Bereitstellung eines Personalmanagementsystems

Pflichtmodule des Personalmanagementsystems:

• Personalstammdatenverwaltung
• Digitale Personalakte (revisionssicher, integriertes Dokumentenmanagement)
• Organisationsmanagement / Stellenplan (inkl. Anlage/Änderung/Wegfall von Stellen, Organigramm)
• Zeitwirtschaft (Plan-/Ist-Zeiten, Zuschläge, Fehlzeiten, Teilzeitmodelle, tarifliche Prüfungen, automatische Zuschlagsberechnung)
• Bewerbermanagement / Recruiting (Stellenausschreibungen, Multiposting, Onboarding, Genehmigungsworkflows, E-Mail-Vorlagen, CV-Parsing, Outlook-Integration, BPersVG-Zustimmung, Pre-Boarding, Runden-Übersicht, Ranking)
• Abwesenheits- und Urlaubsmanagement
• Entgeltabrechnung (Brutto/Netto, Melde-/Steuer-/Zahlungsverkehrsdateien, Tarifvertrag private Versicherungswirtschaft, Stufenvorrückungen, ZVK/bAV, Schnittstelle zu FiBu Wilken, tägliche Simulation, unbegrenzte Rückrechnung, Höhergruppierungshinweise, Testabrechnung, jährliche Prüfung nach ITSG)
• Reisekostenabrechnung (EStG-konform, Tagegeld/Wegstrecke, SEPA-Auszahlung, OCR-Belegerfassung, 3-stufiger Genehmigungsworkflow, GoBD-konforme Archivierung)
• Seminarmanagement (SCORM/xAPI-E-Learnings, Zielgruppen, Wartelisten, Urkunden/Zertifikate, Outlook-Integration, Befragungen)
• Mitarbeitendenbefragungen / Mitteilungen / Unterweisungen (Verteilung an Personen/Gruppen, signaturpflichtige Dokumente, Desktop + Mobile)
• Talent-/Qualifikationsmanagement (9-Box-Grid, Karrierepfade, Nachfolgeplanung, Soll/Ist-Vergleich, Erinnerung an MA-Gespräche)
• Personalkostenplanung / Budgetierung (Simulation Neueintritte/Austritte, fiktive Tarifveränderungen, Prognosen)
• Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) (strukturierte Fallverwaltung, Fristen, Auswertungen)
• Reporting / Self-Service-Auswertungen (Excel/CSV/PDF, Echtzeit, individuell anpassbar, kopierbare Standardauswertungen)
• Workflows / Genehmigungsprozesse (konfigurierbar, Musterworkflows, Statusverfolgung)
• Employee Self Service (ESS) (Stammdatenänderung, digitale Anträge, Dokumentenabruf)
• KI-Chatbot (z. B. für Urlaubsanträge) – personenbezogene Daten bleiben im System
• Mobile App (kostenfrei in App Store / Play Store, 2-Faktor, vom AG administrierbar)

Wichtig: Alle aufgeführten Funktionen sind Mindestanforderungen – Nichterfüllung auch nur einer Position führt zum Ausschluss.

• Rechenzentrum: Haupt-RZ ausschließlich in Deutschland, Backup-RZ in EU; keine Drittstaaten-Verarbeitung
• Zertifizierungen (verbindlich): ISO/IEC 27001 auf Basis BSI Grundschutz, ISAE 3402 Typ II / IDW PS 951 Typ II, IDW PS 880 (Personalakte + GoB)
• Zusätzlich erwünscht: BSI C5, SOC 2 Type II
• Verschlüsselung: Datenträger- und Transportverschlüsselung nach Stand der Technik (mind. BSI-Bausteine)
• SFTP für Dateiaustausch
• Datensicherung: nach BSI-Standard 200-4, Mehrgenerationen-Prinzip
• Wiederherstellung bei Datenhavarie: max. 24 Stunden
• Verfügbarkeit: ≥ 99 % im Kalendermonat
• Snapshots: max. 60 Min. Datenverlust
• Nettoberechnung inkl. Druck für 500 MA in max. 45 Min.
• Zwei-Faktor-Authentifizierung (zwingend)
• Granulare Berechtigungsverwaltung (Firmen, Personengruppen, Kostenstellen, Organisationseinheiten, Rollen)
• DSGVO Art. 28 – Abschluss Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zwingend
• GoBD-konforme Protokollierung
• Historisierung von Stamm-, Vertrags- und Gehaltsdaten
• Barrierefreiheit: WCAG 2.2 Konformitätsstufe AA, BITV 2.0, EN 301 549
• Benutzeroberfläche vollständig deutschsprachig
• Browser: Google Chrome (aktuelle Version)
• E-Mail-Versand über SMTP-Server des Auftraggebers
• Exit-Szenario: Rückgabe sämtlicher Daten in offenem, maschinenlesbarem Format; nachweisbare Löschung beim Auftragnehmer

• Software as a Service (SaaS) in dedizierter Cloud-Umgebung (ausschließlich dem Auftraggeber zugeordnet)
• Hosting, Betrieb, Wartung, Monitoring, Fehlerbehebung durch den Auftragnehmer
• Updates und Upgrades im Leistungsumfang enthalten
• Softwarepflege: fristgerechte Umsetzung gesetzlicher, tariflicher und regulatorischer Änderungen; funktionale Erweiterungen inklusive
• Schulungs-/Informationsmaterialien zu jedem Hauptrelease
• Dokumentation je Release

Projektphasen und Meilensteine:

• Projektstart: spätestens 4 Wochen nach Zuschlag
• Meilenstein 1 (30.11.2026): erstmalige vollständige Datenübernahme inkl. Testabrechnung
• Meilenstein 2 (01.01.2027): Personalverwaltung & Entgeltabrechnung produktiv
• Meilenstein 3 (Januar 2027): erstmalige produktive Abrechnung
• Echtlaufunterstützung Monatswechsel Jan→Feb 2027
• Meilenstein 4 (01.04.2027): Zeitwirtschaft produktiv

Leistungen im Pauschalfestpreis (Implementierung):

• Installation, Konfiguration und Customizing
• Altdatenübernahme aus PAISY (ADP) und Zeus X (ISGUS)
• Erstellung und Implementierung gesetzlich/betrieblich erforderlicher Schnittstellen (z.B. zu FiBu Wilken, LDAP/LDIF, SAML 2.0 bidirektional)
• Projektmanagementleistungen
• Dokumentation
• Reisekostenpauschale für Consultants (Annahme: 2 Workshops vor Ort in Koblenz)
• Echtlaufunterstützung

Service Level (Reaktions- / Wiederherstellungszeiten):

• P1 Kritisch: Reaktion max. 1 Std., Wiederherstellung max. 8 Std.
• P2 Hoch: Reaktion max. 4 Std., Wiederherstellung max. 24 Std.
• P3 Mittel: Reaktion max. 1 Arbeitstag, Wiederherstellung max. 3 Arbeitstage
• P4 Niedrig: Reaktion max. 3 Arbeitstage, Wiederherstellung max. 10 Arbeitstage

Supportzeiten: Mo–Fr (außer Feiertage), 08:00–17:00 Uhr, deutschsprachig

Betriebszeiten: Mo–Fr (außer Feiertage), 07:00–19:00 Uhr

Supportteam: festes, personalisiertes Team mit Kontaktdaten; System für Verbesserungsvorschläge mit Statusverfolgung

Change Requests / Weiterentwicklung: Tagessatz Consultant (8 h); Annahme 15 Personentage innerhalb der 60 Monate

Schulungen: nach Aufwand für ca. 8 Key-User (Personalentwicklung), modular (ca. 3 Personen pro Modul, 1 Schulungseinheit je Modul)

• Aktueller Handelsregisterauszug (nicht älter als 3 Monate, bezogen auf Ende der Angebotsfrist); bei ausländischen Bietern gleichwertiger Nachweis.
• Unterzeichner muss vertretungsberechtigt sein (gem. Handelsregister oder Vollmacht).

• Umsatz der letzten 3 Geschäftsjahre (2023, 2024, 2025) bezogen auf den Tätigkeitsbereich des Auftrags (Netto-Angabe in EUR).
• Gesamtzahl der zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe beschäftigten Mitarbeiter (sowie Anzahl im Inland).
• Betriebshaftpflichtversicherung mit ausreichender Deckungssumme – Nachweis oder Verpflichtungserklärung mit Nachreichung innerhalb von 2 Wochen ab Vertragsschluss.

• Mindestens 2 Referenzkunden aus den letzten 3 Geschäftsjahren (2023–2025), deren Projekte in Art, Dauer und Umfang dem Leistungsgegenstand entsprechen (HR-Software-Einführung, Vertragslaufzeit 60 Monate, Umfang gemäß Preisblatt). Pro Referenz: Leistungszeitraum, Auftraggeber mit Ansprechpartner, Kurzbeschreibung, Auftragsvolumen.
• Verbindliche Zertifikate:
• ISO/IEC 27001 auf Basis BSI Grundschutz (für RZ/Cloud)
• ISAE 3402 Typ II oder IDW PS 951 Typ II (oder vergleichbar)
• IDW PS 880 (oder vergleichbar) für revisionssichere elektronische Personalakte
• IDW PS 880 (oder vergleichbar) für GoB/Ordnungsmäßigkeit
• Optionale Zertifikate (sonst Eigenerklärung): BSI C5, SOC 2 Type II
• Personalqualifikation: Projektleitung und sämtliche Projektrollen mit mind. 3 Jahren praktischer Erfahrung in Einführung/Implementierung der angebotenen Lösung; Nachweise auf Anforderung.
• Sprache: Eingesetztes Personal deutschsprachig; Projektdurchführung, -dokumentation und -abstimmung in deutscher Sprache.

• Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123, 124 GWB (u.a. Verurteilungen wegen Terrorismusfinanzierung, Geldwäsche, Betrug, Bestechung, Menschenhandel, Schwarzarbeit, Mindestlohnverstöße etc.).
• Einhaltung Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) – sofern Bieter > 1.000 Mitarbeiter im Inland beschäftigt.
• Eigenerklärung EU-Sanktionen gem. Art. 5k Abs. 1 VO (EU) 2022/576 (Russland): weder Bieter noch beteiligte Unterauftragnehmer/Lieferanten (> 10 % Auftragswert) fallen unter die Sanktionsregelungen.
• Wettbewerbsregisterauskunft (§ 6 WRegG) wird durch die Vergabestelle vor Zuschlag eingeholt.

• Bietergemeinschaften: gesamtschuldnerische Haftung aller Mitglieder; Benennung eines bevollmächtigten Vertreters; Eignungsnachweise je Mitglied gesondert.
• Nachunternehmer: Erklärung 12_Erklärung_Nachunternehmerleistungen; Nachunternehmer müssen die gleichen Eignungsanforderungen erfüllen. Gemäß Bekanntmachung sind Nachunternehmer nicht erlaubt – die Leistung ist mit eigenem Personal zu erbringen.
• Eignungsleihe: Formblatt 11_Erklärung_Eignungsleihe; bei finanzieller Eignungsleihe gesamtschuldnerische Haftung gem. § 47 Abs. 3 VgV.

• Verpflichtung zur Tariftreue nach § 3 BTTG (Bundestariftreuegesetz) – Zahlung mindestens der einschlägigen tariflichen Arbeitsbedingungen an eingesetzte Arbeitnehmer.
• Dokumentations- und Mitwirkungspflichten bei Kontrollen durch die Prüfstelle Bundestariftreue (§ 8 BTTG).
• Weiterverpflichtung der gesamten Subunternehmerkette auf Tariftreue- und Mitwirkungspflichten.

• Wertung: 40 % Preis / 60 % Qualität (Preis-Leistungsverhältnis)
• Der Kriterienkatalog (Anlage 4) bewertet das Angebot anhand von Grunddaten (153 Punkte) und Funktionen (260 Punkte), Gesamtpunktzahl 413. Die meisten Kriterien sind binäre Bewertungskriterien (erfüllt/nicht erfüllt) – nicht erfüllte Mindestanforderungen führen zum Ausschluss.