Implementierung SAP Concur - End-to-End-Reisekostenmanagement

Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH) | Vergabekammer des Bundes85764, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht: 10. Mai 2026

Angebotsfrist: 11. Juni 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Das Helmholtz Zentrum München (Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt GmbH) sucht einen Dienstleister für die Einführung der Reisekosten-Software SAP Concur (Request, Travel & Expense).

Die Software-Lizenzen sind bereits separat beschafft – beschafft werden ausschließlich die Implementierung, das Customizing, Schulungen, Change Management sowie eine 4-wöchige HyperCare-Phase. Die Lösung muss das Bundesreisekostengesetz (BRKG) berücksichtigen und an bestehende Systeme (SAP S/4HANA, Reisebüro AMEX GBT, Microsoft Entra ID, DMS d.velop) angebunden werden.

Verfahren: Offenes Verfahren, nicht für KMU geeignet, Abgabe elektronisch über evergabe.de bis zum 11.06.2026, 11:00 Uhr (MESZ). Die Bewertung erfolgt über 5 Konzepte (Implementierung, Schnittstellen, Nachhaltigkeit, Schulung, Change Management) im Verhältnis zum Preis.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 11. Juni 2026

Termin / FristJUN2023 DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ

Betrachtungszeitraum Referenzen11. Juni 2023 – 11. Juni 2026

Betrachtungszeitraum schwere Verfehlungen11. Juni 2024 – 11. Juni 2026

Veröffentlichung11. Mai 2026

Rügefrist Bekanntmachung/Vergabeunterlagen11. Mai – 11. Juni 2026

Bieterfragen-Frist3. Juni 2026

Empfohlene Einreichungsfrist9. Juni 2026

Angebotsfrist11. Juni 2026

Rügefrist erkannter Verstoßca. 11. Juni – 21. Juni 2026

Bindefrist11. Juni – 31. Aug. 2026

Geplanter Zuschlagca. 3. Aug. 2026

Vertragsbeginnca. 3. Aug. 2026

Geplanter Ausführungsbeginnca. 3. Aug. 2026

Rügefrist nach Mitteilung Nichtabhilfeca. 3. Aug. – 18. Aug. 2026

Vertragslaufzeitca. 3. Aug. – 15. Dez. 2026

Wartepflicht vor Vertragsschlussca. 4. Aug. – 14. Aug. 2026

Hypercare-Phaseca. 17. Nov. – 15. Dez. 2026

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Richtwertmethode5 Kriterien

Implementierungskonzept100%
Projektorganisation, Zeit- und Ressourcenplanung, Implementierungslogik, Datenflüsse, Customizing, Mandanten, Benutzerstruktur, Workflows, Tests
Schnittstellenkonzept100%
SAP-Anbindung, Vorerfassung, revisionssichere Ablage, Anbindung AMEX GBT, Microsoft Entra ID
Nachhaltigkeitskonzept100%
Integration nachhaltiger Reisemittel, CO2-Erfassung, Kompensationsoptionen, Treibhausgasbilanz
Schulungskonzept100%
Organisation von Key User-, Administratoren- und Endanwenderschulungen, zeitliche Komponente, Schulungsunterlagen, Train-the-Trainer-Prinzip
Change-Management-Konzept100%
Federführende Begleitung bei organisatorischen Change-Maßnahmen, Wissenstransfer, Kommunikation

Leistungs-Preis-Verhältnis (Z = Leistungspunkte / Preis), multipliziert mit Skalierungsfaktor 100.000. Höchste Kennzahl entscheidet.

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien mit Gewichtungen (500 GP) und Bewertungsmethode (Richtwertmethode) sind vollständig dokumentiert.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Projektphasen und Gesamtleistung

Der Auftrag umfasst ein durchgängiges IT-Dienstleistungsprojekt mit folgenden Phasen:

Analyse: Fachkonzept und Soll-ProzessmodellierungKonzeption: Erstellung Implementierungs- und SchnittstellenkonzeptImplementierung: Customizing der Standardsoftware, Schnittstellenimplementierung, Anpassungen bis zur finalen AbnahmeTests: Konzepterstellung und Durchführung, QualitätssicherungGo-Live: Begleitete InbetriebnahmeSchulung & Change Management: Wissenstransfer, Workshops, eLearning, KommunikationHyperCare: 4-wöchige Übergangs-Support-Phase

Zusätzlich: Projektplanung und -management, Ressourcenkoordination, Reporting, Risiko-, Test- und Qualitätsmanagement, Anforderungsmanagement, strategische Roadmap, Dokumentation/Handbücher, quartalsweise Durchsicht der Dokumentation.

Funktionale Anforderungen an die SAP-Concur-Lösung

Antragstellung & Zugriff: Webbrowser (Firefox/Safari/Edge), mobile App, barrierefrei, DSGVO-konform, Microsoft Entra ID Single-Sign-On, Sprachen Deutsch/EnglischStammdaten: Integration in SAP-Stammdaten und PSP-Elemente, automatisiert, Mehrfachauswahl mit Split, PlausibilitätsprüfungenReisedaten & Kostenprognose: Plausibilitätschecks, Validierungslogik, Reisemittelkategorien mit SachkontenBelegmanagement: Upload per App/Browser/Fiori, Kategorisierung, Korrektur, revisionssichere ArchivierungSchnittstellen: Anbindung an Reisebüro AMEX GBT (automatischer Buchungsimport), SAP S/4HANA (Module FI, CO, HCM, SD u.a.) mit Vorerfassung/Durchbuchung und Mittelbindung, DMS d.velop (via REST-API oder CMIS), Microsoft Entra ID (Authentifizierung/Rollensteuerung)Sonderprozesse: Externe Fortbildungen, Urlaubsreisekombinationen, Bescheinigungen, VorschüsseGenehmigung: Mehrstufiger Genehmigungsprozess, automatische Benachrichtigungen, AbwesenheitsbeauftragteVorgangsmanagement: DR-Vorgangsnummer, Mahnstufen, automatische Schließung nach 6 Monaten ohne Abrechnung (außer Vorschuss)Abrechnung: SAP-Vorerfassung, Anzeige von SAP-Zahlbelegen im Concur-PortalBerechtigungen: Rollenbasiert, Travel-Management-VollzugriffHonorar- und Auslagenabrechnung (HuAA): Externe Gäste, Kreditorenanlage mit Vier-Augen-Prüfung, separater Vorgangsnummernkreis

Schnittstellen und Integration

Die Lösung muss mit folgenden Systemen integriert werden:

SAP S/4HANA: Vorerfassung, Durchbuchung, Mittelbindung, Anzeige von SAP-Zahlbelegen im Concur-Portal; Module FI, CO, HCM, SDReisebüro AMEX GBT: automatisierter BuchungsimportMicrosoft Entra ID: Authentifizierung und Rollensteuerung (Single-Sign-On)DMS d.velop: Anbindung über REST-API oder CMIS zur revisionssicheren Belegarchivierung

Schulung und Change Management

Onlineschulungen in Deutsch und EnglischErstellung von Handbüchern und eLearning-Materialien (einsprachig DE/EN für Endnutzer)Change-Management-Kommunikation: Intranet, FAQ, WorkshopsBieter müssen Tageskalkulationen für Schulungs- und Change-Management-Aufwand angeben

HyperCare-Phase

Nach dem Go-Live folgt eine 4-wöchige HyperCare-Phase mit erhöhter Support-Bereitschaft zur Stabilisierung des Betriebs und Behebung von Anfangsproblemen.

Projektrahmen

Projektsprache: Deutsch; Endnutzerdokumente zweisprachig Deutsch/EnglischLeistungsort: Helmholtz Zentrum München, Ingolstädter Landstraße 1, 85764 NeuherbergMeetings/Workshops: Vorrangig remote, gelegentliche Vor-Ort-Termine nach BedarfDokumentation: parallel zum Projektfortschritt, mindestens quartalsweise zur Durchsicht vorzulegen; muss frei von Rechten Dritter und für Weitergabe an Partner (z.B. Helmholtz-Gemeinschaft) geeignet seinServicezeiten: Montag–Freitag 09:00–16:00 Uhr (bayerisches Feiertagsrecht)Vergütung: Pauschalfestpreis; Reisekosten, Nebenkosten, Materialkosten und Reisezeiten werden nicht gesondert vergütet

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Ausschlusskriterien – Zuverlässigkeit (A 1.1.1 bis A 1.1.6)

A 1.1.1 Handelsregistereintrag: Angabe von HR-Nummer und Amtsgericht oder Bestätigung, dass keine Eintragungspflicht bestehtA 1.1.2 Insolvenz/Liquidation: Bestätigung, dass kein Insolvenzverfahren beantragt/eröffnet, kein Antrag mangels Masse abgelehnt, Unternehmen nicht in LiquidationA 1.1.3 Keine schweren Verfehlungen: Bestätigung, dass keine der einschlägigen Straftaten/Verstöße vorliegt (umfangreiche Liste nach StGB/OWiG/GewO/AO/SchwarzarbG/AEntG); Betrachtung rechtskräftiger Urteile der letzten 2 JahreA 1.1.4 Steuern und Sozialversicherung: Bestätigung der ordnungsgemäßen ZahlungA 1.1.5 Scientology-Erklärung: Bestätigung, dass weder Hubbard-Technologie angewendet noch verbreitet wird; Kündigungsrecht des AG bei VerstoßA 1.1.6 Russland-Sanktionen (Art. 5k VO (EU) 833/2014): Erklärung, dass weder Bieter noch Unterauftragnehmer/Lieferanten/Eignungsleihgeber (>10 % Auftragswert) unter die Sanktionsregelung fallen; auch während Vertragslaufzeit sicherzustellen

Bei Auftragssumme ab 30.000 € wird für den Zuschlagsempfänger ein Auszug aus dem Gewerbezentralregister durch den Auftraggeber eingeholt.

Ausschlusskriterien – Formblätter (A 1.1.7 bis A 1.1.8)

A 1.1.7 Scheinselbständigkeit: Formblatt "2026-008 Formblatt Scheinselbständigkeit" vollständig ausfüllen und hochladenA 1.1.8 Auftragsverarbeitung (AVV): Formblatt "2026-008 Formblatt AVV" inkl. Technisch-Organisatorischer Maßnahmen (TOM) ab Seite 6 vollständig ausfüllen und hochladen

Eignungsnachweise – Fachliche Leistungsfähigkeit (A 1.1.9 bis A 1.1.11)

A 1.1.9 Unternehmensdarstellung: Hochzuladen als separates Dokument mit Name, Geschäftsführer, Geschäftssitz, allen Niederlassungen, Gesellschaftsform, Gründungsdatum und Geschäftsfokus – bezogen auf den LeistungsgegenstandA 1.1.10 Referenzen: Mindestens 3 vergleichbare Referenzen der letzten 3 Jahre (Ende Angebotsfrist minus 3 Jahre); weniger als 3 = Ausschluss; je Referenz sind Auftraggeber, Ansprechpartner (Telefon/E-Mail/Funktion), Art der Leistung, Volumen (PT oder Euro) und Zeitraum anzugebenA 1.1.11 Projektleiter-Profil: Hochzuladen als separates Dokument mit Name, Ausbildung, Werdegang/Berufserfahrung in PL-Rolle, relevanten Zertifizierungen und Weiterbildungen – bezogen auf den Leistungsgegenstand

Ausschlusskriterien – Auftragsausführung (Leistungsverzeichnis A1 bis A5)

Diese Kriterien sind im Leistungsverzeichnis mit "Ja/Nein" zu beantworten; "Nein" führt zum Ausschluss:

A1 – Auftragsausführung/Datenverarbeitung: Verarbeitung projektbezogener Daten ausschließlich innerhalb der EU/EWR; alle Projektteam-Mitglieder und Datenverarbeitungsprozesse müssen innerhalb der EU angesiedelt seinA2 – Leistungsumfang: Bereitschaft zur Erbringung sämtlicher Leistungen (Projektmanagement, Implementierung, Tests, Schulung/Change Management, Hypercare+Support)A3 – Funktionaler Leistungsumfang: Alle 11 funktionalen Themenbereiche müssen abgedeckt werden (Antragstellung, Stammdaten, Reisedaten, Belegmanagement, Schnittstellen, Sonderprozesse, Genehmigung, Vorgangsmanagement, Abrechnung, Berechtigungen, HuAA)A4 – Schulung und Change Management: Onlineschulungen DE/EN, Handbücher, eLearning, Change-Management-KommunikationA5 – Informationssicherheit: Nachweis regelmäßiger IT-Sicherheitsschulungen, Vertrauenswürdigkeitsprüfung aller betrauten Personen, dokumentierte Test-/Freigabe-/Change-Prozesse, Prozess zur Erkennung von und Reaktion auf Sicherheitsvorfälle, etabliertes Reporting zu Schwachstellen/Problemen/Lessons Learned an den AG

Wertungs-/Zuschlagskriterien (B6 bis B10, 500 GP gesamt)

Die Zuschlagsentscheidung erfolgt nach der einfachen Richtwertmethode gemäß UfAB 2018 (Leistungs-Preis-Verhältnis, Skalierungsfaktor 100.000). Jedes der folgenden Konzepte fließt mit 100 Wertungspunkten in die Bewertung ein:

B6 Implementierungskonzept (100 GP, max. 8 DIN A4 Seiten)B7 Schnittstellenkonzept (100 GP, max. 5 DIN A4 Seiten)B8 Nachhaltigkeitskonzept (100 GP, max. 3 DIN A4 Seiten)B9 Schulungskonzept (100 GP, max. 3 DIN A4 Seiten, inkl. Tageskalkulation)B10 Change-Management-Konzept (100 GP, max. 5 DIN A4 Seiten, inkl. Tageskalkulation)

Alle Konzepte: mind. 12pt Schrift, keine PowerPoint, keine Preisangaben; werden Vertragsbestandteil.

Hinweise zur Verfahrenseignung

Nicht für KMU geeignetUnterauftragnehmer: nicht zugelassen (lt. Bekanntmachung)Nebenangebote: nicht zugelassenNachunternehmer (Klarstellung): Laut Bekanntmachung grundsätzlich nicht erlaubt – eine Eignungsleihe über Formblätter ist dennoch formal abgedeckt, dürfte aber praktisch nicht zum Tragen kommenBewerber-/Bietergemeinschaften: zulässig; Erklärung der Gemeinschaft erforderlich (gesamtschuldnerische Haftung, Benennung bevollmächtigter Vertreter)

Referenzprojekte

mindestens 3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre (bezogen auf Ende der Angebotsfrist)Volumen: Volumen in Personentagen oder Euro (je Referenz anzugeben)

Vergleichbare Leistungen im Bereich Implementierung SAP Concur / Reisekostenmanagement (Bezug zum Leistungsgegenstand)

Jede Referenz muss enthalten: Auftraggeber (öffentlich oder privat), Ansprechpartner mit Telefon/E-Mail/Funktion, Art der Leistung, Volumen, Zeitraum. Weniger als 3 Referenzen führen zum Ausschluss. Einzureichen als separates Dokument.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

11+Angebote erwartet

Median vergleichbarer Vergaben: rund 15 Angebote

Hohe Konkurrenz

Wahrscheinliche Bieterzahl

1–3 · 33%4–10 · 31%11+ · 36%

Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen

Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)

Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 24 erledigt

Angebotskern (Pflicht-Unterlagen)

Konzepte (Bewertungsgrundlage)

Eignungsnachweise

Zusatz-Formblätter (situationsbedingt)

Vertragsanlagen & Kenntnisnahme

Verlauf dieser Vergabe

2 Bekanntmachungen

17.08.2026Vergabebekanntmachung
Zuschlag erteilt am 17.08.2026
10.05.2026Ausschreibungauf dieser Seite

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Auf einen Blick

Auftraggeber

Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH) | Vergabekammer des Bundes

Anschrift

85764 Neuherberg

Ort

Neuherberg 85764

Kategorie

SAP-Beratung

Veröffentlicht

10. Mai 2026

Angebotsfrist

11. Juni 2026

Auftraggeber-Website

www.bundeskartellamt.de ↗

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Erfüllungsort

Ort der Leistung

Neuherberg 85764

Nordrhein-Westfalen

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