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Beschaffung, Betrieb und Anpassung einer Falldokumentationssoftware für Schutz- und Fachberatungseinrichtungen des Berliner Gewalthilfesystems bei Gewalt gegen Frauen

Land Berlin, vertreten durch Senatsverwaltung für Arbeit, Soziales, Gleichstellung, Integration, Vielfalt und Antidiskriminierung | Vergabekammer des Landes BerlinBerlin Kreuzberg, BerlinFrist: (in 25 Tagen)

Zusammenfassung

Worum es geht:

Das Land Berlin beschafft eine cloudbasierte Software (Software-as-a-Service / SaaS) zur Dokumentation von Beratungs- und Schutzfällen in Einrichtungen, die Frauen bei Gewalt unterstützen. Frauenschutzhäuser, Fachberatungsstellen und Hotlines sollen die Software für ihre tägliche Arbeit mit Klientinnen nutzen.

Was zu tun ist:

  • Bereitstellung, Anpassung und Betrieb der Software als Cloud-Lösung (SaaS)
  • Inklusive Lizenzen, Updates und Wartung
  • Schulung, Einführung, Tests und laufender Support
  • Vertragslaufzeit bis Ende 2028

Wichtige Frist:

Angebote müssen bis zum 13.07.2026 um 10:00 Uhr elektronisch über die Vergabeplattform meinauftrag.rib.de eingereicht werden.

Fragen können bis zum 06.07.2026 um 10:00 Uhr gestellt werden.

Original-Bekanntmachung ansehen

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Noch 25 Tage bis zur Angebotsfrist
Termin / Frist
202620272028
MÄRJUNSEPDEZMÄRJUNSEPDEZMÄRJUNSEPDEZ
Veröffentlichung
Bieterfragen-Frist
Angebotsfrist
Angebotsöffnung
Bindefrist
Vertragsbeginn
Vertragslaufzeit
Kündigungsfrist
Vertragsende
Heute
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität10 Kriterien
Preis 97.7%Qualität 2.2%
  • Preis30%

    Der Preis (inkl. Umsatzsteuer) des Angebots geht mit einer Gewichtung von 30% in die Bewertung ein. Bewertet wird der Wertungspreis (Summe brutto inkl. Option).

  • Qualität des Angebots70%

    Die Qualität des Angebots geht mit einer Gewichtung von 70% in die Bewertung ein. Die Bewertung erfolgt je Kriterium auf einer Skala von 0-3 Punkten. Der Punktwert ergibt sich aus der Summe der gewichteten Einzelbewertungen (Gewichtung × Punkte).

Alle Zuschlagskriterien mit Gewichtungen sind vollständig angegeben: 30% Preis, 70% Qualität, unterteilt in 9 Unterkriterien mit Einzelgewichtungen.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Software und Bereitstellung

  • Bereitstellung einer Falldokumentationssoftware als Software-as-a-Service (SaaS) in einer Cloud-Umgebung
  • Inklusive aller erforderlichen Lizenzen, Updates und neuen Versionen
  • Mehrstufige Organisationsstruktur muss abbildbar sein (Steuerungs-, Administrations- und Nutzungsebene)
  • Mandantenfähigkeit: mehrere organisatorisch getrennte Einrichtungen parallel nutzbar
  • Rollen- und Rechtesystem mit drei Ebenen: Koordination/Aufsicht, Administration, Fachanwender
  • Benutzeroberfläche: deutschsprachig, intuitiv, für mobile Endgeräte (Tablets) optimiert, barrierefrei gemäß BITV 2.0
  • Zugriff über Webbrowser, ggf. mobile Apps, VPN oder API
  • Datenexport und -import in gängigen Formaten (z.B. CSV, Excel) sowie Standardschnittstellen für den Auftraggeber

Funktionale Anforderungen (Kernfunktionen)

  • Einzelfalldokumentation: individuelle, komplexe Falldokumentation inkl. Beratungsverlauf, Schutzangeboten, Weitervermittlungen
  • Gefährdungsbewertung: mehrstufige Bewertung mit individuell konfigurierbarer Anzahl und Logik der Stufen
  • Unterstützung von zwei Einrichtungstypen mit unterschiedlichen Eingabemasken, Dokumentationslogiken und Auswertungen:
  • Frauenschutzhäuser
  • Fachberatungsstellen (inkl. Hotlines)
  • Strukturierte Datenerfassung: rund 210+ konfigurierbare Eingabefelder verteilt auf 9 Oberkategorien (Mitarbeiter, Einrichtung, Fall, Person, Kinder, Täter, Unterstützungsperson, Kontakt, Aktivitäten)
  • Ausfüllhinweise/Tooltips in den Eingabemasken integriert
  • Freitextfelder für individuelle Fallinformationen
  • Dokumentenupload fallbezogen möglich
  • Filter- und Suchfunktionen für Fälle nach definierten Kriterien
  • Berichte und Auswertungen: standardisiert, konfigurierbar, anonymisiert, Export als PDF, CSV oder Excel
  • Schnittstellen für Export in externe Systeme

IT-Sicherheit und Datenschutz

  • Verschlüsselte Datenübertragung per HTTPS, keine clientseitige Zwischenspeicherung sensibler Daten
  • Datenbankverschlüsselung (Transparent Data Encryption / TDE)
  • Automatische Löschroutinen pro Mandant zur Einhaltung datenschutzrechtlicher Aufbewahrungsfristen
  • Regelmäßige Datensicherungen (Backups) aller Anwendungsdaten
  • Wiederherstellungstests auf Anforderung
  • Erfüllung der C5-Basis- und ggf. Zusatzkriterien (z.B. Kryptografie, Zugriffsmanagement, operatives Management)
  • Datenspeicherung in der EU/EWR (ggf. Schweiz), Nutzungsort beschränkt auf EU/EWR
  • Datenschutzbeauftragter und Informationssicherheitsbeauftragter mit nachgewiesener Fachkunde sind zu benennen
  • Vorlage eines ISMS orientiert an ISO 27001

Einführung, Schulung und Betrieb

  • Initiale Einrichtung zur Herbeiführung der Betriebsbereitschaft (Setup, Konfiguration, Anpassung an die Berliner Strukturen)
  • Einführungskonzept und Test-Konzept sind Bestandteil des Angebots
  • Schulungskonzept für die Nutzer in den Einrichtungen
  • Beratungsleistungen für die Entwicklung des Datenkonzepts sowie für Berichts- und Auswertungskonzepte
  • Laufender Support (ServiceDesk/Hotline), Incident- und Problemmanagement, Release- und Patchmanagement, Kapazitätsmanagement
  • Managed Cloud Services (optional, z.B. Zugangsverwaltung, Automatisierung, Beratung)
  • Verfügbarkeit gemäß vereinbartem SLA mit definierten Reaktions- und Wiederherstellungszeiten
  • Vertragslaufzeit bis 31.12.2028 (ca. 29 Monate), inklusive Kündigungsfrist 3 Monate vor Laufzeitende gemäß EVB-IT Cloud-AGB

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Ausschlussgründe und allgemeine Eignung

  • Keine Ausschlussgründe nach § 123 und § 124 GWB (z.B. schwere Straftaten, schwere Verletzung von Steuer- oder Sozialversicherungspflichten, Verstöße gegen Umwelt-, Sozial- oder Arbeitsrecht)
  • Selbstreinigung bei Vorliegen von Ausschlussgründen ist möglich
  • Ab einem Auftragswert von 30.000 € verpflichtende Abfrage des Wettbewerbsregisters
  • Angaben zur Unternehmensgröße (Kleinst-, Klein-, Mittel- oder Großunternehmen) sind verpflichtend
  • Nachweis einer nationalen Identifikationsnummer (z.B. Wirtschafts-Identifikationsnummer, USt-ID, Handelsregisternummer)
  • Möglichkeit der Eignungsleihe gemäß § 47 VgV (Verpflichtungserklärung Wirt-236 für Dritte erforderlich)
  • Bietergemeinschaften sind zugelassen, alle Mitglieder müssen Erklärungen einzeln abgeben und einen bevollmächtigten Vertreter benennen

Fachliche Eignung (Referenzen)

  • Nachweis von mindestens einer vergleichbaren Unternehmensreferenz der letzten drei Jahre
  • Die Referenzsoftware muss produktiv im Echtbetrieb eingesetzt worden sein
  • Vergleichbarkeit: Software für Fallmanagement und Beratungsdokumentation in Einrichtungen des Gewaltschutzsystems (Schutz- und Beratungsstrukturen für Personen in sensiblen sozialen Kontexten)
  • Die Referenzorganisation muss eine mehrstufige Struktur (Steuerungs-, Administrations- und Nutzungsebene) abbilden
  • Nachweis über Anlage Nr. 9 – Formblatt Unternehmensreferenz

Technische und organisatorische Eignung

  • Nachweis eines Informationssicherheitsmanagement-Systems (ISMS) orientiert an ISO 27001 (z.B. Konzepte, Beschreibungen, Zertifikate oder Eigenerklärung)
  • Benennung eines Informationssicherheitsbeauftragten mit Fachkunde (Anlage Nr. 4)
  • Benennung eines Datenschutzbeauftragten mit Fachkunde (Anlage Nr. 4)
  • Nachweis einer Haftpflichtversicherung gemäß Ziffer 21 EVB-IT Cloud-AGB

Eignungsnachweise (vorläufig)

  • Statt der einzelnen Eignungsnachweise kann die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) als vorläufiger Nachweis eingereicht werden
  • Bieter im Präqualifikationssystem ULV (Amtliches Unternehmer- und Lieferantenverzeichnis für öffentliche Aufträge des Landes Berlin) können ihre ULV-Nummer angeben; die Eintragung ersetzt die auftragsunabhängigen Eignungsnachweise
  • Der Auftraggeber kann jederzeit die Vorlage sämtlicher oder eines Teils der geforderten Unterlagen verlangen
  • Für ausländische Bieter zusätzlich: Nachweis der Anmeldung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft (soweit gesetzlich vorgeschrieben) sowie gleichwertige Nachweise des Herkunftslandes in deutscher Übersetzung; Angebotspreis ohne Umsatzsteuer (0 %)
Referenzprojekte
mindestens 1 ReferenzenZeitraum: letzte 3 JahreVolumen: nicht näher beziffert

Mindestens eine Unternehmensreferenz über eine vergleichbare Software im Gewaltschutzbereich, die in den letzten drei Jahren produktiv im Echtbetrieb eingesetzt wurde

Mehrstufige Organisationsstruktur (Steuerung, Administration, Nutzung) im Bereich Beratung/Schutz/Unterstützung von Personen in sensiblen sozialen Kontexten; Software muss Anforderungen an Fallmanagement und Beratungsdokumentationen erfüllen. Nachweis über Anlage Nr. 9 (Formblatt Unternehmensreferenz).

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Aus vergleichbaren bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)

Checkliste zur Angebotsabgabe

Konkrete Schritte laut Vergabeunterlagen

Registrierung & Plattformzugang3
  • Registrierung auf der Vergabeplattform iTWO tender (meinauftrag.rib.de)Pflicht
    Erforderlich, um Angebote elektronisch einreichen zu können
  • Bieterclient ava-sign installieren (falls vom Auftraggeber vorgegeben)optional
    Kostenloses Programm für die elektronische Signatur
  • Verknüpfung mit der Vergabeplattform Berlin herstellenPflicht
Pflichtformulare (Wirt-Reihe)11
  • Wirt-124 EU – Erklärungen zu Ausschlussgründen und Angaben zum Unternehmen (oder Einheitliche Europäische Eigenerklärung EEE)Pflicht
    Alternativ: ULV-Nummer angeben, wenn im Präqualifikationssystem des Landes Berlin registriert
  • Wirt-213 – Angebotsschreiben ausfüllen und unterschreibenPflicht
    Nur das vorliegende Formblatt verwenden, Änderungen führen zum Ausschluss
  • Wirt-2141 – Besondere Vertragsbedingungen zur Frauenförderverordnung (FFV)Pflicht
  • Wirt-2142 – BVB Schutzklausel (keine Hubbard-Technologie) – falls zutreffendoptional
  • Wirt-2143 – BVB zur Verhinderung von Benachteiligungen (AGG)optional
  • Wirt-2144 – BVB Kontrollen und Sanktionen nach BerlAVG zur Kenntnis nehmenPflicht
  • Wirt-215 – Zusätzliche Vertragsbedingungen (ZVB)Pflicht
  • Wirt-235 – Unteraufträge / Eignungsleihe (falls zutreffend)optional
    Nur ausfüllen, wenn Unterauftragnehmer eingesetzt werden
  • Wirt-236 – Verpflichtungserklärung anderer Unternehmer (falls zutreffend)optional
  • Wirt-238 – Erklärung der Bieter-/Bewerbergemeinschaft (falls zutreffend)optional
  • Wirt-3293 – Angaben zur Abfrage des WettbewerbsregistersPflicht
Anlagen3
  • Anlage Nr. 3 – Preisblatt ausfüllenPflicht
  • Anlage Nr. 4 – Ansprechpartner benennen (Datenschutzbeauftragter und Informationssicherheitsbeauftragter)Pflicht
  • Anlage Nr. 9 – Formblatt Unternehmensreferenz ausfüllenPflicht
    Nachweis mindestens einer vergleichbaren Referenz
Eignungsnachweise4
  • Nachweis einer Haftpflichtversicherung gemäß Ziffer 21 EVB-IT Cloud-AGBPflicht
  • Nachweis über ein Informationssicherheitsmanagement-System (ISMS) orientiert an ISO 27001Pflicht
    z.B. Konzepte, Zertifikate oder Eigenerklärung
  • 71_Eigenerklärung Datenschutz und VertraulichkeitPflicht
    Bei Unterauftragnehmern in entsprechender Anzahl
  • 72_Datenschutzrechtliche Einwilligung des PersonalsPflicht
Konzepte (Grobkonzepte, jeweils max. 1 DIN A4-Seite)5
  • SchulungskonzeptPflicht
  • Konzept der Beratungsleistungen für Datenkonzept und Berichts-/AuswertungskonzeptePflicht
  • Test-KonzeptPflicht
  • EinführungskonzeptPflicht
  • 41_Anlage Nachweise Zuschlagskriterien – Beschreibung der Umsetzung aller funktionalen und IT-SicherheitsanforderungenPflicht
    Pro Anforderung: Screenshots, Dokumentationsauszüge, Datenmodelle etc.

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Frist:

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