Ausschreibungen Dokumentenmanagement (DMS)

SAP integrierter Rechnungseingangsworkflow

Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) | Vergabekammer Niedersachsen | Vergabekammer Niedersachsen | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Oldenburg, NiedersachsenVeröffentlicht: 03. August 2026

Angebotsfrist: 03. September 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Worum es geht:

Die KDO (Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg) sucht einen IT-Dienstleister, der den bisherigen dokumentenbasierten Rechnungseingangsworkflow durch einen in SAP integrierten Rechnungseingangsworkflow ablöst. Die neue Lösung soll bei verschiedenen Kunden der KDO im öffentlichen Sektor eingeführt werden.

Was zu tun ist:

SAP-Workflow-Lösung für den Rechnungseingang konzipieren und implementierenAnbindung an bestehende SAP-Systeme der KDO-KundenAblösung des alten DMS-basierten WorkflowsPflege und Support (Rahmenvereinbarung über 36 Monate, optional +12 Monate)

Rahmenbedingungen:

Offenes Verfahren, Zuschlag nach Preis und LeistungsbewertungAuftragswert ca. 800.000 € (ohne MwSt.)Angebote müssen bis 11.08.2026 um 23:59 Uhr elektronisch über die eVergabe-Plattform eingereicht werden

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 03. September 2026

Termin / FristJUN2026 DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN

Übermittlung der Bekanntmachung29. Juni 2026

Veröffentlichung30. Juni 2026

Rügefrist10. Juli – 11. Aug. 2026

Bieterfragen-Frist4. Aug. 2026

Angebotsfrist11. Aug. 2026

Bindefrist11. Aug. – 6. Sep. 2026

Angebotsöffnungca. 12. Aug. 2026

Vergabenachprüfungsantragca. 12. Aug. – 27. Aug. 2026

Vertragsbeginnca. 7. Sep. 2026

Vertragslaufzeitca. 7. Sep. 2026 – 6. Sep. 2029

Verlängerung 1ca. 7. Sep. 2029 – 6. Sep. 2030

Vertragsendeca. 7. Sep. 2030

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Richtwertmethode24 Kriterien

B-Kriterien (Leistung)100%
Oberkategorie aller B-Kriterien gemäß Kriterienkatalog (Rechnungseingangsworkflow, Datenerfassung, Workflow, Informationssicherheit/Datenschutz, Support & Implementierung). Die B-Kriterien fließen als Leistungswert L in die erweiterte Richtwertmethode Z = L/P ein.

Erweiterte Richtwertmethode nach UfAB 2018 (Z = L/P). B-Kriterien werden mit gewichteten Punkten bewertet; Schwankung 0%. Entscheidungskriterium: Preis.

KI-Hinweis: Alle 24 B-Kriterien inkl. Gewichtung (jeweils 4%) und Punktebewertung sind vollständig dokumentiert; Berechnungsmethode (Erweiterte Richtwertmethode nach UfAB 2018) ist benannt.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Ausgangslage und Zielsetzung

Der bisherige Rechnungseingangsworkflow basiert auf einem Dokumentenmanagementsystem (DMS).Dieser Workflow soll bei verschiedenen Kunden der KDO im öffentlichen Sektor abgelöst werden.Ziel: einheitlicher, in SAP integrierter Rechnungseingangsworkflow für die KDO-Kunden.

Kernleistungen

Konzeption und Implementierung eines SAP-integrierten Rechnungseingangsworkflows.Anbindung an die bestehenden SAP-Systeme der KDO-Kunden.Ablösung des bestehenden DMS-basierten Workflows bei den angeschlossenen öffentlichen Stellen.Bereitstellung der Lösung über eine Rahmenvereinbarung (mit maximal 15 teilnehmenden Unternehmen) für 36 Monate, optional verlängerbar um weitere 12 Monate.

Erfüllungsort und Rahmenbedingungen

Erfüllungsort: Oldenburg (26121).Geschätzter Auftragswert: ca. 800.000 € netto.Sprache der Leistungserbringung: Deutsch.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Rechtliche / persönliche Eignung

Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 123, 124 GWB, § 57 / § 42 Abs. 1 VgV sowie § 16 VOB/A vorliegen.Keine EU-Sanktionen gegen Bieter oder beteiligte Nachunternehmer.Vertraulichkeits- und Datenschutzverpflichtung gegenüber dem Auftraggeber.Keine Arbeitnehmerüberlassung und keine Scheinselbstständigkeit.

Wirtschaftliche und finanzielle Eignung

Nachweis einer Berufs- bzw. Industriehaftpflichtversicherung (oder vergleichbar, aus einem EU-Mitgliedstaat).Nachweis der Eintragung im Handelsregister (HRB-Nummer).

Fachliche und technische Eignung

Nachgewiesene technische Kompetenz für SAP-Integration und Workflow-Implementierung.Erfahrung mit vergleichbaren Projekten im öffentlichen Sektor oder von vergleichbarer Komplexität (SAP-integrierte Workflows oder DMS-Workflows, insbesondere Rechnungseingangsworkflow).Bereitschaft und Eignung zur Zusammenarbeit mit einer öffentlichen Auftraggeberin (Tariftreue, ILO-Kernarbeitsnormen).

Verfahrenshinweise

Verfahrensart: offenes Verfahren.Zuschlag nach Preis (Gewichtung nicht beziffert) und Leistungsbewertung gemäß Kriterienkatalog (Details siehe Vergabeunterlagen / verlinkte Eignungskriterien).Keine Nebenangebote, keine Mehrfachangebote.Sprache: Deutsch. Einreichung elektronisch über die eVergabe-Plattform.

Referenzprojekte

nicht konkret beziffert ReferenzenZeitraum: nicht konkret beziffertVolumen: nicht konkret beziffert

Vergleichbare SAP-integrierte Workflow-Lösungen (insbesondere Rechnungseingangsworkflow) oder vergleichbare Dokumentenmanagement-Workflow-Systeme

Erfahrung im öffentlichen Sektor oder bei vergleichbarer Komplexität wünschenswert. Details zu konkreten Anforderungen siehe verlinkte Eignungskriterien.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

4–10Angebote erwartet

Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote

Mittlere Konkurrenz

Wahrscheinliche Bieterzahl

1–3 · 31%4–10 · 40%11+ · 29%

Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen

Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)

1InfoDom d.o.o.5 ähnliche Ausschreibungen gewonnen↗2xSuite Group GmbH3 ähnliche Ausschreibungen gewonnen↗3European IT Consultancy EITCO GmbH3 ähnliche Ausschreibungen gewonnen↗4DATASEC information factory GmbH2 ähnliche Ausschreibungen gewonnen↗5AFI Solutions GmbH2 ähnliche Ausschreibungen gewonnen↗

Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 20 erledigt

Pflichtdokumente & Erklärungen

Angebot & Preis

Vertragsbedingungen

Eignung & Nachweise

Form & Einreichung

Verlauf dieser Vergabe

4 Bekanntmachungen

13.10.2026Vergabebekanntmachung
Verfahren aufgehoben (13.10.2026)
03.08.2026Ausschreibungauf dieser Seite
- Abgabefrist: 11.08.2026 → 03.09.2026
- Frist für Fragen: 04.08.2026 → 18.08.2026
30.06.2026Ausschreibung
29.06.2026Ausschreibung