Besetzung und Betrieb Empfang und Durchführung Hauspostdienst

GASCADE Gastransport GmbH | Vergabekammer des BundesKassel, HessenVeröffentlicht: 18. Juni 2026

Angebotsfrist: 21. Juli 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Worum geht's?

GASCADE Gastransport GmbH sucht einen Dienstleister, der am neuen Verwaltungsstandort in Kassel (Joseph-Beuys-Str. 17) den Empfang besetzt und betreibt sowie die Poststelle führt.

Was ist zu tun?

Empfang Mo–Fr

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 21. Juli 2026

Termin / FristJUN2026 DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN

Veröffentlichung19. Juni 2026

Bieterfragen-Frist30. Juni 2026

Nachforderungsfrist30. Juni 2026

Angebotsfrist21. Juli 2026

Angebotsöffnungca. 21. Juli 2026

Bindefrist21. Juli – 8. Nov. 2026

Vorabinformationsschreibenca. 28. Aug. 2026

Zuschlagca. 8. Sep. 2026

Ausführungsbeginn Empfang15. Sep. 2026

Vertragslaufzeitca. 15. Sep. 2026 – 15. Sep. 2029

Regelleistung Empfang1. Okt. 2026

Ausführungsbeginn Postdienste1. Nov. 2026

Regelleistung Postdienste1. Jan. 2027

Verlängerung 1ca. 15. Sep. 2029 – 15. Sep. 2030

Verlängerung max.ca. 15. Sep. 2029 – 15. Sep. 2031bis 2031

Verlängerung 2ca. 15. Sep. 2030 – 15. Sep. 2031bis 2031

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Allgemeine Aufgaben für beide Bereiche (Empfang & Poststelle)

Schnittstellenmanagement zum Auftraggeber und zu Fremdfirmen.Pflege und Dokumentation im IT-System / CAFM.Qualitätsmanagement nach DIN ISO 9000 ff (auch durch Nachunternehmer).Berichtswesen: Quartalsbericht bis zum 10. Werktag nach Monatsende, Jahresbericht bis zum 20. Werktag des Folgejahres.Kontinuierliche Verbesserung (KVP-Prozess).Regelbesprechungen (Jour-Fixe) mindestens 1× pro Quartal, Einladung mindestens 3 Werktage vorher, Protokollverteilung innerhalb von 2 Arbeitstagen.Erstellung Betriebs- und Objekthandbuch nach GEFMA 190.Start-Up-Phase / Implementierung: Einarbeitungszeit vor Regelleistung, abgestimmte Inbetriebnahme.

Personal und Erreichbarkeit (gilt übergreifend)

Zentrale Ansprechpartner strategisch/administrativ: mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Position, Führungserfahrung, kaufmännische und betriebstechnische Fachkenntnisse, Kenntnisse einschlägiger Normen/Richtlinien, sehr gute EDV-Kenntnisse, Deutsch C1 (weitere Sprachen wünschenswert). Erreichbarkeit Mo–Fr 08:00–17:00 Uhr.Operative Ansprechpartner: Mo–Fr 08:00–17:00 Uhr, mindestens innerhalb der Ausführungszeiten.Alle eingesetzten Mitarbeiter: Deutsch mindestens C1 (GER).Reaktionszeit Ersatzpersonal bei kurzfristigem Ausfall: maximal 120 Minuten (zwingende Mindestanforderung – Nichteinhaltung führt zum Angebotsausschluss).Anpassung der Ausführungszeiten durch den Auftraggeber: 3 Werktage Vorlauf.

Sonderleistungen auf Abruf

Leistungen nach Stundenverrechnungssätzen je Qualifikationsstufe.Leistungen auf Basis gesonderter Angebote; dafür ist ein detailliertes Einsatzkonzept zu erstellen.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung (PL)

PL1: Eintragung im Berufs- oder Handelsregister (nicht beglaubigte Kopie, max. 12 Monate alt) oder Gewerbeanmeldung (für ausländische Bieter).PL2: Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB vorliegen (Selbstreinigung nach § 125 GWB möglich).PL3: Eigenerklärung zur Einhaltung der EU-Sanktionsverordnung 2022/576 (keine Russland-Bezüge).PL4: Eigenerklärung zur Einhaltung des Tariftreueversprechens (BTTG).

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (WL)

WL1 – Mindestumsatz: Durchschnittlicher Umsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre aus vergleichbaren Tätigkeiten mindestens 2.500.000 EUR netto. Bei Neugründung: Unternehmensplanung mit erwarteten Jahresumsätzen.WL2 – Haftpflichtversicherung: Berufs-/Betriebshaftpflicht für Personen-, Sach- und Vermögensschäden mindestens 5.000.000 EUR je Versicherungsjahr. Alternativ: Eigenerklärung plus unwiderrufliche Bestätigung eines Versicherers. Nachweis max. 12 Monate alt.

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit (TL)

TL1 – Referenzen: Mindestens 3 vergleichbare Referenzen, davon mindestens 1 vollumfänglich (Empfang UND Poststelle), alle aus dem KRITIS-Umfeld. Zeitraum max. 3 Jahre rückwirkend. Details siehe Referenzprojekte.TL2 – Zertifizierungen: DIN EN ISO 9001 und DIN EN 77200 (oder gleichwertig), ausgestellt von akkreditiertem Zertifizierungsunternehmen. Zertifizierung muss zum voraussichtlichen Vertragsbeginn abgeschlossen sein; bei laufender Zertifizierung Zeitplan vorlegen.TL3 – Personalqualifikationen: Sachkundeprüfung § 34a GewO für alle Empfangsmitarbeitenden, Deutsch C1, Englisch B2 (Wort und Schrift) im Empfang, einwandfreies polizeiliches Führungszeugnis (Aktualisierung alle 5 Jahre), ggf. Bereitschaft zur Sicherheitsüberprüfung nach SÜG, MS-Office-/IT-Grundkenntnisse. Nachweise max. 6 Monate alt.TL4 – Leistungssicherstellung: Eigenerklärung zur unterbrechungsfreien Leistungserbringung, kurzfristige Personalverfügbarkeit bei Ausfällen/Krankheit/Sonderlagen, bei fehlendem Betriebssitz in räumlicher Nähe Einrichtung einer Struktur vor Leistungsbeginn, verlässliche Einsatzsteuerung und kontinuierliche Objektbetreuung.

Wichtige verfahrensbezogene Hinweise

Ausschluss von Nachunternehmern für die sicherheitskritischen Kernleistungen (Empfangs-, Zutritts- und Postprozesse) – diese Aufgaben muss der Bieter selbst erbringen.Nebenangebote sind nicht zugelassen.Zuschlagskriterium ist allein der Preis (niedrigster Angebotsvergleichspreis).Angebotsvergleichspreis = Einmalleistungen + 3× Regelleistung/Jahr + 3× gewichtete Stundenverrechnungssätze/Jahr.Auftraggeber kann Unterlagen nach § 51 Abs. 2/3 SektVO nachfordern (kein Anspruch darauf).Vertragslaufzeit 36 Monate ab Vertragsbeginn, optionale Verlängerung max. 24 Monate (in Summe oder 2×12 Monate).

Referenzprojekte

3 vergleichbare Referenzen (wertungsfähig), davon mind. 1 vollumfänglich (Empfang UND Poststelle) ReferenzenZeitraum: max. 3 Jahre rückwirkend ab Veröffentlichung der Bekanntmachung (Juni 2026)Volumen: präzise Auftragswert-Angabe in EUR (netto) pro Referenz

Aufbau, Besetzung und Betrieb Empfang und/oder Poststelle im KRITIS-Umfeld (kritische Infrastruktur)

Pflichtangaben je Referenz: Titel, Auftraggeber inkl. Kontaktdaten, Ansprechpartner, Kurzbeschreibung, Auftragswert netto, Ausführungszeitraum tagesgenau. Keine Referenzen von konzernverbundenen Unternehmen, die nicht für die Leistungserbringung vorgesehen sind.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.