Collaboration Cloud System zur Abwicklung von Baumaßnahmen

Bereitstellung eines webbasierten Cloud-Systems als Software-as-a-Service (SaaS).

• Zugang über Webbrowser (u. a. Microsoft Edge unter Windows 11) sowie mobile Apps für iPad (Safari) und Android-Tablets.
• Verwaltung von mindestens 200 Projekt-Clouds, ca. 80 laufenden Projekten und ca. 100 Projekten in der Gewährleistungsphase.
• Langfristiges Datenvolumen ca. 9 TByte.
• Unbegrenzte Anzahl registrierter Benutzer.
• Mindestens 1 (gewünscht 4) administrative Zugänge; der Auftraggeber kann jederzeit Projekträume anlegen, eröffnen, schließen und zum Löschen freigeben.
• Quartalsweise Abrechnung; Support in deutscher Sprache; Erreichbarkeit zu Bürozeiten 09–16 Uhr über deutsche Telefonnummer oder 24/7 per E-Mail/Ticketsystem (Reaktion am nächsten Werktag).
• Datenhaltung in einem EU-Rechenzentrum; Wartungszeiten werden angekündigt.

• Dokumentenablage mit Zuordnung zu Gewerken und Leistungsphasen; unterstützte Formate: DOCX, XLSX, PPTX, PDF, DWG, IFC, BCF, RVT.
• Browserbasierter Online-Dokumentenviewer ohne lokalen Download.
• Integrierter Grafikviewer für JPG, PDF, DWG, IFC, BCF, RVT.
• Konfigurierbares Dashboard nach Login mit Projekt- und Aufgabenübersicht.
• Planlistendarstellung mit nur den letzten Revisionen; Planverteilerlisten mit E-Mail-Verteilung.
• Workflows für Dokumentfreigabe in definierbaren Ablagebereichen; Aktivitätsprotokoll für freigabepflichtige Dokumente.
• Volltextsuche über Dokumentinhalte; einfache Verschiebung von Dokumenten in der Cloud-Struktur.
• Foto-Verortung im Grundriss (per App auf mobilen Endgeräten) und Aufgaben-Zuweisung zu kommentierten Fotos.
• Berechtigungs- und Rollensystem, u. a. mit Rollenkonzept Architekt und TGA-Planer.
• Konfigurierbare Benachrichtigungen je Nutzer (E-Mail/Ticket).

• 2-Faktor-Authentifizierung (mindestens E-Mail; wahlweise SMS oder Authenticator).
• IT-Sicherheit nach BSI-Grundschutz, Bausteine CON.8 (Software-Entwicklung), CON.10 (Webanwendungen), APP.3.1 (Webanwendungen/Webservices), APP.4.3 (relationale Datenbanksysteme) oder sachlich gleichwertige Umsetzung.
• Einhaltung der BSI-Mindeststandards zur Transport Layer Security (TLS).
• HTTPS, DSGVO-Konformität, Protokollierung.
• Webfähige API (z. B. SOAP, REST, CMIS) für die Anbindung an das Dokumentenmanagementsystem Enaio.
• Optionaler Cloudconnector; LDAP/Active-Directory-Synchronisation; Proxyfähigkeit (kein Single Sign On erforderlich).

1) Baumaßnahmen: Großmaßnahmen über 1,5 Mio. EUR, Maßnahmen unter 1,5 Mio. EUR und Instandhaltungsmaßnahmen. Pro Großmaßnahme ca. 80 Firmen/Lieferanten, 10 Architekten/Fachplaner/Gutachter und 10 interne Mitarbeiter; durchschnittlich ca. 20.000 Dateien mit ca. 50 GByte.

2) Wartung und Instandhaltung: digitale, online ausfüllbare Checklisten, Mängeldokumentation inkl. Fotos je Wartungsobjekt, Pläne je Liegenschaft, Gebäude, Etage und Gewerk.

3) Projektentwicklung: Bedarfsanfragen, Machbarkeitsstudien, AMOK-Pläne für die Polizei, CAD-Aufmaße, alternative Beschaffungs-/PPP-Projekte.

• Evaluierungsphase: Einrichtung einer Mustercloud für 6 Wochen (ca. 5 Testbenutzer, Templateerstellung) zur Funktionsprüfung; Preis ist ins Gesamtangebot einzurechnen.
• Produktive Bereitstellung: Cloud-Instanz, Berechtigungs-Grundsystem, Template-Erstellung, Migration der Daten aus der bestehenden Nextcloud-Umgebung, Einrichtung des AMOK-Polizei-Bereichs.
• Schulungen: ca. 40 Stunden Mitarbeiterschulung (1-h-Onlineblöcke nach Bedarf) und 8 Stunden Admin-Schulung (1-h-Onlineblöcke).

• Unterstützung bei der Entwicklung der DMS-Schnittstelle über die webfähige API; nachgelagerte Entwicklung auf Stundenbasis (Softwareentwickler und Consultant als Eventualposition).
• Export/Download des Gesamtprojekts inkl. Ablagestruktur zur Archivierung.
• Bei Vertragsende: Datenübergabe an den Auftraggeber sowie nicht-wiederherstellbare Löschung der Daten beim Auftragnehmer (bei ordentlichem und außerordentlichem Ende).

Das angebotene Cloud-System muss alle mit 'A' gekennzeichneten Leistungsmerkmale der Bewertungsmatrix (LV Anlage 4) erfüllen. Dazu gehören u. a.:

• Bereitstellung als SaaS mit Verwaltung von mindestens 200 Projekträumen und unbegrenzter Benutzeranzahl.
• Eigene Anlage, Eröffnung und Schließung von Projekträumen durch den Auftraggeber.
• 2-Faktor-Authentifizierung, BSI-Grundschutz (CON.8, CON.10, APP.3.1, APP.4.3) und TLS-Mindeststandards.
• Browser- und Tablet-Zugang (Edge, iPadOS, Android), Online-Dokumenten- und Grafikviewer ohne lokale Installation.
• Berechtigungs- und Rollensystem, konfigurierbares Dashboard, Planlistendarstellung, Planverteilerlisten, Workflows für Dokumentfreigabe, Foto-Verortung im Grundriss, Aufgabenzuweisung.
• Webfähige API für die Anbindung an das DMS Enaio, EU-Datenhosting, deutschsprachiger Support, Quartalsabrechnung.

Ein nicht ausgefülltes Feld in der Bewertungsmatrix führt zum Ausschluss des Angebots.

• Verpflichtung zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung ist erfüllt.
• Gewerbliche Voraussetzungen für die Ausführung der Leistung sind erfüllt.
• Mitgliedschaft in der zuständigen Berufsgenossenschaft (oder gleichwertig) besteht.
• Es ist kein Insolvenzverfahren anhängig und es liegt keine Liquidation vor.
• Kein Verstoß gegen §§ 123, 124 GWB (schwere Verfehlungen, Verstöße gegen Wettbewerbsrecht, Bestechung).
• Kein Verstoß gegen § 21 Abs. 1 i. V. m. § 23 AEntG (Arbeitnehmer-Entsendegesetz) und kein Ausschlussgrund nach § 19 Abs. 1 MiLoG (Mindestlohngesetz).
• ILO-Mindestanforderungen gemäß § 12 NTVergG werden eingehalten.
• Eigenerklärung gemäß § 4 Abs. 1 NTVergG (Mindestentgelte) liegt vor.
• Eigenerklärung zum 5. EU-Sanktionspaket: weder Bieter noch Mitglieder/Unterauftragnehmer/Lieferanten mit mehr als 10 % Auftragswert fallen unter die Russland-Sanktionen gemäß Art. 5k EU-VO 833/2014.

• Erklärung über den Gesamtumsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (Jahr und Betrag).
• Erklärung über den Umsatz mit der besonderen Leistungsart (Anmietung Collaboration Cloud / vergleichbare SaaS-Dienste) in den letzten 3 Geschäftsjahren.
• Liste wesentlicher vergleichbarer Leistungen der letzten 3 Jahre mit Auftraggeber, Ansprechpartner, Telefonnummer, Rechnungswert und Leistungszeit; getrennt für private und öffentliche Auftraggeber; mindestens 3 vergleichbare Referenzen.
• Für Bieter, die die Stadt Braunschweig bereits beliefert haben, genügt alternativ die Erklärung einer entsprechenden Lieferhistorie der letzten 3 Jahre.
• Alternativ können Eignungsnachweise durch eine Präqualifizierung ersetzt werden.

• Nachweis der IT-Sicherheit: Erfüllung der BSI-Bausteine CON.8, CON.10, APP.3.1 und APP.4.3 oder sachlich gleichwertige Umsetzung der Schutzziele und Kernanforderungen. Akzeptiert werden u. a. ein Sicherheitskonzept, eine Mapping-Tabelle zu den BSI-Anforderungen oder eine ISO/IEC-27001-Zertifizierung.
• Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung gemäß Ziffer 21 der EVB-IT Cloud-AGB.
• Einhaltung der EVB-IT Cloud-AGB und der VOL/B in der zum Zeitpunkt der Vergabeunterlagen gültigen Fassung.