SAP S/4HANA Transformation

Vorgehensweise: Umsetzung nach SAP Activate-Methodologie mit den Phasen Discover, Prepare, Explore, Realize, Deploy und Run. Projektmanagement-Tool muss kompatibel zu SAP CALM sein. Die Steuerung erfolgt transparent, revisionssicher und gemäß RACI-Matrix; alle Phasenliefergegenstände sind zu erstellen.

Zeitrahmen:

• Bevorzugter Projektstart: 14.09.2026
• Angestrebter Go-Live: 01.01.2028 (unterjährige Umstellung soll vermieden werden)
• Hypercare-Phase: 3 Monate ab Go-Live
• Leistungsbeginn vertraglich: 14 Tage nach Zuschlagserteilung

Zielarchitektur: SAP S/4HANA nach Clean-Core-Prinzip, Ausrichtung am SAP-Standard und an SAP Best Practices.

Finanzen (FI / CO / FI-AA): Hauptbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Nebenbuchhaltung (Debitoren/Kreditoren), Controlling (Kostenstellen, Profit-Center, ILV, Planung), Steuerbilanz, Intercompany-Prozesse.

Vertrieb (SD): Verkauf ab Lager, Dienstleistungen, Auslieferungen, Fakturen, Gutschriften/Lastschriften. Ablösung der Eigenentwicklung SD-L durch SAP-SD-Standard.

Beschaffung / Materialwirtschaft (MM): Bedarfsanforderung, Lieferantenauswahl, Bestellabwicklung, Wareneingang, Rechnungseingang, Konsignationsabwicklung, E2E-Apotheke.

Lagerlogistik: Wareneingang/Einlagerung, Kommissionierung, Transport/Zustellung mit SAP EWM und Add-On TANGRO.

Instandhaltung (PM): Ungeplante und geplante Maßnahmen, Wartungspläne, Einsatzplanung, Medizinproduktebuch.

Stammdaten (MDM): Materialstamm (>230.000 Stämme), Geschäftspartner (Debitoren/Kreditoren), Customer-Vendor-Integration (CVI).

Add-Ons / Schnittstellen (Auswahl): TANGRO (Wareneingang), CLASSIFIER (Rechnungseingang), BELOSYS (Materialstamm), Elektromanager (Medizintechnik) sowie Anbindungen an externe Systeme (u.a. AXON, BAXTER, MEONA, ZENZY).

Reporting / Analytics: S/4HANA Embedded Analytics (Fiori), SAP Analytics Cloud (SAC). Die Implementierung von SAP Datasphere ist nicht Bestandteil dieses Auftrags (separates Folgeprojekt).

IS-H/i.s.h.med: Bleibt im SAP ECC mindestens bis 2028 als Interimslösung bestehen; eine Anbindung an S/4HANA ist vorzusehen. Die Ablösung des KIS und ein HCM-Carve-Out/Brownfield nach H4S4 sind nicht im Projektumfang.

Datenmigration: inklusive Data Cleansing und Migration Cockpit für Materialstamm, Geschäftspartner, Belege, Salden etc.

Tests: Durchführung von Unit-Tests, Integrationstests und User Acceptance Tests (UAT) mit dem UKS.

Schulungskonzept für Key-User und Endanwender mit entsprechender Durchführung.

Cutover-Planung und Begleitung des Produktivstarts.

Hypercare: 3 Monate ab Go-Live mit Störungsbehebung, Stabilisierung und Übergang in den Regelbetrieb.

Im Preisblatt optional anbietbar:

• Unterstützung Data-Cleansing & Datenharmonisierung (Business Partner)
• Change Management inkl. Schulungskoordination
• **Erstellung Betriebshandbuch

Mindestumsatz: Durchschnittlicher Jahresumsatz der letzten 3 Geschäftsjahre im Tätigkeitsbereich (IT, SAP-Prozessberatung, Transformation, Organisationsentwicklung, Prozessoptimierung) von mindestens 25 Mio. EUR. Gesamtumsatz und Umsatz im Tätigkeitsbereich sind anzugeben.

Haftpflichtversicherung: Gültige Berufs-/Betriebshaftpflicht mit folgenden Mindest-Deckungssummen (jeweils 2-fach maximiert pro Versicherungsjahr):

• ≥ 10.000.000 € Personenschäden
• ≥ 5.000.000 € Sach- und Vermögensschäden
• ≥ 5.000.000 € IT-bezogene Schäden
• Versicherer muss in EU/EWR zugelassen sein
• durchgehender Versicherungsschutz ohne Deckungslücken über die gesamte Vertragslaufzeit
• alternativ: Eigenerklärung über Abschluss im Auftragsfall

Mindestpersonalstärke: ≥ 250 festangestellte Mitarbeiter.

Sprache: Das eingesetzte Projektpersonal muss mindestens Deutsch C1 (GER) beherrschen.

Zertifizierungen:

• ISO 27001 (oder gleichwertiges Informationssicherheitssystem – Gleichwertigkeit ist nachzuweisen)
• SAP-Partnerstatus Gold oder höher (Nachweis über offizielles Herstellerdokument)
• alternativ: Eigenerklärung zum Vorliegen / zur Erlangung im Auftragsfall

Insgesamt mindestens 11 Unternehmens-Referenzprojekte, aufgeteilt in drei Kategorien:

• lit. a) 10 Referenzen: SAP S/4HANA-Strategie und Konzeption (Transformation) bei öffentlichen Auftraggebern in der DACH-Region, Zeitraum 01.01.2020 bis Angebotsfrist.
• lit. b) 3 davon (aus a)): Abgeschlossene Greenfield-Implementierungen bei öffentlichen Auftraggebern mit > 500 Beschäftigten, DACH-Region, mind. 1.500 Projekttage pro Referenz, Zeitraum 01.01.2023 bis Angebotsfrist.
• lit. c) 1 zusätzliche Referenz: Migration zu SAP S/4HANA bei einem Universitätsklinikum oder Maximalversorger in Deutschland, Zeitraum 01.01.2024 bis Angebotsfrist. Darf nicht identisch mit a) oder b) sein.

Wichtig: Das UKS selbst darf nicht als Referenzgeber angegeben werden.

Pflichtangaben je Referenz: Bezeichnung, Auftraggeber (inkl. Branche und Anschrift), Ansprechpartner (E-Mail und Telefon), DACH-Region (ja/nein), Transformationsansatz (Greenfield/Brownfield/Bluefield), Projektbeschreibung, Betriebsszenario (Cloud/On-Premise), SAP-Module, Vorgehensweise, Projektzeitraum, Projektvolumen in EUR, Projekttage (PT), Rolle (Hauptauftragnehmer/Bietergemeinschaft/Unterauftragnehmer), bei Universitätsklinikum-Referenz Bestätigung über Versorgertyp.

Keine Ausschlussgründe gem. §§ 123, 124 GWB (schwere Verfehlungen, die die Zuverlässigkeit in Frage stellen), § 19 MiLoG, § 98c AufenthG, § 21 AEntG, § 22 LkSG und § 21 SchwarzArbG.

Kein Russland-Bezug gem. EU-VO 2022/576 / Art. 5k VO (EU) 833/2014 (weder unmittelbar noch mittelbar, auch nicht über Unterauftragnehmer/Lieferanten/Eignungsverleiher mit >10 % Anteil am Auftragswert).

Eintragung/Handelsregister: Nachweis (Auszug) beim Auftraggeber; Befähigung zur Berufsausübung ist nachzuweisen.

Bietergemeinschaft/Unterauftragnehmer/Eignungsleihe: Bei Einsatz sind die jeweiligen Erklärungen (Anlage 9, ggf. Anlage 10, Anlage 11) sowie Eigenerklärungen zur Eignung und zu Ausschlussgründen aller beteiligten Unternehmen einzureichen.

Diese Anforderungen sind zwingende Voraussetzungen für die Wertung des Personalkonzepts; bei Nichterfüllung droht Punktabzug bis Ausschluss.

Projektleiter (PL):

• Mindestens 6 Jahre Berufserfahrung in der Projektleitung von SAP-Projekten (darunter mindestens 1 abgeschlossene S/4HANA-Greenfield-Implementierung bei einem öffentlichen Auftraggeber sowie Begleitung der SAP-Activate-Phasen Discover/Prepare/Explore).
• Unter 6 Jahren Berufserfahrung führt zum Ausschluss.
• Persönliche Referenzen (max. 3) werden mit bis zu 10 Punkten bewertet (1/3/6/10 für 1/2/3/≥4 Referenzen als PL).

Teilprojektleiter (TPL):

• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in Teilprojektleitung von SAP-Projekten und SAP-Modellberatung.
• Mindestens 1 Referenz als TPL in einem SAP S/4HANA-Projekt im öffentlichen Bereich.
• Persönliche Referenzen (max. 3 pro Person) werden mit 3/6/10 Punkten für 1/2/≥3 Referenzen bewertet.

Teamstruktur: Mindestens 5 Teilprojektleiter sind zu benennen für die Bereiche FI/CO, MM, PM, EWM und Technologie/Basis. Ein Ausfall-/Vertretungskonzept ist vorzulegen.