Webbasiertes E-Recruiting- und Bewerbermanagementsystem

Was geliefert wird

• Webbasiertes E-Recruiting- und Bewerbermanagementsystem als Mietvariante (Software as a Service, SaaS)
• Bereitstellung innerhalb von 12 Wochen nach Anforderung durch den Auftraggeber
• Hosting und Betrieb in einem Rechenzentrum in der EU/EWR (DSGVO-Anforderung)
• Zugriff ausschließlich über dienstliche Endgeräte/Netze des BVL bzw. der Bundesverwaltung

Mengen / Dimensionierung

• Mindestens 6 zeitgleiche Fachadministrierende
• Mindestens 150 an Verfahren beteiligte Personen
• Mindestens 5.000 Bewerbungen pro Jahr
• Mindestens 500 Verfahren pro Jahr
• Nutzungsrecht für mindestens 10 Nutzende
• Ca. 175 Ausschreibungen / Stellenbesetzungsverfahren und ca. 2.500 Bewerbungen pro Jahr (Ist-Situation BVL)

Frontend (Karriereportal)

• Darstellung in deutscher Sprache (englische Sprachversion ist B-Kriterium)
• Barrierefreies Online-Bewerbungsformular (BITV 2.0)
• Datenschutz-Checkbox für die Einwilligung
• Bewerbung auch ohne zwingende Registrierung möglich

Bewerbungsprozess

• Datei-Upload für Bewerbungsunterlagen
• CV-Parsing
• Freie Definition optionaler und pflichtiger Angaben
• Newsletter-Anmeldung

Management eingegangener Bewerbungen

• Automatische Eingangsbestätigung
• Dokumentenmanagement
• Bewerbendendossier als PDF
• Statusübersicht über alle Bewerbungen
• Kommentarfunktion
• Automatisierte DSGVO-konforme Löschung nach Fristablauf

Verfahrens- und Auswahlmanagement

• Matching- und Ranking-Funktionen
• Workflows für die Beteiligten (z.B. Personalrat, Gleichstellungsbeauftragte)
• Terminvergabe für Gespräche

Berechtigungs- und Rollenkonzept

• Rechte- und Rollenmanagement für Personalreferat, Fachabteilung, Gremien/Interessensvertretungen, optionales Recruiting und Bewerbende
• Mandantenfähigkeit (für die parallele Nutzung durch BVL und BLE)

• Browserbasierter Zugriff mit gängigen Browsern (Firefox, Edge, Chrome, Safari)
• Responsive Frontend (auch auf mobilen Endgeräten nutzbar)
• Verschlüsselte Datenübertragung und -speicherung
• Regelmäßige Datensicherung (Backup)
• Garantierte Systemverfügbarkeit von mindestens 98,5 % im Bezugszeitraum
• Schnittstellen zu gängigen Personalmanagementsystemen (z.B. SAP HCM, optional vergleichbare IT-Systeme des Bundes)
• Schnittstellen u.a. für elektronische Aktenführung gestalt- und ergänzbar
• Staging-/Testsystem als B-Kriterium
• 2-Faktor-Authentifizierung als B-Kriterium
• Einhaltung BSI-Standards: IT-Grundsatz-Kompendium, C5, Grundschutz, BSI-Standard 200-4 (Notfallmanagement)

• Bestätigung der DSGVO-Konformität (insbesondere Lösch- und Anonymisierungsfristen)
• Verarbeitung der Daten ausschließlich in EU/EWR
• Vorlage eines gültigen Datenschutzzertifikats (ausgerichtet an ISO 27018)
• Abschluss einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach Zuschlag
• Umsetzung technisch-organisatorischer Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 28 und 32 DSGVO
• Benennung etwaiger Unterauftragnehmer inkl. der von ihnen erbrachten Leistungsbestandteile
• Bestätigung, dass die Anforderungen der AVV vollumfänglich erfüllt werden

• Deutschsprachiger Support per Hotline und Ticketsystem
• Servicezeiten: Montag bis Freitag

• Einweisung in das System für mindestens 3 Administrationsrollen und bis zu 10 Personalsachbearbeitungen
• Beratung des Auftraggebers (z.B. zu Konfiguration, Rollen, Schnittstellen)
• Mitwirkung an einem reibungslosen Übergang an einen neuen Auftragnehmer oder den Auftraggeber bei Vertragsende

• Individuelle Auswertungen mit Excel-Export
• Diagramme und Statistiken zu Kennzahlen wie Time-to-Hire, Time-to-Fill, Offer Acceptance Rate
• Weitere Auswertungen als B-Kriterien: Cost-per-Hire, Abbruchstatistik, Recruiting-Kanal-Performance

• Abgabe der Eigenerklärung Ausschlussgründe (Textform § 126b BGB)
• Wettbewerbsregister-Abfrage ab Auftragswert ≥ 30.000 € (netto) durch die Vergabestelle gemäß § 6 WRegG
• Bei Bietergemeinschaften: Eigenerklärung Ausschlussgründe von jedem Mitglied

• Umsatzangaben der letzten 3 Geschäftsjahre (2023, 2024, 2025) für Leistungen im Tätigkeitsbereich des Auftrags (in Anlehnung an § 45 Abs. 2 VgV)
• Eigenerklärung zur Haftpflichtversicherung (Textform § 126b BGB)

• Mindestens 3 Referenzen aus den letzten 5 Jahren in Listenform
• Angabe von Wert, Erbringungszeitpunkt und Empfänger (öffentlich oder privat)
• Mindestens eine Referenz muss folgende Anforderungen belegen:
• Erfolgreiche Implementierung eines E-Recruiting- und Bewerbermanagementsystems
• Jährlich mindestens 5.000 Bewerbungen
• Verschiedene Statusgruppen (z.B. Tarifbeschäftigte und Beamte)
• Einbindung verschiedener Gremien (z.B. Personalrat, Schwerbehindertenvertretung, Gleichstellungsbeauftragter)
• Umsetzung rechtlicher Vorgaben (u.a. Tarifverträge, Ausschreibungsfristen, DSGVO-konforme Verarbeitung, BITV 2.0, arbeitsrechtliche Rahmenbedingungen)

• Eigenerklärung Auftragsverarbeitung (Textform § 126b BGB)
• Bestätigung der vollumfänglichen Erfüllung der AVV-Anforderungen ab Zuschlag
• Vorlage eines gültigen Datenschutzzertifikats (ausgerichtet an ISO 27018), bei Fristablauf vor Bindefristende zusätzlich Re-Zertifizierungsbestätigung
• Konkretisierung der technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 28 und 32 DSGVO (entweder mit dem Angebot oder unaufgefordert nach Vertragsschluss)
• Benennung der Unterauftragnehmer und der betreffenden Leistungsbestandteile bei Weitergabe von Leistungen gemäß § 8 AVV

• Verbindliche Bereitstellung eines kostenlosen Testzugriffs auf das angebotene System bis zum Ende der Bindefrist (31.08.2026)
• Erfüllung der A-Kriterien (Ausschlusskriterien) gemäß Anhang B zum EVB-IT Cloudvertrag – Nichterfüllung führt zum Ausschluss
• Erfüllung der B-Kriterien (Bewertungskriterien) – geprüft anhand des Testzugriffs und bewertet gemäß Wertungsmatrix (70 % der Gesamtbewertung)

• Angebote sind ausschließlich elektronisch über die e-Vergabe-Plattform des Bundes einzureichen
• Angebotsabgabe in deutscher Sprache in Textform (§ 126b BGB; keine qualifizierte Signatur erforderlich)
• Keine Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen
• Keine zip-Ordner, Leistungsverzeichnis nur einmal hochladen
• Nebenangebote sind nicht zugelassen
• Bietergemeinschaften sind erlaubt (gesamtschuldnerische Haftung; geschäftsführendes Mitglied benennen; nachträgliche Veränderung nicht zugelassen)
• Nachunternehmer / Eignungsleihe ist erlaubt (namentliche Benennung, Art und Umfang der Leistung, Verpflichtungserklärung)
• Bieterfragen sind spätestens 7 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist an die Vergabestelle zu richten
• Bieter sind bis zum 31.08.2026 an ihr Angebot gebunden (Bindefrist)
• Berücksichtigte Skontofrist: nur Skonti mit Frist ≥ 14 Tage werden gewertet