Ausschreibungen SAP-Beratung
Implementierung und Bereitstellung der xSuite Invoice Lösung für SAP S/4HANA
Charité - Universitätsmedizin Berlin | Charité - Universitätsmedizin Berlin | Vergabekammer des Landes Berlin | Vergabekammer des Landes Berlin | Vergabekammer des Landes Berlin | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Berlin, BerlinVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Charité – Universitätsmedizin Berlin beschafft die Einführung und den Betrieb der Software xSuite Invoice im SAP-System S/4HANA – eine Lösung für die automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung.
Was zu tun ist:
Die Softwarelösung xSuite Invoice muss implementiert und produktiv bereitgestellt werden (Implementierungsprojekt, bis spätestens 31.07.2026 abzuschließen).Für mindestens drei Jahre ist eine Subscription (Nutzungslizenz inkl. Wartung/Support, xSuite Premium mit erweiterten Services) zu liefern, mit Option auf Verlängerung.Im Rahmen eines separaten Cloud-Vertrags wird die xSuite-Lösung als Private Cloud bereitgestellt (Managed Cloud Services).Zusätzlich sind auf Abruf Dienstleistungs- und Entwicklungsressourcen verfügbar zu machen.Die laufende Weiterentwicklung, regelmäßige Updates/Releases und Pflege der Lösung sind Vertragsgegenstand (Inhalt des einzureichenden Konzepts 'Zukunftsfähigkeit' wird verbindlicher Vertragsbestandteil).
Verfahren: Offenes Verfahren, Zuschlag nach niedrigstem Preis. Keine Losaufteilung, keine Nebenangebote, keine Abgabe in Papierform. Angebote sind ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform der Charité einzureichen. Die Vergabe richtet sich nach VgV und enthält besondere Anforderungen nach dem Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz (BerlAVG).
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristMAI2026JUNJULAUG
Veröffentlichung29. Mai 2026
Rügefrist (erkennbare Verstöße)29. Mai – 29. Juni 2026
Bieterfragen-Frist19. Juni 2026
Angebotsfrist29. Juni 2026
Angebotsöffnung29. Juni 2026
Bindefrist29. Juni – 2. Aug. 2026
Zuschlag3. Aug. 2026
Vertragsabschluss3. Aug. 2026
Ausführungsbeginn3. Aug. 2026
Unwirksamkeitsfeststellung (max. Frist)ca. 3. Aug. 2026 – 3. Feb. 2027bis 2027
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenImplementierung der xSuite Invoice Lösung
Einführung der xSuite Invoice Lösung in der SAP-S/4HANA-Landschaft der Charité.Leistungsbestandteile: Projektmanagement, Analyse, Konzeption, Testunterstützung, Schulungskonzeption, Super-User-Schulung, Pilotbetrieb, Change Management.Abrechnung nach Aufwand auf Tagessatzbasis (8 h/Tag), vorgesehenes Mengengerüst ca. 25 Tagessätze.Das Implementierungsprojekt ist spätestens bis zum 31.07.2026 abzuschließen; Projektlaufzeit 24 Monate, mit Option auf Verlängerung um max. 6 Monate nach Vorgabe der Charité.Erfüllungsort: Berlin (Charité – Universitätsmedizin Berlin).
Bereitstellung als Private Cloud (Subscription)
Bereitstellung der xSuite Invoice Lösung in einer Private Cloud (Hybrid-Cloud bzw. künftige Private Government Cloud möglich).Produkt: xSuite Premium mit erweiterten Services und Funktionen (Artikelnr. FSUB-01P).Subscription-Gebühr als jährliche Pauschale für die Vertragsjahre 1, 2 und 3; Option auf jährliche Verlängerung ab Jahr 4.Managed Cloud Services gemäß EVB-IT Cloudvertrag (Bereitstellung, Betrieb, Updates, Upgrades, neue Releases/Firmware, Backup, Wiederherstellung, Monitoring, Reporting).Webbasierter Zugang für Nutzer; keine Beschränkung des Nutzerkreises; Speicherung beim Auftragnehmer ohne Speicherlimit.Anbindung: TLS 1.2 (bzw. BSI TR-02102-2) mit redundanter Anbindung.Verfügbarkeit gemäß Anlage 1 Leistungsbeschreibung Ziff. 6.2; Reaktionszeiten je Störungsklasse: schwerwiegend 4 h, erheblich 10 h, leicht 20 h.Betriebszeit Mo 00:00 – So 24:00 Uhr; geplante Wartungsfenster z. B. So 04:00–08:00 Uhr.Protokollierung aller Zugriffe (wer, wann, wie, wie lange); Aufbewahrung mindestens 6 Monate.Verarbeitung personenbezogener Daten nur in EU/EWR (Schweiz nur bei Angemessenheitsbeschluss).
Laufende Pflege und Zukunftsfähigkeit
Verpflichtung zur kontinuierlichen Weiterentwicklung und Pflege der Lösung.Regelmäßige Updates, Upgrades, neue Releases und Firmware-Stände sind einzuspielen.Anpassung an geänderte Rechtsvorschriften, technische Normen und Schnittstellen (z. B. API-Änderungen) innerhalb angemessener Frist, spätestens zum Inkrafttreten.Inhalte des einzureichenden Konzepts Zukunftsfähigkeit werden Vertragsgegenstand: Weiterentwicklung der Software, Zukunftsfähigkeit der Systemkomponenten, Technologieanpassung, Update- und Release-Management.
Optionale und auf Abruf rufbare Leistungen
Zusätzliche Rechnungen außerhalb der Volumenlizenz (je 1.000 Stück), jährliche Pauschale, vorgesehenes Mengengerüst ca. 100 (keine Mindestabnahme).Dienstleistungs- und Entwicklungsressourcen auf Abruf über die gesamte Vertragslaufzeit inkl. Verlängerungen, Tagessatz (8 h) unabhängig von Seniorität, vorgesehenes Mengengerüst ca. 40 Personentage.Bei Implementierungs- und Abrufleistungen: Tagessatz 8 h; Zuschläge für Zeiten außerhalb der zuschlagsfreien Zeit (Mo–Fr 06:00–20:00 Uhr): +25 % nachts, +50 % samstags, +100 % sonntags/feiertags.Reisekosten: PKW 0,82 €/km, Fahrtzeit 50 % des Stundensatzes, Spesen/Bahn/Flug/Hotel nach Beleg.Bei Bereitschaft am Wochenende/Feiertag: 1 Arbeitstag pro Consultant.
Quellcode- und SBOM-Bereitstellung
Speicherung des Quellcodes im von der Charité bereitgestellten Repository (Entwicklungssystem).Bereitstellung einer vollständigen Software Bill of Materials (SBOM) gemäß BSI TR-03183-2 in einem maschinenlesbaren Format (SPDX, CycloneDX oder SWID).Inhalte: Name, Version, Herkunft, Lizenztyp, bekannte Sicherheitslücken je Komponente.
Allgemeine Leistungsarten
Die folgenden Leistungsarten sind im Rahmen der Gesamtleistung (Implementierung, Betrieb und Abruf) abzudecken:
BeratungProjektleitungsunterstützungSchulung (inkl. Schulungskonzeption, Super-User-Schulung)EinführungsunterstützungBenutzerunterstützungsleistungen / HotlineUnterstützung bei SoftwareentwicklungPflege, Wartung, Support
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenFachliche Eignung – Unternehmensreferenzen
Nachweis von bis zu 3 Unternehmensreferenzen aus den letzten 3 Jahren (2023, 2024 und 2025 oder aktueller) über die Einführung und den Betrieb der xSuite Invoice Lösung für SAP S/4HANA.Pro Referenz: Name, ausführliche Beschreibung (Art, Umfang, Schwierigkeit), Leistungs-/Ausführungszeitraum, Auftragswert (EUR netto), Referenzgeber (Name, Adresse), Ansprechperson (Name, E-Mail, Telefon).Nachweis auf Vordruck der Auftraggeberin (Eigenerklärung).Keine Toleranzen: Nichterfüllung der Mindestanforderungen führt zum Angebotsausschluss.
Ausschlussgründe (rechtliche Eignung)
Mit dem Angebot ist eine Erklärung abzugeben, dass keine Ausschlussgründe vorliegen:
Zwingende Ausschlussgründe nach § 123 GWB (z. B. rechtskräftige Verurteilungen wegen Terrorismus, Geldwäsche, Betrug, Bestechung, Menschenhandel) und § 123 Abs. 4 GWB (nicht gezahlte Steuern/Sozialversicherungsbeiträge).Fakultative Ausschlussgründe nach § 124 GWB (z. B. Umwelt-/Sozial-/Arbeitsrechtsverstöße, Insolvenz, schwere Verfehlung, Wettbewerbsverzerrung, Interessenkonflikt, mangelhafte frühere Auftragsausführung).Ausschlussgründe nach § 21 AEntG, § 98c AufenthG, § 21 SchwarzArbG, § 19 MiLoG (jeweils ab bestimmten Bußgeld-/Strafschwellen).§ 24 LkSG (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz) bei rechtskräftig festgestellten Bußgeldern ≥ 175.000 €.Ausschlussgrund § 124 Abs. 1 Nr. 9 GWB (Verletzung der Verfahrensintegrität) wird ausdrücklich vorbehalten.Wettbewerbsregister-Abfrage ab Auftragswert ≥ 30.000 €: Charité fragt vor Zuschlag das Wettbewerbsregister ab; ggf. Selbstauskunft auf Verlangen.Möglichkeit der Selbstreinigung nach § 125 GWB (bei zwingenden und fakultativen Ausschlussgründen, ausgenommen fiskalische Verstöße).
Eignung der Russland-Sanktionsregelung (Art. 5k VO (EU) 833/2014)
Eigenerklärung, dass weder Bieter noch Konsortiumsmitglieder russische Staatsangehörige oder in Russland niedergelassene Personen/Organisationen sind.Keine Beteiligung von juristischen Personen, deren Anteile zu >50 % unmittelbar oder mittelbar von solchen gehalten werden.Bieter und/oder vertretenes Unternehmen handeln nicht im Namen oder auf Anweisung solcher Organisationen.Keine Beteiligung von Unterauftragnehmern, Lieferanten oder Eignungsleihenden mit >10 % des Auftragswerts, auf die die o. g. Kriterien zutreffen.Auf Verlangen sind weitergehende Informationen (z. B. wirtschaftliche Eigentümer) vorzulegen.
Eignung nach LkSG (Lieferkettensorgfaltspflichten)
Kenntnis der Charité-Grundsatzerklärung zur Achtung von Menschenrechten und Umwelt sowie der LkSG-Verpflichtungen der Charité.Zustimmung zu risikobasierten Kontrollen durch die Charité oder von ihr beauftragte Dritte.Erklärung, dass in den letzten 5 Jahren keine rechtskräftigen Verurteilungen wegen Verstößen gegen Menschenrechts- oder Umweltschutzgesetze (auch nach vergleichbaren Vorschriften anderer Staaten) gegen das Unternehmen oder zurechenbare Personen ergangen sind.Bei Einschaltung von Unterauftragnehmern: gleichlautende Erklärungen einholen und vor Zustimmung der Charité zur Weiterbeauftragung vorlegen.
Frauenförderverordnung (LGG/FFV)
Anwendbar ab geschätztem Auftragswert ≥ 25.000 € (Liefer-/Dienstleistungen).Angabe, ob im Unternehmen in der Regel > 10 Beschäftigte tätig sind.Bei Zutreffen: Erklärung zur Erfüllung des § 13 LGG und Benennung von Frauenfördermaßnahmen (Anzahl je nach Beschäftigtengröße: 1–3 Maßnahmen aus Katalog II.1–II.21).Verbindliche Erklärung zu § 4 FFV: Gleichbehandlung, Verpflichtung von Nachunternehmern, Nachweispflicht auf Verlangen.
Berufliche Eignung
Erklärung, dass die gesetzlichen Voraussetzungen für die Ausführung der angebotenen Leistungen erfüllt sind, insbesondere Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung.Angabe einer nationalen Identifikationsnummer (Wirtschafts-Identifikationsnummer, USt-IdNr., Handelsregisternummer o. Ä.) sowie der Unternehmensgröße (Kleinst-/Klein-/Mittel-/Großunternehmen).
Anforderungen an Bietergemeinschaften, Unterauftragnehmer und Eignungsleihe
Bietergemeinschaften: gesamtschuldnerische Haftung, Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Zuschlagsfall; Benennung eines bevollmächtigten Vertreters (mit Befugnis zur Entgegennahme von Zahlungen); Doppeleinreichung als Mitglied einer Bietergemeinschaft UND Einzelbieter ist unzulässig; Beteiligung an mehreren Bietergemeinschaften gleichzeitig ist unzulässig; Eigenerklärung zu Ausschlussgründen für jedes Mitglied.Unterauftragnehmer/Eignungsleihe: Benennung und Nachweis vor Zuschlagserteilung; Ausschlussgründe werden vor Zuschlag beim Bestbieter und dessen Unterauftragnehmern geprüft; der Hauptauftragnehmer haftet allein gegenüber dem Auftraggeber; bei Eignungsleihe Verpflichtungserklärung des Dritten.
Eignungsanforderungen aus den Vertragsanlagen (IT-Sicherheit, Datenschutz, Cloud)
Industriehaftpflichtversicherung in marktüblichem Umfang (EU-Mitgliedstaat), auf Verlangen nachzuweisen.Informationssicherheit (Anlage 5): Bestellung eines/einer Informationssicherheitsbeauftragten; funktionierendes ISMS (Zertifikate, Berichte); Sicherheitskonzepte nach BSI-Standard 200-2 / IT-Grundschutz; quartalsweise IT-Risikoübersicht; 24/7-Meldepflicht für Sicherheitsvorfälle an ciso@charite.de; Fernwartung ausschließlich über das Charité-Fernwartungstool (SSH/RDP); Verschlüsselung nach BSI TR-02102/TR-02103; Patch-Management, keine nicht mehr supporteten Komponenten.Datenschutz (AVV Anlage 6): Benennung Datenschutzbeauftragter; AVV nach Art. 28 DSGVO (Anhänge I–IV); Verpflichtung aller Mitarbeiter auf Datengeheimnis gem. § 203 StGB; Datenverarbeitung in EU/EWR; bei Gesundheitsdaten ggf. Einhaltung § 393 SGB V; Verbot der Datenverarbeitung für eigene Zwecke (insb. KI-Training) ohne ausdrückliche Zustimmung.Cloud-AGB (Anlage 7): Einhaltung BSI C5 (Basiskriterien); ISO 27001 (inkl. Notfall-Management); Ausrichtung an ISO 27017/27018; ggf. C5-Typ-2-Bericht; E-Rechnungen gem. E-Rechnungsverordnung; 24/7-Bereitschaft, Störungsbeseitigung mit definierten Reaktions-/Wiederherstellungszeiten.Quellcode/SBOM: Bereitstellung einer SBOM gemäß BSI TR-03183-2 in maschinenlesbarem Format.
Referenzprojekte
bis zu 3 (bei mehr als 3 Vordruck kopieren) ReferenzenZeitraum: aus den letzten 3 Jahren (2023, 2024 und 2025 oder aktueller)Volumen: nicht spezifiziert; Auftragswert (EUR netto) je Referenz ist anzugeben
Unternehmensreferenzen über die Einführung und den Betrieb der xSuite Invoice Lösung für SAP S/4HANA
Vergleichbar sind Aufträge über Einführung und Betrieb der xSuite Invoice Lösung für SAP S/4HANA; Nachweis per Eigenerklärung auf Vordruck (Name, Beschreibung, Zeitraum, Auftragswert, Referenzgeber, Ansprechperson) – Nichterfüllung führt zum Angebotsausschluss.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 35%4–10 · 29%11+ · 35%
Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen
Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)1SAP Deutschland SE & Co. KG7 ähnliche Ausschreibungen gewonnen↗2SVA System Vertrieb Alexander GmbH1 ähnliche Ausschreibung gewonnen↗3xSuite Group GmbH1 ähnliche Ausschreibung gewonnen↗4Dr. Pape & Co. Consulting GmbH1 ähnliche Ausschreibung gewonnen↗5SNP Deutschland GmbH1 ähnliche Ausschreibung gewonnen↗
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 23 erledigt
Pflicht-Angebotsunterlagen
Bedingte Unterlagen (nur bei Zutreffen)
Vertragliche Anlagen (spätestens nach Zuschlag)
Formale Anforderungen
Verlauf dieser Vergabe
2 Bekanntmachungen- 29.06.2026Ausschreibungauf dieser Seite
- Abgabefrist: 29.06.2026 → 06.07.2026
- 30.05.2026Ausschreibung
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Auftraggeber
Charité - Universitätsmedizin Berlin | Charité - Universitätsmedizin Berlin | Vergabekammer des Landes Berlin | Vergabekammer des Landes Berlin | Vergabekammer des Landes Berlin | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
13353 Berlin
Ort
13353 Berlin
Kategorie
SAP-Beratung
Zuschlagskriterium
Preis
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Erfüllungsort
Ort der Leistung
13353 Berlin
Berlin
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Auslagerung SAP Basis Betrieb
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