Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenWorum geht's?
Die KDO (Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg) sucht einen Dienstleister, der einen neuen Rechnungseingangsworkflow direkt in SAP einführt. Damit soll der bisherige Workflow, der auf einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) basiert, abgelöst werden.
Die Lösung wird bei verschiedenen Kunden der KDO im öffentlichen Sektor eingeführt und basiert auf dem KDO-eigenen Modul KBB (Kommunale Budgetierung und Bewirtschaftung) sowie auf SAP PSCD.
Wichtig zu wissen:
Es handelt sich um eine Rahmenvereinbarung mit bis zu 15 Teilnehmern.Vertragslaufzeit: 36 Monate, optionale Verlängerung um 12 Monate.Geschätzter Auftragswert: ca. 800.000 € netto.Verfahren: Offenes Verfahren, Zuschlag nach Preis.Gefordert sind u. a. SAP-Erfahrung, ArchiveLink-Zertifikat, ISO 27001, Deutsch als Systemsprache und XRechnungs-/ZUGFeRD-Fähigkeit.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertNoch 16 Tage bis zur Angebotsfrist — 11. August 2026
HEUTE
Termin / FristJUN2026 DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN
Veröffentlichung
Bieterfragen-Frist
Angebotsfrist
Rügefrist (Vergabeverstöße)
Bindefrist
Nachprüfungsantrag
Softwareinführung Pilotkunde
Vertragsbeginn
Vertragslaufzeit
Verlängerung 1bis 2030
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenRichtwertmethode27 Kriterien
- B-Kriterien100%
Oberkategorie aller wertungsrelevanten B-Kriterien mit insgesamt 27 Unterkriterien à 3,70% Gewichtung, bewertet über Punkte je Kriterium
UfAB 2018: Erweiterte Richtwertmethode (Z = L/P), Schwankung: 0%, Entscheidungskriterium: Preis
KI-Hinweis: Vollständig: Vergabeart (Erweiterte Richtwertmethode nach UfAB 2018, Schwankung 0%, Entscheidungskriterium Preis), Oberkategorie B-Kriterien mit 100% Gesamtgewichtung und alle 27 Unterkriterien à 3,70% inkl. Maximalpunktzahlen sind dokumentiert.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenKernleistung: SAP-integrierter Rechnungseingangsworkflow
Einführung und Etablierung eines vollständig in SAP integrierten Rechnungseingangsworkflows, der den bisherigen, dokumentenmanagementbasierten Workflow bei diversen Kunden der KDO im öffentlichen Sektor ablöst.
Aufbauend auf dem KDO-eigenen Modul KBB (Kommunale Budgetierung und Bewirtschaftung).Nutzung von SAP PSCD.Multimandantenfähigkeit mit mehreren Leitweg-IDs pro Mandant.Deutsch als Systemsprache (inkl. Exporte, FAQ, Fehlermeldungen).Zugriff für KDO-Entwickler und Berater auf Daten, Transaktionen und Customizing.Nutzung von Fiori Launchpad ohne Einschränkungen.
Elektronische Rechnungen & Schnittstellen
Die Lösung muss alle relevanten E-Rechnungs-Formate und Schnittstellen abdecken:
XRechnungen-Empfang per E-Mail und Webservice.ZUGFeRD-Unterstützung.EN 16931 XML-Format.KoSIT-Validator für XRechnungen.Webservice-Zugang zu ZRE und Landesplattformen.ArchiveLink-Schnittstelle zum bestehenden DMS.Berücksichtigung der E-Rechnungs-Verordnungen der Bundesländer.
Projektumsetzung & Coaching
Pilotkunde: Softwareeinführung ab 01.09.2026.Coaching-Ansatz: Die ersten 2–3 Kunden werden gemeinsam mit dem Dienstleister umgestellt, danach übernimmt die KDO mit eigenen Beratern.Erstellung eines Zeit- und Meilensteinplans auf Basis eines Standard-Projektablaufs.Lieferung von Schulungsunterlagen und Handbüchern in deutscher Sprache (gebührenfrei).
Preisbestandteile (für alle Lose einheitlich)
Im Angebot sind folgende Kostenpositionen zu kalkulieren:
Einrichtungs- und Projektkosten (Personentage).Customizing für Individualisierung auf KBB/PSCD.Kauf des Moduls.Wartungskosten als Staffelpreise nach Dokumentenanzahl:
bis 5.000 / 50.000 / 100.000 / 150.000 / 200.000 / 300.000 / 350.000 Dokumente.
Optional: Aufpreis für fortgeschrittene elektronische Signatur (FES).Unterstützung im Betrieb (nach Aufwand/Stunden).Schulungen (nach Aufwand/Stunden).
Geschätzter Auftragswert: ca. 800.000 € netto (ohne optionale Verlängerung).
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenZuschlags- und Verfahrensrahmen
Verfahrensart: Offenes Verfahren.Zuschlagskriterium: Niedrigster Preis.Rahmenvereinbarung: ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb, max. 15 Teilnehmer.Nebenangebote: nicht zulässig.Mehrfachangebote: nicht zulässig.Elektronischer Katalog: nicht zulässig.Elektronische Rechnungsstellung: erforderlich.Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU, VgV.KMU-Eignung: laut Vergabestelle nicht besonders geeignet für kleine/mittlere Unternehmen.Nachforderung: von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist nicht ausgeschlossen.
Fachliche Qualifikation & Referenzen
Mindestens 3 Referenzen zum SAP integrierten Rechnungseingangsworkflow.Nachweis von SAP PSCD-Erfahrung (auch unabhängig vom Rechnungseingangsworkflow).Vorlage des ArchiveLink-Zertifikats.SAP PSCD-Erfahrung wird als grundsätzliche Anforderung vorausgesetzt.
Informationssicherheit & Datenschutz
ISO 27001 Zertifizierung erforderlich.Sicherheitszertifizierung C5 (BSI) Typ 1 oder 2 oder gleichwertig (ISO 27017/18, SOC2, Trusted Cloud Service, GAIA-X).Datenschutzmanagementsystem (z. B. ISO 27701 oder SDM).Nachweis zur ordnungsgemäßen Durchführung von Datensicherungen und Rücksicherungen.Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO.Personenbezogene Daten dürfen nur an Unternehmen in Drittländern übermittelt werden, wenn Art. 45–47 DSGVO erfüllt sind (gilt auch für Unterauftragsverarbeiter).Hauptsitz des Anbieters muss in einem EU-Mitgliedstaat liegen.
Support, Servicezeiten & Verfügbarkeit
Servicezeiten: Montag–Freitag, 08:00–17:00 Uhr.Reaktions- und Wiederherstellungszeiten gemäß Leistungsbeschreibung:Schwerwiegende Störung: Reaktion 1 Stunde, Wiederherstellung 4 Stunden.Erhebliche Störung: Reaktion 2 Stunden, Wiederherstellung 8 Stunden.Leichte Störung: Reaktion 8 Stunden, Wiederherstellung 40 Stunden.Regelmäßige Systemupdates gebührenfrei.Transporte für Reparaturen/Verbesserungen gebührenfrei.
Wirtschaftliche & rechtliche Eignung
Nachweis einer beruflichen Haftpflichtversicherung.Handelsregistereintragung (HRB-Nummer).Erklärung zur Insolvenzfreiheit.Ggf. Tariftreue/Erklärungen zu Mindestentgelten (NTVergG), ILO-Konvention 182 und Russland-Sanktionen (EU-VO 2022/576).Ausschlussgründe gemäß § 123, 124 GWB, § 57, 42 Abs. 1 VgV und § 16 VOB/A.
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: nicht näher spezifiziertVolumen: nicht näher spezifiziert
Mindestens 3 geeignete Referenzen zum SAP integrierten Rechnungseingangsworkflow (gemäß LB 1.8)
Vergleichbare SAP-Projekte zur Einführung/Etablierung eines in SAP integrierten Rechnungseingangsworkflows; zusätzlich Nachweis SAP PSCD-Erfahrung und ArchiveLink-Zertifikat
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 31%4–10 · 40%11+ · 29%
Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen
Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 28 erledigt
Formale Nachweise & Erklärungen
Eignung & Referenzen
Angebot & Preisblätter
Technisches Konzept & Projektplanung
Datenschutz & Vertragliches
Neue passende Ausschreibungen per E-Mail
Erhalten Sie ähnliche Vergabeverfahren, sobald sie veröffentlicht werden.
Kostenlos · jederzeit abbestellbar
Auf einen Blick
Auftraggeber
Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) | Vergabekammer Niedersachsen | Vergabekammer Niedersachsen | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
26121 Oldenburg
Ort
26121 Oldenburg
Kategorie
Dokumentenmanagement (DMS)
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.kdo.de ↗Weitere Ausschreibungen Dokumentenmanagement (DMS)
Alle anzeigen →Dokumentenmanagement (DMS)