Ausschreibungen SAP-Beratung
Bezirk Schwaben: Beratungs-/ Kommunikationssoftware
Bezirk Schwaben | Regierung von Oberbayern Vergabekammer Südbayern | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Augsburg, BayernVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDer Bezirk Schwaben beschafft im Auftrag aller bayerischen Bezirke eine einheitliche, browserbasierte Beratungs- und Kommunikationsplattform (Software-as-a-Service) für die 93 Sozialpsychiatrischen Dienste (SpDi) in Bayern. Jede Beratungsstelle erhält 3 Beraterzugänge, insgesamt also 279 Zugänge für die Beratenden – die Zahl der Klienten (Betroffene und Angehörige) ist unbegrenzt.
Die Plattform soll Video-Beratung, Chat, Dokumentenaustausch, Terminverwaltung und Statistik ermöglichen. Dazu gehören auch ein Testbetrieb, der Aufbau einer mehrsprachigen Landingpage, Schulungen für die Beratenden, Pflege, Support und Hosting für eine Mindestlaufzeit bis Ende 2028 (mit Option auf Verlängerung bis Ende 2030).
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristJUL2026 JAN2027 JUL JAN2028 JUL JAN2029 JUL JAN2030 JUL
Bieterfragen-Frist13. Juli 2026
Bekanntgabe Antworten Bieterfragen16. Juli 2026
Angebotsfrist23. Juli 2026
Bindefrist23. Juli – 31. Aug. 2026
Vertragsbeginn1. Sep. 2026
Testbetrieb1. Sep. – 31. Dez. 2026
Schulungskonzept1. Sep. – 1. Dez. 2026
Landingpage Basis-Version1. Sep. 2026 – 1. Jan. 2027
Vertragslaufzeit1. Sep. 2026 – 31. Dez. 2028
Erste Schulungseinheit1. Dez. 2026
Beratungszugänge Phase 11. Jan. 2027 – 31. Dez. 2028
Pflege- und Supportleistungen1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2028
Digitales Benutzerhandbuch1. Jan. 2027
Lenkungsgruppensitzungen1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2028
Mitteilung Verlängerungsoption1. Aug. – 30. Aug. 2028
Kündigungsfrist Verlängerungsvermeidungca. 1. Okt. 2028
Verlängerung 1ca. 1. Jan. 2029 – 31. Dez. 2030
Beratungszugänge Phase 2ca. 1. Jan. 2029 – 31. Dez. 2030
Optionale Erweiterung Beratungszugängeca. 1. Jan. 2029 – 31. Dez. 2030
Preisanpassungca. 1. Jan. 2029
Verlängerung 1 Endeca. 31. Dez. 2030
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität2 Kriterien
Preis 70%Qualität 30%
- Preis70%
Der günstigste Preis erhält 70 Punkte, weitere Angebote werden proportional dazu bewertet.
- Datensicherheit und Datenschutz30%
Bewertet wird der Nachweis der Zertifizierungen ISO 27017 (Cloud-Computing Informationssicherheit, 15 Punkte) und ISO 27018 (Datenschutz im Cloud-Computing, 15 Punkte). Je erfülltes Kriterium werden 15 Punkte vergeben, max. 30 Punkte.
Preiskriterium: Günstigster Preis erhält 70 Punkte, weitere Angebote werden im Verhältnis dazu prozentual bewertet (Punkte = 70 × günstigster Preis / eigener Preis). Datensicherheit/Datenschutz: Je erfülltes Kriterium 15 Punkte (ISO 27017 = 15 Pkt., ISO 27018 = 15 Pkt.). Gesamtpunktzahl = Summe beider Kriterien, max. 100 Punkte.
KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien mit Gewichtungen und Bewertungsmethode sind aus der Bewertungsmatrix und den Bewerbungsbedingungen vollständig ersichtlich.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenPlattform und Kernfunktionen
Browserbasierte SaaS-Anwendung für unbegrenzt viele Klienten (Betroffene und Angehörige) der 93 SpDi in Bayern. Jeder SpDi erhält 3 Beraterzugänge (named-User-Lizenzen), insgesamt 279 Beraterzugänge (optional +20).
Kernfunktionen (Mindestanforderungen, Nichterfüllung führt zum Ausschluss):
Fallakte je BeratungsprozessSchriftlicher Chat begleitend zur Video-Beratung (mit Bildern/Dokumenten)Video-Beratung per WebRTC inkl. Gruppenvideo-ChatDokumenten-Upload und gemeinsame Dokumentenbearbeitung (Bildschirm-teilen / Teilen-Berechtigungen)Terminbuchungssystem mit automatischen Erinnerungen (SMS/E-Mail) und Outlook-SynchronisationRegistrierungspflicht für die Nutzung von BeratungsleistungenLandingpage und Registrierung rund um die Uhr verfügbar (24/7)Verfügbarkeitsklasse 2 (mind. 99,9 %)Optional: App oder progressive Web-AppOptional (auf Abruf): psychoedukative Module, strukturierte TagebücherSpätere Schnittstellen zu Dokumentationsprogrammen der SpDi
Sicherheit, Datenschutz und Barrierefreiheit
3-stufiges Rollenkonzept: externe Nutzende, Beratende, Projektverantwortliche/Admin, Programmierer/AuftragnehmerZwei-Faktor-Authentifizierung (für Beratende verpflichtend, für Nutzende optional)Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, AES-256, TLS 1.3Datenverarbeitung ausschließlich in EU/EWR/SchweizKein KI-Training mit personenbezogenen DatenEinhaltung DSGVO, Cloud Computing Compliance Criteria Catalogue C5 (Basiskriterien)Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO; für kirchliche Träger zusätzlich KDG bzw. DSG-EKDBenennung eines Datenschutz- und eines IT-Sicherheitsbeauftragten mit erforderlicher FachkundeBarrierefreiheit: BITV 2.0, WCAG 2.1 Stufe AA (POUR-Prinzipien), Leichte Sprache
Testbetrieb, Landingpage und Schulung
Testbetrieb: Bereitstellung einer Betaversion unmittelbar nach Vertragsbeginn (01.09.2026), Erprobung mit Projektverantwortlichem und 10–15 ausgewählten SpDi, Abschluss bis 31.12.2026Landingpage (Basis-Version): Erstellung in Zusammenarbeit mit der Projektverantwortlichen, Fertigstellung und Freischaltung bis 01.01.2027. Mehrsprachig in Deutsch, Englisch, Türkisch, Arabisch, Russisch und Leichter Sprache. Anpassbar an das Corporate Design des Auftraggebers. Bietet niedrigschwellige Registrierung und digitale Zuweisung an den zuständigen SpDi anhand PLZ, Alter, Geschlecht und Betroffenenstatus. Erweiterungsmöglichkeit bis 31.12.2028.Schulungen: Schulungskonzept bis 01.12.2026, erste Schulung im Dezember 2026, insgesamt 15 Präsenz-Schulungseinheiten (je 1 Tag, max. 20 Teilnehmende) bis 31.12.2028. Optional E-Learning ab 01.01.2029 bei Vertragsverlängerung.
Pflege, Support und Mitwirkung
Pflege und Support ab 01.01.2027 bis Vertragsende: Überlassung neuer Programmstände (Patch, Update, Upgrade, Release), Störungsbeseitigung, Installation und Integration zur Erfüllung rechtlicher und technischer VorschriftenServicezeiten: Montag 00:00 bis Sonntag 24:00 (durchgehend)Störungsbeseitigungsfristen:Schwerwiegend: Reaktion 60 Min., Wiederherstellung 4 Std.Erheblich: Reaktion 2 Std., Wiederherstellung 8 Std.Leicht: Reaktion 24 Std., Wiederherstellung 72 Std.Mitwirkungspflichten: Benennung einer festen Ansprechperson und Stellvertretung (mind. B2-Niveau Deutsch) für die gesamte Vertragslaufzeit; Teilnahme an 4 Lenkungsgruppensitzungen pro Jahr (je 2–3 Std., Präsenz in Bayern)Dokumentation: digitales Benutzerhandbuch ab 01.01.2027 bereitstellen; schriftliches Umsetzungskonzept nach Abschluss des Testbetriebs
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenBefähigung zur Berufsausübung und Ausschlussgründe
Eigenerklärungen gemäß Abschnitt 4.2 (4.2.1–4.2.9)Keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB (u.a. rechtskräftige Verurteilungen, schwere berufliche Verfehlung, Insolvenz, Steuer-/Sozialversicherungsschulden, Verstöße gegen AEntG/AufenthG/MiLoG/LkSG, wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen)Erklärung zur EU-Russland-Sanktionslage
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Durchschnittlicher Jahresnetto-Umsatz der letzten 3 Geschäftsjahre: mindestens 250.000 € (vergleichbare Leistungen)Berufshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckung 2.000.000 € pro Schadensfall (Personen-, Sach- und Vermögensschäden) – alternativ Erklärung zum fristgerechten Abschluss; Nachweis darf nicht älter als 6 Monate seinZusätzlich gefordert: Haftpflichtversicherung mit je 1.000.000 € Deckung für Personen-, Sach- und IT-Vermögensschäden, mindestens zweifache Maximierung, jährlicher Nachweis, während gesamter Vertragslaufzeit aufrechtzuerhaltenFremdsprachige Nachweise in deutscher Übersetzung
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Mindestens 2 erfolgreiche Referenzprojekte aus den letzten 36 Monaten zur Bereitstellung einer Kommunikations-/Beratungssoftware für Beratungsleistungen im Gesundheits- und Sozialbereich bei öffentlichen/kirchlichen Auftraggebern, mit jeweils mindestens 150 Lizenzen/BeratungszugängenSoftware muss etabliertes, auf Usability getestetes Produkt sein und bereits im gemeinnützlichen Sektor (insbesondere Gesundheits- und Sozialbereich) für digitale Beratungsleistungen im Einsatz seinISO 27001 (Informationssicherheitsmanagement) oder gleichwertige Zertifizierung, aufrechtzuerhalten während der VertragslaufzeitEinhaltung Cloud-Computing-Compliance-C5 (Basiskriterien) und DSGVO Art. 32Fähigkeit zur Unterzeichnung der AVV ab 01.01.2027; für kirchliche Träger zusätzlich KDG bzw. DSG-EKD
Personelle und organisatorische Anforderungen
Benennung einer festen Ansprechperson und Stellvertretung (mindestens B2-Niveau Deutsch) für die gesamte VertragslaufzeitBenennung eines Datenschutzbeauftragten und eines IT-Sicherheitsbeauftragten mit erforderlicher Fachkunde (Kontaktdaten nach Zuschlag)Namentliche Benennung aller Unterauftragnehmer bei AngebotsabgabeBeschäftigung eines Sicherheitsbeauftragten und eines Datenschutzbeauftragten (wertungsrelevante Angabe)
Referenzprojekte
mindestens 2 Referenzprojekte aus den letzten 36 Monaten ReferenzenZeitraum: Abgeschlossene Projekte: Software mind. 24 Monate im Einsatz; laufende Projekte: mind. 12 Monate im Einsatz und weitere 12 Monate nach AngebotsfristVolumen: mindestens 150 Lizenzen/Beratungszugänge pro Referenz
Bereitstellung einer Kommunikations-/Beratungssoftware für Beratungsleistungen im Sozial-/Gesundheitsbereich
Auftraggeber aus öffentlicher Hand (Behörden, kirchliche Einrichtungen) im Gesundheits- und Sozialbereich; einzureichen über Formblatt BS_2026_018_Referenzbestätigung mit Referenzkunde, Ansprechpartner, Projektbeschreibung, Lizenzanzahl, Projektbeginn und Laufzeit
unbestimmt (Mindestanforderung) ReferenzenZeitraum: nicht beziffert
Software bereits im gemeinnützigen Sektor (insbesondere Gesundheits- und Sozialbereich) für digitale Beratungsleistungen im Einsatz – etabliertes, auf Usability getestetes Produkt
Darstellung/Referenzen der angebotenen Software bei Angebotsabgabe
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 55%4–10 · 39%11+ · 6%
Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen
Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 18 erledigt
Formale Angebotsunterlagen
Nachweise zur Eignung
Fachliche und technische Nachweise
Kirchenspezifische Erklärungen (falls zutreffend)
Fragen und Rückfragen
Verlauf dieser Vergabe
3 Bekanntmachungen- 18.08.2026Vergabebekanntmachung
Zuschlag erteilt am 18.08.2026
- 15.07.2026Ausschreibungauf dieser Seite
- 18.06.2026Ausschreibung
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Auftraggeber
Bezirk Schwaben | Regierung von Oberbayern Vergabekammer Südbayern | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
86152 Augsburg
Ort
86152 Augsburg
Kategorie
SAP-Beratung
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Erfüllungsort
Ort der Leistung
86152 Augsburg
Bayern
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