Personaleinsatzplanung

Die PEP-Lösung ist zwingend innerhalb der bestehenden SAP-HCM-Umgebung des Auftraggebers (H4S4) zu implementieren – als Komponente Personaleinsatzplanung des SAP ERP HCM. Eine vollständige Integration in das SAP HCM des Auftraggebers ist erforderlich.

Wichtige Rahmenbedingungen:

• Keine zusätzlichen Schnittstellen zu Drittsystemen.
• Keine Modifikationen am SAP-Standard-Quellcode (Z-Namespace-Schutz).
• SAP Fiori Technologie für die Self-Service-Apps der Beschäftigten (Dienstplanwünsche, Arbeitszeitplan, PDF/Web-Service); die Apps laufen im Fiori-Launchpad des Auftraggebers.
• Mehrmandantenfähigkeit im Rechenzentrumsbetrieb.
• Dreistufige Systemlandschaft (Entwicklung, Test, Produktiv); Customizing und Eigenentwicklungen müssen über alle drei Systeme transportierbar sein.
• Browserbasierte Nutzung in Chrome, Firefox, Edge, Safari (auch mobil), HTML5.1, responsives Design.
• Einhaltung der SAP-Entwicklungsrichtlinien und internen Namensraum-Vorgaben des AG.

• Rahmendienstplan mit Regelungen zur Mindestbesetzung insgesamt, nach Qualifikationen, an Wochenenden, Feiertagen, Rufbereitschaften und Schichten.
• Schichtplanung für Früh-, Spät-, Nachtdienste mit frei definierbaren Zeiten sowie Planung von Bereitschafts- und Rufbereitschaftsdiensten (inkl. Nachtarbeit > 12 h nach TVöD-B).
• Dienstplanerstellung automatisch und/oder manuell per Drag & Drop / Klick in Monats-, Wochen- und Tagesansichten; Berücksichtigung von Urlaub, Kontenständen und Mitarbeiterwünschen.
• Kundenanlage: Anlage von Bereichen durch den Kunden selbst möglich.
• Ampel-Visualisierung / Farbcodierung für Über-/Unterbelegung in Tages-, Wochen- und Monatssichten.
• Stundensalden-Neuberechnung bei Änderungen.
• Umlaufpläne und Springer-Verwaltung.
• Rechtliche Quoten zur Mindestpersonalstärke.

• Unterstützung von Negativ- und Positivzeitwirtschaft.
• Verwaltung von Soll-, Plan- und Ist-Zeiten.
• Arbeitszeitkonten mit Verfallsfristen und Kappungsgrenzen.
• Abwesenheiten: Freizeitausgleich, Arbeitsunfähigkeiten und sonstige Abwesenheiten.
• Integration mit Zeitwirtschaft und Personalabrechnung des AG.

• Fiori-Self-Service-Apps für Beschäftigte: Dienstplanwünsche, Anzeige des persönlichen Arbeitszeitplans (als PDF/Web-Service).
• Auswertungen zu geplanter/Ist-Arbeitszeit, Sollarbeitszeit und Arbeitszeitkonten.
• Berichte zu Mitarbeitereinsatzplänen, Qualifikationen, Abwesenheiten, Überstunden und Soll/Ist-Vergleichen.

• Rollen-/Nutzertremung zwischen Planer-Nutzern und Administratoren.
• Nutzung der SAP-Berechtigungsprofile des AG.
• TLS-Verschlüsselung, Log-Infrastruktur, Schwachstellenmonitoring.
• Berücksichtigung der Komm.ONE-Sicherheitsrichtlinien und des Cyber Resilience Act.
• Konformität mit den Architekturvorgaben des AG.

• Go-Live-Workshop: 8 Stunden (optional als 2 separate Workshops).
• Administratorenschulung: 10 Personen.
• Multiplikatorenschulung: 10 Personen.
• Optional: Nutzerschulungen bei Kunden.
• Digitale Schulungsunterlagen in deutscher Sprache, lizenzfrei und bearbeitbar.
• Optional: Schulungsvideos.
• Technische Dokumentation der Implementierung nach Vorgaben des AG – ausgerichtet auf 3rd-Level-Support/Anwendungsentwickler.
• Übergabe sämtlicher Quellcode, Entwicklungsartefakte, Build-/Deployment-Skripte spätestens zur Abnahme.

• Unterstützung Projekteinführung für die ersten 2 Kunden: je 5 Personentage; für die nächsten 3 Kunden: je 3 Personentage.
• Unterstützung Masterbetrieb.
• Servicezeiten 1.–3. Level: Montag–Freitag 08:00–17:00 Uhr (werktags, ohne Samstage, Feiertage, 24.12., 31.12.).
• Störungsmeldungsannahme: täglich 00:00–24:00 Uhr (automatisiert).
• 3rd-Level-Support, Pflege und Wartung sowie Weiterentwicklung bei Bedarf bis 31.12.2030.
• Übergabe in alleinige Verantwortung des AG spätestens im Jahr 2030 – der Auftragnehmer muss den AG befähigen, die Lösung bis dahin selbstständig zu betreiben und weiterzuentwickeln.

• Keine Ausschlussgründe nach § 123 GWB: keine Verurteilungen wegen der einschlägigen Straftatbestände (u. a. §§ 129, 129a, 261, 263, 264, 299, 108e, 333, 334 StGB), keine Geldbuße nach § 30 OWiG, Erfüllung der Steuer-, Abgaben- und Sozialversicherungspflichten, Erklärung zu illegaler Beschäftigung und § 19 MiLoG.
• Keine Ausschlussgründe nach § 124 GWB: keine Verstöße gegen umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen; keine Insolvenz; keine schweren Verfehlungen; keine wettbewerbsbeschränkenden Vereinbarungen; keine Interessenkonflikte; keine Teilnahme an der Verfahrensvorbereitung; keine mangelhafte Auftragsausführung; keine Täuschung; keine unzulässige Einflussnahme.
• Scientology-Schutzerklärung: keine Anwendung/Verbreitung der Hubbard-Technologie.
• Russland-Sanktions-Erklärung (Art. 5k EU-VO 833/2014): weder russische Staatsangehörigkeit/Niederlassung noch > 50 %-Beteiligung durch russische Personen; kein Handeln im Auftrag solcher Personen/Unternehmen.
• Eignung muss während des gesamten Verfahrens fortbestehen; Änderungen der Eignung (inkl. Unternehmensumwandlungen) sind dem AG mitzuteilen.

• Handelsregistereintragung: aktueller Auszug (nicht älter als 6 Monate) oder Erklärung, dass keine Eintragungspflicht besteht.
• Berufsgenossenschaft/Unfallkasse: Mitgliedschaft mit Bezeichnung und Mitgliedsnummer.
• Haftpflichtversicherung: marktübliche Industriehaftpflichtversicherung (oder vergleichbare aus EU-Mitgliedstaat); aufrechtzuerhalten bis Vertragsende / mindestens bis Verjährung der Mängelansprüche.

• Umsatz des Unternehmens in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren (Gesamtumsatz + umfangsspezifischer Umsatz); bei neu gegründeten Unternehmen: alternative Unterlagen (z. B. Unternehmensplanungen).
• Arbeitnehmerzahlen (Jahresmittel insgesamt und qualifizierte Mitarbeiter) der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre.

• Mindestens 2 Referenzen über vergleichbare Leistungen aus den letzten 5 abgeschlossenen Geschäftsjahren (2021–2025).
• Vergleichbarkeit: Softwareintegration in SAP HCM – idealerweise eine Personaleinsatzplanung (PEP) – mit App-Entwicklung in SAP Fiori.
• Referenzgeber: öffentlicher Auftraggeber gem. § 99 Nr. 2/3 GWB.
• Pflichtangaben pro Referenz (Formular, max. 4 Seiten): Name/Anschrift Referenzgeber inkl. Ansprechpartner mit Telefon/E-Mail, aussagekräftige Leistungsbeschreibung (Prozessgröße, Stunden, Personen), Zeitraum (MM.JJJJ – MM.JJJJ), Volumen in EUR netto.
• Der AG behält sich vor, Referenzgeber zu kontaktieren; unzutreffende/nicht überprüfbare Angaben führen zum Ausschluss.

• Technische Sicherheit: Umsetzung anerkannter Regeln der Technik gem. Art. 32 DSGVO (z. B. ISO 27001, BSI IT-Grundschutz, TISAX) mit entsprechendem Zertifikat – oder Erklärung, warum die Klein-/Kleinstunternehmen-Regelung greift.
• Datenschutzbeauftragter: Benennung gem. Art. 37 DSGVO mit Benennungsurkunde und aufsichtsbehördlicher Empfangsbestätigung – oder Begründung der Nicht-Benennungspflicht.
• Keine DSGVO-Bußgelder nach Art. 83 DSGVO in den letzten 5 Jahren (auch nicht gegen Mutterunternehmen/Auftragsverarbeiter).
• Drittlandübermittlung: bei geplanter Übermittlung Nachweis der Einhaltung der Bedingungen von Kapitel V DSGVO.

• Das Vergabeverfahren ist offen (open procedure) und richtet sich an einen breiten Bieterkreis.
• Die Ausschreibung ist nicht für KMU geeignet (eforms_sme_suitable: false).
• Bei Bietergemeinschaften und Eignungsleihe sind die Formblätter von jedem Mitglied / jedem eignungsverleihenden Unternehmen gesondert auszufüllen.
• Die Vergabestelle behält sich vor, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmens- oder leistungsbezogene Unterlagen nachzufordern – ein Anspruch hierauf besteht jedoch nicht.