Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Debeka BKK (Koblenz) beschafft ein integriertes, modulares Personalmanagementsystem (All-in-One) als Software-as-a-Service (SaaS). Das System soll den gesamten Employee Lifecycle abbilden: Personalstammdaten, digitale Personalakte, Zeitwirtschaft, Entgeltabrechnung, Bewerbermanagement, Reisekosten, Seminare, Reporting u.v.m. Inklusive Hosting, Betrieb, Wartung, Support, Updates, Altdatenmigration, Schnittstellenimplementierung und Schulungen.
Es handelt sich um ein offenes EU-weites Verfahren mit nur einem Los (keine Los-Aufteilung). Das Verfahren ist nicht für KMU geeignet. Angebote sind ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform www.smaby.de einzureichen.
Zeitplan & Fristen
Die wichtigsten Termine im ÜberblickDie Angebotsfrist ist abgelaufen.
- Veröffentlicht25. Mai 2026
Bekanntmachung und Bereitstellung der Vergabeunterlagen.
- Angebotsfrist01. Juli 2026
Letzter Termin für die elektronische Angebotsabgabe.
- Bindefrist endet21. August 2026
Bis hierhin sind Sie an Ihr Angebot gebunden (51 Tage). In diesem Zeitraum wird der Zuschlag erteilt.
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität2 Kriterien
Preis 40%Qualität 60%
- Preis40%
Bewertung des niedrigsten Angebotsendpreises gemäß Preisblatt, lineare Interpolation bis zum zweifachen des niedrigsten Preises
- Qualität60%
Bewertung der angebotenen Leistungsqualität anhand des Kriterienkatalogs (Formblatt 07_Anlage_4_Kriterienkatalog), 5 Punkte pro erfülltem Kriterium
P = 413 – [(413 / N) x (X – N)] für Preispunkte; Qualitätsbewertung: 5 Punkte pro erfülltem Kriterium, max. 413 Punkte; Gesamtpunktzahl = Preispunkte * 0.4 + Qualitätspunkte * 0.6, max. 41.300 Punkte
KI-Hinweis: Zuschlagskriterien und Bewertungsformeln sind vollständig in den Unterlagen beschrieben.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenSoftware – Kernfunktionalitäten (All-in-One HR-Suite)
Pflichtmodule des Personalmanagementsystems:
PersonalstammdatenverwaltungDigitale Personalakte (revisionssicher, integriertes Dokumentenmanagement)Organisationsmanagement / Stellenplan (inkl. Anlage/Änderung/Wegfall von Stellen, Organigramm)Zeitwirtschaft (Plan-/Ist-Zeiten, Zuschläge, Fehlzeiten, Teilzeitmodelle, tarifliche Prüfungen, automatische Zuschlagsberechnung)Bewerbermanagement / Recruiting (Stellenausschreibungen, Multiposting, Onboarding, Genehmigungsworkflows, E-Mail-Vorlagen, CV-Parsing, Outlook-Integration, BPersVG-Zustimmung, Pre-Boarding, Runden-Übersicht, Ranking)Abwesenheits- und UrlaubsmanagementEntgeltabrechnung (Brutto/Netto, Melde-/Steuer-/Zahlungsverkehrsdateien, Tarifvertrag private Versicherungswirtschaft, Stufenvorrückungen, ZVK/bAV, Schnittstelle zu FiBu Wilken, tägliche Simulation, unbegrenzte Rückrechnung, Höhergruppierungshinweise, Testabrechnung, jährliche Prüfung nach ITSG)Reisekostenabrechnung (EStG-konform, Tagegeld/Wegstrecke, SEPA-Auszahlung, OCR-Belegerfassung, 3-stufiger Genehmigungsworkflow, GoBD-konforme Archivierung)Seminarmanagement (SCORM/xAPI-E-Learnings, Zielgruppen, Wartelisten, Urkunden/Zertifikate, Outlook-Integration, Befragungen)Mitarbeitendenbefragungen / Mitteilungen / Unterweisungen (Verteilung an Personen/Gruppen, signaturpflichtige Dokumente, Desktop + Mobile)Talent-/Qualifikationsmanagement (9-Box-Grid, Karrierepfade, Nachfolgeplanung, Soll/Ist-Vergleich, Erinnerung an MA-Gespräche)Personalkostenplanung / Budgetierung (Simulation Neueintritte/Austritte, fiktive Tarifveränderungen, Prognosen)Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) (strukturierte Fallverwaltung, Fristen, Auswertungen)Reporting / Self-Service-Auswertungen (Excel/CSV/PDF, Echtzeit, individuell anpassbar, kopierbare Standardauswertungen)Workflows / Genehmigungsprozesse (konfigurierbar, Musterworkflows, Statusverfolgung)Employee Self Service (ESS) (Stammdatenänderung, digitale Anträge, Dokumentenabruf)KI-Chatbot (z. B. für Urlaubsanträge) – personenbezogene Daten bleiben im SystemMobile App (kostenfrei in App Store / Play Store, 2-Faktor, vom AG administrierbar)
Wichtig: Alle aufgeführten Funktionen sind Mindestanforderungen – Nichterfüllung auch nur einer Position führt zum Ausschluss.
Sicherheit, Datenschutz & Compliance
Rechenzentrum: Haupt-RZ ausschließlich in Deutschland, Backup-RZ in EU; keine Drittstaaten-VerarbeitungZertifizierungen (verbindlich): ISO/IEC 27001 auf Basis BSI Grundschutz, ISAE 3402 Typ II / IDW PS 951 Typ II, IDW PS 880 (Personalakte + GoB)Zusätzlich erwünscht: BSI C5, SOC 2 Type IIVerschlüsselung: Datenträger- und Transportverschlüsselung nach Stand der Technik (mind. BSI-Bausteine)SFTP für DateiaustauschDatensicherung: nach BSI-Standard 200-4, Mehrgenerationen-PrinzipWiederherstellung bei Datenhavarie: max. 24 StundenVerfügbarkeit: ≥ 99 % im KalendermonatSnapshots: max. 60 Min. DatenverlustNettoberechnung inkl. Druck für 500 MA in max. 45 Min.Zwei-Faktor-Authentifizierung (zwingend)Granulare Berechtigungsverwaltung (Firmen, Personengruppen, Kostenstellen, Organisationseinheiten, Rollen)DSGVO Art. 28 – Abschluss Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zwingendGoBD-konforme ProtokollierungHistorisierung von Stamm-, Vertrags- und GehaltsdatenBarrierefreiheit: WCAG 2.2 Konformitätsstufe AA, BITV 2.0, EN 301 549Benutzeroberfläche vollständig deutschsprachigBrowser: Google Chrome (aktuelle Version)E-Mail-Versand über SMTP-Server des AuftraggebersExit-Szenario: Rückgabe sämtlicher Daten in offenem, maschinenlesbarem Format; nachweisbare Löschung beim Auftragnehmer
Technischer Betrieb (SaaS-Betrieb)
Software as a Service (SaaS) in dedizierter Cloud-Umgebung (ausschließlich dem Auftraggeber zugeordnet)Hosting, Betrieb, Wartung, Monitoring, Fehlerbehebung durch den AuftragnehmerUpdates und Upgrades im Leistungsumfang enthaltenSoftwarepflege: fristgerechte Umsetzung gesetzlicher, tariflicher und regulatorischer Änderungen; funktionale Erweiterungen inklusiveSchulungs-/Informationsmaterialien zu jedem HauptreleaseDokumentation je Release
Implementierung & Inbetriebnahme
Projektphasen und Meilensteine:
Projektstart: spätestens 4 Wochen nach ZuschlagMeilenstein 1 (30.11.2026): erstmalige vollständige Datenübernahme inkl. TestabrechnungMeilenstein 2 (01.01.2027): Personalverwaltung & Entgeltabrechnung produktivMeilenstein 3 (Januar 2027): erstmalige produktive AbrechnungEchtlaufunterstützung Monatswechsel Jan→Feb 2027Meilenstein 4 (01.04.2027): Zeitwirtschaft produktiv
Leistungen im Pauschalfestpreis (Implementierung):
Installation, Konfiguration und CustomizingAltdatenübernahme aus PAISY (ADP) und Zeus X (ISGUS)Erstellung und Implementierung gesetzlich/betrieblich erforderlicher Schnittstellen (z.B. zu FiBu Wilken, LDAP/LDIF, SAML 2.0 bidirektional)ProjektmanagementleistungenDokumentationReisekostenpauschale für Consultants (Annahme: 2 Workshops vor Ort in Koblenz)Echtlaufunterstützung
Support, Service-Level & Schulungen
Service Level (Reaktions- / Wiederherstellungszeiten):
P1 Kritisch: Reaktion max. 1 Std., Wiederherstellung max. 8 Std.P2 Hoch: Reaktion max. 4 Std., Wiederherstellung max. 24 Std.P3 Mittel: Reaktion max. 1 Arbeitstag, Wiederherstellung max. 3 ArbeitstageP4 Niedrig: Reaktion max. 3 Arbeitstage, Wiederherstellung max. 10 Arbeitstage
Supportzeiten: Mo–Fr (außer Feiertage), 08:00–17:00 Uhr, deutschsprachig
Betriebszeiten: Mo–Fr (außer Feiertage), 07:00–19:00 Uhr
Supportteam: festes, personalisiertes Team mit Kontaktdaten; System für Verbesserungsvorschläge mit Statusverfolgung
Change Requests / Weiterentwicklung: Tagessatz Consultant (8 h); Annahme 15 Personentage innerhalb der 60 Monate
Schulungen: nach Aufwand für ca. 8 Key-User (Personalentwicklung), modular (ca. 3 Personen pro Modul, 1 Schulungseinheit je Modul)
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenBefähigung & Erlaubnis zur Berufsausübung
Aktueller Handelsregisterauszug (nicht älter als 3 Monate, bezogen auf Ende der Angebotsfrist); bei ausländischen Bietern gleichwertiger Nachweis.Unterzeichner muss vertretungsberechtigt sein (gem. Handelsregister oder Vollmacht).
Wirtschaftliche & finanzielle Leistungsfähigkeit
Umsatz der letzten 3 Geschäftsjahre (2023, 2024, 2025) bezogen auf den Tätigkeitsbereich des Auftrags (Netto-Angabe in EUR).Gesamtzahl der zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe beschäftigten Mitarbeiter (sowie Anzahl im Inland).Betriebshaftpflichtversicherung mit ausreichender Deckungssumme – Nachweis oder Verpflichtungserklärung mit Nachreichung innerhalb von 2 Wochen ab Vertragsschluss.
Technische Leistungsfähigkeit
Mindestens 2 Referenzkunden aus den letzten 3 Geschäftsjahren (2023–2025), deren Projekte in Art, Dauer und Umfang dem Leistungsgegenstand entsprechen (HR-Software-Einführung, Vertragslaufzeit 60 Monate, Umfang gemäß Preisblatt). Pro Referenz: Leistungszeitraum, Auftraggeber mit Ansprechpartner, Kurzbeschreibung, Auftragsvolumen.Verbindliche Zertifikate:ISO/IEC 27001 auf Basis BSI Grundschutz (für RZ/Cloud)ISAE 3402 Typ II oder IDW PS 951 Typ II (oder vergleichbar)IDW PS 880 (oder vergleichbar) für revisionssichere elektronische PersonalakteIDW PS 880 (oder vergleichbar) für GoB/OrdnungsmäßigkeitOptionale Zertifikate (sonst Eigenerklärung): BSI C5, SOC 2 Type IIPersonalqualifikation: Projektleitung und sämtliche Projektrollen mit mind. 3 Jahren praktischer Erfahrung in Einführung/Implementierung der angebotenen Lösung; Nachweise auf Anforderung.Sprache: Eingesetztes Personal deutschsprachig; Projektdurchführung, -dokumentation und -abstimmung in deutscher Sprache.
Nichtvorliegen von Ausschlussgründen
Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123, 124 GWB (u.a. Verurteilungen wegen Terrorismusfinanzierung, Geldwäsche, Betrug, Bestechung, Menschenhandel, Schwarzarbeit, Mindestlohnverstöße etc.).Einhaltung Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) – sofern Bieter > 1.000 Mitarbeiter im Inland beschäftigt.Eigenerklärung EU-Sanktionen gem. Art. 5k Abs. 1 VO (EU) 2022/576 (Russland): weder Bieter noch beteiligte Unterauftragnehmer/Lieferanten (> 10 % Auftragswert) fallen unter die Sanktionsregelungen.Wettbewerbsregisterauskunft (§ 6 WRegG) wird durch die Vergabestelle vor Zuschlag eingeholt.
Bietergemeinschaften, Nachunternehmer & Eignungsleihe
Bietergemeinschaften: gesamtschuldnerische Haftung aller Mitglieder; Benennung eines bevollmächtigten Vertreters; Eignungsnachweise je Mitglied gesondert.Nachunternehmer: Erklärung 12_Erklärung_Nachunternehmerleistungen; Nachunternehmer müssen die gleichen Eignungsanforderungen erfüllen. Gemäß Bekanntmachung sind Nachunternehmer nicht erlaubt – die Leistung ist mit eigenem Personal zu erbringen.Eignungsleihe: Formblatt 11_Erklärung_Eignungsleihe; bei finanzieller Eignungsleihe gesamtschuldnerische Haftung gem. § 47 Abs. 3 VgV.
Tariftreue & Mindestarbeitsbedingungen
Verpflichtung zur Tariftreue nach § 3 BTTG (Bundestariftreuegesetz) – Zahlung mindestens der einschlägigen tariflichen Arbeitsbedingungen an eingesetzte Arbeitnehmer.Dokumentations- und Mitwirkungspflichten bei Kontrollen durch die Prüfstelle Bundestariftreue (§ 8 BTTG).Weiterverpflichtung der gesamten Subunternehmerkette auf Tariftreue- und Mitwirkungspflichten.
Zuschlags- und Wertungskriterien (Hinweis)
Wertung: 40 % Preis / 60 % Qualität (Preis-Leistungsverhältnis)Der Kriterienkatalog (Anlage 4) bewertet das Angebot anhand von Grunddaten (153 Punkte) und Funktionen (260 Punkte), Gesamtpunktzahl 413. Die meisten Kriterien sind binäre Bewertungskriterien (erfüllt/nicht erfüllt) – nicht erfüllte Mindestanforderungen führen zum Ausschluss.
Referenzprojekte
mindestens 2 ReferenzenZeitraum: 01.01.2023 – 31.12.2025 (letzte 3 Geschäftsjahre)Volumen: –
Einführung/Implementierung einer HR-Software / eines Personalmanagementsystems – Referenz in Art, Dauer und Umfang entsprechend dem ausgeschriebenen Leistungsgegenstand (Vertragslaufzeit 60 Monate, Umfang gemäß Preisblatt)
Je Referenz: Leistungszeitraum, Auftraggeber mit Ansprechpartner (Anschrift, E-Mail, Telefon), Kurzbeschreibung (Leistungsumfang, Dauer, Zielsetzung, Branche), Auftragsvolumen in EUR. Einzureichen über Formblatt 10_Erklärung_Referenzen; weitere Referenzen in gesonderter Anlage möglich.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben11+Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 15 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 32%4–10 · 26%11+ · 41%
Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen
Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 26 erledigt
Pflichtformulare & Eigenerklärungen
Preisblatt & wirtschaftliche Angaben
Nachweise, Zertifikate & Belege
Fristen & formale Punkte
Nach Zuschlagserteilung (nicht zur Angebotsabgabe)
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Auf einen Blick
Auftraggeber
Debeka BKK | SpectrumK GmbH | spectrumK GmbH | Vergabekammer des Bundes
Anschrift
56072 Koblenz
Ort
56072 Koblenz
Kategorie
SAP-Beratung
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.debeka-bkk.de ↗Weitere Ausschreibungen SAP-Beratung
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