Ausschreibung des Deutschen Archäologischen Instituts über Beratungs- und Dienstleistungen zur Vorbereitung eines Vergabeverfahrens über Reinigungsleistungen

Die DAI-Zentrale in Berlin umfasst 8 Gebäude, davon 7 im Bezirk Steglitz-Zehlendorf, überwiegend aus dem Baujahr um 1920. Sie werden als Büro-, Verwaltungs-, Archiv-, Bibliotheks- und Laborräume sowie als Gästehaus genutzt.

Für die turnusmäßige Neuvergabe der Gebäudereinigung ist eine Vertragslaufzeit von 4 Jahren branchenüblich. Wegen laufender Sanierungen soll die Reinigung flexibel abrufbar sein und eine Vertretungsleistung für die festangestellte Reinigungskraft umfassen.

Der Sachverständige erstellt beziehungsweise überarbeitet alle Unterlagen, die für die Veröffentlichung der Reinigungsausschreibung im August 2026 nötig sind. Konkret:

• Bestehende Unterlagen prüfen und überarbeiten (Raumbücher, Aufmaßübersichten, Objektlisten, Bewertungsmatrizen, alte Bieterfragen)
• Leistungsverzeichnis erstellen mit Objektbeschreibungen, Anforderungen (z. B. Denkmalschutz, Bodenpflege, Kunstgegenstände, Gästezimmer), Flächenverzeichnis, Reinigungsumfang (Rhythmus, Verfahren, Mittel, Geräte, Nachhaltigkeit, Hygienekonzept), Reinigungszeiten, Zugangsregelungen und einem Katalog optionaler Leistungen (Teppich-, Boden-, Bau-, Gardinen-, Außenflächen- und Veranstaltungsreinigung, Pandemievorsorge, Überbrückungsleistungen)
• Bewertungskriterien und Bewertungsmatrix mit Gewichtung und Punkteskalierung vorschlagen
• Vertragsgestaltung beraten (Nachunternehmer, Tariftreue, Eigen-/AG-Ausstattung, Nachhaltigkeit, optionale Leistungen, Umgang mit Schlechtleistung)
• Preisblatt branchengerecht und vergleichbar gestalten
• Eignungskriterien für die spätere Reinigungsausschreibung analysieren und Ergänzende Eigenerklärungen anpassen

Nach Veröffentlichung der Reinigungsausschreibung begleitet der Sachverständige das Verfahren:

• Bieterfragen beantworten innerhalb von 48 Stunden (Mo–Fr) nach Eingang; Außenkommunikation läuft über die Zentrale Vergabestelle des DAI
• Fachliche Angebotswertung gemäß Bewertungsmatrix (Einzelbewertung, Diskussion, einvernehmliches Ergebnis, Dokumentation bei Abweichungen)
• Plausibilitätsprüfung der Preise auf Anfrage, mit Hinweisen und schriftlicher Dokumentation

• Mindestens 3 Präsenztermine in Berlin: nach Auftragserteilung (Besichtigung & Unterlagenübergabe), finale Abstimmung, Übergabe/Abnahme
• Zusätzlich regelmäßige Videokonferenzen zur Abstimmung
• Strikte Verschwiegenheit über alle im Projekt erlangten Informationen
• Der Sachverständige darf nicht selbst am nachgelagerten Reinigungsverfahren teilnehmen (Interessenskonflikt)
• Schriftformerfordernis für rechtserhebliche Erklärungen
• Frist für Bieterfragen: 3 Tage vor Angebotsfrist; Rückfragen an AG: 2 Tage vor Angebotsfrist

Der Auftragnehmer muss ein öffentlich bestellter und vereidigter Sachverständiger sein, eingetragen bei Handwerkskammer (HWK), Industrie- und Handelskammer (IHK) oder einem einschlägigen Berufsverband.

Zusätzlich muss er Interessenskonflikte offenlegen – etwa Eigentümer-, Teilhaber- oder Beschäftigtenverhältnisse zu einem Gebäudereinigungsunternehmen sowie enge geschäftliche, verwandtschaftliche oder freundschaftliche Verbindungen zu möglichen Bietern. Wer an der späteren Reinigungsausschreibung teilnehmen will, ist hier ausgeschlossen.

Folgende Kriterien müssen mit „Ja" beantwortet werden – andernfalls erfolgt der Ausschluss:

• Kapazitäten und Kompetenzen für die Durchführung innerhalb der Ausführungsfrist vorhanden
• Einsatz fachkundigen Personals mit Erfahrung in Beratung, Durchführung und Vorbereitung von Reinigungs-Vergabeverfahren
• Erfahrung in der Vorbereitung und begleitenden Auswertung solcher Vergabeverfahren
• Stetige Qualitätskontrollen möglich; Daten und Berichte auf Verlangen einsehbar
• Abgeschlossene Berufsausbildung im Gebäudereinigungs-Handwerk plus mindestens 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung als Angestellter oder Geschäftsführer (oder entsprechend qualifizierte Mitarbeiter)

• Sprache: Gesamtes Vergabeverfahren, Auftragsabwicklung und Kommunikation laufen ausschließlich auf Deutsch; sicheres deutsches Fachvokabular ist erforderlich
• Eignungsleihe (§ 34 UVgO): Geplanter Subunternehmereinsatz muss unter Angabe der betroffenen Leistungsteile offengelegt werden
• Mitgliedschaft im Bundesinnungsverband der Gebäudedienstleister oder einer vergleichbaren Organisation ist optional, aber vorteilhaft