Einführung von SAP S4HANA - Los 1 - Projektmanagementbüro

Die Stadtentwässerung Hannover löst ihr bestehendes SAP ERP-System (ECC 6.0 EHP 8, on Premise) durch ein neues SAP S/4HANA-System (on Premise) ab. Wartungsende des Altsystems ist 2027, geplanter Go-Live des neuen Systems ist der 01.01.2029 (Geschäftsjahreswechsel).

Das PMO nimmt eine zentrale Steuerungs- und Koordinationsrolle über alle Phasen des Transformationsprojekts ein. Geschätzter Arbeitsaufwand: rund 400 Projekttage.

Eckdaten:

• Leistungsort: Hannover, PLZ 30165 (Stadtentwässerung Hannover)
• Vertragslaufzeit: 28.09.2026 – 31.01.2029
• Vorgehen: selektiver Greenfield-Ansatz, Hybrid (Wasserfall in Feinkonzeption, agil in Realisierung)
• Pflicht-Go-Live: 01.01.2029

Das PMO übernimmt insbesondere folgende Aufgaben und liefert entsprechende Beiträge über alle Projektphasen (Phase 0 Vorarbeiten bis Phase 5 Stabilisierung):

• Administrative Tätigkeiten: Terminplanung, Korrespondenz, Protokolle, Nachverfolgung offener Aufgaben, Budgetüberwachung, Berechtigungszuweisung an System-Administration
• Statusmonitoring: Verwaltung des Gesamt-Projektplans, Organisation und Moderation von Regel- und Statusterminen, Erstellung von Statusberichten, Monitoring der Zielerreichung, Identifikation kritischer Blocker
• Risikomonitoring & -management: Identifikation, Evaluierung, Kategorisierung, Maßnahmenplanung, regelmäßige Risikoberichte an Projektleitung und Lenkungsausschuss
• Testmanagement: Testplanung (Ansatz, Vorgehen), Koordination der Testfallerstellung, Monitoring der Ergebnisse, Bearbeitung von Testfehlern, Terminabstimmung
• Integrationsmanagement: Koordination stream-, teilprojekt- und modulübergreifender Anforderungen, Vermittlung zwischen Stabfunktionen, übergreifende Terminabstimmung
• Change Management & Kommunikation: in Abstimmung mit dem Change-Team, z. B. über SAP Enable Now, Enablement, Change-Impact-Analyse
• Beteiligung an den 4 E2E-Teilprojekten (Auftrag bis Umsatz; Bau/Instandhaltung bis Anlagenbuchhaltung; Einkauf bis Bezahlung; Buchung bis Berichterstattung) – je 1 PMO-Mitarbeitender
• Beteiligung an Stabfunktionen (Stammdaten- & Migrationsmanagement, Architektur/Applikation/Entwicklung/Schnittstellen, Change & Kommunikation)
• Go-Live-Begleitung: Vor-Ort-Betreuung in den ersten Werktagen nach Produktivsetzung

Bis spätestens 01.07.2027 sind im Rahmen der Vorarbeiten u. a. folgende Themenpakete zu bearbeiten bzw. vorzubereiten:

• Geschäftspartner-Konzept
• Kommunaler Abschluss, SEH-BGA-Umsatzsteuer-Steuerbilanzen
• Anlagenbuchhaltung/Optimierungen, Handlager-Konzept, Kontenplan-Überarbeitung
• Haushaltsmanagement, Kostenstellen-Syntaxerweiterung, Kostenträger Innenaufträge
• Lagerkonzept, Automatisierungen Wareneingang/-ausgang, Warengruppenstruktur, Bestellarten, Lean-Katalog
• Schnittstellen-Vorprüfung, Stammdatenbereinigung
• ILM (Information Lifecycle Management), Datenownerkonzept, Löschkonzept/Systemstilllegung
• Authentifizierungskonzept (Nachfolge SAP Single Sign-On)
• Erstellung detaillierter Vorgaben inkl. Zeitplan für (Server-)Hardware/Infrastruktur vor Kick-off (mind. 6 Wochen Vorlauf gegenüber der LHH)

• Benennung einer verbindlichen externen Projektleitung für die gesamte Projektzeit (zuschlagsrelevant); auf Verlangen sind Qualifikationsnachweise vorzulegen
• Benennung von Vertretungen beim jeweiligen Kick-off
• Bereitstellung von PMO-Personal (ausschließlich AG-externe Mitarbeitende), inkl. Methodenkompetenz
• Bereitstellung von Personal mit SAP-Basis-Administration-Expertise über die gesamte Projektlaufzeit
• Vertretungsregelung für alle PMO-Rollen ist verbindlich aufzuzeigen
• Teilnahme an Lenkungsausschuss-Sitzungen (i. d. R. dienstags 09:00–11:00 Uhr, wöchentlich)

• Vollständige, lückenlose, deutschsprachige digitale Dokumentation (Word, PowerPoint etc.)
• Dokumentation zusätzlich im SAP Solution Manager bzw. ALM Cloud
• Protokolle von Lenkungsausschuss, Gremien und Abstimmungsterminen
• Berichte an den Lenkungsausschuss (mit Freigabe durch die Projektleitung)
• Werkzeuge/Software sind mit der AG abzustimmen
• Nutzung von SAP Enable Now (Aufzeichnungs- und Lernplattform) in Abstimmung mit dem Change-Team

• Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich innerhalb der EU
• Vorlage eines Datenschutz- und Datensicherheitskonzepts vor Vertragsschluss (inkl. TOMs zu Zutritt, Zugang, Zugriff, Trennung, Weitergabe, Eingabe, Verfügbarkeit)
• Benennung eines Datenschutzbeauftragten (oder entsprechenden Verantwortlichen)
• Unterstützung bei Betroffenenrechten (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Sperrung)
• Unverzügliche Meldung von Datenschutzverletzungen (inkl. Verdachtsfälle)
• Duldung von Inspektionen/Kontrollen durch den Verantwortlichen
• Vertraulichkeitsverpflichtung der Mitarbeitenden (auch nach Vertragsende)
• Keine Einschaltung weiterer Auftragsverarbeiter ohne vorherige Erlaubnis

• Eintragung in das relevante Berufs- bzw. Handelsregister (Eigenerklärung; auf Verlangen Bescheinigung)
• Sprache: Deutsch (sowohl Angebote als auch Auftragsunterlagen); eingesetztes Personal mind. Sprachniveau C1 (GER)

• Durchschnittlicher Jahresumsatz der letzten 3 Geschäftsjahre: mindestens 1 Mio. € (bezogen auf vergleichbare Leistungen; anteilig bei Gemeinschaftsleistungen)
• Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung mit Deckungssumme mindestens 1 Mio. € je Schadensfall; Maximierung der Ersatzleistung mind. das Zweifache der Versicherungssumme; entweder bereits vorhanden oder Erklärung, dass im Auftragsfall abgeschlossen wird
• Verpflichtung zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen (Eigenerklärung)

Vergleichbare Referenzen (Mindestanforderung):

• Mindestens 2 vergleichbare, abgeschlossene Leistungen in den letzten 5 Jahren
• Rolle: PMO bei einem SAP S/4HANA-Transformationsprojekt
• Migration eines SAP ECC-Systems auf SAP S/4HANA
• Projektvolumen mind. 0,4 Mio. € je Projekt
• Vorgehen: Hybrider Ansatz, Agile Realisierung oder Wasserfall
• Nachweis: allgemeine Erklärung im 124 LD, Detailangaben in Eigenerklärung Referenzen, Personal, Versicherung
• Bei Eignungsleihe: Hinweis im Angebot erforderlich; nachträgliches Ergänzen/Austauschen nicht zulässig

Personal/Organisation:

• Ausreichend Arbeitskräfte stehen zur Verfügung (Eigenerklärung)
• Qualifikationsnachweise der eingesetzten Mitarbeitenden
• Benennung der für die Projektleitung vorgesehenen Person (verbindlich, zuschlagsrelevant)
• Jahressdurchschnittliche Beschäftigtenzahl der letzten 3 Jahre
• Nächstgelegener Vertriebs- und Servicestützpunkt zum Ausführungsort

• Keine Ausschlussgründe gem. §§ 122, 123 GWB (Eigenerklärung; alternativ Nachweis durch Präqualifikation)
• Keine Verurteilung in den letzten 2 Jahren (Freiheitsstrafe > 3 Monate, Geldstrafe > 90 Tagessätze, Geldbuße > 2.500 €)
• Keine Insolvenz, Liquidation oder mangels Masse abgelehnter Eröffnungsantrag (ggf. rechtskräftig bestätigter Insolvenzplan)
• Mitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft
• Wettbewerbsregisterauskunft (§ 6 WRegG) und Gewerbezentralregisterauskunft (§ 150a GewO) ab Auftragswert 30.000 € (für Zuschlagsempfänger)
• Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt auf Verlangen

• Bietergemeinschaften sind zulässig, müssen jedoch gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter auftreten (verpflichtend)
• Eignungsleihe ist zulässig (im Angebot angeben)
• Nachunternehmer: Verzeichnis der Leistungen anderer Unternehmen (Anlage 235) und ggf. Verpflichtungserklärung (Anlage 236)
• Die Ausschreibung ist nicht für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet (aufgrund der Losgröße/ca. 400 Projekttage)

Nachforderung fehlender, unvollständiger oder fehlerhafter Unterlagen ist gem. § 56 Abs. 2 VgV nach Ermessen der Vergabestelle zulässig. Konzept und Kriterienkatalog dürfen allerdings nicht nachgereicht, verändert oder ergänzt werden.