Transformationsprojekt H4S4

Zusammenführung der beiden SAP-HR-Systemlandschaften SP2/Sx2 und HP1/Hx1 in eine mandantenfähige Zielinstanz mit 10 logisch getrennten Mandanten und 37 Buchungskreisen, danach Brownfield-Migration auf SAP HCM for S/4HANA (H4S4). Ziel ist die Sicherstellung aller HR-Kernprozesse (Personaladministration, Zeitwirtschaft, Lohnabrechnung, Organisationsmanagement, Reisekosten) sowie eine Rückführung in den SAP-Standard, wo sinnvoll.

Mehrstufiger Mandantenkopie-Ansatz: Mandant 970 wird vollständig in HP1 kopiert; Mandant 802 wird in 6 separate Mandanten aufgeteilt; übrige Buchungskreise werden den Mandanten 100, 010, 920, 980, 986, 970 zugeordnet. Erstellung eines Konzepts zur Datenbereinigung und Harmonisierung der Organisationsstrukturen. Buchungskreis 9100 auf Mandant 802 ist ausgeschlossen.

Brownfield-Übernahme aller Stamm-, Bewegungs- und Abrechnungsdaten. Bearbeitung der H4S4-Simplification Items, u.a.: Umstellung Veranstaltungsmanagement (PE-IN) auf SAP Learning Solution (PE-LSO) für Mandant 970; Analyse Fiori-Apps für alle 6 relevanten Mandanten; Ablösung Manager's Desktop (PPMDT) durch Fiori/CDS Views/OData/Workflows; Umstellung Zeitwirtschaft-Infotypen; Einführung Business Partner Approach und CVI; Migration Custom Fields; Ablösung Workflow-Systemuser und -Berechtigungsobjekte; Cleanup veralteter Objekte; Bereinigung ICM-Konfiguration; Umstellung des System-Usage-Flavors auf SIMPLE.

Analyse und Bereinigung des bestehenden Custom Codes (obligatorische, empfohlene und optionale Findings inkl. Performance-Priorisierung). Sicherstellung der Funktionsfähigkeit von Datei-Schnittstellen, ALE- und RFC-Verbindungen, Webservices und OData-Services nach der Migration. Migration von PI/PO nach SAP Integration Suite / CPI bis Ende 2027, Ablösung des SAP Business Connectors. Wiederherstellung der nach Migration nicht funktionsfähigen IDoc-Schnittstellen DWLOAD und UPLOAD. Kompatibilität mit Drittanbieter-Tools (Otto Group Einsatzplanung, EPI Uselab, Centric, Ibem, d.velop, Accenture Clone & Test, DeConHR, skynet) ist bestätigt, Tests sind dennoch durchzuführen.

Übernahme der Gesamtprojektleitung mit Gesamtprojektplan, Meilensteinen, Ressourcen- und Aufwandsplanung, Risiko- und Qualitätsmanagement, regelmäßiger Berichterstattung, Projekt-Backlog und Steuerung der Nachunternehmer. Verantwortung für die Koordination von Drittanbietern verbleibt beim Auftragnehmer.

Durchführung von Workshops mit Key-Usern und Prozessverantwortlichen der einzelnen Buchungskreise (einzeln und clusterbar), Erstellung eines Kommunikationskonzepts und Stakeholder-Analysen, Schulung der Key-User (vor Ort oder remote). Schulungsleistungen werden auf Tagessatzbasis als separates Kontingent (50 PT, optional +50 PT) angeboten.

Begleitung der Produktivsetzung und anschließende Hypercare-Phase von 4–6 Wochen. In dieser Phase werden Stabilität, Performance und Anwenderunterstützung sichergestellt.

Ausschließlich Vergütung nach Aufwand auf Basis angebotener Tagessätze – kein Festpreis, keine Pauschale. Reisekosten, Nebenkosten, Materialkosten und Reisezeiten werden nicht gesondert vergütet; Werkzeuge/Tools des Auftragnehmers sind in den Tagessätzen abgegolten. Mindestvorlauf für den Abruf von Standardleistungen: 5 Arbeitstage. Mindestabnahme: 1.000 PT.

Bereitstellung Systeme/Infrastruktur/Zugänge, fachliche Mitwirkung, Stakeholder-Koordination, Testbeteiligung, SAP-Basisadministration, Berechtigungskonzept, Formularumstellung, Lizenzierung der SAP-Produkte sowie Betrieb der Drittanbieter-Add-ons durch deren jeweilige Anbieter. SAP-Produktlizenzen werden vom Auftraggeber gestellt.

Servicezeiten Montag 08:00 Uhr bis Freitag 16:00 Uhr, gültig für NRW-Feiertage gemäß EVB-IT Dienstleistungs-AGB.

Offenes Verfahren gemäß § 119 Abs. 3 GWB, § 15 VgV. Der Zuschlag wird auf Grundlage des wirtschaftlichsten Angebots und der technischen Leistungsfähigkeit (insbesondere Personal) erteilt. Nebenangebote sind nicht zugelassen.

Prüfung auf Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB sowie § 19 Abs. 1 MiLoG. Erklärung über das Fehlen von Ausschlussgründen mittels Formular 521 EU (von jedem Bieter, Bietergemeinschaftsmitglied, Unterauftragnehmer und Eignungsleiher einzeln einzureichen), 522 EU (Mindestlohn) und 523 EU (EU-Sanktionspaket). Bei Vorliegen eines Ausschlussgrundes sind ausreichende Selbstreinigungsmaßnahmen gemäß § 125 GWB nachzuweisen.

Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung (z.B. per Dritterklärung).

Vorlage eines gültigen DIN EN ISO 9001 Zertifikats sowie eines gültigen DIN EN ISO/IEC 27001 Zertifikats. Fehlende ISO/IEC-27001-Nachweisbarkeit führt – auch nach Nachforderung – zum Angebotsausschluss.

Fundierte Kenntnisse und praktische Erfahrung im Projektmanagement, nachzuweisen durch eine anerkannte Projektmanagement-Zertifizierung (z.B. PRINCE2, PMBOK, V-Modell, PMI, IPMA) oder durch nachweislich gleichwertige Erfahrung in der Leitung vergleichbarer Projekte. Aufgabenbereiche: Projektplanung, Projektsteuerung, Projektcontrolling, Risikomanagement. Ein Austausch des benannten Projektleiters ist nur bei wichtigem Grund und nur mit Nachweis der Gleichwertigkeit zulässig.

Benennung des vorgesehenen Projektteams mit Qualifikationsnachweisen und Lebensläufen. Nachzuweisen sind SAP-Modulkenntnisse (PA, PT, PY, OM, LSO, VM), Kenntnisse in Migrationsmethoden (z.B. SAP Activate), Integrationskompetenz (Schnittstellen, SAP BTP, API-Management) sowie Branchenkenntnisse, belegt durch einschlägige Projektbelege in unterschiedlichen Verantwortungsrollen.

Mindestens zwei vergleichbare Referenzleistungen aus dem öffentlich-rechtlichen Sektor der letzten drei Jahre mit einem Mindestumfang von 1.000 Personentagen je Referenz. Vergleichbarkeit in Technologie, Größenordnung und Aufgabenspektrum. Reine Betriebs-, Support- und Standardtätigkeiten (z.B. Updates, Wartung) werden nicht als gleichwertig anerkannt.

Bietergemeinschaften sind erlaubt (gesamtschuldnerische Haftung, Benennung eines bevollmächtigten Vertreters). Eignungsleihe ist möglich, der Eignungsleiher muss die Leistung dann als Nachunternehmer erbringen. Unterauftragnehmer sind offenzulegen. Für alle drei Konstellationen sind die entsprechenden Formulare (531, 533a/b, 534a) sowie Formular 521 EU je Beteiligtem einzureichen. Weder Bieter noch Eignungsleiher/Nachunternehmer dürfen fehlende Eignungsnachweise kompensieren – sonst erfolgt Ausschluss.

Fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen können innerhalb einer von der Vergabestelle gesetzten Nachfrist nachgereicht werden; bei Nicht-Einhaltung erfolgt Ausschluss. Leistungsbezogene Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung betreffen (z.B. Preisangaben), dürfen nicht nachgefordert werden.

Qualifikation und Erfahrung des Projektleiters: 30 % (Zertifizierungen, SAP-HCM-Erfahrung, Brownfield-Migrationserfahrung, Vergleichbarkeit der Referenzen, Rolle). Personalkompetenzen des Teams: 30 % (Branchenkenntnisse, Migrationsmethodik, Integrations- und Konzeptionsfähigkeit). Zeitplan/Projektplan: 40 % (Projektstruktur, Meilensteine, Ressourcen-/Rollenplanung, Risiko-/Qualitätsmanagement, Kommunikation/Reporting). Bewertet wird ausschließlich der Konzeptinhalt, nicht Unternehmensgröße oder Referenzhistorie.

Mindestens zwei Referenzleistungen, die nach Art und Umfang mit dem Auftragsgegenstand vergleichbar sind (SAP-HCM-Konsolidierung und/oder H4S4-Transformation)

Vergleichbarkeit in Technologie, Größenordnung und Aufgabenspektrum; aus dem öffentlich-rechtlichen Sektor; reine Betriebs-, Support- und Standardtätigkeiten (z.B. Updates, Wartung) zählen nicht. Einzureichen auf Formular Referenzen.pdf mit Projektbezeichnung, Auftraggeber, Auftragswert, Leistungszeitraum, Ansprechpartner, Adresse, Telefon, E-Mail und Leistungsbeschreibung.

Zusätzlich für die Bewertung Projektleiter: mindestens ein SAP S/4HANA Brownfield-Migrationsprojekt, vorzugsweise mit Gesamtprojektleitung oder Leitung mehrerer Workstreams

Hohe Vergleichbarkeit (Art, Umfang, technologische Komplexität); nachzuweisen über Projektliste mit Rolle, Dauer, Kunden, eingesetzten Modulen.

Für das Team: mindestens 1 Referenzprojekt je SAP-Modul (PA, PT, PY, OM, LSO, VM), Integrationsprojekte (Schnittstellen, SAP BTP, API-Management) sowie mindestens ein Projekt mit bewährter Migrationsmethode (z.B. SAP Activate)

Projektreferenzen mit Umfang, Rolle, Zeitraum, Ergebnis; Branchenkenntnisse über Projektbelege (1= Basis, 2= solid, 3= sehr gut, 4= Experte, gestaffelt nach Rolle).