SAP Applikationsbetreuung und schrittweise Umstellung auf Fiori

Strategieberatung (ca. 50 Personentage):

• Prüfung und konzeptionelle Neuausrichtung von Geschäftsprozessen
• Auswahl passender SAP-Module und Schnittstellen
• Erstellung einer SAP-Roadmap
• Langfristige Support- und Optimierungsstrategien

Integrationsmanagement (ca. 80 Personentage):

• Benennung einer verantwortlichen Person (AN-Vertretung) als zentrale Ansprechperson
• Steuerung der SAP-Solution-Manager-Aufträge, Einsatzplanung der Berater
• Sicherstellung, dass je Modul mindestens ein Senior-Berater verfügbar ist
• Eskalationsmanagement
• Stundennachweis-Führung; Leistungsnachweise monatlich bis 10. des Folgemonats
• 2-wöchentliche Integrationsmanagement-Termine (mind. 1 h); mindestens 1 Vor-Ort-Termin je Quartal beim Auftraggeber

Support und Incident Management (ca. 380 Personentage):

• Annahme, Klassifizierung und Bearbeitung von Störungsmeldungen über SAP Solution Manager (CHARM/Ticketerstellung)
• Störungsklassen mit definierten Reaktions- und Erledigungszeiten (gilt Mo–Fr 06:00–20:00 Uhr):
• Betriebsverhindernde Störung: Reaktion 0,5 h, Erledigung 4 h
• Betriebsbehindernde Störung: Reaktion 4 h, Erledigung 16 h
• Leichte Störung: Reaktion 8 h, Erledigung 40 h
• Sonstige Anfragen: Reaktion 12 h, Erledigung 50 h
• Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft (Störungsbeseitigung, Vergütung nach Aufwand)
• Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft (vorbeugende Maßnahmen)
• Hotline und Rufbereitschaft
• Teleservice ausschließlich über Citrix/VDI/SAP-Lösungen (verschlüsselt, durch AG initiiert)
• Bearbeitung in deutscher Sprache

Change Management Wartungszyklen (ca. 220 Personentage):

• Begleitung von bis zu 4 SAP-Wartungszyklen pro Jahr (max. 30 Beratungstage je Zyklus)
• Installation, Customizing, Integration neuer Programmstände
• Tests und Abnahme

Change Management Projekte (ca. 285 Personentage gesamt):

• E-Rechnung Eingang (ca. 80 PT): Produktivsetzung zum 01.01.2027; Einführung der elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung im SAP
• § 2b UStG (ca. 25 PT): Gesetzliche Pflicht ab 01.01.2027; Sollkonzeption und technische Umsetzung der umsatzsteuerrechtlichen Änderungen im SAP
• Fiori-Einführung (ca. 180 PT): Schrittweise Umstellung von Modulen und Geschäftsprozessen (z.B. aus dem PSM- und FI-Umfeld) von SAP GUI auf Fiori-Apps; Pflicht zur Versendung von E-Ausgangsrechnungen ab 01.01.2028
• Optionale weitere SAP-Projekte (ca. 80 PT): nach Bedarf und Beauftragung

SAP-Wartung (ca. 140 Personentage):

• Upgrade S/4HANA 2025 (ca. 80 PT): Konzeption, Test, Durchführung des geplanten Upgrades
• Ablösung SAP Solution Manager (ca. 60 PT): Konzeptionsphase, da Mainstream-Support zum 31.12.2027 endet
• Quellcode-Übergabe bei Individualsoftware
• Pflege Testsystem

Entwicklungsleistungen (laufend):

• Entwurf, Design und Spezifikation von ABAP-Entwicklungsaufträgen
• ABAP IV und ABAP OO/Objects, Formularentwicklung (Smartforms, SAP Script, Adobe Interactive Forms)
• Dialog- und Reportprogrammierung
• Schnittstellenentwicklung (EDI/IDOC, ALE, RFC, Web Services, BAPI)
• Batch-Inputs, User Exits, Customer Exits, BAdIs, SAP Business Workflow

Fiori-Entwicklung (laufend):

• SAPUI5, JavaScript, HTML5, CSS3
• Responsive, mobile, plattformübergreifende Anwendungen
• SAP Gateway, OData-Services, ABAP-Backend-Integration
• SAP BTP, Fiori Launchpad, Business Application Studio
• Customizing und Erweiterung bestehender Fiori-Apps
• Performance- und Usability-Best-Practices

Module (Schwerpunkt FI, PSM):

• FI (Finanzbuchhaltung): Zahlungsvorschläge, Zahldatei-Übertragung, elektronischer Kontoauszug, Rechnungserfassung (MIR7), Rücklagen, VEMAGS-Anbindung, Mahnwesen, § 2b-UStG-Themen, Formulare (Umstellung auf Adobe/E-Rechnung)
• FI-AA (Anlagenbuchhaltung): Anlagevermögen, Stammdatenpflege, Aktivierung, Synchronisation mit PM-Equipment; S/4HANA-Anpassungen im Abschreibungs-/Zinsbereich
• MM (Materialwirtschaft): Buchungskreis 1200, 1 Einkaufsorganisation, 8 Werke/Lagerorte, Obligo-Abbildung, Logistik-Rechnungsprüfung, Gutschriften, Toleranzgrenzen
• PSM (Public Sector Management): Kameralistik Bundesstraßen (Buchungskreis 1210), Finanzpositionen/-stellen, Haushaltsprogramme, BCS, Budgetierungs-Workbench, Mittelreservierungen, Anordnungswesen, Schnittstelle FMS Autobahn GmbH, Deckungsgruppen, LS-Berichte
• CO (Controlling): KLR über beide Buchungskreise, Profit-Center, Kostenstellen, Innenaufträge
• CATS (Arbeitszeitblatt): Personal- und Betriebsdiensteinsatz auf Kostenträger, Überleitung in CO/PS
• PS (Projektsystem): Planung/Bau und Betriebsdienst, MaViS-Schnittstelle (täglich), Validierung, ca. 15 LS-spezifische PS-Berichte
• PM (Instandhaltung): Technische Plätze, Equipments, Arbeitsplätze, Tankdatenschnittstelle, Synchronisation mit FI-AA, GWG-Bestandsverzeichnis, LS-spezifische PM-Berichte
• BASIS / Rollen & Berechtigungen: Mandantenverwaltung, Jobverarbeitung, Druckdienste, Transportwesen, SAP Solution Manager (CHARM), Rollenkonzept nach TOSCA-Standard; mit Fiori-Einführung SAP-Standard-Rollenkonzept

Bestehende Schnittstellen (Betrieb ZIT-BB-Austauschserver, keine Realtime):

• FI-AR eingehend: FI-Belege aus VEMAGS (bei Bedarf)
• PS ausgehend: Vertragsdaten, Projektkosten, Stammdaten, Obligos, Plan-/Budgetwerte an MaViS (täglich)
• PM eingehend: Tankdaten (bei Bedarf)
• FI-BK eingehend: Kontoauszüge (täglich)
• FI-BK ausgehend: Datenträger zur Bank / Zahlungsdaten an Autobahn GmbH (täglich/bei Bedarf)
• FI-BK eingehend: Zahlungsrückmeldungen Autobahn GmbH (täglich)

Einrichtung, Betreuung und Erweiterung der Schnittstellen ist Teil der Leistung.

• Durchführung von Endanwender-Schulungen auf Anfrage (ca. 15 Personentage; aktueller Bedarf: 2 PM-Schulungen pro Jahr)
• Schulungen in deutscher Sprache (8 Unterrichtsstunden à 45 Minuten pro Schulungstag)
• Sensibilisierungsschulungen zu Datenschutz/IT-Sicherheit für die eingesetzten Mitarbeiter des Auftragnehmers
• Schulungsvideos (TOMs-Anlage)

Bereitstellung von Personal in vier Kategorien (Preisblatt-Wertungsfaktoren):

• Kategorie 1 (Wertungsfaktor 0,1): Junior Beratung / Junior Entwicklung Fiori
• Kategorie 2a (Wertungsfaktor 0,5): Senior Beratung
• Kategorie 2b (Wertungsfaktor 0,2): Senior Beratung Entwicklung / Fiori
• Kategorie 3 (Wertungsfaktor 0,2): Integrationsmanagement

Abrechnungseinheit: Personentag (max. 8 Std./Tag) bzw. Personenstunde. Reisezeiten werden zu 50 % als Arbeitszeit vergütet. Tageshöchstsatz: max. 1 Tagessatz/Tag, abrechnungsfähig erst ab 8 Zeitstunden.

Für die Eignung sind 14 namentlich zu benennende beratende Personen erforderlich (1× Integrationsmanagement + 11× Senior Beratung in den Modulen FI, FI-AA, CO, CATS, PM, PS, MM, PSM, SAP Solution Manager, BASIS, Rollen/Berechtigungen, Entwicklung + 1× Senior Fiori Entwicklung).

Die SAP-Server werden durch einen separaten externen Hosting-Dienstleister betrieben. Der Auftragnehmer für die Applikationsbetreuung arbeitet mit diesem eng zusammen und nutzt die bereitgestellten Plattformen. Der Hosting-Dienstleister erbringt u.a.:

• Bereitstellung und Betrieb der Hardware, Server, Betriebssysteme, Backup-Hardware
• Überwachung, Monitoring (Hardware, OS, betriebskritische Prozesse), Schwellwert-Eskalation
• Patch- und Upgrade-Management des Betriebssystems, Sicherheitsmanagement
• Backup/Restore, Hochverfügbarkeit, Desaster-Recovery
• Verwaltung Benutzer-Accounts, Platten-/Filesystem, Volume Groups, Cronjobs, Datenbanken
• Peripherie-Handling, Connectivity, Performance-Tuning, Umzüge, Entsorgung
• Security-Reporting

Ausschlussgründe (Ausschluss bei Vorliegen):

• Ausschlussgründe gem. §§ 123, 124 GWB
• Rechtskräftige Verurteilungen nach Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, Arbeitnehmerentsendegesetz, Mindestlohngesetz (Freiheitsstrafe > 3 Monate / Geldstrafe > 90 Tagessätze / Geldbuße > 2.500 €)
• Keine ordnungsgemäße Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen
• Kein Insolvenzverfahren, kein abgelehnter Insolvenzantrag mangels Masse, keine Liquidation

Befähigung zur Berufsausübung:

• Eintragung im Berufs- oder Handelsregister des Sitzes/Wohnsitzes (bzw. anderweitiger Nachweis)
• Keine Eintragung in den EU-Finanzsanktionslisten (Embargo-Eigenerklärung Bieter + Nachunternehmer verpflichtend)
• Verpflichtungserklärung nach dem Verpflichtungsgesetz (Anlage A9) mit namentlicher Liste der eingesetzten Personen

Hinweis Vergabestelle: Wettbewerbsregister-Auszug beim Bundeskartellamt wird ab Auftragssumme > 30.000 EUR brutto eigenständig durch die Vergabestelle angefordert.

Mindestjahresumsatz (netto): 500.000 EUR pro Geschäftsjahr in den vergangenen 3 Geschäftsjahren für vergleichbare Leistungen im Bereich S/4HANA-Applikationsbetreuung und -weiterentwicklung. Bei Unternehmen < 3 Jahre: Bilanz/GuV seit Gründung.

Haftpflichtversicherung: Bestehende, aktuell gültige Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung (oder vergleichbare marktübliche Versicherung) mit mindestens:

• 500.000 EUR für Personenschäden
• 500.000 EUR für Sach- und Vermögensschäden

Bonitätsnachweis: Rating/Grading durch eine Wirtschaftsauskunft (z.B. Hermes, Creditreform); nicht beglaubigte Kopie zulässig; maximal 6 Monate alt bezogen auf den Schlusstermin der Angebotsabgabe.

Bilanzen: Angabe von Vermögen/Verbindlichkeiten (Methode im Kriterienkatalog festgelegt); Bilanz ist beigefügt zu übersenden.

Mindestarbeitsentgelt BbgVergG: Verpflichtung zur Zahlung des Mindestarbeitsentgelts nach § 6 Abs. 2 BbgVergG an alle eingesetzten Beschäftigten (Formular 5.3 verbindlich zu unterzeichnen).

Unternehmensreferenzen: Mindestens 2 Referenzen zur Implementierung und Betreuung produktiver S/4HANA-Installationen mit den Modulen FI, FI-AA, PS, PM, PSM, CO, MM, CATS, BASIS, Rollen und Berechtigungen, SAP Basis und Solution Manager, Entwicklung, Fiori. Pro Referenz: Auftraggeber, Laufzeit, Projektvolumen, selbst verantworteter Projektbestandteil, beteiligte Bedienstete des AG. Einreichung als Steckbrief über Anlage A3.

SAP-Endanwender-Schulungen: Bereitschaft zur Durchführung von SAP-Endanwender-Schulungen auf Anfrage und in Abstimmung mit dem SAP-Schulungsmanagement des AG.

Leistungsort: Vor-Ort-Serviceleistungen werden zugesichert (nicht ausschließlich Remote).

Subunternehmer / Eignungsleihe: Einsatz von Nachunternehmern und/oder Eignungsleihe ist möglich. Bei Eignungsleihe: Verpflichtungserklärung mit Haftung des Drittunternehmens im Umfang der Eignungsleihe (HVA L-StB Formular 04-17). Bei finanzieller/wirtschaftlicher Eignungsleihe zusätzliche Haftungserklärung erforderlich.

Nachweis je beratende Person über Anlage A4 (Profil mit beruflichem Werdegang, SAP-Beratungserfahrung in Jahren, SAP-Zertifizierungen, Projekttabelle).

Integrationsmanagement (1 Person):

• Mindestens 8 Jahre Berufserfahrung im SAP-Umfeld
• Mindestens 3 Projektreferenzen in Rolle Projektleitung/Integrationsmanagement
• Davon mindestens 1 in Führungsposition mindestens 2 Jahre auf S/4HANA

Senior Beratung Module FI, FI-AA, CO, CATS, PM, PS, MM, PSM, BASIS, Rollen und Berechtigungen (je 1 Person, 10 Rollen):

• Mindestens 5 Jahre SAP-Berufserfahrung
• Mindestens 4 Jahre Erfahrung im jeweiligen Modul (Prozessanalyse, Beratung, Konzipierung, Customizing, Realisierung)
• Mindestens 3 Projektreferenzen; mindestens 1 Projekterfahrung mit mindestens 2 Jahren auf S/4HANA

Senior Beratung SAP Solution Manager (1 Person):

• Mindestens 5 Jahre SAP, 4 Jahre im Modul
• Mindestens 3 Projektreferenzen, davon mindestens 1 für Solution Manager Release 7.2

Senior Beratung Entwicklung / ABAP (1 Person):

• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung
• Schwerpunkte: Entwurf/Design/Spezifikation von ABAP-Entwicklungsaufträgen + Implementierung; ABAP IV und ABAP OO/Objects; Formularentwicklung (Smartforms, SAP Script, Adobe Interactive Forms); Dialog-/Reportprogrammierung; Schnittstellenentwicklung (EDI/IDOC, ALE, RFC, Web Services, BAPI); Batch-Inputs, User Exits, Customer Exits, BAdIs; SAP Business-Workflow
• Mindestens 2 Jahre als Entwickler/in in einer S/4HANA-Entwicklungsumgebung

Senior Beratung Fiori Entwicklung (1 Person):

• Mindestens 5 Jahre Fiori-Entwicklung/Implementierung
• Umfassende Kenntnisse in SAPUI5, JavaScript, HTML5, CSS3
• Responsive, mobile, plattformübergreifende Anwendungen
• SAP Gateway, OData-Services, ABAP-Backend-Integration
• SAP BTP, Fiori Launchpad, Business Application Studio
• Customizing/Erweiterung bestehender Fiori-Apps
• Anforderungsanalyse/UI-Design
• Best Practices für Performance und Usability

Allgemeine Personalanforderungen:

• Bereitschaft zur Verpflichtung nach dem Verpflichtungsgesetz (Anlage A9)
• Deutsche Sprachkenntnisse (Hotline und alle Leistungen in Deutsch)
• Sicherheitsüberprüfung Stufe SÜ 1, 2 oder 3 (gem. Sicherheitsüberprüfungsgesetz)
• Schlüsselpositionen sind verbindlich zu besetzen und über Tabelle zu definieren (bis zu 13 Positionen)

Ausschluss bei Nichtvollständigkeit:

• EVB-IT-Dienstleistungsvertrag (Anlage 8.1) unterschrieben und nicht abgeändert
• Anlagen zum EVB-IT-Servicevertrag vollständig ausgefüllt: Teleservicevereinbarung (A8.3), Allgemeine IT-Sicherheitsanforderungen (A8.4), Verpflichtungserklärung (A9)
• Preisblatt (Anlage A5) ausgefüllt und preislich vergleichbar (sonst Ausschluss)
• Verpflichtungserklärung BbgVergG-AN (Formular 5.3) rechtsverbindlich unterzeichnet
• Anlage EU-Sanktionen_Eigenerklärung (sonst Ausschluss nach § 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV)
• Verzeichnis der Unterauftragnehmerleistungen mit Namen der Nachunternehmer
• Eigenerklärung zu Finanzsanktionen (Bieter und Nachunternehmer)
• Pkt. 0 der Anlage 1 zur AzA ist gem. HVA L-StB EU Aufforderung Pkt. 3 ausgeschlossen

Angebotsform: Elektronisch in Textform / mit fortgeschrittener Signatur / mit qualifizierter Signatur oder schriftlich. Angebot in deutscher Sprache, vorgegebene Vordrucke verwenden, Preise in EUR netto mit max. 3 Nachkommastellen.

Auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle vorzulegen: Verpflichtungserklärungen, Angaben und Nachweise gem. § 46 VgV für Bieter und Unterauftragnehmer, Eigenerklärung zu Finanzsanktionen NAN, Verpflichtungserklärung nach BbgVergG-NAN.

• Datenschutz / Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO, Anlage A8.6): Verpflichtung zur Auftragsverarbeitung, Meldung von Datenschutzverletzungen unverzüglich, 72-Stunden-Meldepflicht des AG an Aufsichtsbehörde, Vor-Ort-Kontrollrechte, Rückgabe/Löschung der Daten nach Vertragsbeendigung
• IT-Sicherheit (Anlage A8.4, A8.5): Vertraulichkeitsverpflichtung, Nutzung ausschließlich freigegebener IT-Systeme, Zutritts-/Zugriffsschutz, sichere Datenübertragung, Meldung von Sicherheitsvorfällen, schriftliche Verpflichtung aller eingesetzten Mitarbeiter und Subunternehmer
• Teleservice (Anlage A8.3): Nur verschlüsselte Verbindungen, Verbindungsaufbau durch AG, Aufbewahrung von Protokollen 12 Monate, ggf. Subunternehmer-Zustimmung
• Haftung: Haftung des AN für schuldhafte Pflichtverletzungen und für Schäden durch Mitarbeiter/Subunternehmer
• Mindestarbeitsentgelt BbgVergG (Formular 5.3/5.4): Zahlung des Mindestentgelts, Duldung von Stichprobenkontrollen, Vertragsstrafe bis 5 % der Auftragssumme
• Bindefrist: 2 Monate ab Angebotsabgabe