Einscannen der Bau- und Denkmalakten zur Erstellung einer eAkte im DMS
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Stadt Monheim am Rhein sucht einen Dienstleister, der rund 17.500 Bau- und Denkmalakten scannt und daraus eine elektronische Akte (eAkte) im Dokumentenmanagementsystem (DMS) erstellt.
Der Auftrag umfasst den kompletten Prozess: Abholung und Transport der Akten, Scannen inklusive OCR-Volltexterkennung, Metadaten-Erfassung, sichere Datenübergabe per SFTP-Server sowie die geordnete Rückgabe bzw. Einlagerung der Originale. Alle Scan- und Verarbeitungsschritte müssen vollständig in Deutschland stattfinden und strenge Datenschutz- und Informationssicherheitsanforderungen (DSGVO, ISO 27001) erfüllen.
Es handelt sich um eine öffentliche Ausschreibung ohne Lose. Angebote können ausschließlich elektronisch über den Vergabemarktplatz NRW eingereicht werden.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertZuschlagskriterien
Gewichtung laut Vergabeunterlagen- Scan in Deutschland30%
Bewertet wird, ob sämtliche Scan- und Digitalisierungsprozesse vollständig innerhalb Deutschlands durchgeführt werden. Der Bietende hat dies verbindlich zu erklären und geeignete Nachweise vorzulegen.
- Komplette elektronische Erfassung aller Akten und relevanten Daten sowie Packen der Unterlagen durch den Auftragnehmer40%
Bewertet wird die Qualität, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit der angebotenen Prozesse zur elektronischen Erfassung aller Akteninhalte (insbesondere Straße, Hausnummer, Aktenzeichen) sowie die organisatorische und logistische Durchführung des Packens der Unterlagen durch den Auftragnehmer.
- Preis30%
Bewertet wird der rechnerisch korrekte Gesamtpreis gemäß Preisblatt. Preisnachlässe werden nur berücksichtigt, wenn sie im Angebotsschreiben ohne Bedingungen als Vomhundertsatz auf die Abrechnungssumme gewährt werden.
Bewertung der qualitativen Kriterien anhand einer Punkteskala von 0 bis 100 Punkten. Die erreichten Punkte werden mit der jeweiligen Gewichtung multipliziert und anschließend zum Gesamtwertungsergebnis addiert.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenProjektinitialisierung
Erstellung eines kundenspezifischen Verarbeitungsprofils
Logistik
Transport der Akten zwischen Auftraggeberin und Scan-Stelle
Digitalisierung der Akten
Metadaten
Beleggut (Standard-Dokumente)
Gefaltete Pläne / Zeichnungen
Gebundene Unterlagen
Datenübergabe
Einlagerung und Rückgabe der Originale
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenFachliche Eignung und Referenzen
Technische Leistungsfähigkeit
Personelle Leistungsfähigkeit
Datenschutz und Informationssicherheit
Logistische Leistungsfähigkeit
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (auf Verlangen)
Digitalisierungsprojekte vergleichbarer Größenordnung (ca. 17.500 Akten) mit Erfahrung in Hochsicherheitsarchiven, OCR-Verarbeitung sowie manueller und automatisierter Metadatenindizierung
Eigenerklärung mit Angabe von Art, Umfang, Zeitraum und Auftraggeber des jeweiligen Projekts
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer VergabenUnternehmen mit ähnlichen Zuschlägen
Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)Auf einen Blick
Erfüllungsort
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