Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenKurzbeschreibung
Das Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit (BVL) in Braunschweig und die Bundesanstalt für Landwirtschaft und Ernährung (BLE) in Bonn beschaffen gemeinsam ein webbasiertes E-Recruiting- und Bewerbermanagementsystem als Cloud-Lösung (SaaS / Mietmodell). Pro Jahr fallen dort rund 175 Stellenbesetzungsverfahren und etwa 2.500 Bewerbungen an. Das System soll den kompletten Bewerbungsprozess digital abbilden – von der Stellenausschreibung über das Bewerbermanagement bis zur Auswertung.
Wichtige Eckdaten
Vertragsform: EVB-IT Cloudvertrag (kein Kauf, sondern Mietmodell)Laufzeit: mindestens 48 MonateBereitstellung: innerhalb von 12 Wochen nach AnforderungVerfahrensart: Offenes Verfahren nach UVgO (national)Sprache: Deutsch**Aktualisierte Angebotsfrist: 09.06.2026
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertDie Angebotsfrist ist abgelaufen.
HEUTE
Termin / FristMAI2026JUNJULAUGSEPOKTNOV
Veröffentlichung
Bieterfragen-Frist
Issue Date Änderungsbekanntmachung
Erstellung Änderung Version 2
Ursprüngliche Angebotsfrist
Angebotsfrist
Angebotsöffnung
Testzugriff
Bindefrist
Zuschlag
Vertragsbeginn
Vertragslaufzeitbis 2030
Bereitstellung SaaS
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität5 Kriterien
Preis 9.7%Qualität 90.3%
- Preis30%
Bewertung des Angebotspreises, niedrigster Preis erhält 60 Punkte, andere Angebote nach Formel
- Bewertungskriterien (B-Kriterien) gemäß Anforderungskatalog70%
Bewertung anhand des Testzugriffs, Erfüllung der B-Kriterien aus Anhang B zum EVB-IT Cloudvertrag
Punktzahl = niedrigster Angebotspreis / Angebotspreis * 60 für Preisbewertung; für B-Kriterien: Prozentwert = (erfüllte B-Kriterien / gesamte B-Kriterien) * 100, dann Stufenzuordnung nach Tabelle
KI-Hinweis: Zuschlagskriterien und Bewertungsmethode sind vollständig in der Wertungsmatrix dokumentiert.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenBereitstellung als Cloud-Lösung (SaaS)
Was geliefert wird
Webbasiertes E-Recruiting- und Bewerbermanagementsystem als Mietvariante (Software as a Service, SaaS)Bereitstellung innerhalb von 12 Wochen nach Anforderung durch den AuftraggeberHosting und Betrieb in einem Rechenzentrum in der EU/EWR (DSGVO-Anforderung)Zugriff ausschließlich über dienstliche Endgeräte/Netze des BVL bzw. der Bundesverwaltung
Mengen / Dimensionierung
Mindestens 6 zeitgleiche FachadministrierendeMindestens 150 an Verfahren beteiligte PersonenMindestens 5.000 Bewerbungen pro JahrMindestens 500 Verfahren pro JahrNutzungsrecht für mindestens 10 NutzendeCa. 175 Ausschreibungen / Stellenbesetzungsverfahren und ca. 2.500 Bewerbungen pro Jahr (Ist-Situation BVL)
Funktionale Anforderungen
Frontend (Karriereportal)
Darstellung in deutscher Sprache (englische Sprachversion ist B-Kriterium)Barrierefreies Online-Bewerbungsformular (BITV 2.0)Datenschutz-Checkbox für die EinwilligungBewerbung auch ohne zwingende Registrierung möglich
Bewerbungsprozess
Datei-Upload für BewerbungsunterlagenCV-ParsingFreie Definition optionaler und pflichtiger AngabenNewsletter-Anmeldung
Management eingegangener Bewerbungen
Automatische EingangsbestätigungDokumentenmanagementBewerbendendossier als PDFStatusübersicht über alle BewerbungenKommentarfunktionAutomatisierte DSGVO-konforme Löschung nach Fristablauf
Verfahrens- und Auswahlmanagement
Matching- und Ranking-FunktionenWorkflows für die Beteiligten (z.B. Personalrat, Gleichstellungsbeauftragte)Terminvergabe für Gespräche
Berechtigungs- und Rollenkonzept
Rechte- und Rollenmanagement für Personalreferat, Fachabteilung, Gremien/Interessensvertretungen, optionales Recruiting und BewerbendeMandantenfähigkeit (für die parallele Nutzung durch BVL und BLE)
Technische und sicherheitsbezogene Anforderungen
Browserbasierter Zugriff mit gängigen Browsern (Firefox, Edge, Chrome, Safari)Responsive Frontend (auch auf mobilen Endgeräten nutzbar)Verschlüsselte Datenübertragung und -speicherungRegelmäßige Datensicherung (Backup)Garantierte Systemverfügbarkeit von mindestens 98,5 % im BezugszeitraumSchnittstellen zu gängigen Personalmanagementsystemen (z.B. SAP HCM, optional vergleichbare IT-Systeme des Bundes)Schnittstellen u.a. für elektronische Aktenführung gestalt- und ergänzbarStaging-/Testsystem als B-Kriterium2-Faktor-Authentifizierung als B-KriteriumEinhaltung BSI-Standards: IT-Grundsatz-Kompendium, C5, Grundschutz, BSI-Standard 200-4 (Notfallmanagement)
Datenschutz und Auftragsverarbeitung
Bestätigung der DSGVO-Konformität (insbesondere Lösch- und Anonymisierungsfristen)Verarbeitung der Daten ausschließlich in EU/EWRVorlage eines gültigen Datenschutzzertifikats (ausgerichtet an ISO 27018)Abschluss einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach ZuschlagUmsetzung technisch-organisatorischer Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 28 und 32 DSGVOBenennung etwaiger Unterauftragnehmer inkl. der von ihnen erbrachten LeistungsbestandteileBestätigung, dass die Anforderungen der AVV vollumfänglich erfüllt werden
Support, Wartung und Aktualisierung
Deutschsprachiger Support per Hotline und TicketsystemServicezeiten: Montag bis Freitag
Einweisung, Beratung und Mitwirkung
Einweisung in das System für mindestens 3 Administrationsrollen und bis zu 10 PersonalsachbearbeitungenBeratung des Auftraggebers (z.B. zu Konfiguration, Rollen, Schnittstellen)Mitwirkung an einem reibungslosen Übergang an einen neuen Auftragnehmer oder den Auftraggeber bei Vertragsende
Auswertungen und Reporting
Individuelle Auswertungen mit Excel-ExportDiagramme und Statistiken zu Kennzahlen wie Time-to-Hire, Time-to-Fill, Offer Acceptance RateWeitere Auswertungen als B-Kriterien: Cost-per-Hire, Abbruchstatistik, Recruiting-Kanal-Performance
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenPersönliche Zuverlässigkeit (Ausschlussgründe)
Abgabe der Eigenerklärung Ausschlussgründe (Textform § 126b BGB)Wettbewerbsregister-Abfrage ab Auftragswert ≥ 30.000 € (netto) durch die Vergabestelle gemäß § 6 WRegGBei Bietergemeinschaften: Eigenerklärung Ausschlussgründe von jedem Mitglied
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Umsatzangaben der letzten 3 Geschäftsjahre (2023, 2024, 2025) für Leistungen im Tätigkeitsbereich des Auftrags (in Anlehnung an § 45 Abs. 2 VgV)Eigenerklärung zur Haftpflichtversicherung (Textform § 126b BGB)
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit (Referenzen)
Mindestens 3 Referenzen aus den letzten 5 Jahren in ListenformAngabe von Wert, Erbringungszeitpunkt und Empfänger (öffentlich oder privat)Mindestens eine Referenz muss folgende Anforderungen belegen:Erfolgreiche Implementierung eines E-Recruiting- und BewerbermanagementsystemsJährlich mindestens 5.000 BewerbungenVerschiedene Statusgruppen (z.B. Tarifbeschäftigte und Beamte)Einbindung verschiedener Gremien (z.B. Personalrat, Schwerbehindertenvertretung, Gleichstellungsbeauftragter)Umsetzung rechtlicher Vorgaben (u.a. Tarifverträge, Ausschreibungsfristen, DSGVO-konforme Verarbeitung, BITV 2.0, arbeitsrechtliche Rahmenbedingungen)
Datenschutz und Auftragsverarbeitung
Eigenerklärung Auftragsverarbeitung (Textform § 126b BGB)Bestätigung der vollumfänglichen Erfüllung der AVV-Anforderungen ab ZuschlagVorlage eines gültigen Datenschutzzertifikats (ausgerichtet an ISO 27018), bei Fristablauf vor Bindefristende zusätzlich Re-ZertifizierungsbestätigungKonkretisierung der technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 28 und 32 DSGVO (entweder mit dem Angebot oder unaufgefordert nach Vertragsschluss)Benennung der Unterauftragnehmer und der betreffenden Leistungsbestandteile bei Weitergabe von Leistungen gemäß § 8 AVV
Fachliche Eignung anhand Testzugriff (A- und B-Kriterien)
Verbindliche Bereitstellung eines kostenlosen Testzugriffs auf das angebotene System bis zum Ende der Bindefrist (31.08.2026)Erfüllung der A-Kriterien (Ausschlusskriterien) gemäß Anhang B zum EVB-IT Cloudvertrag – Nichterfüllung führt zum AusschlussErfüllung der B-Kriterien (Bewertungskriterien) – geprüft anhand des Testzugriffs und bewertet gemäß Wertungsmatrix (70 % der Gesamtbewertung)
Rahmenbedingungen und Formalitäten
Angebote sind ausschließlich elektronisch über die e-Vergabe-Plattform des Bundes einzureichenAngebotsabgabe in deutscher Sprache in Textform (§ 126b BGB; keine qualifizierte Signatur erforderlich)Keine Änderungen oder Ergänzungen an den VergabeunterlagenKeine zip-Ordner, Leistungsverzeichnis nur einmal hochladenNebenangebote sind nicht zugelassenBietergemeinschaften sind erlaubt (gesamtschuldnerische Haftung; geschäftsführendes Mitglied benennen; nachträgliche Veränderung nicht zugelassen)Nachunternehmer / Eignungsleihe ist erlaubt (namentliche Benennung, Art und Umfang der Leistung, Verpflichtungserklärung)Bieterfragen sind spätestens 7 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist an die Vergabestelle zu richtenBieter sind bis zum 31.08.2026 an ihr Angebot gebunden (Bindefrist)Berücksichtigte Skontofrist: nur Skonti mit Frist ≥ 14 Tage werden gewertet
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: letzte 5 Jahre vor AngebotsabgabeVolumen: mind. 5.000 Bewerbungen pro Jahr (in mindestens einer Referenz)
Mindestens 3 Referenzen aus den letzten 5 Jahren über vergleichbare Leistungen (Listenform mit Wert, Erbringungszeitpunkt, Empfänger). Mindestens eine Referenz muss nachweisen: erfolgreiche Implementierung eines E-Recruiting- und Bewerbermanagementsystems mit jährlich mindestens 5.000 Bewerbungen, für verschiedene Statusgruppen (z.B. Tarifbeschäftigte und Beamte), mit Einbindung verschiedener Gremien (z.B. Personalrat, Schwerbehindertenvertretung, Gleichstellungsbeauftragte), unter Beachtung von Tarifverträgen, Ausschreibungsfristen, DSGVO-konformer Verarbeitung und BITV 2.0.
E-Recruiting- und Bewerbermanagementsystem; öffentlicher oder privater Empfänger; Nachweis über Wert, Zeitpunkt und Empfänger in Listenform
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 56%4–10 · 30%11+ · 15%
Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen
Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 14 erledigt
Pflicht-Eigenerklärungen und Formulare
Eignungsnachweise
Leistungsangebot und technische Unterlagen
Bietergemeinschaft / Nachunternehmer (falls zutreffend)
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Auf einen Blick
Auftraggeber
Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit (BVL) | Bundesanstalt für Landwirtschaft und Ernährung (BLE)
Anschrift
38116 Braunschweig
Ort
38116 Braunschweig
Kategorie
SAP-Beratung
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.ble.de/zv ↗Weitere Ausschreibungen SAP-Beratung
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