Implementierung SAP Concur - End-to-End-Reisekostenmanagement

Der Auftrag umfasst ein durchgängiges IT-Dienstleistungsprojekt mit folgenden Phasen:

• Analyse: Fachkonzept und Soll-Prozessmodellierung
• Konzeption: Erstellung Implementierungs- und Schnittstellenkonzept
• Implementierung: Customizing der Standardsoftware, Schnittstellenimplementierung, Anpassungen bis zur finalen Abnahme
• Tests: Konzepterstellung und Durchführung, Qualitätssicherung
• Go-Live: Begleitete Inbetriebnahme
• Schulung & Change Management: Wissenstransfer, Workshops, eLearning, Kommunikation
• HyperCare: 4-wöchige Übergangs-Support-Phase

Zusätzlich: Projektplanung und -management, Ressourcenkoordination, Reporting, Risiko-, Test- und Qualitätsmanagement, Anforderungsmanagement, strategische Roadmap, Dokumentation/Handbücher, quartalsweise Durchsicht der Dokumentation.

• Antragstellung & Zugriff: Webbrowser (Firefox/Safari/Edge), mobile App, barrierefrei, DSGVO-konform, Microsoft Entra ID Single-Sign-On, Sprachen Deutsch/Englisch
• Stammdaten: Integration in SAP-Stammdaten und PSP-Elemente, automatisiert, Mehrfachauswahl mit Split, Plausibilitätsprüfungen
• Reisedaten & Kostenprognose: Plausibilitätschecks, Validierungslogik, Reisemittelkategorien mit Sachkonten
• Belegmanagement: Upload per App/Browser/Fiori, Kategorisierung, Korrektur, revisionssichere Archivierung
• Schnittstellen: Anbindung an Reisebüro AMEX GBT (automatischer Buchungsimport), SAP S/4HANA (Module FI, CO, HCM, SD u.a.) mit Vorerfassung/Durchbuchung und Mittelbindung, DMS d.velop (via REST-API oder CMIS), Microsoft Entra ID (Authentifizierung/Rollensteuerung)
• Sonderprozesse: Externe Fortbildungen, Urlaubsreisekombinationen, Bescheinigungen, Vorschüsse
• Genehmigung: Mehrstufiger Genehmigungsprozess, automatische Benachrichtigungen, Abwesenheitsbeauftragte
• Vorgangsmanagement: DR-Vorgangsnummer, Mahnstufen, automatische Schließung nach 6 Monaten ohne Abrechnung (außer Vorschuss)
• Abrechnung: SAP-Vorerfassung, Anzeige von SAP-Zahlbelegen im Concur-Portal
• Berechtigungen: Rollenbasiert, Travel-Management-Vollzugriff
• Honorar- und Auslagenabrechnung (HuAA): Externe Gäste, Kreditorenanlage mit Vier-Augen-Prüfung, separater Vorgangsnummernkreis

Die Lösung muss mit folgenden Systemen integriert werden:

• SAP S/4HANA: Vorerfassung, Durchbuchung, Mittelbindung, Anzeige von SAP-Zahlbelegen im Concur-Portal; Module FI, CO, HCM, SD
• Reisebüro AMEX GBT: automatisierter Buchungsimport
• Microsoft Entra ID: Authentifizierung und Rollensteuerung (Single-Sign-On)
• DMS d.velop: Anbindung über REST-API oder CMIS zur revisionssicheren Belegarchivierung

• Onlineschulungen in Deutsch und Englisch
• Erstellung von Handbüchern und eLearning-Materialien (einsprachig DE/EN für Endnutzer)
• Change-Management-Kommunikation: Intranet, FAQ, Workshops
• Bieter müssen Tageskalkulationen für Schulungs- und Change-Management-Aufwand angeben

Nach dem Go-Live folgt eine 4-wöchige HyperCare-Phase mit erhöhter Support-Bereitschaft zur Stabilisierung des Betriebs und Behebung von Anfangsproblemen.

• Projektsprache: Deutsch; Endnutzerdokumente zweisprachig Deutsch/Englisch
• Leistungsort: Helmholtz Zentrum München, Ingolstädter Landstraße 1, 85764 Neuherberg
• Meetings/Workshops: Vorrangig remote, gelegentliche Vor-Ort-Termine nach Bedarf
• Dokumentation: parallel zum Projektfortschritt, mindestens quartalsweise zur Durchsicht vorzulegen; muss frei von Rechten Dritter und für Weitergabe an Partner (z.B. Helmholtz-Gemeinschaft) geeignet sein
• Servicezeiten: Montag–Freitag 09:00–16:00 Uhr (bayerisches Feiertagsrecht)
• Vergütung: Pauschalfestpreis; Reisekosten, Nebenkosten, Materialkosten und Reisezeiten werden nicht gesondert vergütet

• A 1.1.1 Handelsregistereintrag: Angabe von HR-Nummer und Amtsgericht oder Bestätigung, dass keine Eintragungspflicht besteht
• A 1.1.2 Insolvenz/Liquidation: Bestätigung, dass kein Insolvenzverfahren beantragt/eröffnet, kein Antrag mangels Masse abgelehnt, Unternehmen nicht in Liquidation
• A 1.1.3 Keine schweren Verfehlungen: Bestätigung, dass keine der einschlägigen Straftaten/Verstöße vorliegt (umfangreiche Liste nach StGB/OWiG/GewO/AO/SchwarzarbG/AEntG); Betrachtung rechtskräftiger Urteile der letzten 2 Jahre
• A 1.1.4 Steuern und Sozialversicherung: Bestätigung der ordnungsgemäßen Zahlung
• A 1.1.5 Scientology-Erklärung: Bestätigung, dass weder Hubbard-Technologie angewendet noch verbreitet wird; Kündigungsrecht des AG bei Verstoß
• A 1.1.6 Russland-Sanktionen (Art. 5k VO (EU) 833/2014): Erklärung, dass weder Bieter noch Unterauftragnehmer/Lieferanten/Eignungsleihgeber (>10 % Auftragswert) unter die Sanktionsregelung fallen; auch während Vertragslaufzeit sicherzustellen

Bei Auftragssumme ab 30.000 € wird für den Zuschlagsempfänger ein Auszug aus dem Gewerbezentralregister durch den Auftraggeber eingeholt.

• A 1.1.7 Scheinselbständigkeit: Formblatt "2026-008 Formblatt Scheinselbständigkeit" vollständig ausfüllen und hochladen
• A 1.1.8 Auftragsverarbeitung (AVV): Formblatt "2026-008 Formblatt AVV" inkl. Technisch-Organisatorischer Maßnahmen (TOM) ab Seite 6 vollständig ausfüllen und hochladen

• A 1.1.9 Unternehmensdarstellung: Hochzuladen als separates Dokument mit Name, Geschäftsführer, Geschäftssitz, allen Niederlassungen, Gesellschaftsform, Gründungsdatum und Geschäftsfokus – bezogen auf den Leistungsgegenstand
• A 1.1.10 Referenzen: Mindestens 3 vergleichbare Referenzen der letzten 3 Jahre (Ende Angebotsfrist minus 3 Jahre); weniger als 3 = Ausschluss; je Referenz sind Auftraggeber, Ansprechpartner (Telefon/E-Mail/Funktion), Art der Leistung, Volumen (PT oder Euro) und Zeitraum anzugeben
• A 1.1.11 Projektleiter-Profil: Hochzuladen als separates Dokument mit Name, Ausbildung, Werdegang/Berufserfahrung in PL-Rolle, relevanten Zertifizierungen und Weiterbildungen – bezogen auf den Leistungsgegenstand

Diese Kriterien sind im Leistungsverzeichnis mit "Ja/Nein" zu beantworten; "Nein" führt zum Ausschluss:

• A1 – Auftragsausführung/Datenverarbeitung: Verarbeitung projektbezogener Daten ausschließlich innerhalb der EU/EWR; alle Projektteam-Mitglieder und Datenverarbeitungsprozesse müssen innerhalb der EU angesiedelt sein
• A2 – Leistungsumfang: Bereitschaft zur Erbringung sämtlicher Leistungen (Projektmanagement, Implementierung, Tests, Schulung/Change Management, Hypercare+Support)
• A3 – Funktionaler Leistungsumfang: Alle 11 funktionalen Themenbereiche müssen abgedeckt werden (Antragstellung, Stammdaten, Reisedaten, Belegmanagement, Schnittstellen, Sonderprozesse, Genehmigung, Vorgangsmanagement, Abrechnung, Berechtigungen, HuAA)
• A4 – Schulung und Change Management: Onlineschulungen DE/EN, Handbücher, eLearning, Change-Management-Kommunikation
• A5 – Informationssicherheit: Nachweis regelmäßiger IT-Sicherheitsschulungen, Vertrauenswürdigkeitsprüfung aller betrauten Personen, dokumentierte Test-/Freigabe-/Change-Prozesse, Prozess zur Erkennung von und Reaktion auf Sicherheitsvorfälle, etabliertes Reporting zu Schwachstellen/Problemen/Lessons Learned an den AG

Die Zuschlagsentscheidung erfolgt nach der einfachen Richtwertmethode gemäß UfAB 2018 (Leistungs-Preis-Verhältnis, Skalierungsfaktor 100.000). Jedes der folgenden Konzepte fließt mit 100 Wertungspunkten in die Bewertung ein:

• B6 Implementierungskonzept (100 GP, max. 8 DIN A4 Seiten)
• B7 Schnittstellenkonzept (100 GP, max. 5 DIN A4 Seiten)
• B8 Nachhaltigkeitskonzept (100 GP, max. 3 DIN A4 Seiten)
• B9 Schulungskonzept (100 GP, max. 3 DIN A4 Seiten, inkl. Tageskalkulation)
• B10 Change-Management-Konzept (100 GP, max. 5 DIN A4 Seiten, inkl. Tageskalkulation)

Alle Konzepte: mind. 12pt Schrift, keine PowerPoint, keine Preisangaben; werden Vertragsbestandteil.

• Nicht für KMU geeignet
• Unterauftragnehmer: nicht zugelassen (lt. Bekanntmachung)
• Nebenangebote: nicht zugelassen
• Nachunternehmer (Klarstellung): Laut Bekanntmachung grundsätzlich nicht erlaubt – eine Eignungsleihe über Formblätter ist dennoch formal abgedeckt, dürfte aber praktisch nicht zum Tragen kommen
• Bewerber-/Bietergemeinschaften: zulässig; Erklärung der Gemeinschaft erforderlich (gesamtschuldnerische Haftung, Benennung bevollmächtigter Vertreter)