Ausschreibungen SAP-Beratung
Beschaffung eines Bewerbungsmanagementsystems für die bpb
Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Bundesministerium des Innern, vertreten durch das Beschaffungsamt des BMIBonn, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenBeschaffung eines cloud-basierten Bewerbungsmanagementsystems (BMS) als Software-as-a-Service-Lösung für die Bundeszentrale für politische Bildung (bpb). Das System soll jährlich rund 2.600 Bewerbungen verwalten (mit Kapazitätspuffer für 3.900) und den kompletten Recruiting-Prozess digital abbilden – von der Stellenausschreibung über Bewerbungseingang und CV-Parsing bis hin zu Auswahlverfahren, Talentpool und Reporting.
Gefordert sind neben der Software-Lizenzierung, dem Hosting und 5 Jahren Pflege/Support auch eine initiale Schulung, ein Kontingent an Beratungsleistungen (u.a. IT-Sicherheit, Migration) sowie die grafische Anpassung an das bpb-Design.
Vertragsgrundlage ist der EVB-IT Cloudvertrag mit einer Laufzeit von 5 Jahren.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristMAI2026 NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV
Veröffentlichung26. Mai 2026
Angebotsaufforderung27. Mai 2026
Bieterfragen-Fristca. 23. Juli 2026
Beantwortung Bieterfragenca. 25. Juli 2026
Angebotsfrist31. Juli 2026
Zuschlag30. Okt. 2026
Vertragsbeginnca. 30. Okt. 2026
Ausführungsbeginnca. 30. Okt. – 11. Dez. 2026
Vertragslaufzeitca. 30. Okt. 2026 – 30. Okt. 2031
Preisanpassung erstmaligca. 30. Okt. 2027
Schnittstellenbereitstellungca. 30. Okt. 2031 – 30. Jan. 2032
Migrationsunterstützung max.ca. 30. Okt. 2031 – 30. Apr. 2032bis 2032
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenRichtwertmethode8 Kriterien
- Leistungskriterien1070%
Bewertung der Leistungserfüllung basierend auf dem Kriterienkatalog Leistung (max. 1070 Punkte).
Z = L / P, wobei L die Leistungskennzahl (max. 1070 Punkte) und P die Preiskennzahl (Gesamtpreis) ist. Das Angebot mit dem höchsten Quotienten Z ist das wirtschaftlichste.
KI-Hinweis: Gewichtungen der Unterkriterien im Kriterienkatalog Leistung sind nicht vollständig explizit (teilweise Lückentexte), daher unklar, ob alle 1070 Punkte vergeben werden können.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenBewerbungsmanagementsystem – Kernsystem
Bereitstellung einer SaaS-Lösung für den gesamten Bewerbungsprozess:
Verwaltung von mind. 2.600 Bewerbungen pro Jahr (Kapazitätspuffer 50 % = 3.900, ohne Zusatzkosten)Eigene URL je Stellenausschreibung (enthält Stellentitel), eindeutige Nummer/Kennung je Stelle und je BewerberDeutsche Oberfläche, einheitliche Symbolik, responsives WebdesignFlexible Prozessabläufe je Rolle und AbteilungE-Mail-Benachrichtigungen ohne Übertragung personenbezogener DatenAnpassbare, mehrstufige Auswahl- und FreigabeprozesseTerminübersicht für das Recruiting, Wiedervorlagen und automatisierte ErinnerungenSuchfunktionen (Stichworte, Sprachkenntnisse)Talentpool mit DSGVO-konformer Zustimmung und Kategorisierung per Schlagwörter
Technische Anforderungen
Hosting und Verfügbarkeit:
Reines Cloud-Hosting (SaaS) mit Verfügbarkeit von mind. 99,5 % im JahresdurchschnittÖffentlicher Status-Link zur VerfügbarkeitLauffähigkeit in aktuellen Browsern (Chrome, Firefox, Edge, Safari) auf Basis HTML5 – keine Installation nötigMindestbandbreite 1.000 Mbit/s durchgehendDatenverarbeitung ausschließlich im EWR (EU-Recht)Transparente Preisliste für Speichererweiterungen (zzgl. automatischer Benachrichtigung)
Backup und Wartung:
Tägliche Sicherung, Vorhaltung mind. 7 KalendertageAntivirus-Prüfung beim DateiuploadGeplante Wartungsfenster mind. 3 Werktage im Voraus ankündigen
Schnittstellen:
Anbindung an CMS Drupal (bpb-Webseite) per APIMultiposting u. a. zu: Agentur für Arbeit, Interamt, service.bund.de, karriere.bund.de, Google for Jobs, Indeed, LinkedInAutomatische Ablehnung und Benachrichtigung nach Fristablauf
Stellenausschreibung
Anlegen neuer Stellen aus Vorlagen oder per KopieVeröffentlichung intern / im Web / auf Stellenbörsen mit frei wählbaren ZeiträumenSubdomain (z. B. karriere.bpb.de) – kein Anbietername in der URLKostenloses automatisches Multiposting auf relevante JobbörsenVorschaufunktion, eigene Bilder/Videos je AusschreibungAnpassbare Schriftart, Schriftgröße und Farben (Corporate Design)Jobalert / Job-Newsletter für BewerbendeKI-gestütztes Modul zur Stellenausschreibungs-Erstellung
Bewerbungseingang und -sichtung
Bewerbung ohne Anmeldung/RegistrierungAutomatisierte Sanktionslistenprüfung (tagesaktuell) und DuplikatsprüfungUnterschiedliche Bewerbungsformulare je Zielgruppe, stellenspezifische Fragen, konfigurierbare PflichtfelderFreiwillige Angabe Schwerbehinderten-/GleichstellungsstatusAutomatisierte Eingangsbestätigung mit persönlicher AnspracheErkennbarkeit interner / externer Status, Schwerbehinderung, sicherheitsempfindliche TätigkeitVollautomatisierter CV-Parse (im System, keine Daten verlassen das System)Talentpool-Zuordnung nur mit DSGVO-ZustimmungMobiloptimierte Bewerbungsformulare, Logik-Verknüpfungen, Matching mit Punktegewichtung und SortierungDefinierbare Ausschluss-Kriterien, A/B/C-Kategorisierung, unbegrenzte BewerbungsmatrizenDatenschutzkonforme E-Mail-Bewerbung mit automatischer Zuordnung
Stellenbesetzungsverfahren und Reporting
Prozesse:
Zwischenbescheide an einzelne oder viele Bewerber gleichzeitigRevisionssichere Historie je Bewerbung, Notizen (optional mit Dateianhang)Mailversand mit Standard-/Sammeladressen der AuftraggeberdomainPersonalisierte E-Mailvorlagen mit Parametern/Textbausteinen/AnhängenAutomatisierte Kommunikation im Corporate Design (Anpassung spätestens 6 Wochen nach Zuschlag)Vollständige Mail-Konversation automatisch beim Bewerber abgelegtMehrstufige Besetzungsverfahren, automatische Erinnerung zur Absage der übrigen Bewerber bei EinstellungTerminversand inkl. ics-Datei (Outlook-Sync)
Reporting:
Filterfunktionen für Standard-Reports, individuelle Filter speicherbarKPIs/Dashboards und Excel-Export, u. a.: Time-to-Fill, Time-to-Hire, durchschnittl. Prüfzeit, Pass-Through-Rate, Bewerberrate, Conversion-Rate, Abbruchquote, Werbekosten, Anteil intern/extern, Offer Acceptance RateHerkunftsnachweis je Bewerbung mit A/B/C-Bewertung
Rechte, Rollen und Sonderfunktionen
Zugriffsbeschränkung auf Benutzergruppen/Rollen, feldebene BerechtigungseinschränkungRollen- und Rechteverwaltung gemäß Leistungsbeschreibung, anpassbar durch berechtigte AnwendendeSonderrollen abbildbar: Personalrat, Gleichstellungsbeauftragte, SBV, JAVSichtrechte an Teilnahme am Stellenbesetzungsverfahren gebunden
Initialleistungen, Beratung und Schulung
Initiale Einrichtung:
Setup zur Herbeiführung der BetriebsbereitschaftErstellung der Dokumentation der System-ArchitekturUnterstützung bei der Erstellung weiterer InformationssicherheitsdokumenteBackup-Strategie
Schulung:
1 Schulung mit 5 Schulungstagen, max. 25 Teilnehmenden, in deutscher Sprache, vor Ort beim AG oder online (1 Schulungstag = 8 Unterrichtsstunden à 45 Min. + Pausen)
Beratungsleistungen:
Kontingent von 10 Personentagen (geschätzt, keine Abnahmeverpflichtung)Themen u. a.: Migrationsunterstützung, IT-Sicherheitsdokumentation
Design-Anpassung:
Grafische Anpassung der Benutzeroberfläche an das Corporate Design der bpbPauschalposition, spätestens 6 Wochen nach Zuschlag umzusetzen
Support, Pflege und Vertragsende
Während der 5-jährigen Vertragslaufzeit:
Pflege, Wartung, Updates und gesetzliche AnpassungenStörungsbeseitigung über Ticketsystem (Reaktions- und Wiederherstellungszeiten gem. EVB-IT Cloud-AGB)Benennung von Beauftragten für Informationssicherheit und DatenschutzMonatliches Reporting, monatliche Abrechnung der wiederkehrenden VergütungPreisanpassungen frühestens nach 12 Monaten, max. 3 %, mit 3 Monaten Ankündigungsfrist
Bei Vertragsende:
Datenübergabe an den AG und Bereitstellung einer Export-Schnittstelle für 3 MonateVollständige Löschung aller überlassenen Daten gemäß DSGVO/AVVMigrationsunterstützung bis 6 Monate nach Vertragsende
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenBefähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung
Eigenerklärung zur beruflichen Befähigung und Erlaubnis gemäß den Anforderungen im Kriterienkatalog EignungAnlage 'Unternehmensdaten' mit Angaben zu Rechtsform, Registereintrag und Sitz
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Angabe des Jahresumsatzes des letzten Geschäftsjahres und der durchschnittlichen BeschäftigtenzahlUmsatzangabe der letzten 3 Geschäftsjahre (2023–2025) als EignungsnachweisBei Eignungsleihe: Haftungserklärung (z. B. selbstschuldnerische Bürgschaft, harte Patronatserklärung) auf gesonderte AufforderungAb einem Auftragswert von 30.000 € netto wird vor Zuschlag eine Wettbewerbsregisterauskunft eingeholt
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Referenzen (mindestens 3, maximal 3 Jahre alt):
Mindestens eine Referenz: Einführung und Bereitstellung eines Bewerbungsmanagementsystems als SaaS-LösungMindestens eine Referenz: Durchführung einer Anwenderschulung mit mindestens 20 TeilnehmendenPro Referenz: Beschreibung der Leistung, Auftragswert, Zeitraum und Kontaktdaten einer auskunftsfähigen Person beim ReferenzauftraggeberEinzureichen auf Vordruck 'Referenzen' (Anlage 15)
Persönliche und fachliche Anforderungen:
Bereitschaft zur Sicherheitsüberprüfung des eingesetzten PersonalsProjektsprache Deutsch C1 (auch für Nachunternehmer)Nachweis QM-System (Kurzdarstellung max. 1 DIN A4 oder ISO-9001-Zertifikat)Benennung von Beauftragten für Informationssicherheit, Datenschutz und ggf. GeheimschutzIT-Sicherheitsbeauftragter mit Fachkunde
Ausschlussgründe
Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe vorliegen:
Keine zwingenden Ausschlussgründe (rechtskräftige Verurteilungen der letzten 5 Jahre wegen Bestechung, Betrug, Geldwäsche, Terrorismus, Menschenhandel etc.)Keine fakultativen Ausschlussgründe (z. B. Insolvenz, schwere Verfehlungen, Verstöße gegen Mindestlohn/Lieferkettengesetz, Wettbewerbsabsprachen, mangelhafte frühere Auftragsausführung)Keine Verstöße gegen Zahlungsverpflichtungen (Steuern, Sozialversicherung)Bei Insolvenz: Darlegung, dass das Unternehmen dennoch leistungsfähig istFalls Ausschlussgrund vorliegt: Selbstreinigungsmaßnahmen gemäß § 125 GWB darlegenDie Erklärung ist für Bieter, jedes BG-Mitglied, jeden Eignungsverleiher und jeden Unterauftragnehmer separat abzugeben
Datenschutz und IT-Sicherheit
Eigenerklärung zur Auftragsverarbeitung (Anlage 22): Bestätigung, dass DSGVO-Anforderungen erfüllt werdenVereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) wird nach Zuschlag vom Bedarfsträger unterzeichnetVerarbeitung personenbezogener Daten (Bewerber-/Personaldaten, auch besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO wie Schwerbehindertenstatus)Verarbeitung ausschließlich im EWRVerpflichtung zur Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen über die gesamte VertragslaufzeitISMS nach ISO 27001; Sicherheitskonzept nach ISO 27017 (und 27018 bei personenbezogenen Daten)BSI-C5-Testat (Typ 2) bzw. gleichwertiger NachweisBranchenübliche Industriehaftpflichtversicherung
Unterauftragnehmer und Eignungsleihe
Verpflichtungserklärung (Anlage 18) für Eignungsverleiher oder UnterauftragnehmerUnterauftragnehmer müssen in gleichem Umfang wie der Auftragnehmer verpflichtet werden (EVB-IT Cloud-AGB)Beim Einsatz von Subunternehmern für Auftragsverarbeitung: Antrag mind. 4 Wochen vor BeauftragungWiderspruchsrecht des AG gegen Unterauftragnehmer (30 Tage)
Referenzprojekte
3 (mindestens) ReferenzenZeitraum: Nicht älter als 3 Jahre, gerechnet vom Tag der Auftragsbekanntmachung (Stichtag: 26.05.2026); grundsätzlich abgeschlossene ReferenzenVolumen: Keine konkrete Mindesthöhe vorgegeben; Auftragswert pro Referenz ist im Vordruck (ggf. in Margen, z. B. > 100.000 €) anzugeben
Einführung und Bereitstellung eines Bewerbungsmanagementsystems als SaaS-Lösung (mind. eine Referenz) sowie Durchführung einer Anwenderschulung mit mindestens 20 Teilnehmenden (mind. eine weitere Referenz) – die Anforderungen können auch überlappend in einer Referenz abgedeckt werden
Jede Referenz auf Vordruck 'Referenzen' (Anlage 15) mit: Beschreibung der Leistungen, Auftragswert, Leistungszeitraum und Kontaktdaten einer auskunftsfähigen Person beim Referenzauftraggeber; Verifizierung durch Rückfrage vorbehalten; kein Nachreichen oder Austausch nach Angebotsfrist möglich
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 52%4–10 · 29%11+ · 19%
Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen
Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 35 erledigt
Anmeldung und elektronische Angebotsabgabe
Eignungsnachweise und Erklärungen zum Unternehmen
Referenzen
Fachliches Angebot und Konzepte
Vertragliche Unterlagen und besondere Erklärungen
Mit TendiGo
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Zur Original-Ausschreibung ↗Auf einen Blick
Auftraggeber
Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Bundesministerium des Innern, vertreten durch das Beschaffungsamt des BMI
Anschrift
53119 Bonn
Ort
53119 Bonn
Kategorie
SAP-Beratung
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.bescha.bund.de ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
53119 Bonn
Nordrhein-Westfalen
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Auslagerung SAP Basis Betrieb
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