Implementierung und Bereitstellung der xSuite Invoice Lösung für SAP S/4HANA

• Einführung der xSuite Invoice Lösung in der SAP-S/4HANA-Landschaft der Charité.
• Leistungsbestandteile: Projektmanagement, Analyse, Konzeption, Testunterstützung, Schulungskonzeption, Super-User-Schulung, Pilotbetrieb, Change Management.
• Abrechnung nach Aufwand auf Tagessatzbasis (8 h/Tag), vorgesehenes Mengengerüst ca. 25 Tagessätze.
• Das Implementierungsprojekt ist spätestens bis zum 31.07.2026 abzuschließen; Projektlaufzeit 24 Monate, mit Option auf Verlängerung um max. 6 Monate nach Vorgabe der Charité.
• Erfüllungsort: Berlin (Charité – Universitätsmedizin Berlin).

• Bereitstellung der xSuite Invoice Lösung in einer Private Cloud (Hybrid-Cloud bzw. künftige Private Government Cloud möglich).
• Produkt: xSuite Premium mit erweiterten Services und Funktionen (Artikelnr. FSUB-01P).
• Subscription-Gebühr als jährliche Pauschale für die Vertragsjahre 1, 2 und 3; Option auf jährliche Verlängerung ab Jahr 4.
• Managed Cloud Services gemäß EVB-IT Cloudvertrag (Bereitstellung, Betrieb, Updates, Upgrades, neue Releases/Firmware, Backup, Wiederherstellung, Monitoring, Reporting).
• Webbasierter Zugang für Nutzer; keine Beschränkung des Nutzerkreises; Speicherung beim Auftragnehmer ohne Speicherlimit.
• Anbindung: TLS 1.2 (bzw. BSI TR-02102-2) mit redundanter Anbindung.
• Verfügbarkeit gemäß Anlage 1 Leistungsbeschreibung Ziff. 6.2; Reaktionszeiten je Störungsklasse: schwerwiegend 4 h, erheblich 10 h, leicht 20 h.
• Betriebszeit Mo 00:00 – So 24:00 Uhr; geplante Wartungsfenster z. B. So 04:00–08:00 Uhr.
• Protokollierung aller Zugriffe (wer, wann, wie, wie lange); Aufbewahrung mindestens 6 Monate.
• Verarbeitung personenbezogener Daten nur in EU/EWR (Schweiz nur bei Angemessenheitsbeschluss).

• Verpflichtung zur kontinuierlichen Weiterentwicklung und Pflege der Lösung.
• Regelmäßige Updates, Upgrades, neue Releases und Firmware-Stände sind einzuspielen.
• Anpassung an geänderte Rechtsvorschriften, technische Normen und Schnittstellen (z. B. API-Änderungen) innerhalb angemessener Frist, spätestens zum Inkrafttreten.
• Inhalte des einzureichenden Konzepts Zukunftsfähigkeit werden Vertragsgegenstand: Weiterentwicklung der Software, Zukunftsfähigkeit der Systemkomponenten, Technologieanpassung, Update- und Release-Management.

• Zusätzliche Rechnungen außerhalb der Volumenlizenz (je 1.000 Stück), jährliche Pauschale, vorgesehenes Mengengerüst ca. 100 (keine Mindestabnahme).
• Dienstleistungs- und Entwicklungsressourcen auf Abruf über die gesamte Vertragslaufzeit inkl. Verlängerungen, Tagessatz (8 h) unabhängig von Seniorität, vorgesehenes Mengengerüst ca. 40 Personentage.
• Bei Implementierungs- und Abrufleistungen: Tagessatz 8 h; Zuschläge für Zeiten außerhalb der zuschlagsfreien Zeit (Mo–Fr 06:00–20:00 Uhr): +25 % nachts, +50 % samstags, +100 % sonntags/feiertags.
• Reisekosten: PKW 0,82 €/km, Fahrtzeit 50 % des Stundensatzes, Spesen/Bahn/Flug/Hotel nach Beleg.
• Bei Bereitschaft am Wochenende/Feiertag: 1 Arbeitstag pro Consultant.

• Speicherung des Quellcodes im von der Charité bereitgestellten Repository (Entwicklungssystem).
• Bereitstellung einer vollständigen Software Bill of Materials (SBOM) gemäß BSI TR-03183-2 in einem maschinenlesbaren Format (SPDX, CycloneDX oder SWID).
• Inhalte: Name, Version, Herkunft, Lizenztyp, bekannte Sicherheitslücken je Komponente.

Die folgenden Leistungsarten sind im Rahmen der Gesamtleistung (Implementierung, Betrieb und Abruf) abzudecken:

• Beratung
• Projektleitungsunterstützung
• Schulung (inkl. Schulungskonzeption, Super-User-Schulung)
• Einführungsunterstützung
• Benutzerunterstützungsleistungen / Hotline
• Unterstützung bei Softwareentwicklung
• Pflege, Wartung, Support

• Nachweis von bis zu 3 Unternehmensreferenzen aus den letzten 3 Jahren (2023, 2024 und 2025 oder aktueller) über die Einführung und den Betrieb der xSuite Invoice Lösung für SAP S/4HANA.
• Pro Referenz: Name, ausführliche Beschreibung (Art, Umfang, Schwierigkeit), Leistungs-/Ausführungszeitraum, Auftragswert (EUR netto), Referenzgeber (Name, Adresse), Ansprechperson (Name, E-Mail, Telefon).
• Nachweis auf Vordruck der Auftraggeberin (Eigenerklärung).
• Keine Toleranzen: Nichterfüllung der Mindestanforderungen führt zum Angebotsausschluss.

Mit dem Angebot ist eine Erklärung abzugeben, dass keine Ausschlussgründe vorliegen:

• Zwingende Ausschlussgründe nach § 123 GWB (z. B. rechtskräftige Verurteilungen wegen Terrorismus, Geldwäsche, Betrug, Bestechung, Menschenhandel) und § 123 Abs. 4 GWB (nicht gezahlte Steuern/Sozialversicherungsbeiträge).
• Fakultative Ausschlussgründe nach § 124 GWB (z. B. Umwelt-/Sozial-/Arbeitsrechtsverstöße, Insolvenz, schwere Verfehlung, Wettbewerbsverzerrung, Interessenkonflikt, mangelhafte frühere Auftragsausführung).
• Ausschlussgründe nach § 21 AEntG, § 98c AufenthG, § 21 SchwarzArbG, § 19 MiLoG (jeweils ab bestimmten Bußgeld-/Strafschwellen).
• § 24 LkSG (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz) bei rechtskräftig festgestellten Bußgeldern ≥ 175.000 €.
• Ausschlussgrund § 124 Abs. 1 Nr. 9 GWB (Verletzung der Verfahrensintegrität) wird ausdrücklich vorbehalten.
• Wettbewerbsregister-Abfrage ab Auftragswert ≥ 30.000 €: Charité fragt vor Zuschlag das Wettbewerbsregister ab; ggf. Selbstauskunft auf Verlangen.
• Möglichkeit der Selbstreinigung nach § 125 GWB (bei zwingenden und fakultativen Ausschlussgründen, ausgenommen fiskalische Verstöße).

• Eigenerklärung, dass weder Bieter noch Konsortiumsmitglieder russische Staatsangehörige oder in Russland niedergelassene Personen/Organisationen sind.
• Keine Beteiligung von juristischen Personen, deren Anteile zu >50 % unmittelbar oder mittelbar von solchen gehalten werden.
• Bieter und/oder vertretenes Unternehmen handeln nicht im Namen oder auf Anweisung solcher Organisationen.
• Keine Beteiligung von Unterauftragnehmern, Lieferanten oder Eignungsleihenden mit >10 % des Auftragswerts, auf die die o. g. Kriterien zutreffen.
• Auf Verlangen sind weitergehende Informationen (z. B. wirtschaftliche Eigentümer) vorzulegen.

• Kenntnis der Charité-Grundsatzerklärung zur Achtung von Menschenrechten und Umwelt sowie der LkSG-Verpflichtungen der Charité.
• Zustimmung zu risikobasierten Kontrollen durch die Charité oder von ihr beauftragte Dritte.
• Erklärung, dass in den letzten 5 Jahren keine rechtskräftigen Verurteilungen wegen Verstößen gegen Menschenrechts- oder Umweltschutzgesetze (auch nach vergleichbaren Vorschriften anderer Staaten) gegen das Unternehmen oder zurechenbare Personen ergangen sind.
• Bei Einschaltung von Unterauftragnehmern: gleichlautende Erklärungen einholen und vor Zustimmung der Charité zur Weiterbeauftragung vorlegen.

• Anwendbar ab geschätztem Auftragswert ≥ 25.000 € (Liefer-/Dienstleistungen).
• Angabe, ob im Unternehmen in der Regel > 10 Beschäftigte tätig sind.
• Bei Zutreffen: Erklärung zur Erfüllung des § 13 LGG und Benennung von Frauenfördermaßnahmen (Anzahl je nach Beschäftigtengröße: 1–3 Maßnahmen aus Katalog II.1–II.21).
• Verbindliche Erklärung zu § 4 FFV: Gleichbehandlung, Verpflichtung von Nachunternehmern, Nachweispflicht auf Verlangen.

• Erklärung, dass die gesetzlichen Voraussetzungen für die Ausführung der angebotenen Leistungen erfüllt sind, insbesondere Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung.
• Angabe einer nationalen Identifikationsnummer (Wirtschafts-Identifikationsnummer, USt-IdNr., Handelsregisternummer o. Ä.) sowie der Unternehmensgröße (Kleinst-/Klein-/Mittel-/Großunternehmen).

• Bietergemeinschaften: gesamtschuldnerische Haftung, Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Zuschlagsfall; Benennung eines bevollmächtigten Vertreters (mit Befugnis zur Entgegennahme von Zahlungen); Doppeleinreichung als Mitglied einer Bietergemeinschaft UND Einzelbieter ist unzulässig; Beteiligung an mehreren Bietergemeinschaften gleichzeitig ist unzulässig; Eigenerklärung zu Ausschlussgründen für jedes Mitglied.
• Unterauftragnehmer/Eignungsleihe: Benennung und Nachweis vor Zuschlagserteilung; Ausschlussgründe werden vor Zuschlag beim Bestbieter und dessen Unterauftragnehmern geprüft; der Hauptauftragnehmer haftet allein gegenüber dem Auftraggeber; bei Eignungsleihe Verpflichtungserklärung des Dritten.

• Industriehaftpflichtversicherung in marktüblichem Umfang (EU-Mitgliedstaat), auf Verlangen nachzuweisen.
• Informationssicherheit (Anlage 5): Bestellung eines/einer Informationssicherheitsbeauftragten; funktionierendes ISMS (Zertifikate, Berichte); Sicherheitskonzepte nach BSI-Standard 200-2 / IT-Grundschutz; quartalsweise IT-Risikoübersicht; 24/7-Meldepflicht für Sicherheitsvorfälle an ciso@charite.de; Fernwartung ausschließlich über das Charité-Fernwartungstool (SSH/RDP); Verschlüsselung nach BSI TR-02102/TR-02103; Patch-Management, keine nicht mehr supporteten Komponenten.
• Datenschutz (AVV Anlage 6): Benennung Datenschutzbeauftragter; AVV nach Art. 28 DSGVO (Anhänge I–IV); Verpflichtung aller Mitarbeiter auf Datengeheimnis gem. § 203 StGB; Datenverarbeitung in EU/EWR; bei Gesundheitsdaten ggf. Einhaltung § 393 SGB V; Verbot der Datenverarbeitung für eigene Zwecke (insb. KI-Training) ohne ausdrückliche Zustimmung.
• Cloud-AGB (Anlage 7): Einhaltung BSI C5 (Basiskriterien); ISO 27001 (inkl. Notfall-Management); Ausrichtung an ISO 27017/27018; ggf. C5-Typ-2-Bericht; E-Rechnungen gem. E-Rechnungsverordnung; 24/7-Bereitschaft, Störungsbeseitigung mit definierten Reaktions-/Wiederherstellungszeiten.
• Quellcode/SBOM: Bereitstellung einer SBOM gemäß BSI TR-03183-2 in maschinenlesbarem Format.