Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Max-Planck-Gesellschaft sucht über eine Rahmenvereinbarung einen IT-Dienstleister, der ihre IT-Service-Management-Prozesse weiterentwickelt, bei Ausschreibungen und Transitionen unterstützt, eine serviceorientierte Betriebsstruktur aufbaut, Technologie-Beratung leistet (u.a. Desktop, Microsoft/M365, Web/CMS), Projektleitungsaufgaben übernimmt und Wissenstransfer sicherstellt.
Bieter müssen ein verbindliches Angebot mit Stundensätzen für 5 Senior-Consultant-Rollen abgeben, drei Fachkonzepte (je max. 3 Seiten) einreichen, Profile für die vorgesehenen Mitarbeitenden vorlegen und ihre Eignung per Eigenerklärung (Anlage D.1) nachweisen.
Die Angebotsabgabe erfolgt ausschließlich elektronisch über das Vergabeportal tender24.de bis zum 31.07.2026 um 12:00 Uhr.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertZuschlagskriterien
Gewichtung laut Vergabeunterlagen- Konzept 1: Steuerung und Optimierung des IT-Service-Managements im operativen Betrieb in Multiprovider-Umgebungen30%
Darstellung wichtiger Strukturen, Prozesse und Aspekte für serviceorientierte IT-Leistung in einer Multiprovider-Umgebung, inkl. Lifecycle-Steuerung, Harmonisierung von ITSM-Prozessen, Change-Management, Service-Level-Steuerung und Governance-Strukturen. Bewertet werden Schlüssigkeit/Plausibilität, Herangehensweise/Methodik, Differenzierungsgrad und Struktur der Darstellung.
- Konzept 2: Serviceorientiertes Betriebskonzept zur Einführung und Integration einer Cloud-Lösung (z. B. M365) in bestehende ITSM-Strukturen30%
Beschreibung der wesentlichen Strukturen, Prozesse und Maßnahmen für ein serviceorientiertes Betriebskonzept zur Einführung und Integration einer Cloud-Lösung, inkl. Integration in bestehende Prozesse, Governance, Überführung in den Betrieb, Service-Level-Steuerung und Anforderungs-/Change-Management.
- Konzept 3: Methodische Vorgehensweise zur Unterstützung der IT bei einem öffentlichen Vergabeverfahren und der folgenden Dienstleistungs-Transition40%
Beschreibung des Prozesses und der Tätigkeiten in den Phasen eines Vergabeverfahrens mit kritischen Erfolgsfaktoren sowie Planung und Durchführung der Transition zum Leistungsbeginn für einen Managed Application Service, inkl. Vergabeunterlagen-Entwicklung, Verfahrensbegleitung, Transition/Transformation und Risikominimierung.
Z = (L / P) · Skalierungsfaktor, wobei L = Leistungspunktzahl (0-3 Punkte), P = Wertungspreis, Skalierungsfaktor = einheitlicher Faktor für alle Angebote
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenIT Service- und Prozess-Management
Weiterentwicklung, Optimierung und Dokumentation der ITSM-Prozesse nach ITIL v3.
Beratung bei ITSM-Fragestellungen in Projekten.
Aufbau eines standardisierten Service-Level-Management-Prozesses, einheitliches Berichtswesen und zentrale Providersteuerung.
Implementierung ausgewählter Prozesse in ITSM-Tools (insbesondere SAP Solution Manager).
Begleitung von Transition und Transformation von IT-Services.
Unterstützung bei IT-Leistungsbeschreibungen
Erstellung von Bedarfs- und Durchführbarkeitsanalysen für IT-Vergaben.
Marktsondierung und Due-Diligence-Prüfung von IT-Anbietern.
Erstellung von Lastenheften und Prüfung von Pflichtenheften für IT-Dienstleistungsvergaben.
Serviceorientierte Betriebsstruktur und Technologie-Beratung
Aufbau und Pflege einer serviceorientierten Betriebsstruktur in den Bereichen Desktop/Basisapplikationen (Microsoft/AD/EntraID/M365, Server-Client), Web/CMS-Umfeld (Linux, Apache, F5 Loadbalancing) sowie Application Projects und Application Management.
Übernahme einer Solution-Architect-Rolle und 2nd-Level-Support für diese Umgebungen.
Umsetzungskonzepte, Marktanalysen, Vorstudien, Anforderungserfassung und Integration neuer Applikationen.
Projektleitung & Aufwände
Projektleitung und Projektcontrolling für neue betriebsrelevante Services (Desktop, Web/CMS, SharePoint) sowie für Betriebsanpassungen mit Projektcharakter.
Personen- und Aufwandsschätzung: geschätzt rund 1.100 Personentage pro Jahr (24 Monate = ca. 2.200 Tage), Höchstvolumen über die gesamte Laufzeit von 4.320 Personentagen.
1 Personentag (PT) = 8 Personenstunden. Reisekosten zu MPG-Standorten in München (inkl. Martinsried und Garching) sind im Stundensatz enthalten.
Erfüllungsort, Zeiten und Know-how-Transfer
Leistungsort überwiegend beim Auftragnehmer, daneben beim Auftraggeber in München und an weiteren MPG-Standorten in Deutschland (z.B. Max-Planck-Institute).
Servicezeiten Montag–Freitag 08:00–17:00 Uhr; kurzfristige Erreichbarkeit für Meetings (Video, Telefon, E-Mail) 09:00–17:00 Uhr.
Verpflichtender Know-how-Transfer: Dokumentation aller Leistungen, Aufbau/Pflege von Wissensdatenbanken, Erstellung technischer Dokumentationen als Bausteine für Leistungsbeschreibungen, Schulung und Befähigung des Auftraggebers, Hinweise auf methodische und technologische Entwicklungen.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenAusschlussgründe
Erklärung, dass keine zwingenden Ausschlussgründe nach § 123 GWB vorliegen (z.B. Verurteilungen wegen Insolvenzstraftaten, Täuschung, Terrorismusfinanzierung, Geldwäsche; rückständige Steuern/Sozialabgaben).
Erklärung, dass keine fakultativen Ausschlussgründe nach § 124 GWB vorliegen (z.B. Verstöße gegen Umwelt-/Sozial-/Arbeitsrecht, Insolvenz, schwere Verfehlungen, wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen, Interessenkonflikte, unlautere Einflussnahme, Schwarzarbeit, Verstöße gegen Mindestlohn oder Arbeitnehmer-Entsendegesetz; LkSG-Konformität je nach Unternehmensgröße).
Fachliche Eignung – Unternehmen
Eintragung im Berufs- oder Handelsregister des Sitzes (oder vergleichbarer Eintrag/kein Erfordernis).
Vorlage einer marktüblichen Industriehaftpflichtversicherung mit Mindestdeckung: 5 Mio. EUR für Personenschäden und 500.000 EUR für Sach-/Vermögensschäden, jeweils mindestens 2-fach maximiert pro Jahr.
Angabe der Unternehmensgröße (Kleinst-/Klein-/Mittel-/Großunternehmen) nach EU-Definition.
Mindestens 3 vergleichbare Referenzen aus den letzten 3 Jahren ab Bekanntmachung: mindestens eine für die Ausschreibungs-/Transitionsbegleitung im IT-Betrieb Forschung und Lehre (≥100 Tage Eigenleistung, Auftragsvolumen ≥5 Mio. EUR), mindestens zwei im ITSM-Umfeld (Service Katalog, Incident/Request Management, Providersteuerung), mindestens eine Microsoft-/Azure-Beratung im wissenschaftlichen Umfeld und mindestens eine CMS-/Linux-/Load-Balancing-Referenz (≥100 Sites, ≥50 Linux-Server).
Russland-Sanktionserklärung nach Art. 5k VO (EU) 833/2014.
Sprachkenntnisse: verhandlungssicheres Deutsch und gutes Englisch.
Ausschlusskriterien für das Angebot
Alle 5 Senior-Consultant-Rollen (Senior Consultant IT Services, Desktop/Basisapplikationen, Application Projects, Application Management, Web/CMS) müssen qualifikationsgemäß besetzt sein.
Je Konzept muss mindestens 1 von 3 möglichen Punkten erzielt werden, sonst Ausschluss.
Geforderte Zertifizierungen (z.B. ITIL Foundation) müssen bis zum Abgabetermin nachgewiesen oder als gleichwertig dargelegt werden.
Vollständigkeit der drei Fachkonzepte (je max. 3 DIN A4-Seiten zu Multiprovider-ITSM, Cloud-/M365-Integration, Vergabe & Transition).
Zuschlagskriterien (Wertung)
Die Wertung erfolgt nach dem Preis-Leistungs-Verhältnis (Formel Z = (L/P) × Skalierungsfaktor).
Gewichtung:
Die Senior-Consultant-IT-Services-Person wird namentlich als zentrale Ansprechperson (SPoC) benannt; ein Stellvertreter ist vorzusehen. Kontinuität des Teams über die Vertragslaufzeit ist erwünscht.
Datenschutz / Auftragsverarbeitung
Verpflichtung zur Auftragsverarbeitung gemäß AVV, Schutzklasse „hoch".
Verarbeitung nur in EU/EWR, Drittlandtransfer nur mit Zustimmung.
Verschlüsselung sensibler/persönlicher Daten per S/MIME; Vertraulichkeitsverpflichtung der Beschäftigten mit Fortdauer 3 Jahre nach Vertragsende.
Technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DS-GVO, ggf. Nachweis über Zertifizierungen, Testate und Audits.
Begleitung einer Ausschreibung nach öffentlichem Vergaberecht im Bereich Forschung und Lehre im IT-Betrieb, mit anschließender Transitionbegleitung
Vergleichbare Referenz mit Referenznummer, Auftraggeber, Zeitraum, Inhalt, Volumen; pro Referenz separater Anhang max. 3 DIN A4-Seiten
ITSM-Prozess-, Projekt- und Betriebsunterstützung (IT Service Katalog, Incident Management, Service Request Management, Providersteuerung)
Separate Anhänge; je max. 3 DIN A4-Seiten mit Auftraggeber, Zeitraum, Inhalt, Volumen
Consulting und Service-Unterstützung im Microsoft-Umfeld (Azure, AD, Exchange) im wissenschaftlichen Umfeld
Anhang gemäß Anlage D.1
Multi-Site CMS-Installationen, Konfiguration/Administration Linux-Server, Apache Webserver, mySQL/mariaDB (insb. Datenbankreplikation), F5 BIG-IP LTM/APM LoadBalancer, TLS
Anhang gemäß Anlage D.1