Dienstleistung Infrastruktur Projektmanagement

Das UKD durchläuft eine umfassende IT-Infrastruktur-Transformation mit dem Ziel, Leistungsfähigkeit, Sicherheit und Verfügbarkeit zu steigern, Prozesse zu standardisieren/automatisieren und Microsoft 365 als zentrale Kollaborationsplattform einzuführen.

Im Rahmen dieser Transformation laufen über 20 Projekte in 4 Themengebieten:

• Netzwerk & Firewall
• AD/Mail
• RZ & Serverthematiken
• Konzepte & Schulungen

Gesucht wird ein Dienstleister, der die Projektleitung dieser Projekte (die durch externe Transformationspartner umgesetzt werden) übernimmt und die Berichterstattung an das UKD-Management sicherstellt. Angestrebt wird eine langfristige Partnerschaft.

Übernahme der vollständigen Projektleitung für die Transformationsprojekte - fachlich und organisatorisch:

• Planung, Steuerung und Überwachung der Projekte über alle Phasen (Konzeption/Planung -> Umsetzung -> Abschluss)
• Definition und Nachverfolgung von Projektzielen, Meilensteinen und Abhängigkeiten
• Laufende Kontrolle von Terminen, Kosten und Qualität
• Koordination aller internen und externen Projektbeteiligten (Fachabteilungen, technische Teams, Dienstleister, Stakeholder)
• Frühzeitiges Erkennen von Risiken und Abweichungen sowie Einleitung von Gegenmaßnahmen
• Bereitstellung fester, definierter Ressourcen für die quartalsweise festgelegten Höchstmengen; bei Ausfall sofortige Information und gleichwertiger Ersatz

Strukturierte und kontinuierliche Berichterstattung an Projektmanagement und Stakeholder:

• Erstellung, Pflege und Weiterentwicklung von Projektstatusberichten
• Regelmäßiges KPI-Tracking zur transparenten Darstellung des Projektfortschritts
• Aufbereitung von Management-Reports (Status-Updates, Abweichungsanalysen, Handlungsempfehlungen)
• Monatliches Statusupdate (wiederkehrend)
• Wöchentliche Stundenzettel/Leistungsscheine an den fachlich verantwortlichen Sachgebiets- oder Projektleiter des UKD

Der Dienstleister stellt Experten in drei Rollenprofilen bereit - die genaue Anzahl der einzusetzenden Personen obliegt dem Auftragnehmer, die Kapazitätssicherung liegt in seiner Verantwortung. Eine Person darf mehrere Skilllevel abdecken, sofern die jeweiligen Qualifikationen nachgewiesen sind. Die kalkulatorische Stundenverteilung je Rolle (im Preisblatt) ist nicht bindend; Abweichungen je Rolle sind bis zu ±30 % möglich.

| Rolle | Kalkulatorische Menge |

|---|---|

| Junior Consultant | 300 Stunden |

| Consultant | 700 Stunden |

| Senior Consultant | 760 Stunden |

| Gesamt | 1.760 Stunden (220 Personentage à 8 h) |

Mindestabnahme: 25 % des Gesamtvolumens (= 440 Stunden).

Einsatzort:

• Grundsätzlich remote
• Bei Bedarf vor Ort am Universitätsklinikum Düsseldorf, Moorenstr. 5, 40225 Düsseldorf

Vergütung:

• Auf Zeitbasis (tatsächlich geleistete Stunden, auf 0,25 Std. genau)
• Reisekosten: Reisekostenpauschale gemäß Preisblatt (40 Pauschalen, rollenübergreifend für die Gesamtreisekosten)
• Reisezeiten: werden nicht gesondert vergütet
• Vergütung zzgl. gesetzlicher USt.

Arbeitszeit:

• Zuschlagsfreie Leistungserbringung: Montag-Freitag 07:00-19:00 CET
• Außerhalb dieses Zeitfensters (19:00-07:00 CET, Samstag 07:00-19:00, Sonn- und Feiertage): nur mit vorheriger Freigabe des UKD und mit Zuschlag gemäß Preisblatt
• Leistungsort: ausschließlich EU/EWR

Abruf und Planung:

• Abrufe sind in 2026 und in Q1/2027 möglich
• Quartalsweise Planung und Abstimmung der Abrufe (jeweils für 3 Monate im Voraus)
• Höchstmengen werden quartalsweise für 3 Monate im Voraus festgelegt

Da das UKD Patientendaten und besonders schützenswerte Informationen verarbeitet, gelten hohe Sicherheits- und Datenschutz-Anforderungen:

• Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO (Mustervertrag auf Basis EU-Standardvertragsklauseln)
• Leistungsort der Verarbeitung ausschließlich EU/EWR
• Fernwartung nur über vom UKD bereitgestelltes VPN - keine externen Fernwartungstools
• Need-to-know- und Least-Privilege-Prinzip
• Gehärtete Endgeräte nach Stand der Technik
• Verschlüsselung von Daten und Transportwegen (z. B. VPN, TLS) - nur Verfahren nach Stand der Technik
• IT-Störungen mit potenziellen UKD-Auswirkungen sowie Verstöße gegen Informationssicherheitsvorgaben sind unverzüglich zu melden
• Verpflichtung der eingesetzten Mitarbeiter auf Vertraulichkeit/Datengeheimnis
• Audit-Recht des UKD (im gegenseitigen Einvernehmen)

Der Bieter muss erklären, dass keine Ausschlussgründe vorliegen:

• § 123 GWB (zwingende Ausschlussgründe, z. B. rechtskräftige Verurteilung wegen bestimmter Straftaten, Terrorismusfinanzierung, Bestechung, Bilden krimineller Vereinigungen, Geldwäsche, Menschenhandel, Schwarzarbeit)
• § 124 GWB (fakultative Ausschlussgründe, z. B. Insolvenz, schwere Verfehlung, Verstoß gegen arbeits-/sozialrechtliche Pflichten, Zahlungseinstellung, Wettbewerbsverstoß)
• In den letzten 2 Jahren keine rechtskräftige Verurteilung mit Eintrag im Gewerbezentralregister (Freiheitsstrafe > 3 Monate / Geldstrafe > 90 Tagessätze / Geldbuße > 2.500 EUR) - Ausnahme: Selbstreinigungsmaßnahmen
• Ordnungsgemäße Erfüllung der Zahlungsverpflichtungen (Steuern, Abgaben, Sozialversicherungsbeiträge)
• Mitgliedschaft in der zuständigen Berufsgenossenschaft
• Eintragung im Berufsregister des Sitzes/Wohnsitzes (oder Erklärung, nicht zur Eintragung verpflichtet zu sein)

Sanktionserklärung (Russland-Sanktionen): Eigenerklärung, dass weder der Bieter noch beteiligte Unterauftragnehmer/Lieferanten (mit > 10 % des Auftragswerts) unter Artikel 5k Abs. 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 fallen (keine russischen Staatsangehörigen, keine in Russland niedergelassenen Unternehmen, keine Beteiligung > 50 %, keine Handlung im Namen solcher Personen/Unternehmen) - und dies über die gesamte Vertragslaufzeit sichergestellt wird.

• Umsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre für vergleichbare Leistungen (inkl. Anteil bei ARGE); Angabe in Euro
• Eignungsleihe möglich: Der Bieter kann sich zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit der Kapazitäten anderer Unternehmen bedienen; diese sind namentlich zu benennen, einschließlich der überlassenen Eignung (VHB-Formular 235)
• Gewerbezentralregister-Auszug: Wird vom UKD ab Auftragssumme >= 30.000 EUR selbst beim Bundesamt für Justiz angefordert

Es sind mindestens 3 vergleichbare Unternehmensreferenzen einzureichen, die nachweisen, dass Leistungen vergleichbarer Art und Komplexität bereits erfolgreich erbracht wurden.

Zeitraum: Letzte 3 Jahre (bzw. abweichender Zeitraum gemäß Bekanntmachung)

Pro Referenz sind anzugeben:

• Bezeichnung des Projekts und Auftraggebers
• Kurzbeschreibung der erbrachten Leistungen
• Projektzeitraum und Leistungsumfang
• Rolle des Bieters im Projekt
• Angewendete Technologien/Methoden
• Auf Verlangen (bei engerer Wahl): Ansprechpartner, Auftragssumme

Form: Frei gestaltetes Dokument zulässig; anonymisierte Einreichung zunächst möglich, spätere Offenlegung zulässig. Referenzen ohne sachlichen Bezug werden für die Wertung nicht berücksichtigt.

Allgemeine Anforderungen an die Schlüsselpersonen:

• Erfahrung im IT-Projektmanagement nach gängigen Standards (klassisch + agil), nachzuweisen durch Zertifizierung
• Fähigkeit zur Koordination komplexer Infrastrukturprojekte (Netzwerk, Virtualisierung, Storage) inkl. Steuerung technischer Workstreams
• Kenntnisse in Reporting-Tools (z. B. Power BI, Excel)
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit technischen Teams und Stakeholdern (adressatengerechte Kommunikation, Interessenausgleich)
• Fähigkeit zur Risikobewertung, Budgetkontrolle und Ressourcenplanung
• Verfügbarkeit der erforderlichen Beschäftigten wird bestätigt; bei Verlangen jahresdurchschnittliche Beschäftigtenzahl der letzten 3 Jahre sowie Benennung der vorgesehenen Leitungspersonen

Mindest-Zertifizierungsstufen je Skilllevel (klassisch UND agil):

| Skilllevel | Anforderung | Beispiele |

|---|---|---|

| Junior Consultant | Grundlegende Zertifizierung / Einstiegsebene | PRINCE2 Foundation, IPMA Level D, Scrum Master |

| Consultant | Fortgeschrittene Qualifikation mit praktischer Anwendungserfahrung | PRINCE2 Practitioner, IPMA Level C, PMP oder vergleichbar |

| Senior Consultant | Höherwertige, umfassende Zertifizierung mit nachgewiesener Projekterfahrung | PMP, IPMA Level B/A oder vergleichbar |

Anerkannte Zertifizierungen (ohne Anspruch auf Vollständigkeit):

• Klassisches PM: PMI (PMP, CAPM), PRINCE2 (Foundation/Practitioner), IPMA (Level D-A)
• Agiles PM: Scrum (PSM, CSM), SAFe, vergleichbare

Wichtig: Eine Person kann mehrere Skilllevel abdecken, sofern die jeweiligen Qualifikationen jeweils nachgewiesen werden.

Die Leistung umfasst den Umgang mit besonders schützenswerten Daten (u.a. Gesundheitsdaten des UKD). Daher gelten hohe Datenschutz- und IT-Sicherheitsanforderungen:

• DSGVO + nationale Datenschutzvorschriften werden eingehalten
• Leistungsort der Auftragsverarbeitung: ausschließlich EU/EWR
• Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO (Mustervertrag UKD)
• Fernwartung: nur über vom UKD bereitgestelltes VPN; keine externen Fernwartungstools
• Need-to-know- und Least-Privilege-Prinzip
• Gehärtete Endgeräte nach Stand der Technik
• Verschlüsselung von Daten und Transportwegen (z. B. VPN, TLS) - nur Verfahren nach Stand der Technik
• Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs) sind umzusetzen und nachzuweisen (Zutritts-, Zugangs-, Zugriffs-, Weitergabe-, Eingabe-, Verfügbarkeitskontrolle etc.)
• Meldepflichten bei IT-Störungen mit UKD-Auswirkungen, Datenpannen oder Verdachtsfällen
• Audit-Recht des UKD
• Verpflichtung der eingesetzten Mitarbeiter auf Vertraulichkeit/Datengeheimnis
• Optionale Vorlage einer IT-Sicherheits- oder Datenschutzzertifizierung (z. B. ISO 27001, BSI-Grundschutz, ISIS12) als Nachweis

Annahme der Einkaufsbedingungen des UKD (Stand Januar 2026) ist verpflichtend.

Hinweis Nachunternehmer: Nachunternehmer sind grundsätzlich nicht zugelassen (Eigenleistung erforderlich); ein Einsatz wäre vor Beauftragung mit dem UKD abzustimmen.