Öffentliche Aufträge & Ausschreibungen für Aktendigitalisierung & Archivierung

Digitalisierung von Dokumenten und technischen Zeichnungen - Konvertierungs- und Scanarbeiten zur Aktendigitalisierung

Das Land Berlin (Senatsverwaltung für Mobilität, Verkehr, Klimaschutz und Umwelt) sucht einen Dienstleister, der analoge Aktenbestände digitalisiert und in das Dokumentenmanagementsystem „nscale/eAkte" überführt. Was zu tun ist: Abholung der Originalunterlagen in Berlin, fachgerechte Aufbereitung und Scannen mit 300 dpi Volltexterkennung (OCR) und Ausgabe als durchsuchbares, ISO-konformes PDF/A-2u (Mindestleserate 98 %) Strukturierte Datenübergabe per XML-/CSV-Indexlisten in das DMS Konstruktive Rekonstruktion technischer Zeichnungen in editierbare CAD-Formate (DWG/DXF, ab Version R12) Rückführung der Originale und auf Wunsch zertifizierte Vernichtung nach DIN 66399 (Stufe P-4) Rahmen: Vertragslaufzeit: 39 Monate (rund 1.015 Werktage) ab Zuschlag Zuschlag erfolgt ausschließlich nach dem Preis Angebote sind elektronisch über die Vergabeplattform Berlin (meinauftrag.rib.de) einzureichen, Bieterclient ava-sign wird benötigt

Rahmenvertrag Archivierung, Aktenauslagerung und Digitalisierung

Kurzbeschreibung Die BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH (für das Land Berlin) sucht einen Dienstleister für die externe Lagerung, Verwaltung, Auslagerung, Kassation und Digitalisierung von rund 53.000 Archiveinheiten (Papierakten, CD-R, Mikrofilme, Sicherheits- und Magnetbänder). Es handelt sich um einen Rahmenvertrag über 4 Jahre (Beginn 01.12.2026, Ende 30.11.2030). Leistungen werden auf Abruf erbracht – es gibt keine Mindest- oder Festmengen, nur Kalkulationswerte. Der Zuschlag erfolgt ausschließlich nach dem Preis (100 %). Bieter müssen u.a. mindestens eine vergleichbare Referenz (≥ 60.000 EUR brutto, ≥ 12 Monate Laufzeit, letzte 10 Jahre), die ISO-Zertifikate 9001, 14001 und 27001, eine Betriebshaftpflicht mit 5 Mio. EUR Deckung sowie diverse Eigenerklärungen vorlegen. Angebote sind elektronisch über die Vergabeplattform des Landes Berlin bis spätestens 15.09.2026

Digitalisierung von Papierakten, Rahmenvereinbarung

Die Stadt Lörrach schreibt die Digitalisierung ihrer Papierakten als Rahmenvereinbarung im offenen Verfahren aus. Die Leistung umfasst Abholung, sicheren Transport, Scannen (simplex und duplex, Formate A4 bis A0), Qualitätssicherung, On-Demand-Bereitstellung, Einlagerung und spätere datenschutzkonforme Vernichtung der Originale. Die Ausschreibung ist in 4 Lose aufgeteilt. Ein Bieter darf maximal 2 Lose anbieten. Angebote sind elektronisch über die Vergabeplattform bis zum 09.09.2026 um 10:00 Uhr einzureichen. Zuschlag erhält das preisgünstigste Angebot. Gefordert werden unter anderem Eigenerklärungen zur Eignung, mindestens 3 vergleichbare Referenzen, Zertifikate ISO/IEC 27001 und ISO 9001, eine Eigenerklärung zu Russland-Sanktionen sowie Verpflichtungserklärungen zum Mindestlohn (LTMG Baden-Württemberg).

Digitalisierung des Teilbestands Raum rechts des Statikaktenarchivs – ersetzendes Scannen nach BSI TR-03138 – für den Fachbereich Bau- und Wohnungsaufsicht

Das Bezirksamt Reinickendorf von Berlin schreibt die Digitalisierung eines Teils seines Statikaktenarchivs aus. Rund 100 laufende Meter Akten (ca. 251.800 Seiten bis A3 und ca. 18.600 Großformatpläne) sollen ersetzend gescannt werden – das heißt, die Papieroriginale werden nach erfolgreicher Digitalisierung und Freigabe vernichtet. Das Scannen muss nach dem BSI-Standard TR-03138 (TR RESISCAN) erfolgen, also beweiswerterhaltend und revisionssicher. Die Daten werden als durchsuchbare PDF/A-2b-Dateien übergeben. Angebote werden elektronisch über die Vergabeplattform Berlin eingereicht. Die Angebotsfrist endet am 28.09.2026 um 09:00 Uhr. Die Leistung muss bis spätestens 14.12.2026 abgeschlossen sein.

Bestandsaufnahme, Aufbereitung und Verpackung von Akten des Rechtsamtes

Nationale Ausschreibung nach VOL/A Öffentliche Ausschreibung Vergabenr.: L-10.33-2026-00143 a) Zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle, zuschlagserteilende Stelle: Name und Anschrift: Stadt Leipzig Martin-Luther-Ring 4-6 04092 Leipzig Deutschland Telefonnummer: Telefaxnummer: E-Mail-Adresse: zas-vol@leipzig.de Internet-Adresse: https://www.leipzig.de Zuschlagserteilende Stelle: Siehe oben b) Art der Vergabe (§ 3 VOL/A): Verfahrensart: Öffentliche Ausschreibung c) Angebote können abgegeben werden:

Dynamisches Beschaffungssystem – Digitalisierung von Papierakten

Worum geht es? Die Stadt Münster (citeq / Zentrales Vergabemanagement) sucht Unternehmen, die Papierakten verschiedener Ämter und Einrichtungen digitalisieren. Geplant sind rund 170.000 Akten (ca. 35 Millionen Blatt), verteilt über die Jahre 2021 bis 2024/2025. Wie läuft das Verfahren? Es handelt sich um ein Dynamisches Beschaffungssystem (DBS) – also eine laufende, offene Bewerberliste, nicht um eine einmalige Ausschreibung mit festem Zuschlag. Interessierte Unternehmen können sich jederzeit um Zulassung bewerben. Während der Laufzeit bis 31.12.2026 ruft die Stadt einzelne Aufträge (Einzelvergaben) ab; nur die im DBS zugelassenen Unternehmen werden dann zur Angebotsabgabe aufgefordert. Was muss man mit dem Teilnahmeantrag einreichen? Unternehmensbeschreibung 3 Referenzprojekte zur Digitalisierung von Papierakten in großen (öffentlichen) Verwaltungen Umsetzungsstrategie für die Digitalisierung Verfahrensdokumentation nach BSI TR RESISCAN (oder vergleichbar) Zertifizierungen (ISO 27001, 9001, 14001 – falls vorhanden) Eigenerklärungen (Steuern, Umsatz, Insolvenz) Abgabefrist: 30.12.2026, 07:30 Uhr

Landesarchiv Baden-Württemberg - Europaweite Vergabe von Digitalisierungsleistungen für Archivalien

Gegenstand des Vergabeverfahrens sind Leistungen zur Digitalisierung von Archivalien, einschließlich die Strukturierung der erzeugten Digitalisate sowie die Erstellung von Nutzungsderivaten für das Landesarchiv Baden-Württemberg.

Aktendigitalisierung Jugend- und Sozialamt

Was wird hier beschafft? Die Stadt Pforzheim sucht einen Dienstleister, der die Papierakten des Jugend- und Sozialamts scannt und digital aufbereitet. Insgesamt geht es um rund 500 laufende Meter Akten mit etwa 4 Millionen beidseitig zu scannenden Blättern aus den Jahren 1970 bis 2026 (Sozialhilfe-, Eingliederungshilfe-, Betreuungs-, Wohngeld-, Vormundschafts- und HzE-Akten). Die Leistung umfasst Transport, Aufbereitung, Scannen mit OCR, Indizierung, Lieferung per SFTP, Aufbewahrung der Originale und schließlich datenschutzkonforme Vernichtung. Vertraglich angebunden ist der Auftrag an das Amt für Digitalisierung und IT der Stadt, die Leistung muss in enger Abstimmung mit diesem Amt erfolgen. Was ist zu beachten? Aufgrund der sensiblen Sozialdaten gelten strenge Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen (Verarbeitung nur in Deutschland, Auftragsverarbeitung nach DSGVO, TR-Resiscan-Anforderungen). Eigene Leistungserbringung ist Pflicht – Unterauftragnehmer sind ausgeschlossen. Angebote werden nach Qualität (50 %), Preis (30 %), Reaktionszeit (10 %) und Ausführungsdauer (10 %) bewertet. Verpflichtende Besichtigungstermine finden in KW 37–39 statt (Musterakt wird dort ausgegeben). Abgabefrist: 21. September 2026

eJustice-Basisdienst Scannen und PDF-Konvertierung

eJustice-Basisdienst Scannen und PDF-Konvertierung

Landesarchiv Baden-Württemberg - Europaweite Vergabe von Digitalisierungsleistungen für Archivalien

Gegenstand des Vergabeverfahrens sind Leistungen zur Digitalisierung von Archivalien, einschließlich die Strukturierung der erzeugten Digitalisate sowie die Erstellung von Nutzungsderivaten für das Landesarchiv Baden-Württemberg.

Digitalisierung von Archivgut für das Bundesarchiv - Projekt Transformation der Wiedergutmachung II

Rahmenvereinbarung über die Digitalisierung von Archivgut für das Bundesarchiv - Projekt Transformation der Wiedergutmachung II

Digitalisierung analoger Aktenordner

Auftrag zur Digitalisierung und Vervielfältigung von ungefähr 8 Aktenordnern

Es sollen rund 8 Archivordner digitalisiert werden. Diese beinhalten Unterlagen in den Formaten DIN A4 und DIN A3, schwarz-weiß sowie farbig, ein- und doppelseitig bedruckt. Zusätzlich sind Baupläne in Übergrößen enthalten. Die Dokumente liegen teilweise gelocht, gefalzt, geheftet oder geklammert vor und sind mit Trennblättern bzw. Trennstreifen versehen.

externe Scan-Dienstleistungen

Die AOK Rheinland/Hamburg schreibt externe Scan-Dienstleistungen zur Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung (nach § 302 SGB V und § 105 SGB XI) als offenes Verfahren aus. Der Auftragnehmer übernimmt die gesamte Bearbeitung der Papierpost: Öffnen, Vorbereiten, Scannen (Farbe, mind. 200 DPI, PDF/A-1 Version 1.7), qualifizierte elektronische Signatur/Siegelung, Erstellung und Versand von Abrechnungsdatensätzen über SFTP, 30-tägige Kurzzeitarchivierung und datenschutzgerechte Vernichtung der Belege. Das Verfahren enthält keine Losaufteilung – es ist ein Rahmenvertrag mit einem Wirtschaftsteilnehmer über 24 Monate (verlängerbar um 2 x 12 Monate). Geschätztes Auftragsvolumen: max. 10 Mio. EUR brutto. Leistungsbeginn: 01.04.2027 nach 6-monatiger Implementierungsphase. Angebote sind bis 25.08.2026, 12:00 Uhr elektronisch einzureichen. Bindefrist: 60 Tage. Bewertet werden Qualität/Kompetenz (50 %) und Preis (50 %).

Rahmenvertrag Lagerung und Scandienstleistung Bauakten

Die Stadt Ennepetal schreibt einen Rahmenvertrag über die fachgerechte Lagerung, das Scannen (Digitalisieren) und die anschließende Rückführung ihrer Bauakten (Bauordnung) aus. Auftragnehmer übernehmen rund 11.717 Mappen, 2.911 Stehordner und ca. 90.000 Pläne vom Verwaltungsgebäude (Bismarckstr. 21, 58256 Ennepetal), lagern diese geschützt in Deutschland, digitalisieren sie nach definierten Standards (PDF/A, 200 DPI, farbig, OCR) und stellen sie elektronisch bereit. Neben einer on-demand-Digitalisierung innerhalb von 48 Stunden ist auch eine kontingentierte jährliche Digitalisierung (Budget ca. 50.000 EUR brutto) vorgesehen. Die Vertragslaufzeit beträgt 4 Jahre (Beginn 25.09.2026, Ende 24.09.2030). Angebote sind bis zum 20.08.2026 um 10:00 Uhr elektronisch über die Vergabeplattform einzureichen. Nebenangebote sind nicht zugelassen.

Korrektur: Digitalisierungsleistungen für Archivalien - Landesarchiv

Arbeitnehmerüberlassung ScanZen

Im Scanzentrum (ScanZen) der Oberfinanzdirektion Baden-Württemberg - Landeszentrum für Da-tenverarbeitung (LZfD) erfolgt der Scanbetrieb zentralisiert und landesweit für Baden-Württemberg und Schleswig-Holstein. Das Verfahren SteuBel (Steuerliche Beleglesung) ermöglicht, die bei den Finanzämtern in Papier-form eingehenden Dokumente (z.B. Steuererklärungen) einzuscannen, die ausgelesenen Daten digital aufzubereiten und die Erklärungsdaten den Bearbeitern der Finanzämter zur Veranlagung des Steuer

Digitalisierung von Schriftgut für das Landratsamt Rastatt

Digitalisierung von Schriftgut für das Landratsamt Rastatt

Beschaffung eines Vertragsmanagement- und Aktensystems

Das Max-Delbrück-Centrum (MDC) in Berlin sucht einen Anbieter für ein cloud-basiertes (SaaS) Vertragsmanagement- und Aktensystem mit KI-Funktionen. Der Auftrag umfasst die Bereitstellung, Implementierung und den laufenden Betrieb der Softwarelösung sowie die Migration von rund 6.000 bestehenden Akten aus dem Altsystem. Gefordert werden außerdem Einführungsunterstützung, Schulungen, Support und Wartung. Das Angebot muss elektronisch über die Vergabeplattform Berlin eingereicht werden – bis spätestens 04.09.2026 um 14:00 Uhr. Die Vertragslaufzeit beträgt 36 Monate ab Produktivsetzung, Implementierung und Migration müssen bis 31.12.2026 abgeschlossen sein. Bieter müssen u.a. 2 vergleichbare Referenzen (mind. 1 mit KI-gestütztem Vertragsmanagementsystem bei einem öffentlichen Auftraggeber), ein ISMS-Zertifikat (ISAE 3000 SOC Typ 2 oder gleichwertig), eine DSGVO-konforme EU/EWR-Hosting-Bestätigung sowie eine Betriebshaftpflichtversicherung nachweisen.

RV Bearbeitung/Digitalisierung von Posteingängen für das Feststellungsverfahren im Schwerbehindertenrecht

Rahmenvereinbarung über die Bearbeitung und Digitalisierung von Posteingängen für das Feststellungsverfahren im Schwerbehindertenrecht