Beschaffung einer HR-Software als SaaS

Leibniz-Institut für Lebensmittel-Systembiologie an der Technischen Universität München85354 Freising, BayernVeröffentlicht: 28. Juni 2026

Angebotsfrist: 31. Juli 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Das Leibniz-Institut für Lebensmittel-Systembiologie an der TU München (Leibniz-LSB@TUM) in Freising sucht einen Anbieter für eine cloud-basierte HR-Software (Software-as-a-Service). Die webbasierte, mandantenfähige Lösung soll alle zentralen Personalprozesse abdecken – von der Personalsuche über die laufende Verwaltung bis zum Austritt von Beschäftigten.

Der Auftrag umfasst die Bereitstellung der Software, den kompletten Betrieb in der Cloud, Wartung, Updates, technischen Support sowie die Einführung inklusive Datenmigration aus Altsystemen wie DATEV und Excel, Go-Live-Unterstützung und Schulung der Administratoren.

Wichtige Fristen:

Angebotsfrist: 31.07.2026, 09:00 Uhr (MESZ)Bindefrist: 30.09.2026Vertragslaufzeit: 3 Jahre ab Zuschlag, mit 3-maliger Verlängerungsoption um je 1 Jahr

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 31. Juli 2026

Termin / FristJUN2026 DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN

Veröffentlichung29. Juni 2026

Bieterfragen-Frist23. Juli 2026

Beantwortung Bieterfragen24. Juli 2026

Angebotsfrist31. Juli 2026

Bindefrist31. Juli – 30. Sep. 2026

Vertragsbeginnca. 1. Aug. 2026

Vertragslaufzeitca. 1. Aug. 2026 – 31. Juli 2029

Verlängerung 1ca. 1. Aug. 2029 – 31. Juli 2030

Verlängerung 2ca. 1. Aug. 2030 – 31. Juli 2031

Verlängerung 3ca. 1. Aug. 2031 – 31. Juli 2032

Kündigungsfristca. 1. Mai – 31. Juli 2032

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität8 Kriterien

Preis 94%Qualität 6%

Preis40%
Bewertung des Angebotspreises auf Basis des Wertungspreises (Summe der Einzelpreise ohne Zusatzpositionen). Lineare Skalierung: günstigster Preis = 40 Punkte, doppelter Preis = 0 Punkte.
Qualität60%
Bewertung zusätzlicher optionaler Features über das Leistungsverzeichnis. Maximal 600 gewichtete Punkte erreichbar; Umrechnung in LP-Qualität = gewichtete Punkte / 10 → max. 60 LP.

Preis: LP-Preis = 40 – (40 / (Preis fiktiv – Preis min)) x (Preis Angebot – Preis min), wobei Preis fiktiv = 2 x Preis min (linearer Interpolationsverlauf). Qualität: LP-Qualität = Summe erreichte gewichtete Punkte / 10 (max. 600 gewichtete Punkte im Leistungsverzeichnis → max. 60 LP). Gesamt = LP-Preis + LP-Qualität (max. 100).

KI-Hinweis: Die Bewertungskriterien ab lfd. Nr. 156 (Bewerbungsprozess/Personalentwicklung) sind im vorliegenden Auszug des Leistungsverzeichnisses abgeschnitten; zudem fehlen die Detailgewichtungen der nicht enthaltenen Bereiche (z.B. Personalentwicklung, Reisekosten, Reporting).

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Software und Funktionsumfang

Kernlösung: Webbasierte, mandantenfähige SaaS-Anwendung für die zentralen Personalprozesse.

Abzudeckende Funktionsbereiche:

Personalgewinnung (Stellenausschreibungen, Bewerbermanagement, Talentpool)Laufende Personalverwaltung (digitale Personalakte, Zeiterfassung, Abwesenheiten, On-/Offboarding)Austritt der Beschäftigten (Offboarding-Prozess, Datenexport, Exit-Unterstützung)Personalentwicklung (Mitarbeitergespräche, Zielvereinbarungen, Skill-Matrix, Fortbildungen)Reporting und Controlling (Standard- und Förderauswertungen)Optional: Reisekostenabrechnung (konfigurierbar oder nach Bayerischem Reisekostengesetz)

Mehrsprachigkeit: Mindestens Deutsch und Englisch.

Technik, Schnittstellen und Sicherheit

Hosting innerhalb der EUOffene Schnittstellen (API/REST/SOAP/Webhooks) mit vollständiger DokumentationDATEV-Schnittstelle für die LohnbuchhaltungIndividuelle Workflows und GenehmigungsprozesseRollen- und Rechtekonzept feingranular konfigurierbar, mit revisionssicherer Protokollierung (Audit-Trail)Mehr-Faktor-AuthentifizierungVerfügbarkeit mindestens 99,5 % im JahresmittelSupportzeiten: 09:00–16:00 Uhr, Reaktionszeit bei Störungen unter 4 StundenBenutzeranzahl (Vertragsgröße): 105 Nutzer im Jahr 1, steigend auf 135 Nutzer in den OptionsjahrenUsability: Dialoggestaltung nach DIN EN ISO 9241-110Regelmäßige Penetrationstests durch den Anbieter

Compliance und öffentliche Anforderungen

DSGVO-konforme Datenverarbeitung; Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gem. Art. 28 DSGVO wird vom Auftraggeber vorgegebenRevisionssichere, GoBD-konforme ArchivierungBarrierefreiheit nach WCAG 2.1 bzw. BITVWhistleblower-FunktionLösch- und Aufbewahrungsfristen konfigurierbarPrüfungsgerechte AuswertungenKonfigurations- und vollständiger strukturierter Datenexport bei Vertragsende (spätestens 30 Tage vor Vertragsende)Übergangslizenz für Aufbewahrungspflichten ≥ 12 Monate nach Vertragsende

Einführung, Migration und Schulung

Strukturierter Implementierungsplan mit MeilensteinenFeste Ansprechperson für die ImplementierungsphaseDatenmigration und Validierung der Bestandsdaten aus Altsystemen (u. a. DATEV, Excel), einschließlich TestmigrationSchnittstellen-Integration (z. B. Lohnbuchhaltung, Active Directory)Go-Live-Begleitung inkl. AbnahmeDokumentation der Migration und DatenübernahmeSchulung der Administratorinnen und Administratoren (bis zu 3 Schulungen über die Vertragslaufzeit)Kennenlerntermin (online, nach Zuschlag, kostenfrei)

Betrieb, Wartung und Support

Vollständiger Cloud-Betrieb durch den Auftragnehmer (kein PaaS, kein IaaS)Bereitstellung der Anwendung und der NutzerlizenzenWartung, Pflege, Updates und Upgrades im laufenden BetriebTechnischer Support (Hotline/Ticketsystem, 1st- und 2nd-Level) während der gesamten VertragslaufzeitFeste Ansprechpersonen während der gesamten VertragslaufzeitLeistungen bei Vertragsende: Unterstützung beim Systemwechsel, vollständiger Daten- und KonfigurationsexportLeistungen auf Abruf mit Mindestvorlauf von 14 Tagen (z. B. zusätzliche Schulungstage, Beratungs-/Anpassungsleistungen zum Stundensatz)

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Zwingende und fakultative Ausschlussgründe

Keine zwingenden Ausschlussgründe (z. B. Verurteilungen, schwere Verfehlungen, Insolvenz) und keine fakultativen Ausschlussgründe nach den einschlägigen vergaberechtlichen Bestimmungen. Nachweis durch Eigenerklärung. Gilt für Bieter, Bietergemeinschaft, Eignungsleihgeber und Unterauftragnehmer. Ggf. Selbstreinigungsnachweis.

Angaben zum Unternehmen

Name, Anschrift, Ansprechpartner, Kontaktdaten, Niederlassungen, Unternehmensgröße, Rechtsform, Gewerbeanmeldung, Handelsregistereintragung. Nachweis durch Eigenerklärung.

Wirtschaftliche und finanzielle Eignung

Spezifischer Mindestumsatz: ≥ 180.000 € netto pro Jahr im Bereich Zurverfügungstellung von HR-Software als SaaS in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren (zusätzlich: Gesamtumsatz).Berufshaftpflichtversicherung ab Leistungsbeginn bei EU-Versicherer: je 500.000 € für Personen-, Sach- und Vermögensschäden (sonstige); alle wesentlichen Tätigkeiten müssen versichert sein.

Nachweise durch Eigenerklärungen; Versicherungsnachweise erst auf Anforderung.

Technische und berufliche Eignung

Mindestens 1 vergleichbares Referenzprojekt aus den letzten 5 Kalenderjahren: HR-Software als SaaS an eine Forschungseinrichtung.ISO 27001-Zertifizierung oder gleichwertiger Nachweis.Notfall- und Wiederherstellungskonzept (Business Continuity Management) – Zertifizierung oder vorgelegtes Konzept.Regelmäßige Durchführung und Dokumentation von Penetrationstests (Eigenerklärung).Löschkonzept für Daten nach Vertragsende gemäß den VAV-Regelungen.

Vertragliche und sonstige Anforderungen

Akzeptanz des vom Auftraggeber vorgegebenen Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) ohne Abweichungen; muss mit dem Angebot unterzeichnet vorgelegt werden.Benennung fester Ansprechpersonen (lfd. Nr. 22 des Leistungsverzeichnisses) für die gesamte Vertragslaufzeit: u. a. Datenschutz, Informationssicherheit, Implementierung, Account Manager.Eignungsleihe: bei Inanspruchnahme sind Kapazitäten durch unterschriebene Verpflichtungserklärungen nachzuweisen.KMU-Status wird statistisch erfasst, hat aber keine Auswirkung auf Zulassung oder Wertung.Wettbewerbsregisterauskunft: ab einem Auftragswert von 30.000 € wird vor Zuschlag eine Auskunft eingeholt.

Referenzprojekte

1 ReferenzenZeitraum: Letzte 5 Kalenderjahre (ab Veröffentlichung der Bekanntmachung 29.06.2026)Volumen: Nicht beziffert

Mindestens 1 vergleichbarer Auftrag: Zurverfügungstellung von HR-Software als SaaS an eine Forschungseinrichtung

Eigenerklärung mit gesonderter Anlage: Referenznehmer, Referenzgeber (mit Ansprechperson), Referenzinhalt, Zeitraum, Umfang und Wert; sachmängelfreie/fachgerechte Ausführung bestätigen. Projekte müssen noch nicht abgeschlossen sein; bei laufenden Projekten ist der bereits erbrachte Leistungsstand anzugeben.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

1–3Angebote erwartet

Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote

Geringe Konkurrenz

Wahrscheinliche Bieterzahl

1–3 · 56%4–10 · 30%11+ · 15%

Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 23 erledigt

Angebotsformulare und Preis

Eigenerklärungen

Eignung und wirtschaftliche Nachweise

Sicherheit, Compliance und Konzepte

Optionale und sonstige Unterlagen

Mit TendiGo

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Auf einen Blick

Auftraggeber

Leibniz-Institut für Lebensmittel-Systembiologie an der Technischen Universität München

Ort

85354 Freising, Bayern

Kategorie

SAP-Beratung

Veröffentlicht

28. Juni 2026

Angebotsfrist

31. Juli 2026

Erfüllungsort

Ort der Leistung

85354 Freising

Bayern

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