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Migration des ERP-Systems Microsoft Dynamics NAV zu Microsoft Dynamics 365 Business Central

Wirtschaftsförderung Sachsen GmbH (WFS) | 1. Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion SachsenDresden, SachsenFrist: (in 15 Tagen)

Zusammenfassung

Die Wirtschaftsförderung Sachsen GmbH (WFS) in Dresden lässt ihr bestehendes ERP-System Microsoft Dynamics NAV 2018 in die Cloud-Variante Microsoft Dynamics 365 Business Central überführen.

Was ist zu tun?

  • Das alte ERP-System analysieren und die Daten in das neue System übernehmen
  • Alle WFS-spezifischen Anpassungen und Reportings im neuen System neu aufbauen (nach Microsoft Clean Code Architecture)
  • Schnittstellen zu Drittsystemen anbinden (u.a. LOGA/KISA, Sage HR Suite)
  • Spezifische Anpassungen für Vergabe-, Steuer- und Projektverwaltung umsetzen
  • Berechtigungskonzept, Tests, Schulungen und Go-Live zum 01.01.2028 durchführen
  • Pflege und Support nach Go-Live sicherstellen
  • Eine Exit-Strategie für den Fall eines Anbieterwechsels vorlegen

Vertragslaufzeit: 01.09.2026 bis mindestens 31.12.2030.

Zuschlagskriterien: 40 % Preis, 60 % Konzept (Migrationskonzept, EXIT-Strategie, Zeitplan, Personalkonzept, fachliche Expertise).

Verfahren: Offenes Verfahren, elektronische Angebotsabgabe über evergabe.de, Nachunternehmer nur mit Zustimmung des Auftraggebers.

Original-Bekanntmachung ansehen

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Noch 15 Tage bis zur Angebotsfrist
Termin / Frist
20262027202820292030
MAINOVMAINOVMAINOVMAINOVMAINOV
Veröffentlichung
Bieterfragen-Frist
Angebotsfrist
Angebotsöffnung
Bindefrist
Vertragsbeginn
Vertragslaufzeit
Eingeschränkte Anwesenheit
Ausführungsbeginn
Gewährleistung Pflege S
Gewährleistung System Standardsoftware
Stabiler Echtbetrieb
Erste Preisanpassung möglich
Vertragsende
Heute
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität6 Kriterien
Preis 40%Qualität 60%
  • Preis40%

    Preiswertung basierend auf Verhältnis des angebotenen zum minimalen Wertungspreis

  • Konzept60%

    Gesamtbewertung des Konzepts nach mehreren Unterkriterien

Bewertungsformel

Punkte Gesamt = 0,40 * Punkte Preis + 0,60 * Punkte Konzept

Alle Zuschlagskriterien inkl. Gewichtungen und Bewertungsmethode sind vollständig im Dokument enthalten.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Lizenzen und Cloud-Einrichtung

  • Lieferung der Microsoft Dynamics 365 Business Central Subscriptions (Cloud/SaaS) inkl. aller benötigten ISV-Partnersubscriptions
  • Bereitstellung im Microsoft-Cloud-Tenant der WFS
  • Beratung zur Lizenzplanung: Empfehlung des optimalen Lizenzmix (Essential / Premium / Team Members / ISV-Lizenzen), Skalierung und Anpassung des Lizenzmodells
  • Einrichtung der Cloud-Umgebung inkl. Interoperabilität mit Microsoft 365, Teams, Power BI und Outlook

Datenmigration

  • Extraktion der Daten aus Microsoft Dynamics NAV 2018
  • Bereinigung, Transformation, Validierung und Import in Business Central
  • Testmigrationen, Differenzmigration und Stichprobenprüfungen
  • Eigenständiges Konzept für die Bewegungsdaten-Migration inkl. Definition des Migrationsstichtags
  • Berücksichtigung des laufenden Datenvolumens (ca. 30 GB pro Monat)

Schnittstellenintegration

  • Anpassung bestehender und ggf. Neuentwicklung erforderlicher Schnittstellen
  • Insbesondere: LOGA/KISA-Lohnbuchungsimport, Sage HR Suite Connected (Reisekostenmodul)
  • Unterstützung der Formate GdPdU und euBP
  • Anbindung u.a. Continia Document Capture, Dynamo Zahlungsverkehr Professional, PersonalMaximal Travel (conscoo), ZuGFeRD Rechnungsausgang (Bartholome-Röder)

Modernisierung der Individualentwicklungen

  • Überführung der WFS-spezifischen Anpassungen und Reportings in die neue BC-Umgebung
  • Umsetzung konsequent nach Microsoft Clean Code Architecture
  • Soweit sinnvoll: Übernahme in den Standard

Geschäftsprozessanalyse und Anpassungen

  • Analyse, Dokumentation und Implementierung der WFS-Geschäftsprozesse in BC
  • Vergaberecht: Vergabestatistik, Vergabevermerk, Vergabedokumentation, SharePoint-Integration, Rahmenverträge, Genehmigungsworkflows
  • Steuerrecht: § 13b UStG, variabler Vorsteuerabzug, jährliche Quote
  • Anlagenbuchhaltung: Sonderposten, Planberichte (mind. 5 Jahre)
  • Projektverwaltung: Pflichtfelder, mehrstufiger Genehmigungsprozess, Berechtigungslogik
  • Zahlungsverkehr: CAMT-Verarbeitung, Zahlungsvorschlagsvorlagen, Workflows, SEPA, OP-Listen, Z4-Meldung, UStVA via ELSTER
  • Ein-/Ausgangsbelege: E-Rechnung (ZuGFeRD, XRechnung), Leitweg-ID, Corporate Design

Berechtigungskonzept und Compliance

  • Rollenbasiertes, IKS-konformes Berechtigungskonzept (inkl. Funktionstrennung / Segregation of Duties)
  • Rezertifizierungsprozess
  • Vollständige DSGVO-Konformität
  • Lieferung im Microsoft-Cloud-Tenant der WFS gemäß Compliance-Bestimmungen

Test, Schulung und Go-Live

  • Funktionstests, Integrationstests und User Acceptance Tests (UAT)
  • Rollenbasierte Anwendertrainings inkl. Handouts und Leitfäden
  • Cut-over-Plan und stabile Inbetriebnahme zum 01.01.2028
  • Nachweis stabiler Echtbetrieb ca. 4 Wochen nach Go-Live
  • Berücksichtigung der eingeschränkten Anwesenheit der WFS im Dezember 2027

Dokumentation und Reporting

  • Vollständige Dokumentation in deutscher Sprache: Migrationskonzept, technische Architektur, Testprotokolle, Fehlerberichte, Abnahmeunterlagen
  • Lieferung mindestens 2-fach oder ausdruckbar
  • Bereitstellung einer Software Bill of Materials (SBOM) gemäß BSI TR-03183-2

Wartung, Support und Pflege

  • Post-Go-Live-Support für definierte Zeiträume (wird gemeinsam festgelegt)
  • Übergabe in den Regelbetrieb
  • Langfristige Wartung und Pflege (Pflege-S-Vertrag): Überlassung neuer Programmstände, Störungsbeseitigung, deutschsprachige Hotline (Servicezeiten Mo–Fr 08:00–17:00 Uhr)

EXIT-Strategie

  • Datenexport und vollständige Übergabedokumentation
  • Notfallplan und Berücksichtigung geopolitischer Risiken
  • Tests der Exit-Szenarien
  • Ziel: reibungsloser Anbieterwechsel oder Migration zurück auf andere Plattform

Optionale Erweiterungen

  • Erweiterung der Subscriptions und Schulung weiterer Anwender
  • Integration weiterer Geschäftsprozesse
  • Integrierte Projektzeiterfassung mit Schnittstelle zu C3 Intrakey / SECANDA (1.000–4.000 Buchungen/Monat)

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Ausschlussgründe

  • Eigenerklärung, dass keine zwingenden Ausschlussgründe gem. § 123 Abs. 1 und Abs. 4 GWB vorliegen (u.a. Verurteilungen wegen Betrug, Geldwäsche, Bestechung, Terrorismusfinanzierung, Menschenhandel, Bildung krimineller/terroristischer Vereinigungen, Subventionsbetrug; Verletzung von Steuer-/Abgaben-/Sozialversicherungspflichten)
  • Eigenerklärung, dass keine fakultativen Ausschlussgründe gem. § 124 Abs. 1 GWB vorliegen (z.B. Verstöße gegen umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen, Insolvenz, schwere Verfehlung, Wettbewerbsverzerrung, Interessenkonflikt, mangelhafte Auftragsausführung, Täuschung)
  • Russland-Embargo-Eigenerklärung: weder Bieter noch Mitglieder von Bietergemeinschaften noch relevante Unterauftragnehmer/Lieferanten (> 10 % des Auftragswerts) fallen unter Art. 5k Abs. 1 VO (EU) 833/2014 i. d. F. der VO (EU) 2022/576; dies gilt für die gesamte Vertragslaufzeit

Persönliche und berufliche Eignung

  • Eintragung im Berufs- oder Handelsregister des Sitz-Mitgliedstaates (Kopie, max. 1 Jahr alt)
  • Ersatzzweise Gewerbeanmeldung/-ummeldung oder Erklärung zur Entbehrlichkeit, jeweils mit Angabe der USt-IdNr.
  • Mitgliedschaft in einer Berufsgenossenschaft (Bezeichnung und Mitgliedsnummer); bei Sitz im Ausland: Angabe des zuständigen Versicherungsträgers
  • Qualifiziertes Personal; deutschsprachige Kommunikation; Verpflichtung auf Datengeheimnis

Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit

  • Angaben zum Umsatz der letzten 3 Geschäftsjahre aus vergleichbaren Leistungen (Migration, Beratung, Einführung von ERP-Systemen)
  • Haftpflichtversicherung (oder Bereitschaftserklärung) mit Mindestdeckungssummen: 3.000.000 EUR für Personen- und Sachschäden, 500.000 EUR für Vermögensschäden
  • Bereitschaft zur Stellung von Sicherheiten (Vertragserfüllungs- und Mängelhaftungsbürgschaft) gemäß EVB-IT System AGB

Fachliche Expertise

  • Einführung, Anpassung und Betreuung von Microsoft Dynamics 365 Business Central und Microsoft Dynamics NAV
  • Abbildung komplexer Finanz-, Projekt- und Verwaltungsprozesse für NPOs/NGOs
  • Nachweis der Erfahrung mit den konkreten WFS-Partnerlösungen (z.B. Sage HR Suite Connected / Reisekostenmodul, LOGA/KISA-Schnittstelle, Continia Document Capture, Dynamo Zahlungsverkehr Professional, PersonalMaximal Travel, ZuGFeRD Rechnungsausgang)

Referenzen

  • 3 wesentliche, in den letzten 5 Jahren erbrachte vergleichbare Leistungen
  • Vergleichbarkeit: erfolgreiche Migration oder Einführung von Microsoft Dynamics 365 Business Central bei NPOs/NGOs
  • Pro Referenz anzugeben: Leistungsumfang, Auftragswert, Leistungszeit, Leistungsorte, Auftraggeber (möglichst mit Ansprechpartner)

Präqualifikation und Bietergemeinschaften

  • Alternativ zu den vorgenannten Eignungsnachweisen: gültige AVPQ-Eintragungsbescheinigung, sofern Inhalt mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar
  • Bietergemeinschaften: rechtsverbindliche Erklärung aller Mitglieder (Bildung ARGE, Mitgliederliste, bevollmächtigter Vertreter, gesamtschuldnerische Haftung); Eignung jedes Mitglieds einzeln nachzuweisen
  • Nachunternehmer/Partner: nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Auftraggebers; Art und Umfang des Leistungsanteils darstellen; Verpflichtungserklärung sowie in gleichem Umfang geforderte Erklärungen, Referenzen und Nachweise einreichen
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: innerhalb der letzten 5 JahreVolumen: nicht spezifiziert

Erfolgreich durchgeführte Migration oder Einführung von Microsoft Dynamics 365 Business Central bei NPOs/NGOs (gemeinnützigen Organisationen)

Pro Referenz sind anzugeben: Leistungsumfang, Auftragswert, Leistungszeit, Leistungsorte und Auftraggeber (möglichst mit Ansprechpartner). Alternativ: gültige AVPQ-Eintragungsbescheinigung.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

11+Angebote erwartet
Hohe Konkurrenz

Median rund 15 Angebote.

Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 34%4–10 · 30%11+ · 35%

Unternehmen, die ähnliche Ausschreibungen gewonnen haben

Aus vergleichbaren bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)

Checkliste zur Angebotsabgabe

Konkrete Schritte laut Vergabeunterlagen

Formale Angebotsabgabe3
  • Angebot elektronisch über evergabe.de einreichenPflicht
    Andere Formen führen zum Ausschluss
  • Alle Unterlagen vollständig in deutscher SprachePflicht
  • Rechtsverbindliche Unterschrift (Original) auf allen Erklärungen und dem PreisblattPflicht
    Vertretungsberechtigte Person laut Register; sonst gilt das Angebot als nicht abgegeben
Eignungsnachweise5
  • Eintragung im Handels- oder Berufsregister (Kopie, max. 1 Jahr alt) beifügenPflicht
    Ersatzweise Gewerbeanmeldung oder Erklärung zur Entbehrlichkeit; zusätzlich USt-IdNr.
  • Umsatzangaben der letzten 3 Geschäftsjahre für vergleichbare Leistungen (ERP-Migration, -Beratung, -Einführung)Pflicht
  • Nachweis Haftpflichtversicherung (oder Bereitschaftserklärung): mind. 3 Mio. € Personen-/Sachschäden, 500.000 € VermögensschädenPflicht
  • Mitgliedschaft Berufsgenossenschaft angeben (Bezeichnung + Mitgliedsnummer)Pflicht
  • Alternativ: gültige AVPQ-Eintragungsbescheinigung vorlegenoptional
    Ersetzt Punkte 1–3, sofern Inhalt mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar
Fachliche Konzepte12
  • Detailliertes, schlüssiges und nachvollziehbares Migrationskonzept erstellenPflicht
    Inhalte siehe Leistungsbeschreibung Kapitel 5.1.1; Mindestnote 2,5, sonst Ausschluss
  • Vollständige, schlüssige EXIT-Strategie vorlegenPflicht
    Datenexport, Dokumentation, Notfallplan, geopolitische Risiken, Tests; Mindestnote 2,5, sonst Ausschluss
  • Eigenständiges Konzept für die Bewegungsdaten-Migration (inkl. Migrationsstichtag)Pflicht
  • Lizenz- und Migrationskonzept erstellenPflicht
  • Verbindliche Projektroadmap mit Arbeitspaketen, Meilensteinen und Go-Live 01.01.2028Pflicht
  • Personelles Einsatzkonzept (wer arbeitet wann in welcher Rolle)Pflicht
  • Detaillierter Abnahmeplan (Testumfang, Methoden, Rollen, Zeitablauf)Pflicht
  • Risikobewertung und MaßnahmenplanungPflicht
  • Kommunikations- und Abstimmungsprozesse (Projektsteuerkreis, Statusmeetings, Reporting)Pflicht
  • Berechtigungskonzept (rollenbasiert, IKS-konform)Pflicht
  • Cut-over-Plan erstellenPflicht
  • Nachweis fachliche Expertise mit WFS-Partnerlösungen (Sage HR Suite / LOGA, Continia Document Capture, Dynamo Zahlungsverkehr, PersonalMaximal Travel, ZuGFeRD etc.)Pflicht
Referenzen1
  • 3 vergleichbare Referenzen aus den letzten 5 Jahren einreichenPflicht
    Erfolgreiche Migration/Einführung Microsoft Dynamics 365 Business Central bei NPOs/NGOs; pro Referenz: Leistungsumfang, Auftragswert, Leistungszeit, Leistungsorte, Auftraggeber (möglichst mit Ansprechpartner)
Preisblatt und Kalkulation2
  • Preisblatt (Anlage 07) ausfüllen und unterschreiben (mit Firmenstempel)Pflicht
    Arbeitsvolumen in Personentagen in Euro; Nettosumme, +19 % USt., Bruttosumme; ggf. optionale Projektzeiten-Erweiterung
  • Detailliertes und differenziertes Kostenangebot zusätzlich zum Preisblatt erstellenPflicht
    Gemäß Teil 2 Leistungsbeschreibung; das Preisblatt ersetzt dieses nicht
Erklärungen und Formulare2
  • Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (Anlage 04) abgebenPflicht
    §§ 123, 124 GWB
  • Eigenerklärung Russland-Embargo (Anlage 05) abgebenPflicht
    Bestätigung, dass weder Bieter noch relevante Unterauftragnehmer unter Art. 5k VO (EU) 833/2014 fallen
Vertragliche Unterlagen (EVB-IT)3
  • EVB-IT-Vertragsvorlagen mit Eintragungen versehen (Anlagen 08–13)Pflicht
    EVB-IT System, EVB-IT Überlassung Typ B, EVB-IT Pflege S (zzgl. AGB)
  • Bei Bietergemeinschaft: ARGE-Erklärung (Bildung, Mitgliederliste, bevollmächtigter Vertreter, gesamtschuldnerische Haftung)optional
  • Bei Nachunternehmern: Art und Umfang des Leistungsanteils + Verpflichtungserklärung + geforderte Erklärungen/Referenzen/Nachweiseoptional
    Nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Auftraggebers

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