA)
• Proaktive Markt-, Trend- und Innovationsanalysen liefern
• Beratung zu KI-Einsatz (zulässig mit Offenlegung und ggf. Zustimmung der HHT)

• Erstellung von Kostenvoranschlägen je Briefing
• Konzeption und Planung der Mediakampagnen
• Auswahl und Beauftragung von Fremddienstleistern im eigenen Namen
• Buchung der Media-Leistungen in den verschiedenen Kanälen (Programmatic, Addressable TV, Social Media, Print, Out-of-Home, Audioformate)
• Vollständige, nachvollziehbare und auditfähige Offenlegung aller Media- und Abrechnungsdaten
• Transparente Darstellung von Kostenstrukturen, Provisionen und Vorteilen

• Laufende Steuerung und Optimierung der laufenden Kampagnen
• Professionelles Ad Management inkl. Tracking
• Zentrales, kampagnenübergreifendes Dashboard
• Wöchentlicher Jour fixe
• Wöchentliche/monatliche Zwischenreportings und Endreportings (online oder vor Ort)
• Jährliches Review
• Abschlussberichte, Präsentationen, Dokumentation, Zielerreichungs- und Reichweitenberichte
• Proaktive Steuerung bei Zielabweichungen

Im Rahmen der Ausschreibung ist eine fiktive Aufgabe Bestandteil der Wertung: eine zweistufige Kampagne 'Maritimes Hamburg und Hamburg Reisen'

• Stufe 1: Reichweiten- und Image-Phase
• Stufe 2: Konversions-Phase für das Produkt 'Hamburg Reisen'
• Budget: 100.000 EUR zzgl. USt. inkl. Agenturhonorar
• Pflichtkanäle: Meta und Programmatic, weitere Kanäle frei wählbar; TV und SEA sind ausgeschlossen
• Zielgruppen: DE (PLZ 5-9, 25-60 Jahre, Städtereiseinteresse) sowie AT/CH (25-60 Jahre, Städtereiseinteresse)
• Zu liefernde KPIs: Brutto- und Nettoreichweite, OTS, GRP, Klicks, Klickrate, Conversions, Conversionrate, ROAS

Übergeordnetes Ziel der tatsächlichen Beauftragung ist eine langfristig angelegte Dachkampagne 'Hamburg als Stadt am Wasser'.

• Kreationsleistung (wird über separaten Rahmenvertrag vergeben)
• PR- und Medienarbeit (wird durch die HHT selbst umgesetzt)
• Organische Social-Media-Betreuung (gesondert beauftragt)
• Erstellung von Landingpages (über hamburg-tourism.de)
• Exklusivität: die HHT darf auch andere Agenturen beauftragen

• Mindestumsatz Media: durchschnittlich ≥ 500.000 EUR netto pro Jahr in den letzten 3 Geschäftsjahren (Ausschlusskriterium)
• Betriebshaftpflichtversicherung: Personenschäden ≥ 3 Mio. EUR und Vermögens-/sonstige Schäden ≥ 3 Mio. EUR je Schadensereignis; Gesamtleistung pro Versicherungsjahr mindestens doppelt so hoch wie die Deckungssumme; Deckungssumme muss über die gesamte Vertragslaufzeit erhalten bleiben. Nachweis oder Eigenerklärung, dass im Auftragsfall abgeschlossen wird.
• Handelsregisterauszug: nicht älter als 6 Monate oder Eigenerklärung zur Unterschriftsberechtigung

• Referenzen: mindestens 3, maximal 5 Referenzprojekte aus dem Bereich Media aus den letzten 5 Jahren (Stichtag 01.06.2026). Projekte können begonnen, durchgeführt oder abgeschlossen sein. Vorlage als Eigenerklärung, sortiert nach Einschlägigkeit (Ausschlusskriterium)
• Mitarbeiterstruktur: mindestens 8 festangestellte Mitarbeitende im Bereich Media pro Jahr in den Jahren 2023, 2024 und 2025 (Ausschlusskriterium)
• Team für den Auftrag: Benennung von Position, Name, Qualifikation und Branchenerfahrung der vorgesehenen Personen

• Eigenerklärung zu § 123 GWB (zwingende Ausschlussgründe, z. B. Wettbewerbsverstöße, Insolvenz)
• Eigenerklärung zu § 124 GWB (fakultative Ausschlussgründe)
• Eigenerklärung zur Korruptionsvermeidung
• Eigenerklärung zur Tariftreue und zum Mindestlohn nach Hamburgischem Vergabegesetz
• Vertraulichkeitserklärung
• Eigenerklärung zum 5. Russland-Sanktionspaket
• Bietergemeinschaften und Eignungsleihe sind zulässig (entsprechende Verpflichtungserklärungen erforderlich); Nachunternehmer sind zu benennen, Nachunternehmerketten nicht erlaubt