Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDas Helmholtz Zentrum München (Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt GmbH) sucht einen Dienstleister für die Einführung der Reisekosten-Software SAP Concur (Request, Travel & Expense).
Die Software-Lizenzen sind bereits separat beschafft – beschafft werden ausschließlich die Implementierung, das Customizing, Schulungen, Change Management sowie eine 4-wöchige HyperCare-Phase. Die Lösung muss das Bundesreisekostengesetz (BRKG) berücksichtigen und an bestehende Systeme (SAP S/4HANA, Reisebüro AMEX GBT, Microsoft Entra ID, DMS d.velop) angebunden werden.
Verfahren: Offenes Verfahren, nicht für KMU geeignet, Abgabe elektronisch über evergabe.de bis zum 11.06.2026, 11:00 Uhr (MESZ). Die Bewertung erfolgt über 5 Konzepte (Implementierung, Schnittstellen, Nachhaltigkeit, Schulung, Change Management) im Verhältnis zum Preis.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertZuschlagskriterien
Gewichtung laut Vergabeunterlagen- Implementierungskonzept100%
Projektorganisation, Zeit- und Ressourcenplanung, Implementierungslogik, Datenflüsse, Customizing, Mandanten, Benutzerstruktur, Workflows, Tests
- Schnittstellenkonzept100%
SAP-Anbindung, Vorerfassung, revisionssichere Ablage, Anbindung AMEX GBT, Microsoft Entra ID
- Nachhaltigkeitskonzept100%
Integration nachhaltiger Reisemittel, CO2-Erfassung, Kompensationsoptionen, Treibhausgasbilanz
- Schulungskonzept100%
Organisation von Key User-, Administratoren- und Endanwenderschulungen, zeitliche Komponente, Schulungsunterlagen, Train-the-Trainer-Prinzip
- Change-Management-Konzept100%
Federführende Begleitung bei organisatorischen Change-Maßnahmen, Wissenstransfer, Kommunikation
Leistungs-Preis-Verhältnis (Z = Leistungspunkte / Preis), multipliziert mit Skalierungsfaktor 100.000. Höchste Kennzahl entscheidet.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenProjektphasen und Gesamtleistung
Der Auftrag umfasst ein durchgängiges IT-Dienstleistungsprojekt mit folgenden Phasen:
Zusätzlich: Projektplanung und -management, Ressourcenkoordination, Reporting, Risiko-, Test- und Qualitätsmanagement, Anforderungsmanagement, strategische Roadmap, Dokumentation/Handbücher, quartalsweise Durchsicht der Dokumentation.
Funktionale Anforderungen an die SAP-Concur-Lösung
Schnittstellen und Integration
Die Lösung muss mit folgenden Systemen integriert werden:
Schulung und Change Management
HyperCare-Phase
Nach dem Go-Live folgt eine 4-wöchige HyperCare-Phase mit erhöhter Support-Bereitschaft zur Stabilisierung des Betriebs und Behebung von Anfangsproblemen.
Projektrahmen
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenAusschlusskriterien – Zuverlässigkeit (A 1.1.1 bis A 1.1.6)
Bei Auftragssumme ab 30.000 € wird für den Zuschlagsempfänger ein Auszug aus dem Gewerbezentralregister durch den Auftraggeber eingeholt.
Ausschlusskriterien – Formblätter (A 1.1.7 bis A 1.1.8)
Eignungsnachweise – Fachliche Leistungsfähigkeit (A 1.1.9 bis A 1.1.11)
Ausschlusskriterien – Auftragsausführung (Leistungsverzeichnis A1 bis A5)
Diese Kriterien sind im Leistungsverzeichnis mit "Ja/Nein" zu beantworten; "Nein" führt zum Ausschluss:
Wertungs-/Zuschlagskriterien (B6 bis B10, 500 GP gesamt)
Die Zuschlagsentscheidung erfolgt nach der einfachen Richtwertmethode gemäß UfAB 2018 (Leistungs-Preis-Verhältnis, Skalierungsfaktor 100.000). Jedes der folgenden Konzepte fließt mit 100 Wertungspunkten in die Bewertung ein:
Alle Konzepte: mind. 12pt Schrift, keine PowerPoint, keine Preisangaben; werden Vertragsbestandteil.
Hinweise zur Verfahrenseignung
Vergleichbare Leistungen im Bereich Implementierung SAP Concur / Reisekostenmanagement (Bezug zum Leistungsgegenstand)
Jede Referenz muss enthalten: Auftraggeber (öffentlich oder privat), Ansprechpartner mit Telefon/E-Mail/Funktion, Art der Leistung, Volumen, Zeitraum. Weniger als 3 Referenzen führen zum Ausschluss. Einzureichen als separates Dokument.