Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenEuropaweite Ausschreibung im offenen Verfahren für die Implementierung einer Softwarelösung zur Personaleinsatzplanung (PEP) auf Basis von SAP HCM for SAP S/4HANA mit SAP-Fiori-Self-Service-Apps.
Was beschafft wird: Eine fertige PEP-Lösung inklusive Schicht-/Dienstplanung, Bereitschafts- und Rufbereitschaftsdiensten, Zeitkontenverwaltung, Auswertungen und Fiori-Apps für Beschäftigte – vollständig integriert in die bestehende SAP-HCM-Landschaft, ohne Modifikationen am SAP-Standard und ohne separate Schnittstellen zu Drittsystemen.
Was der Bieter mitbringen muss: Mindestens 2 Referenzen über vergleichbare SAP-HCM-Softwareintegrationen mit App-Entwicklung in SAP Fiori (Zeitraum 2021–2025), Nachweise zu Eignung und Zuverlässigkeit, ausgefüllten Kriterienkatalog, DSGVO-Erklärungen, Tariftreueerklärung sowie ein vollständiges Preisangebot.
Vertragslaufzeit: 01.09.2026 bis 31.12.2030 (ca. 4 Jahre 4 Monate).
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertDie Angebotsfrist ist abgelaufen.
HEUTE
Termin / FristJAN2021 JUL JAN2022 JUL JAN2023 JUL JAN2024 JUL JAN2025 JUL JAN2026 JUL JAN2027 JUL JAN2028 JUL JAN2029 JUL JAN2030 JUL
Referenzzeitraum
Handelsregisterauszug max. Alter
Veröffentlichung
Bieterfragen-Frist
Angebotsfrist
Angebotsöffnung
Zuschlag
Bindefrist
Angebotsgültigkeit
Vertragsbeginn
Vertragslaufzeit
Übergabe an Auftraggeber
Vertragsende
Verjährung Sachmängelbis 2032
Verjährung Rechtsmängelbis 2033
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität4 Kriterien
Preis 40%Qualität 60%
- Qualität (Leistung)60%
Zusammenfassung der B-Bewertungskriterien (lfd. Nr. 2-4) aus dem Kriterienkatalog. Bewertet werden funktionale Anforderungen an die Personaleinsatzplanungs-Software (Dienstplanung, Rollen/Rechte/Integration, Sicherheit).
- Preis40%
Gesamtangebotspreis (lfd. Nr. 5) aus dem Preisblatt. Maximale Bewertungspunkte: 1300.
KI-Hinweis: Zuschlagskriterien (Qualität 60% / Preis 40%), Bewertungsmechanik (B1 ja/nein, B2 abgestuft) und alle Unterkriterien inkl. Punkte und prozentualer Gewichtung sind im Verfahrensleitfaden und Kriterienkatalog vollständig angegeben.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenTechnologische Einbettung
Die PEP-Lösung ist zwingend innerhalb der bestehenden SAP-HCM-Umgebung des Auftraggebers (H4S4) zu implementieren – als Komponente Personaleinsatzplanung des SAP ERP HCM. Eine vollständige Integration in das SAP HCM des Auftraggebers ist erforderlich.
Wichtige Rahmenbedingungen:
Keine zusätzlichen Schnittstellen zu Drittsystemen.Keine Modifikationen am SAP-Standard-Quellcode (Z-Namespace-Schutz).SAP Fiori Technologie für die Self-Service-Apps der Beschäftigten (Dienstplanwünsche, Arbeitszeitplan, PDF/Web-Service); die Apps laufen im Fiori-Launchpad des Auftraggebers.Mehrmandantenfähigkeit im Rechenzentrumsbetrieb.Dreistufige Systemlandschaft (Entwicklung, Test, Produktiv); Customizing und Eigenentwicklungen müssen über alle drei Systeme transportierbar sein.Browserbasierte Nutzung in Chrome, Firefox, Edge, Safari (auch mobil), HTML5.1, responsives Design.Einhaltung der SAP-Entwicklungsrichtlinien und internen Namensraum-Vorgaben des AG.
Kernfunktionen Personaleinsatzplanung
Rahmendienstplan mit Regelungen zur Mindestbesetzung insgesamt, nach Qualifikationen, an Wochenenden, Feiertagen, Rufbereitschaften und Schichten.Schichtplanung für Früh-, Spät-, Nachtdienste mit frei definierbaren Zeiten sowie Planung von Bereitschafts- und Rufbereitschaftsdiensten (inkl. Nachtarbeit > 12 h nach TVöD-B).Dienstplanerstellung automatisch und/oder manuell per Drag & Drop / Klick in Monats-, Wochen- und Tagesansichten; Berücksichtigung von Urlaub, Kontenständen und Mitarbeiterwünschen.Kundenanlage: Anlage von Bereichen durch den Kunden selbst möglich.Ampel-Visualisierung / Farbcodierung für Über-/Unterbelegung in Tages-, Wochen- und Monatssichten.Stundensalden-Neuberechnung bei Änderungen.Umlaufpläne und Springer-Verwaltung.Rechtliche Quoten zur Mindestpersonalstärke.
Zeitwirtschaft & Zeitkonten
Unterstützung von Negativ- und Positivzeitwirtschaft.Verwaltung von Soll-, Plan- und Ist-Zeiten.Arbeitszeitkonten mit Verfallsfristen und Kappungsgrenzen.Abwesenheiten: Freizeitausgleich, Arbeitsunfähigkeiten und sonstige Abwesenheiten.Integration mit Zeitwirtschaft und Personalabrechnung des AG.
Self-Service, Auswertungen & Berichte
Fiori-Self-Service-Apps für Beschäftigte: Dienstplanwünsche, Anzeige des persönlichen Arbeitszeitplans (als PDF/Web-Service).Auswertungen zu geplanter/Ist-Arbeitszeit, Sollarbeitszeit und Arbeitszeitkonten.Berichte zu Mitarbeitereinsatzplänen, Qualifikationen, Abwesenheiten, Überstunden und Soll/Ist-Vergleichen.
Rollen, Rechte & Sicherheit
Rollen-/Nutzertremung zwischen Planer-Nutzern und Administratoren.Nutzung der SAP-Berechtigungsprofile des AG.TLS-Verschlüsselung, Log-Infrastruktur, Schwachstellenmonitoring.Berücksichtigung der Komm.ONE-Sicherheitsrichtlinien und des Cyber Resilience Act.Konformität mit den Architekturvorgaben des AG.
Schulungen & Dokumentation
Go-Live-Workshop: 8 Stunden (optional als 2 separate Workshops).Administratorenschulung: 10 Personen.Multiplikatorenschulung: 10 Personen.Optional: Nutzerschulungen bei Kunden.Digitale Schulungsunterlagen in deutscher Sprache, lizenzfrei und bearbeitbar.Optional: Schulungsvideos.Technische Dokumentation der Implementierung nach Vorgaben des AG – ausgerichtet auf 3rd-Level-Support/Anwendungsentwickler.Übergabe sämtlicher Quellcode, Entwicklungsartefakte, Build-/Deployment-Skripte spätestens zur Abnahme.
Einführungsunterstützung & Betrieb
Unterstützung Projekteinführung für die ersten 2 Kunden: je 5 Personentage; für die nächsten 3 Kunden: je 3 Personentage.Unterstützung Masterbetrieb.Servicezeiten 1.–3. Level: Montag–Freitag 08:00–17:00 Uhr (werktags, ohne Samstage, Feiertage, 24.12., 31.12.).Störungsmeldungsannahme: täglich 00:00–24:00 Uhr (automatisiert).3rd-Level-Support, Pflege und Wartung sowie Weiterentwicklung bei Bedarf bis 31.12.2030.Übergabe in alleinige Verantwortung des AG spätestens im Jahr 2030 – der Auftragnehmer muss den AG befähigen, die Lösung bis dahin selbstständig zu betreiben und weiterzuentwickeln.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenZuverlässigkeit / Ausschlussgründe
Keine Ausschlussgründe nach § 123 GWB: keine Verurteilungen wegen der einschlägigen Straftatbestände (u. a. §§ 129, 129a, 261, 263, 264, 299, 108e, 333, 334 StGB), keine Geldbuße nach § 30 OWiG, Erfüllung der Steuer-, Abgaben- und Sozialversicherungspflichten, Erklärung zu illegaler Beschäftigung und § 19 MiLoG.Keine Ausschlussgründe nach § 124 GWB: keine Verstöße gegen umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen; keine Insolvenz; keine schweren Verfehlungen; keine wettbewerbsbeschränkenden Vereinbarungen; keine Interessenkonflikte; keine Teilnahme an der Verfahrensvorbereitung; keine mangelhafte Auftragsausführung; keine Täuschung; keine unzulässige Einflussnahme.Scientology-Schutzerklärung: keine Anwendung/Verbreitung der Hubbard-Technologie.Russland-Sanktions-Erklärung (Art. 5k EU-VO 833/2014): weder russische Staatsangehörigkeit/Niederlassung noch > 50 %-Beteiligung durch russische Personen; kein Handeln im Auftrag solcher Personen/Unternehmen.Eignung muss während des gesamten Verfahrens fortbestehen; Änderungen der Eignung (inkl. Unternehmensumwandlungen) sind dem AG mitzuteilen.
Fachliche Eignung (Handelsregister, Berufsgenossenschaft, Versicherung)
Handelsregistereintragung: aktueller Auszug (nicht älter als 6 Monate) oder Erklärung, dass keine Eintragungspflicht besteht.Berufsgenossenschaft/Unfallkasse: Mitgliedschaft mit Bezeichnung und Mitgliedsnummer.Haftpflichtversicherung: marktübliche Industriehaftpflichtversicherung (oder vergleichbare aus EU-Mitgliedstaat); aufrechtzuerhalten bis Vertragsende / mindestens bis Verjährung der Mängelansprüche.
Wirtschaftliche & technische Leistungsfähigkeit
Umsatz des Unternehmens in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren (Gesamtumsatz + umfangsspezifischer Umsatz); bei neu gegründeten Unternehmen: alternative Unterlagen (z. B. Unternehmensplanungen).Arbeitnehmerzahlen (Jahresmittel insgesamt und qualifizierte Mitarbeiter) der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre.
Fachkunde – Referenzen
Mindestens 2 Referenzen über vergleichbare Leistungen aus den letzten 5 abgeschlossenen Geschäftsjahren (2021–2025).Vergleichbarkeit: Softwareintegration in SAP HCM – idealerweise eine Personaleinsatzplanung (PEP) – mit App-Entwicklung in SAP Fiori.Referenzgeber: öffentlicher Auftraggeber gem. § 99 Nr. 2/3 GWB.Pflichtangaben pro Referenz (Formular, max. 4 Seiten): Name/Anschrift Referenzgeber inkl. Ansprechpartner mit Telefon/E-Mail, aussagekräftige Leistungsbeschreibung (Prozessgröße, Stunden, Personen), Zeitraum (MM.JJJJ – MM.JJJJ), Volumen in EUR netto.Der AG behält sich vor, Referenzgeber zu kontaktieren; unzutreffende/nicht überprüfbare Angaben führen zum Ausschluss.
Datenschutz-Eignung (Art. 28 DSGVO)
Technische Sicherheit: Umsetzung anerkannter Regeln der Technik gem. Art. 32 DSGVO (z. B. ISO 27001, BSI IT-Grundschutz, TISAX) mit entsprechendem Zertifikat – oder Erklärung, warum die Klein-/Kleinstunternehmen-Regelung greift.Datenschutzbeauftragter: Benennung gem. Art. 37 DSGVO mit Benennungsurkunde und aufsichtsbehördlicher Empfangsbestätigung – oder Begründung der Nicht-Benennungspflicht.Keine DSGVO-Bußgelder nach Art. 83 DSGVO in den letzten 5 Jahren (auch nicht gegen Mutterunternehmen/Auftragsverarbeiter).Drittlandübermittlung: bei geplanter Übermittlung Nachweis der Einhaltung der Bedingungen von Kapitel V DSGVO.
Hinweise zum Verfahren
Das Vergabeverfahren ist offen (open procedure) und richtet sich an einen breiten Bieterkreis.Die Ausschreibung ist nicht für KMU geeignet (eforms_sme_suitable: false).Bei Bietergemeinschaften und Eignungsleihe sind die Formblätter von jedem Mitglied / jedem eignungsverleihenden Unternehmen gesondert auszufüllen.Die Vergabestelle behält sich vor, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmens- oder leistungsbezogene Unterlagen nachzufordern – ein Anspruch hierauf besteht jedoch nicht.
Referenzprojekte
mindestens 2 ReferenzenZeitraum: 2021–2025 (letzte fünf abgeschlossene Geschäftsjahre)Volumen: Volumen in EUR netto für den gesamten Leistungszeitraum (Angabe pro Referenz erforderlich)
Vergleichbare Leistungen: Softwareintegration in SAP HCM – idealerweise eine Personaleinsatzplanung (PEP) – mit App-Entwicklung in SAP Fiori
Referenzgeber muss öffentlicher Auftraggeber gem. § 99 Nr. 2/3 GWB sein; je Referenz Formular (max. 4 Seiten) mit Name/Anschrift Referenzgeber, Ansprechpartner inkl. Telefon/E-Mail, aussagekräftige Leistungsbeschreibung (Prozessgröße, Stunden, Personen), Zeitraum (MM.JJJJ – MM.JJJJ) und Volumen in EUR netto. Auftraggeber behält sich Kontaktaufnahme zum Referenzgeber vor.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben11+Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 15 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 32%4–10 · 31%11+ · 36%
Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen
Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 26 erledigt
Angebotsformular & Preisangaben
Eignungsnachweise & Eigenerklärungen
Tariftreue & sozialrechtliche Erklärungen
Datenschutz (DSGVO / Art. 28)
Sicherheit & Vertraulichkeit
Formale Vorgaben
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Auf einen Blick
Auftraggeber
civillent GmbH | Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Anschrift
72770 Reutlingen
Ort
70499 Stuttgart
Kategorie
SAP-Beratung
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.civillent.de/start ↗Weitere Ausschreibungen SAP-Beratung
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