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Öffentliche Aufträge & Ausschreibungen für Aktendigitalisierung & Archivierung

Alle Vergabeverfahren rund um die Digitalisierung von Akten, Scan- und Erfassungsdienstleistungen sowie die Archivierung von Bestandsakten. Von Bauakten und Personalakten über Grundbuch- und Patientenunterlagen bis zur revisionssicheren Langzeitarchivierung — täglich aktualisiert und direkt durchsuchbar.

16 Aktive Ausschreibungen5 Neue diese Woche2,2 Mio € Ø Auftragsvolumen
Mitarbeiterin digitalisiert Akten an einem Aufsichtscanner

Aktuelle Ausschreibungen Aktendigitalisierung & Archivierung

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Zeige 12 der neuesten · insgesamt 16 aktive Ausschreibungen

Digitalisierung der Akten der Ausländerhörde

Dienstleistung zur schrittweisen Digitalisierung von rund 9.450 Papierakten mit etwa 630.000 Blättern. Leistungsumfang: Abholung und sicherer Transport, Aufbereitung, farbiges Duplex-Scanning mit mindestens 300 dpi, OCR-Volltexterkennung, digitale Aktenstrukturierung, Metadatenbereitstellung, Qualitätskontrolle sowie anschließende Rückführung oder datenschutzkonforme Vernichtung der Originalakten. Das Angebot ist elektronisch bis zum 06.11.2026 um 10:00 Uhr einzureichen. Erforderlich sind unter anderem das ausgefüllte Angebotsschreiben, ein Projektplan, das Preisblatt, die unterschriebene Anforderungs- und Leistungscheckliste, die Eigenerklärung zur Eignung und drei Referenzen.

Landkreis Wolfenbüttel38300 Wolfenbüttel, Niedersachsen
Angebotsfrist
06.11.2026
Veröffentlicht
22.10.2026
Zuschlagskriterium
Preis & Qualität
Angebotsprognose
1–3 Angebote
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Aktendigitalisierung Baurechtsamt

Rahmenvereinbarung zum Scannen von Baumappen des Baurechtsamts der Stadt Pforzheim. Auftraggeber: Stadt Pforzheim, Amt für Digitalisierung und IT sowie Baurechtsamt Verfahren: Offenes Verfahren, keine Lose, Einreichung elektronisch über Vergabe24 Was zu tun ist: Ca. 1.000 laufende Meter Papier-Baumappen abholen, vorbereiten, digitalisieren, qualitätsprüfen, die Daten übermitteln und die Papiermappen zurückgeben Laufzeit: 01.02.2027 bis 31.01.2029 (24 Monate), Verlängerung um bis zu 12 Monate optional Wertung: Preis 40 %, Probedigitalisat 60 % Angebotsfrist: 26.11.2026

Stadt Pforzheim - Zentrale Vergabestelle | Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe | Stadt Pforzheim, Personal- und Hauptamt - Zentrale Vergabestelle | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Pforzheim, Baden-Württemberg
Angebotsfrist
26.11.2026
Veröffentlicht
12.10.2026
Zuschlagskriterium
Preis & Qualität
Angebotsprognose
4–10 Angebote
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Dynamisches Beschaffungssystem – Digitalisierung von Papierakten

Worum geht es? Die Stadt Münster (citeq / Zentrales Vergabemanagement) sucht Unternehmen, die Papierakten verschiedener Ämter und Einrichtungen digitalisieren. Geplant sind rund 170.000 Akten (ca. 35 Millionen Blatt), verteilt über die Jahre 2021 bis 2024/2025. Wie läuft das Verfahren? Es handelt sich um ein Dynamisches Beschaffungssystem (DBS) – also eine laufende, offene Bewerberliste, nicht um eine einmalige Ausschreibung mit festem Zuschlag. Interessierte Unternehmen können sich jederzeit um Zulassung bewerben. Während der Laufzeit bis 31.12.2026 ruft die Stadt einzelne Aufträge (Einzelvergaben) ab; nur die im DBS zugelassenen Unternehmen werden dann zur Angebotsabgabe aufgefordert. Was muss man mit dem Teilnahmeantrag einreichen? Unternehmensbeschreibung 3 Referenzprojekte zur Digitalisierung von Papierakten in großen (öffentlichen) Verwaltungen Umsetzungsstrategie für die Digitalisierung Verfahrensdokumentation nach BSI TR RESISCAN (oder vergleichbar) Zertifizierungen (ISO 27001, 9001, 14001 – falls vorhanden) Eigenerklärungen (Steuern, Umsatz, Insolvenz) Abgabefrist: 30.12.2026, 07:30 Uhr

Stadt MünsterMünster, Nordrhein-Westfalen
Angebotsfrist
30.12.2026
Veröffentlicht
16.01.2026
Zuschlagskriterium
Richtwert (Preis & Qualität)
Angebotsprognose
4–10 Angebote
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Digitalisierung LIKA Akten III

Kurzbeschreibung Das Landesamt für Geoinformation und Landentwicklung Baden-Württemberg (LGL) lässt analoge Liegenschaftskatasterakten digitalisieren. Die Auftragnehmer holen die Akten ab, scannen sie nach genauen Vorgaben, liefern die Digitalisate über das System ILKA und transportieren die Originale zurück. Die Ausschreibung umfasst zwei Lose: Los 1: Fortführungsriss Baden, Berechnungsakten Los 2: Messurkunde mit Handriss, Aufnahmeblätter, Prüflisten Pro Los sind mindestens 200 laufende Meter (garantiert) und maximal 800 laufende Meter zu digitalisieren. Die Leistung muss bis spätestens 31.12.2030 erbracht sein. Was Bieter einreichen müssen: Vollständig ausgefüllte Vergabe- und Vertragsunterlagen, Eigenerklärungen (Eignung, Ausschlussgründe, Sanktionen), Erklärung zu Bietergemeinschaften/Nachunternehmern, Bewertungsmatrix, Preisblatt, Geheimhaltungsvereinbarung sowie Nachweise (Betriebshaftpflicht, ISO 9001, BSI C5) und mindestens zwei Referenzen aus den letzten drei Jahren. Wertung: Qualität 20 %, Preis 80 %.

Landesamt für Geoinformation und Landentwicklung | Vergabekammer BW beim RP KA | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Stuttgart, Baden-Württemberg
Angebotsfrist
10.11.2026
Veröffentlicht
08.10.2026
Zuschlagskriterium
Preis & Qualität
Angebotsprognose
4–10 Angebote
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E-Akte

Das Land Nordrhein-Westfalen beschafft eine elektronische Aktenführung (E-Akte) als Nachfolger des bisherigen Systems nscale (Ceyoniq). Was passiert? Eine neue E-Akte-Software wird eingeführt, eingebunden und langfristig betreut. Rund 250 Behörden mit ca. 90.000 Nutzenden sollen das System nutzen. Daten aus dem Altsystem werden migriert, viele Mitarbeitende werden geschult. Wie läuft das Verfahren? Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb in zwei Stufen. Jetzt geht es um den Teilnahmeantrag (Bewerbung). Wer ausgewählt wird, darf später ein indikatives Angebot abgeben und ggf. verhandeln. Den Zuschlag bekommt am Ende das günstigste Angebot. Bis wann bewerben? 02.11.2026

Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen | Vergabekammer WestfalenDüsseldorf, Nordrhein-Westfalen
Angebotsfrist
—
Veröffentlicht
26.09.2026
Zuschlagskriterium
Preis & Qualität
Angebotsprognose
1–3 Angebote
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Übernahme der Archivakten und Betrieb des Archivs für das Jobcenter Köln

Das Jobcenter Köln sichert den Lebensunterhalt von rund 120.000 Menschen auf Grundlage des zweiten Sozialgesetzbuches (SGB II). Wir unterstützen Leistungsberechtigte bei der beruflichen Orientierung und schaffen Perspektiven, begleiten und beraten auf dem Weg in Ausbildung und Arbeit. Unsere circa 1.600 Mitarbeitenden bieten unter anderem gezielte Angebote für junge Menschen, Menschen mit Behinderung oder Menschen mit Fluchthintergrund an. Das Jobcenter Köln wird in 2027 mit derzeit insg. 8 Gesc

Jobcenter Köln | HEUSSEN Rechtsanwaltsgesellschaft mbH | Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Köln, Nordrhein-Westfalen
Angebotsfrist
30.10.2026
Veröffentlicht
06.10.2026
Zuschlagskriterium
Preis & Qualität
Angebotsprognose
1–3 Angebote
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Digitalisierung Schreibpegelbögen der Landeshydrologie

Das Landesamt für Umwelt, Naturschutz und Geologie Mecklenburg-Vorpommern (LUNG) sucht einen Dienstleister, der rund 121.000 historische Papier-Schreibpegelbögen aus fünf Standorten digitalisiert. Die Messkurven sollen automatisiert ausgelesen, geprüft und als Zeitreihen im FIS Pegel bereitgestellt werden. Vergabestelle ist die DVZ Datenverarbeitungszentrum Mecklenburg-Vorpommern GmbH. Es handelt sich um ein offenes Verfahren mit einem Los. Was wird beschafft? Übernahme, Transport, Lagerung und Rücktransport der Originale Farbscan, Indizierung und Digitalisierung Automatisierte Extraktion und Quantisierung der Messkurven Automatisierte Validierung der Ergebnisse Bereitstellung in einem Onlinespeicher, Projektmanagement Was muss der Bieter tun? Angebot bis 19.11.2026, 12:00 Uhr, elektronisch über das AI Bietercockpit einreichen Eignungsnachweise vorlegen, u. a. einen vergleichbaren Referenzauftrag (mindestens ein Auftrag, Laufzeit mindestens 6 Monate, letzte drei Jahre) Preisblatt (netto) und Kriterienkatalog ausfüllen Die Erklärungen der Anlage 5 abgeben (u. a. Tariftreue, ILO-Kernarbeitsnormen, Russlandbezug, KI-Einsatz) Eckdaten: Projektlaufzeit 6 Monate ab Zuschlag. Bindefrist bis 28.02.2027. Geplanter Zuschlag am 15.01.2027.

Landesamt für Umwelt, Naturschutz und Geologie Mecklenburg-Vorpommern | DVZ Datenverarbeitungszentrum Mecklenburg-Vorpommern GmbH | Vergabekammern beim Ministerium für Wirtschaft, Infrastruktur, Tourismus und Arbeit Mecklenburg-Vorpommern | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Güstrow, Mecklenburg-Vorpommern
Angebotsfrist
19.11.2026
Veröffentlicht
19.10.2026
Zuschlagskriterium
Richtwert (Preis & Qualität)
Angebotsprognose
1–3 Angebote
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Dienstleistungen im Technischen Archiv der Entsorgungsbetriebe der KTE

Auftraggeber: KTE Kerntechnische Entsorgung Karlsruhe GmbH Ort: Standort Entsorgungsbetriebe (EB), 76344 Eggenstein-Leopoldshafen Verfahren: Offenes Verfahren (EU), ein Los (LOT-0001) Zuschlag: Preis 60 %, Qualität 40 % Worum geht es? Gesucht wird ein Dienstleister, der Personal für das technische Anlagenarchiv der Entsorgungsbetriebe stellt. Die Person betreut das Archiv, erfasst und digitalisiert Dokumente, verschlagwortet sie, bearbeitet Recherchen und Kopieraufträge. Umfang: Stundenkontingent von 1.700 Stunden pro Jahr, Abrechnung nach nachgewiesenem Aufwand. Laufzeit 2027 bis 2030 (Vertragsende laut Vergabeunterlagen 23.12.2030, laut Leistungsbeschreibung 21.12.2030). Wichtige Termine: Bieterfragen bis 19.10.2026, 12:00 Uhr. Angebotsabgabe bis 26.10.2026, 10:00 Uhr, ausschließlich elektronisch.

KTE Kerntechnische Entsorgung Karlsruhe GmbHEggenstein-Leopoldshafen, Baden-Württemberg
Angebotsfrist
26.10.2026
Veröffentlicht
25.09.2026
Zuschlagskriterium
Preis & Qualität
Angebotsprognose
1–3 Angebote
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Beratungsleistungen zur Vorbereitung und Durchfuehrung eines Vergabeverfahrens zur Beschaffung einer digitalen Personalakte einschliesslich Digitalis...

Das Klinikum Stuttgart sucht eine externe Beratung, die das Haus bei der Vorbereitung, Durchführung und Auswertung eines Vergabeverfahrens zur Beschaffung einer digitalen Personalakte unterstützt. Die ausgeschriebene Beratungsleistung umfasst u.a. Projektsteuerung, die Überarbeitung der Vergabeunterlagen, Prozess- und Schnittstellenanalysen, Beratung zur Losbildung, Begleitung des Teilnahmewettbewerbs, Bewertung der Angebote sowie Unterstützung bei Vertragsinhalten. Verfahren: Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb nach UVgO, nationales Verfahren, ein Los, geschätzte Laufzeit ca. 8 Monate (11/2026 – 06/2027), ca. 40 Projekttage.

Klinikum der Landeshauptstadt Stuttgart gKAoeR70174 Stuttgart, Baden-Württemberg
Angebotsfrist
05.11.2026
Veröffentlicht
18.09.2026
Zuschlagskriterium
Preis & Qualität
Angebotsprognose
1–3 Angebote
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Digitalisierung von Mikrofilmen für das Staatsarchiv

Der Inhalt des Vertrages umfasst die Abholung und den Transport, ggf. Reinigung und Stabilisierung der Mikrofilme zum Zwecke der Digitalisierung, die Durchführung der Digitalisierung sowie die Dokumentation der Arbeiten entsprechend den nachfolgenden Vorgaben.

BVC Behörde für Finanzen und Bezirke | Vergabekammer bei der Behörde für Finanzen und Bezirke | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Hamburg, Hamburg
Angebotsfrist
06.11.2026
Veröffentlicht
20.10.2026
Zuschlagskriterium
Preis & Qualität
Angebotsprognose
4–10 Angebote
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Pflege-, Entwicklungs- sowie weitere Leistungen für Kofax-Komponenten

Es besteht ein Bedarf an verschiedenen Leistungen, welche in Form eines Pflegevertrags, eines Servicevertrags und einer Rahmenvereinbarung ausgeschriebenen werden. Das BfJ arbeitet, bedingt durch die einzelnen Fachverfahren zum Elektronischen Handels- und Genossenschaftsregister (EHUG), den elektronischen Strafachrichtenaustausch (ESTA) sowie den Einsatz des Dokumentenmanagementsystems DOMEA, mit der Scan-Standardsoftware Kofax. Kofax wird für die Erstellung von elektronischen Dokumenten aus dem

Bundesrepublik Deutschland - Bundesamt für Justiz | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Bonn, Nordrhein-Westfalen
Angebotsfrist
06.11.2026
Veröffentlicht
07.10.2026
Zuschlagskriterium
Niedrigster Preis
Angebotsprognose
1–3 Angebote
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Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)

Gegenstand der Leistung sind die cloud-basierte Überlassung (Software-as-a-Service, SaaS) des DMS, dessen Bereitstellung, Konfiguration und Anpassung, die Migration vorhandener Daten, Schulung und Dokumentation, die förmliche Abnahme der einmaligen Einführungsleistungen sowie der laufende Betrieb einschließlich Pflege, Support und Service.

Gemeinde Vaterstetten | Vergabekammer Südbayern | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Vaterstetten, Bayern
Angebotsfrist
18.11.2026
Veröffentlicht
20.10.2026
Zuschlagskriterium
Preis & Qualität
Angebotsprognose
1–3 Angebote
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Marktdaten

Marktanalyse Aktendigitalisierung & Archivierung

Auswertung aller Vergabeverfahren der letzten 6 Monate (16 aktive · 1.094 gesamt).

Letzte Aktualisierung: 25. Oktober 2026

Neue Ausschreibungen pro Monat

Aktendigitalisierung & Archivierung, deutschlandweit

-41.7% ggü. Vormonat
14
17
15
13
12
≈ 7
MaiJunJulAugSepOkt

Okt läuft noch — gestrichelt = Hochrechnung auf den ganzen Monat (Basis für den Vormonatsvergleich).

Top-Auftraggeber

Meiste Ausschreibungen (6 Mon.)

1.

BVC Behörde für Finanzen und Bezirke

—

2
2.

Bundesrepublik Deutschland - Bundesamt für Justiz

—

2
3.

Gemeinde Vaterstetten

—

2
4.

Landesamt für Geoinformation und Landentwicklung

—

2
5.

Jobcenter Köln

—

2
88%
Offenes Verfahren
häufigste Verfahrensart
62%
Nur-Preis-Wertung
Preis als einziges Kriterium
31 Tage
Ø Angebotsfrist
Veröffentlichung bis Frist (Median)
1,1 Mio €
Median-Volumen
typischer Auftragswert

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