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Ausschreibungen SAP-Beratung

Lieferung, Installation, Anpassung, Integration und Pflege eines softwarbasierten Lösungssystems für die Durchführung von Inventuren inkl. Hardwarekomponenten

Lecos GmbH - Ausschreibungsstelle04103 Leipzig, SachsenFrist: (in 26 Tagen)

Zusammenfassung

Die Lecos GmbH (im Auftrag der Stadt Leipzig) beschafft ein revisionssicheres, softwarebasiertes Lösungssystem für Inventuren des Anlagevermögens. Geliefert werden:

  • eine SAP-gestützte Inventarverwaltungssoftware (S/4HANA-ready, mit Historie und Änderungsverfolgung),
  • eine Anwendung für die körperliche Inventur vor Ort,
  • Hardware (2 RFID-Drucker, 20 RFID-Lesegeräte, 30.000 Etiketten),
  • Dienstleistungen: Feinkonzeption, Installation, Customizing, Programmierung, SAP-Anbindung, Dokumentation, Schulungen (Admin & Key-User),
  • 48 Monate Wartung, Pflege und Support.

Das System muss vor Ort im Lecos-Rechenzentrum laufen (On-Premise oder Private Cloud) – keine Public Cloud, kein SaaS, keine Software-Miete und keine Individualentwicklung.

Angebote werden ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform eingereicht.

Original-Bekanntmachung ansehen

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Noch 26 Tage bis zur Angebotsfrist
Termin / Frist
202620272028
JUNSEPDEZMÄRJUNSEPDEZMÄR
Veröffentlichung
Angebotsfrist
Bindefrist
Projektlaufzeit (Implementierung)
Wartung, Pflege und Support
bis 2031
Zahlungsfrist Systemservice
Heute
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität2 Kriterien
Preis 70%Qualität 30%
  • Preis70%

    Angebotspreis/Gesamtangebotssumme

  • Anforderungen gem. Anlage 430%

    Gesamtzahl der erreichten Punkte gemäß Anlage 4 Zelle H576 (Info-Fragebogen). Die genauen Unterkriterien und Bewertungsmaßstäbe sind in Anlage 4 enthalten, die hier nicht vorliegt.

Die Unterkriterien und die konkrete Bewertungsmethode des Qualitätskriteriums (Anforderungen gem. Anlage 4, 30%) sind nicht enthalten, da die Anlage 4 selbst fehlt.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Kernlösung – Inventarverwaltung & Inventur

  • SAP-gestützte Inventarverwaltungssoftware für das Anlagevermögen der Stadt Leipzig (ca. 95.000 Vermögensgegenstände, davon ca. 69.300 bewegliche Vermögensgegenstände).
  • Vollständige Historie und Änderungsverfolgung jedes Inventargegenstands (von Kennzeichnung bis Abgang).
  • Anwendung für die körperliche Inventur vor Ort, einsetzbar in über 50 Ämtern / 36 Fachbereichen.
  • Revisionssicher und SAP-S/4HANA-fähig (Umstellung bei der SVL geplant Q1/2027).
  • Zugriff sowohl client- als auch webbasiert (z. B. SAP GUI und Fiori).
  • Sprache: Deutsch (Oberfläche, Dokumentation, Schulungen).
  • Keine Individualentwicklung, keine Software-Miete – Verkauf/Einmalvergütung der Lizenzen.

Hardware (RFID)

  • 2 RFID-Drucker
  • 20 RFID-Lese-/Schreibgeräte (Mindestmenge)
  • 30.000 RFID-Tags inkl. Farbbänder (Grundposition)
  • Optional: zusätzlich 75.000 Etiketten, falls vorhandene Tags nicht nutzbar sind (Alternativposition)
  • Inkl. Verbrauchsmaterialien, Konfiguration und Inbetriebnahme.

Dienstleistungen – Einführung & Betrieb

  • Feinkonzeption (fachlich und technisch) inkl. Betriebs-, Sicherheits- und Rollen-/Berechtigungskonzept.
  • Installation auf Test- und Produktivsystem inkl. Feldtest.
  • Customizing / Konfiguration der Standardsoftware (inkl. RFID-Hardware und Rollen/Rechte).
  • Programmierung für vom Standard abweichende Anforderungen.
  • SAP-Anbindung (bidirektionale Schnittstelle zum SAP-System der SVL / Lecos).
  • Dokumentation: Nutzerhandbuch, Betriebshandbuch, Architektur, Administration, Entwicklung, Schnittstellen, Lizenzen, Abschlussbericht, Verfahrensdokumentation.
  • Schulungen für mindestens 6 Fachadministratoren und 60 Key-User (Train-the-Trainer-Konzept).

Wartung, Pflege und Support

  • 48 Monate Laufzeit, beginnend nach Abnahme.
  • Inkl. Softwarepflege, Wartung der Hardware und Support.
  • Servicezeiten: Mo–Fr 07:00–17:00 Uhr an Werktagen.
  • Bereitstellung einer Software Bill of Materials (SBOM) im Format CycloneDX oder SPDX.

Technische & sicherheitsrelevante Anforderungen

  • Betrieb in Lecos-Rechenzentren (On-Premise oder Private Cloud). Keine Public Cloud, kein SaaS, keine externen Rechenzentren.
  • Schutzbedarf „hoch" für Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit.
  • Uneingeschränkte, übertragbare Nutzungsrechte für den Auftraggeber.
  • DSGVO-konforme Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).
  • Lösung muss bidirektional mit SAP integrierbar und aus SAP heraus aufrufbar sein.

Ausschlüsse & Vertragsrahmen

  • Nicht zulässig: Individualentwicklung, Software-Miete, Nebenangebote, schriftliche Angebote.
  • Vertragsgrundlage: EVB-IT Systemlieferungsvertrag (Anlage 15) inkl. AGB, ergänzend VOL/B.
  • Standort der Leistung: Lecos GmbH, Prager Str. 8, 04103 Leipzig.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Ausschlussgründe & rechtliche Eignung

  • Keine rechtskräftige Verteilung wegen schwerer Straftaten (z. B. Terrorismus, Geldwäsche, Betrug, Bestechung, Menschenhandel etc.).
  • Keine schwerwiegenden Verstöße gegen Steuer- oder Sozialversicherungspflichten.
  • Keine Insolvenz, keine schwerwiegenden Verfehlungen, keine wettbewerbswidrigen Absprachen, keine Interessenkonflikte.
  • Keine Verstöße gegen Umwelt-, Sozial- oder Arbeitsrecht, keine mangelhafte Auftragserfüllung in der Vergangenheit.
  • Bestätigung über Anlage 7 (Eigenerklärung nach GWB/VgV).

Mindestlohn & Sozialstandards

  • Alle eingesetzten Arbeitnehmer erhalten einen Bruttostundenlohn von mindestens 13,90 €.
  • Pflicht zur Weitergabe an Subunternehmer.

Sanktions- und Lieferketten-Compliance

  • EU-Sanktionsverordnung 2022/576 (Russland-Sanktionen): keine russischen Beteiligungen >50 %, keine Handlungen im Auftrag sanktionierter Personen/Organisationen (Anlage 12).
  • Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG): Eigenerklärung erforderlich (Anlage 13).

Wirtschaftliche & technische Leistungsfähigkeit

  • Gültige Haftpflichtversicherung (Nachweis beilegen).
  • Gesamtumsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre angeben.
  • Unternehmensdarstellung (Gründungsjahr, Mitarbeiterzahl).
  • Referenzliste (Anlage 1) mit vergleichbaren Projekten.
  • Fachliche und technische Anforderungen (Anlage 4) erfüllen – u. a.:
  • Bestehende Standardsoftware (keine vollständige Individualentwicklung).
  • Hohe SAP-Integrationsfähigkeit inkl. bidirektionaler Anbindung.
  • Test- und Produktivsystem-Implementierung.
  • Revisionssicherheit und Schutzbedarf „hoch".

Datenschutz & Geheimhaltung

  • Datenschutzerklärung (Anlage 9).
  • Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO.
  • Geheimhaltungsvereinbarung (Anlage 5).
  • Teleservicevereinbarung (Anlage 14).
Referenzprojekte
nicht im Detail spezifiziert (Liste vorzulegen) ReferenzenZeitraum: nicht spezifiziertVolumen: nicht spezifiziert

Vergleichbare Referenzprojekte – Inhalt laut Anlage 1 (Referenzliste)

Best-Practice-Erfahrung bei IT-Inventurprojekten mit SAP-Integration und RFID-Hardware ist wünschenswert; konkrete Anforderungen siehe Anlage 1 und Anlage 4.

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Aus vergleichbaren bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)

Checkliste zur Angebotsabgabe

Konkrete Schritte laut Vergabeunterlagen

Formale Nachweise & Eigenerklärungen5
  • Anlage 7 – Eigenerklärung nach GWB/VgV (Ausschlussgründe, Mindestlohn 13,90 €/h)Pflicht
    Vollständig ausfüllen und elektronisch signieren.
  • Anlage 8 – Eigenerklärung zu SubunternehmenPflicht
    Nur nötig, wenn Subunternehmer eingesetzt werden.
  • Anlage 12 – Eigenerklärung zur EU-Sanktionsverordnung 2022/576 (Russland-Sanktionen)Pflicht
    Bestätigung, dass keine russischen Beteiligungen vorliegen.
  • Anlage 13 – Eigenerklärung LkSG (Lieferkettensorgfaltspflichten)Pflicht
  • Anlage 9 – Datenschutzerklärung / DSGVO-HinweisePflicht
Eignung des Unternehmens4
  • Handelsregisterauszug (max. 3 Monate alt) oder Gewerbeanmeldung bzw. BerufsregistereintragPflicht
    Alternativ möglich, je nach Rechtsform.
  • Angaben zum Gesamtumsatz der letzten 3 abgeschlossenen GeschäftsjahrePflicht
  • Nachweis einer gültigen HaftpflichtversicherungPflicht
    Aktuelle Police beilegen.
  • Kurze Unternehmensdarstellung (Gründungsjahr, Mitarbeiterzahl)Pflicht
Fachliche & technische Referenzen und Anforderungen5
  • Anlage 1 – ReferenzlistePflicht
    Vergleichbare Projekte mit Inventur-/RFID-/SAP-Integration auflisten.
  • Anlage 4 – Fachliche und technische Anforderungen (ausgefüllt)Pflicht
    Inkl. Wertungspunkte gemäß Zelle H576.
  • Anlage 2 – Leistungsbeschreibung – nur zur Informationoptional
    Verbleibt beim Bieter; muss nicht eingereicht werden.
  • Anlage 10 – Beispiel Kommunikations-/Protokollmatrixoptional
    Verbleibt beim Bieter.
  • Anlage 11 – Allgemeine Auftrags- und Zahlungsbedingungen (AAB) – anerkennenPflicht
    Mit 'Ja' im Leistungsverzeichnis (Kriterium 18) bestätigen, keine eigenen Bedingungen.
Leistungsverzeichnis & Preisblatt3
  • Anlage 3 – Leistungsverzeichnis (LV) als AI-VM-Datei UND unterschriebenes PDFPflicht
    Alle farbig markierten Felder ausfüllen, Preise netto, Gesamtbetrag netto und brutto.
  • Wertungsfragen Nr. 1–18 im LV beantwortenPflicht
    Nr. 1: Punkte gemäß Anlage 4 Zelle H576 eintragen; Nr. 3–18 sind Ja/Nein-Ausschlusskriterien.
  • Gesamtangebotssumme (netto und inkl. USt.) eintragenPflicht
Vertragsunterlagen & Datenschutz4
  • Anlage 5 – Geheimhaltungsvereinbarung (NDA)Pflicht
  • Anlage 14 – TeleservicevereinbarungPflicht
  • Anlage 15 – EVB-IT Systemlieferungsvertrag (vom Bieter auszufüllt)Pflicht
  • Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVOPflicht
    Vom Bieter bereitzustellen.
Optionale / ergänzende Anlagen2
  • Anlage 14 – Teleservicevereinbarung (gilt auch als Ergänzung)Pflicht
    Bereits oben gelistet.
  • VOL-Angebotsschreiben (PDF mit Unterschrift des gesetzlichen Vertreters)Pflicht
    Rechtsverbindlich unterzeichnen.

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Frist:

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