Technische Unterstützungsleistungen für das Personalabrechnungs- und Informationssystem PAISY im Südwestrundfunk

Der Auftragnehmer muss sich zu Beginn strukturiert in die bestehende PAISY-C/S-Systemumgebung des SWR einarbeiten. Dazu gehört:

• Kennenlernen der Anwendung, der eingesetzten Versionen, der Datenstrukturen und der internen Betriebsprozesse
• Aufbau eines Verständnisses für die bestehenden Schnittstellen zu angrenzenden Systemen
• Einarbeitung in die beim SWR etablierten Werkzeuge für Monitoring, Test und Verteilung
• Abstimmung mit den internen Ansprechpartnern, die heute den Applikationsbetrieb sicherstellen

Hinweis: Der genaue Umfang der Einarbeitung (Dauer, Tiefe, Ansprechpartner) ergibt sich aus den Vergabeunterlagen und ist im Angebot konzeptionell zu untersetzen.

Übernahme und laufende Durchführung des technischen Betriebs der PAISY-Anwendung, insbesondere:

• Wartungen einspielen: zeitnahes Einspielen von Patches, Updates und Release-Wechseln des Herstellers
• Technische Tests: Vorbereitung und Durchführung technischer Tests vor und nach Wartungs-/Update-Einspielungen, inkl. Test- und Freigabedokumentation
• Monitoring: proaktive Überwachung der Applikation, Erkennen von Auffälligkeiten und Eskalation
• Fehler-Benachrichtigungen: Empfang, Bewertung und Bearbeitung von Fehlermeldungen, Information des SWR
• Schnittstellenpflege: Betreuung und Pflege der Schnittstellen zu angrenzenden Systemen (z. B. Buchhaltung, Reporting), inkl. Anpassungen bei Änderungen

Wichtig: Die hierfür nötige Infrastruktur (Server, Betriebssystem, Datenbank, Netz) bleibt beim SWR. Der Auftragnehmer bringt sein Know-how für die Anwendung mit und nutzt die vorhandene Infrastruktur des SWR.

Unterstützung der internen SWR-Mitarbeiter bei der Nutzung und Betreuung von PAISY:

• Problembehandlung: Annahme, Analyse und Lösung fachlicher und technischer Anfragen/Probleme der PAISY-Anwender
• Anwender-Support: Unterstützung der internen Key-User und Abrechner (z. B. zu komplexen Abrechnungsfällen, Konfigurationsfragen, Auswertungen)
• Fachliche Beratung: Beratung des SWR bei Anpassungen, Erweiterungen und Sonderfällen rund um PAISY
• Schnittstelle zum Hersteller: Steuerung und Koordination von Hersteller-Supportfällen, sofern erforderlich

Ziel ist, den Anteil der externen Unterstützung am PAISY-Betrieb deutlich zu erhöhen, während die Infrastruktur weiter in der Hand des SWR bleibt.

• Vertragsform: Rahmenvereinbarung mit max. 1 Teilnehmer
• Grundlaufzeit: 3 Jahre (01.10.2026 – 30.09.2029)
• Verlängerungsoptionen: 2× 1 Jahr (max. bis 30.09.2031)
• Erfüllungsort: Stuttgart
• Hintergrund: PAISY C/S soll im Rahmen eines ARD-weiten Projekts mittelfristig durch eine SAP-Lösung abgelöst werden. Die ausgeschriebene Unterstützung ist daher als Übergangsleistung konzipiert, ggf. auch über den ursprünglich geplanten Ablösungszeitpunkt hinaus.

Es gelten die üblichen vergaberechtlichen Anforderungen an Befähigung und Zuverlässigkeit. Der Bieter muss nachweisen, dass er:

• die erforderliche Fachkunde und Leistungsfähigkeit für den Applikationsbetrieb und die Applikationsbetreuung einer komplexen Standardsoftware (idealerweise PAISY oder vergleichbarer Personalwirtschafts-/Abrechnungssoftware) besitzt,
• die organisatorischen, personellen und technischen Voraussetzungen für die vertraglich geschuldete Leistungserbringung erfüllt,
• zuverlässig ist (z. B. keine relevanten Verstöße gegen Steuern, Sozialabgaben oder arbeitsrechtliche Pflichten).

Hinweis: Die konkreten Nachweise (z. B. Referenzen, Mitarbeiterqualifikationen, Zertifikate) ergeben sich aus den Vergabeunterlagen. Der SWR behält sich vor, fehlende Erklärungen und Nachweise innerhalb einer Nachfrist nachzufordern.

• Der Einsatz von Nachunternehmern ist grundsätzlich erlaubt.
• Nachunternehmer müssen dem SWR vor der Beauftragung schriftlich benannt werden; der SWR muss zustimmen.
• Auch für Nachunternehmer gelten die MiLoG-/AEntG-/LTMG-Verpflichtungen sowie die Sanktionsregelungen (Art. 5k VO (EU) 833/2014).

Für die Weitergabe von Leistungen an Nachunternehmer sind die im Vergabeverfahren vorgesehenen Erklärungen abzugeben.

Der Bieter muss die Verpflichtungserklärung des SWR zur Einhaltung des Mindestlohngesetzes (MiLoG), des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes (AEntG) und des Landestariftreue- und Mindestlohngesetzes Baden-Württemberg (LTMG) abgeben.

• Es gelten die jeweils maßgeblichen Mindestentgelte bzw. tarifvertraglichen Arbeitsbedingungen.
• Verpflichtungen sind an eingesetzte Nachunternehmer und Verleihunternehmen weiterzugeben.
• Auf Verlangen sind Nachweise (z. B. Lohnabrechnungen) vorzulegen.

Der Bieter muss die Eigenerklärung nach Art. 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 abgeben. Aufträge dürfen nicht an Unternehmen vergeben werden, die einen Bezug zu den Russland-Sanktionen aufweisen; dies gilt auch für Nachunternehmer und Lieferanten mit einem Anteil von mehr als 10 % des Auftragswerts.

Es gelten die Allgemeinen Beschaffungsbedingungen des SWR/BR/SR. Der Auftragnehmer muss u. a.:

• eine schriftliche Auftragsbestätigung innerhalb 1 Woche abgeben,
• die Anforderungen an Datenschutz/DSGVO beachten,
• die geforderten Versicherungen (insb. Betriebshaftpflicht) vorhalten,
• vertrauliche Informationen des SWR geheim halten.