Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenKurzbeschreibung
Die Wiesbaden Congress & Marketing GmbH sucht einen Dienstleister, der Veranstaltungen und Kongresse im RheinMain CongressCenter (RMCC) sowie optional im Kurhaus, Jagdschloss Platte und im Stadtgebiet Wiesbaden mit kundenspezifischem Werbe-Branding ausstattet.
Was ist zu tun?
Was wird erwartet?
Rahmenbedingungen
Zuschlag (100 Punkte): Preis 45 %, Konzeption 25 %, Rabatte 10 %, Verspätungszuschläge 10 %, Nacht-/Wochenendzuschlag 5 %, Stornierungsbedingungen 5 %.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertZuschlagskriterien
Gewichtung laut Vergabeunterlagen- Angebotener Gesamtpreis45%
Bewertet wird der vom Bieter angebotene Gesamtpreis pro Jahr (netto) aus dem Preisblatt. Günstigstes Angebot erhält 100 Punkte; Angebote 100% über dem günstigsten erhalten 0 Punkte; lineare Interpolation.
- Angebotene Rabattierung10%
Mittelwert der angebotenen Rabattprozentsätze bei bestimmten Rechnungssummen (2.500/5.000/10.000/20.000/50.000 EUR). Höchster Mittelwert = 5 Punkte (multipliziert mit Faktor 20 = max. 100 Punkte); lineare Interpolation.
- Nacht- und Wochenendzuschlag5%
Prozentsatz des Zuschlags für Leistungen an Wochenenden (Sa 20:00 bis Mo 06:00) und in Nachtstunden (22:00-06:00). Geringster Prozentsatz = 5 Punkte (×20 = max. 100 Punkte); lineare Interpolation.
- Verspätungszuschläge10%
Mittelwert der prozentualen Verspätungszuschläge bei kurzfristigen Bestellungen (<21, <14, <7 Kalendertage vor Aufbaubeginn). Geringster Mittelwert = 5 Punkte (×20 = max. 100 Punkte); lineare Interpolation.
- Stornierungsbedingungen5%
Mittelwert der prozentualen Stornierungskosten bei Absage bis 21/14/7/<7 Kalendertage vor Aufbaubeginn. Geringster Mittelwert = 5 Punkte (×20 = max. 100 Punkte); lineare Interpolation.
- Konzeption/Herangehensweise (Fragenkatalog)25%
Schriftliche Erläuterung mittels Fragenkatalog zu Kommunikation, englischsprachiger Korrespondenz, Datenaustausch/Datensicherheit, Erreichbarkeit, Organisation von Auf-/Abbau und Beklebung sowie Umgang mit kurzfristigen Bestellungen/Umbestellungen. Bewertet mit 0-5 Punkten (×20 = max. 100 Punkte); gleichgewichtete Unterkriterien.
Für jedes Einzelkriterium werden max. 100 Punkte vergeben (lineare Interpolation, bestes Angebot = 100, 0 Punkte bei doppeltem Abstand zum besten Angebot bzw. bei 100% Abweichung). Die erreichte Punktzahl wird mit der Gewichtung multipliziert. Die Summe ergibt die Gesamtpunktzahl (max. 100 Punkte). Höchste Gesamtpunktzahl erhält den Zuschlag.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenVertragsrahmen und Laufzeit
Vertragsbeginn 01.05.2027, Laufzeit 24 Monate bis 30.04.2029. Bei nicht fristgerechter Kündigung (3 Monate vor Ablauf) automatische Verlängerung um 2 Jahre bis maximal 30.04.2031. Mittleres Auftragsvolumen der letzten Jahre: ca. 250.000 € pro Jahr – kein Anspruch auf Mindestabnahme.
Leistungsorte
Hauptstandort: RheinMain CongressCenter (RMCC), Friedrich-Ebert-Allee 1, 65185 Wiesbaden. Optional: Kurhaus Wiesbaden (Kurhausplatz 1), Jagdschloss Platte und weitere Werbeflächen im Stadtgebiet Wiesbaden.
Werbeflächen im RMCC (Kategorie A)
Glasfolierungen (Foyer Zentral, Foyer Süd 1+2, Terrassensaal, Glasgeländer, Steg), Treppenbeklebungen (Foyer Zentral groß/klein, Galerie, Foyer Süd 2), Indoor-Banner (Halle Nord), Säulen-Banner, Counter-Branding (Rednerpult, mobile Steh-/Sitzcounter, Garderobe-Counter UG/EG), Aufzug-Branding (Wände, Nummerntafel), Bühnenbranding (Bauhöhen 20–120 cm, Längen 0,5 bis >20 m) und Bühnenrückwände (Bauhöhen 200–600 cm, Längen 400–1200 cm).
Werbeflächen Messebau (Kategorie B)
Cut Outs (Logos, Buchstaben/Ziffern) im Digitaldruck einfarbig oder 4C, vollflächiger Digitaldruck auf Textil, Folie oder selbstklebender Folie für Messewände, Standblenden und Foliendruck auf Forexplatten.
Werbeflächen in Gebäuden (Kategorie C)
Teil-Folierungen (Glas-/Spiegelfolierungen, wiederverwendbare Folierungen), Bodengrafiken (Fuß, Kreis, Rechteck) und Schilder aus bedruckten Forex-Platten in DIN A3 bis A1 sowie großflächig.
Outdoor-Werbeflächen (Kategorie D)
Selbststehende Werbemittel (Roll-Ups, Beach-Flags, Drop-Flags, Square-Flags), Outdoor-Banner (Mannesmanngitter, Bauzaunfelder, Terrassen-Geländer, Betonpoller, Straßenbanner) und Fahnen (Kurhaus, RMCC).
Bedarfspositionen Personal, Transporte, Geräte (Kategorie E)
Stundenweise Bereitstellung von Grafikern, Werbetechnikern/Monteuren, Transporten (PKW, Sprinter bis 3,5 t und bis 7,5 t) und Geräten (Leiter bis 4,50 m, Steiger).
Pflichten des Auftragnehmers
Reaktionszeit bei kurzfristigen Problemen max. 3 Stunden vor Ort. Erreichbarkeit Mo–Fr 08:00–17:00 Uhr. Teilnahme am wöchentlichen Gewerkemeeting im RMCC. Aufmaß aller Flächen im RMCC kostenfrei. Erstellung interner und externer Angebote je Bestellung (externes Angebot im CI der Auftraggeberin, ggf. englischsprachig). Direkte Beratung der Auftraggeberin und von Endkunden. Übergabe der Produkte mit Übergabeprotokoll an Veranstalter/Aussteller. Rückstandsfreie Entfernung aller Materialien, ohne Beschädigung bauseitiger Beläge.
Material- und Qualitätsanforderungen
Alle eingesetzten Materialien müssen mindestens B1 schwer entflammbar sowie CE-zertifiziert sein (Zertifikate vorzuhalten und auf Verlangen vorzulegen). Materialien dürfen vorhandene Oberflächen nicht angreifen oder beschädigen und müssen rückstandslos entfernbar sein.
Angebote je Bestellung
Pro Bestellung zwei Angebotsexemplare: ein internes Angebot mit Ausschreibungspreisen und ein externes Angebot im Layout/CI der Auftraggeberin (Endpreise für den Kunden), auf Anforderung auch in englischer Sprache. Das externe Angebot enthält eine detaillierte Artikelaufzählung und eine verständliche konzeptionelle Beschreibung der Leistungen.
Planungs- und Reaktionsfristen im Betrieb
Auftraggeberin liefert wöchentlich eine Planungsvorschau (ca. 6 Monate voraus). Vorläufige Planungsunterlagen ca. 4 Wochen vor Veranstaltung, abschließende Planungsunterlagen (VAP) 7 Tage vor Veranstaltungsbeginn. Rückmeldung des Auftragnehmers nach Bestelleingang innerhalb von 2 Arbeitstagen. Benachrichtigung über Eigenleistung der Auftraggeberin 6 Wochen im Voraus.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenFachliche Eignung – Referenzen
Mindestens 2 vergleichbare Referenzprojekte aus 2022–2025 im Bereich Werbeflächenbranding, jeweils mit Auftragswert ≥ 30.000 €. In Summe müssen 2 von 3 Anforderungen erfüllt sein: Banner outdoor oder indoor mit ≥ 15 m² bedruckter Fläche, Treppenstufenbeklebung mit ≥ 15 Stufen, Glasflächenbeklebung mit ≥ 40 m². Jede einzelne Referenz muss mindestens eine dieser Anforderungen erfüllen.
Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit
Mindestumsatz von durchschnittlich 500.000 € netto pro Jahr mit vergleichbaren Leistungen in den letzten 3 Jahren (2023, 2024, 2025). Kein Insolvenzverfahren, keine Liquidation. Geordnete Erfüllung der Steuer- und Sozialversicherungspflichten.
Technische und personelle Leistungsfähigkeit
Mindestens 10 festangestellte oder freischaffende Personen im Bereich Produktion & Montage (stetig über die letzten 3 Jahre). Mindestens 2 Personen im Bereich Layout (stetig über die letzten 3 Jahre). Benennung der vorgesehenen Leitungspersonen.
Zuverlässigkeit und rechtliche Eignung
Keine Ausschlussgründe nach § 123 oder § 124 GWB. Keine Verurteilungen wegen Verstößen (Freiheitsstrafe > 3 Monate, Geldstrafe > 90 Tagessätze, Geldbuße > 2.500 €) in den letzten 2 Jahren. Mitgliedschaft in der zuständigen Berufsgenossenschaft. Eintragung im Berufsregister, soweit pflichtig.
Haftpflichtversicherung
Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen:
Bei Bietergemeinschaften muss die Versicherung für alle Mitglieder bestehen.
Sanktionsrechtliche Eignung
Eigenerklärung, dass weder der Bieter noch eingesetzte Unterauftragnehmer (>10 % des Auftragswerts) zu den von der EU-Sanktionsverordnung (EU) Nr. 833/2014 erfassten Personen/Unternehmen mit Russland-Bezug gehören. Gilt für die gesamte Vertragslaufzeit.
Organisatorische Eignung und Pflichtbesichtigung
Anmeldung zur obligatorischen Ortsbesichtigung im RMCC bis spätestens 24.06.2026. Persönliche Teilnahme an einem vergebenen Besichtigungstermin im Zeitraum 30.06.–01.07.2026. Unterschriebener Nachweis der Ortsbesichtigung ist zwingender Bestandteil des Angebots.
Tariftreue und Mindestlohn
Verpflichtungserklärung zur Einhaltung von Tariftreue und Mindestlohn (MiLoG) sowie zur Bekämpfung von Schwarzarbeit (Erklärung WB-01).
Material- und Qualitätsanforderungen
Verpflichtung zur Verwendung von Materialien mit mindestens B1 schwer entflammbar (Zertifikate vorzuhalten) und CE-Zertifizierung. Materialien müssen rückstandslos entfernbar sein und bauseitige Beläge nicht beschädigen.
Vergleichbare Referenzprojekte im Bereich Werbeflächenbranding (Banner, Treppenstufen- oder Glasflächenbeklebung)
Mit Ansprechpartner, Art der Leistung, Auftragssumme und Ausführungszeitraum über Formblatt REF; in der engeren Wahl zusätzlich 3 Referenzen mit allen Kontaktdaten über 124 LD.