Anwendungsbetreuung, Softwarepflege und Weiterentwicklung SAP

Gegenstand der Serviceleistungen sind folgende Standardsoftware-Komponenten:

• SAP S/4HANA
• Kommunalmaster Finanzen (KM-F) der Komm.ONE
• Kommunalmaster Steuern und Abgaben (KM-StA) der Komm.ONE
• Kommunalmaster kaufmännisches Immobilienmanagement (KM-KIM) der Komm.ONE

Das SAP-System steht beim IT-Dienstleister des Auftraggebers, der Lecos GmbH (Prager Straße 8, 04103 Leipzig). Tickets werden über das Ticketsystem der Lecos GmbH abgewickelt.

Die ausgeschriebene Dienstleistung gliedert sich in drei ineinandergreifende Bereiche:

1. Anwendungsbetreuung

• laufende Betreuung der SAP-Module (u. a. Incident-, Change- und Release-Management, Support)
• Wiederherstellung und Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft
• Rufbereitschaft (ständig erreichbar, telefonisch oder per Teleservice)
• Vor-Ort-Service in den Räumen der Stadtverwaltung Leipzig oder bei Lecos GmbH
• Lizenzmanagement (modifiziert, gemäß Vertrag)

2. Softwarepflege

• vorbeugende Wartung und Instandhaltung
• Überlassung und Einspielung neuer Programmstände (Patch, Update, Upgrade, Release/Version) inkl. Installation, Customizing und Integration auf Anforderung
• Bereitstellung der aktuellsten Programmversion spätestens einen Monat nach herstellerseitiger allgemeiner Marktfreigabe
• Umsetzung gesetzlicher Änderungen (Freistaat Sachsen und Bundesrecht) mit dem nächsten Release, spätestens zum Inkrafttreten

3. Weiterentwicklung

• besondere Serviceleistungen: Modifikation von Systemkomponenten
• Einrichten neuer oder ausgewechselter Systemkomponenten
• Schulungen auf Anforderung (Vergütung nach Aufwand)

Der Auftragnehmer muss im Störungsfall folgende Fristen einhalten:

| Störungstyp | Reaktionszeit | Erledigungszeit |

|---|---|---|

| Betriebsverhindernde Störung | 0,5 Stunden | 24 Stunden (auch Umgehung) |

| Betriebsbehindernde Störung | 2,0 Stunden | 48 Stunden (auch Umgehung) |

| Leichte Störung | 4,0 Stunden | im Rahmen der üblichen Releaseauslieferung |

| Gesetzliche Änderung | unverzüglich | mit nächster Releaseauslieferung, spätestens zum Inkrafttreten |

Servicezeiten Wiederherstellung, Rufbereitschaft und Vor-Ort:

• Montag–Donnerstag: 07:00–17:00 Uhr
• Freitag: 07:00–16:00 Uhr

Folgende Leistungen sind ausdrücklich nicht Bestandteil des Auftrags:

• Bestandsaufnahme
• Hotline
• Datensicherungsservices
• Ab- und Wiederaufbau von Systemkomponenten
• Open-Source-Regelungen

• Vertragsbeginn der Serviceleistungen: 01.01.2027
• Mindestvertragsdauer: 48 Monate, danach unbefristete Verlängerung möglich
• Kündigungsfrist: 6 Monate zum Ablauf eines Kalenderjahres
• Vergütung der Servicepauschale: quartalsweise, fällig bis zum 15. des zweiten Monats des laufenden Quartals
• Leistungsort: Leipzig (04109); Vor-Ort-Service in Leipzig

Bieter müssen erklären, dass keine Ausschlussgründe vorliegen:

• Zwingende Ausschlussgründe nach § 123 Abs. 1 GWB (z. B. rechtskräftige Verurteilung wegen bestimmter Straftaten, schwere Verfehlung, illegale Beschäftigung). Bei Vorliegen ist eine Selbstreinigungserklärung nach § 125 GWB beizufügen.
• Fakultative Ausschlussgründe nach § 124 Abs. 1 GWB (z. B. Insolvenz, schwere Verfehlung, Wettbewerbsverstoß, unzuverlässige Erklärungen). Auch hier kann eine Selbstreinigungserklärung abgegeben werden.
• Russland-Sanktionen: Eigenerklärung zur Verordnung (EU) 2022/576 (keine Leistungen für die in den Anhängen gelisteten russischen Organisationen).
• Bei Aufträgen ab 30.000 € netto behält sich die Vergabestelle den Auszug aus dem Wettbewerbsregister gemäß WRegG vor.

• Nachweis der Eintragung im Berufs- oder Handelsregister (inländische Bieter) bzw. Gewerbeanmeldung, AVPQ-Eintrag oder vergleichbarer nationaler Nachweis (ausländische Bieter).
• Verwendung des Formulars 'Erklärung Eignung'.

• Angabe von IBAN, BIC und USt-IdNr. im Formular 'Eigenerklärung zur Eignung'.
• Erklärung zur ordnungsgemäßen Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen.
• Angabe zur Präqualifizierung (falls vorhanden) und Einstufung als Kleinst-/kleines/mittleres/großes Unternehmen.
• Bei Eignungsleihe wirtschaftlich/finanziell: Formular 'Eignungsleihe' + 'Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen'; auf gesonderte Aufforderung zusätzlich Haftungserklärung (z. B. harte Patronatserklärung, Garantie, selbstschuldnerische Bürgschaft).

Gefordert werden belegbare Referenzen mit folgenden Mindestmerkmalen:

• Erfahrung in der SAP-S/4HANA-Anwendungsbetreuung (u. a. Incident-, Change-, Release-Management, Support).
• Einsatz der Komm.ONE-Kommunalmaster-Produkte Finanzen (KM-F) und Steuern und Abgaben (KM-StA).
• Mindestens ein öffentlicher Auftraggeber als Referenzkunde.
• Mindestens 1.500 aktive Anwender in der Referenzumgebung.
• Zeitraum: innerhalb der letzten 5 Jahre.
• Mehrere Referenzen können addiert werden, sofern eine zeitgleiche Leistungserbringung nachgewiesen wird.
• Pro Referenz sind Auftraggeber, Auftragsgegenstand, Zeitraum, Ansprechpartner inkl. Telefon und E-Mail zwingend anzugeben; das Formular 'Eigenerklärung Referenzen' ist zu verwenden. Bis zu drei Referenzen einreichen (bei mehr das Formular mehrfach nutzen).

• Verpflichtungserklärung über Mindestentgelte: Verpflichtung zur Einhaltung des Mindestlohngesetzes, des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes und des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes; Weitergabe der Pflichten an Nachunternehmer. Bei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied separat.
• Erklärung zur Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen: bestätigt die Herstellung/Verarbeitung der eingesetzten Produkte unter Beachtung der ILO-Übereinkommen 87, 98, 29, 105, 138, 182, 100, 111, 155, 187 sowie ggf. des LkSG.
• Verstöße gegen die ILO-Normen und Pflichtverletzungen bei Mindestentgelten können zum Ausschluss von weiteren Vergabeverfahren bzw. zur fristlosen Kündigung führen.

• Die Vergabe verfolgt soziale Ziele (soc-obj) und Arbeitsbedingungen (work-cond) als strategische Beschaffungsziele. Bieter müssen die ILO-Erklärung und die Mindestentgelt-Erklärung verbindlich abgeben und die Pflichten an Unterauftragnehmer weiterreichen.

• Eignungsleihe (wirtschaftlich/finanziell und/oder technisch/beruflich) ist zulässig. Dafür sind die Vordrucke 'Eignungsleihe' und 'Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen' zu verwenden; der Ressourcengeber darf nicht von §§ 123, 124 GWB betroffen sein und die Mittel müssen dem Bieter bei Auftragserfüllung tatsächlich zur Verfügung stehen.
• Bietergemeinschaften sind zugelassen. Sie benennen einen bevollmächtigten Vertreter für Vertragsabschluss und -durchführung, haften gesamtschuldnerisch und müssen je Mitglied Handelsregisterkopien, Referenzlisten und Steuer-/Sozialversicherungs-Erklärungen vorlegen. Mitglieder dürfen nicht zugleich Einzelangebot abgeben.
• Nachunternehmer dürfen eingesetzt werden, sofern die Vergabestelle zustimmt. Für jeden Nachunternehmer ist das Formular 'Nachunternehmerleistungen' einzureichen, zudem eine 'Verpflichtungserklärung des Nachunternehmers' sowie dessen 'Eigenerklärung zur Eignung'.

• Das Verfahren ist nicht für KMU geeignet (sowohl csv_additionalinformation_suitableforsmes als auch eforms_sme_suitable stehen auf 'nein').

• Das Zuschlagskriterium ist qualitativ ('quality'); eine konkrete Wertungsmatrix (Preis-/Punktesystem) ist aus den vorliegenden Unterlagen nicht ersichtlich. Es liegt ein Betriebskonzept als wertungsrelevantes Angebotsteil vor (VU_SAP_Erwartungshaltung Betriebskonzept).