Beschaffung eines Bewerbungsmanagementsystems für die bpb

Bereitstellung einer SaaS-Lösung für den gesamten Bewerbungsprozess:

• Verwaltung von mind. 2.600 Bewerbungen pro Jahr (Kapazitätspuffer 50 % = 3.900, ohne Zusatzkosten)
• Eigene URL je Stellenausschreibung (enthält Stellentitel), eindeutige Nummer/Kennung je Stelle und je Bewerber
• Deutsche Oberfläche, einheitliche Symbolik, responsives Webdesign
• Flexible Prozessabläufe je Rolle und Abteilung
• E-Mail-Benachrichtigungen ohne Übertragung personenbezogener Daten
• Anpassbare, mehrstufige Auswahl- und Freigabeprozesse
• Terminübersicht für das Recruiting, Wiedervorlagen und automatisierte Erinnerungen
• Suchfunktionen (Stichworte, Sprachkenntnisse)
• Talentpool mit DSGVO-konformer Zustimmung und Kategorisierung per Schlagwörter

Hosting und Verfügbarkeit:

• Reines Cloud-Hosting (SaaS) mit Verfügbarkeit von mind. 99,5 % im Jahresdurchschnitt
• Öffentlicher Status-Link zur Verfügbarkeit
• Lauffähigkeit in aktuellen Browsern (Chrome, Firefox, Edge, Safari) auf Basis HTML5 – keine Installation nötig
• Mindestbandbreite 1.000 Mbit/s durchgehend
• Datenverarbeitung ausschließlich im EWR (EU-Recht)
• Transparente Preisliste für Speichererweiterungen (zzgl. automatischer Benachrichtigung)

Backup und Wartung:

• Tägliche Sicherung, Vorhaltung mind. 7 Kalendertage
• Antivirus-Prüfung beim Dateiupload
• Geplante Wartungsfenster mind. 3 Werktage im Voraus ankündigen

Schnittstellen:

• Anbindung an CMS Drupal (bpb-Webseite) per API
• Multiposting u. a. zu: Agentur für Arbeit, Interamt, service.bund.de, karriere.bund.de, Google for Jobs, Indeed, LinkedIn
• Automatische Ablehnung und Benachrichtigung nach Fristablauf

• Anlegen neuer Stellen aus Vorlagen oder per Kopie
• Veröffentlichung intern / im Web / auf Stellenbörsen mit frei wählbaren Zeiträumen
• Subdomain (z. B. karriere.bpb.de) – kein Anbietername in der URL
• Kostenloses automatisches Multiposting auf relevante Jobbörsen
• Vorschaufunktion, eigene Bilder/Videos je Ausschreibung
• Anpassbare Schriftart, Schriftgröße und Farben (Corporate Design)
• Jobalert / Job-Newsletter für Bewerbende
• KI-gestütztes Modul zur Stellenausschreibungs-Erstellung

• Bewerbung ohne Anmeldung/Registrierung
• Automatisierte Sanktionslistenprüfung (tagesaktuell) und Duplikatsprüfung
• Unterschiedliche Bewerbungsformulare je Zielgruppe, stellenspezifische Fragen, konfigurierbare Pflichtfelder
• Freiwillige Angabe Schwerbehinderten-/Gleichstellungsstatus
• Automatisierte Eingangsbestätigung mit persönlicher Ansprache
• Erkennbarkeit interner / externer Status, Schwerbehinderung, sicherheitsempfindliche Tätigkeit
• Vollautomatisierter CV-Parse (im System, keine Daten verlassen das System)
• Talentpool-Zuordnung nur mit DSGVO-Zustimmung
• Mobiloptimierte Bewerbungsformulare, Logik-Verknüpfungen, Matching mit Punktegewichtung und Sortierung
• Definierbare Ausschluss-Kriterien, A/B/C-Kategorisierung, unbegrenzte Bewerbungsmatrizen
• Datenschutzkonforme E-Mail-Bewerbung mit automatischer Zuordnung

Prozesse:

• Zwischenbescheide an einzelne oder viele Bewerber gleichzeitig
• Revisionssichere Historie je Bewerbung, Notizen (optional mit Dateianhang)
• Mailversand mit Standard-/Sammeladressen der Auftraggeberdomain
• Personalisierte E-Mailvorlagen mit Parametern/Textbausteinen/Anhängen
• Automatisierte Kommunikation im Corporate Design (Anpassung spätestens 6 Wochen nach Zuschlag)
• Vollständige Mail-Konversation automatisch beim Bewerber abgelegt
• Mehrstufige Besetzungsverfahren, automatische Erinnerung zur Absage der übrigen Bewerber bei Einstellung
• Terminversand inkl. ics-Datei (Outlook-Sync)

Reporting:

• Filterfunktionen für Standard-Reports, individuelle Filter speicherbar
• KPIs/Dashboards und Excel-Export, u. a.: Time-to-Fill, Time-to-Hire, durchschnittl. Prüfzeit, Pass-Through-Rate, Bewerberrate, Conversion-Rate, Abbruchquote, Werbekosten, Anteil intern/extern, Offer Acceptance Rate
• Herkunftsnachweis je Bewerbung mit A/B/C-Bewertung

• Zugriffsbeschränkung auf Benutzergruppen/Rollen, feldebene Berechtigungseinschränkung
• Rollen- und Rechteverwaltung gemäß Leistungsbeschreibung, anpassbar durch berechtigte Anwendende
• Sonderrollen abbildbar: Personalrat, Gleichstellungsbeauftragte, SBV, JAV
• Sichtrechte an Teilnahme am Stellenbesetzungsverfahren gebunden

Initiale Einrichtung:

• Setup zur Herbeiführung der Betriebsbereitschaft
• Erstellung der Dokumentation der System-Architektur
• Unterstützung bei der Erstellung weiterer Informationssicherheitsdokumente
• Backup-Strategie

Schulung:

• 1 Schulung mit 5 Schulungstagen, max. 25 Teilnehmenden, in deutscher Sprache, vor Ort beim AG oder online (1 Schulungstag = 8 Unterrichtsstunden à 45 Min. + Pausen)

Beratungsleistungen:

• Kontingent von 10 Personentagen (geschätzt, keine Abnahmeverpflichtung)
• Themen u. a.: Migrationsunterstützung, IT-Sicherheitsdokumentation

Design-Anpassung:

• Grafische Anpassung der Benutzeroberfläche an das Corporate Design der bpb
• Pauschalposition, spätestens 6 Wochen nach Zuschlag umzusetzen

Während der 5-jährigen Vertragslaufzeit:

• Pflege, Wartung, Updates und gesetzliche Anpassungen
• Störungsbeseitigung über Ticketsystem (Reaktions- und Wiederherstellungszeiten gem. EVB-IT Cloud-AGB)
• Benennung von Beauftragten für Informationssicherheit und Datenschutz
• Monatliches Reporting, monatliche Abrechnung der wiederkehrenden Vergütung
• Preisanpassungen frühestens nach 12 Monaten, max. 3 %, mit 3 Monaten Ankündigungsfrist

Bei Vertragsende:

• Datenübergabe an den AG und Bereitstellung einer Export-Schnittstelle für 3 Monate
• Vollständige Löschung aller überlassenen Daten gemäß DSGVO/AVV
• Migrationsunterstützung bis 6 Monate nach Vertragsende

• Eigenerklärung zur beruflichen Befähigung und Erlaubnis gemäß den Anforderungen im Kriterienkatalog Eignung
• Anlage 'Unternehmensdaten' mit Angaben zu Rechtsform, Registereintrag und Sitz

• Angabe des Jahresumsatzes des letzten Geschäftsjahres und der durchschnittlichen Beschäftigtenzahl
• Umsatzangabe der letzten 3 Geschäftsjahre (2023–2025) als Eignungsnachweis
• Bei Eignungsleihe: Haftungserklärung (z. B. selbstschuldnerische Bürgschaft, harte Patronatserklärung) auf gesonderte Aufforderung
• Ab einem Auftragswert von 30.000 € netto wird vor Zuschlag eine Wettbewerbsregisterauskunft eingeholt

Referenzen (mindestens 3, maximal 3 Jahre alt):

• Mindestens eine Referenz: Einführung und Bereitstellung eines Bewerbungsmanagementsystems als SaaS-Lösung
• Mindestens eine Referenz: Durchführung einer Anwenderschulung mit mindestens 20 Teilnehmenden
• Pro Referenz: Beschreibung der Leistung, Auftragswert, Zeitraum und Kontaktdaten einer auskunftsfähigen Person beim Referenzauftraggeber
• Einzureichen auf Vordruck 'Referenzen' (Anlage 15)

Persönliche und fachliche Anforderungen:

• Bereitschaft zur Sicherheitsüberprüfung des eingesetzten Personals
• Projektsprache Deutsch C1 (auch für Nachunternehmer)
• Nachweis QM-System (Kurzdarstellung max. 1 DIN A4 oder ISO-9001-Zertifikat)
• Benennung von Beauftragten für Informationssicherheit, Datenschutz und ggf. Geheimschutz
• IT-Sicherheitsbeauftragter mit Fachkunde

Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe vorliegen:

• Keine zwingenden Ausschlussgründe (rechtskräftige Verurteilungen der letzten 5 Jahre wegen Bestechung, Betrug, Geldwäsche, Terrorismus, Menschenhandel etc.)
• Keine fakultativen Ausschlussgründe (z. B. Insolvenz, schwere Verfehlungen, Verstöße gegen Mindestlohn/Lieferkettengesetz, Wettbewerbsabsprachen, mangelhafte frühere Auftragsausführung)
• Keine Verstöße gegen Zahlungsverpflichtungen (Steuern, Sozialversicherung)
• Bei Insolvenz: Darlegung, dass das Unternehmen dennoch leistungsfähig ist
• Falls Ausschlussgrund vorliegt: Selbstreinigungsmaßnahmen gemäß § 125 GWB darlegen
• Die Erklärung ist für Bieter, jedes BG-Mitglied, jeden Eignungsverleiher und jeden Unterauftragnehmer separat abzugeben

• Eigenerklärung zur Auftragsverarbeitung (Anlage 22): Bestätigung, dass DSGVO-Anforderungen erfüllt werden
• Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) wird nach Zuschlag vom Bedarfsträger unterzeichnet
• Verarbeitung personenbezogener Daten (Bewerber-/Personaldaten, auch besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO wie Schwerbehindertenstatus)
• Verarbeitung ausschließlich im EWR
• Verpflichtung zur Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen über die gesamte Vertragslaufzeit
• ISMS nach ISO 27001; Sicherheitskonzept nach ISO 27017 (und 27018 bei personenbezogenen Daten)
• BSI-C5-Testat (Typ 2) bzw. gleichwertiger Nachweis
• Branchenübliche Industriehaftpflichtversicherung

• Verpflichtungserklärung (Anlage 18) für Eignungsverleiher oder Unterauftragnehmer
• Unterauftragnehmer müssen in gleichem Umfang wie der Auftragnehmer verpflichtet werden (EVB-IT Cloud-AGB)
• Beim Einsatz von Subunternehmern für Auftragsverarbeitung: Antrag mind. 4 Wochen vor Beauftragung
• Widerspruchsrecht des AG gegen Unterauftragnehmer (30 Tage)