Ausschreibungen Veranstaltungstechnik & Eventmanagement

Veranstaltungs-Catering (ohne Getränke) Falling Walls Science Summit 2026

Falling Walls Foundation gGmbHBerlin, BerlinVeröffentlicht: 21. Juni 2026

Angebotsfrist: 21. Juli 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Falling Walls Foundation gGmbH vergibt das Speisen-Catering (ohne Getränke) für den Falling Walls Science Summit 2026 in Berlin. Das Event findet vom 06.–09. November 2026 statt und richtet sich an bis zu ca. 2.200 Gäste.

Es sind Speisen, Servicepersonal, Küchenequipment, Auf- und Abbau sowie Ablaufplanung für Frühstück, Pausen, Mittag- und Abendveranstaltungen über vier Tage zu liefern – inkl. Crew-Catering. Optionale Leistungen (z. B. Foodtruck, Heißgetränke, zusätzliche Snackbars) können angeboten werden. Die Angebotsabgabe erfolgt bis 21.07.2026, 13:00 Uhr elektronisch über www.evergabe.de.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 21. Juli 2026

Termin / FristJUN2026JULAUGSEPOKTNOV

Veröffentlichungca. 1. Juni 2026

Angebotsfrist21. Juli 2026

Konzeption & Projektmanagement1. Juni – 15. Nov. 2026

Angebotsöffnung22. Juli 2026

Bindefrist22. Juli – 19. Aug. 2026

Vertragsbeginn1. Aug. 2026

Vertragslaufzeit1. Aug. – 30. Nov. 2026

Testessenca. 16. Okt. 2026

Aufbau Crew-Catering3. Nov. – 5. Nov. 2026

Hauptveranstaltung Tag 16. Nov. 2026

Hauptveranstaltung Tag 27. Nov. 2026

Hauptveranstaltung Tag 38. Nov. 2026

Hauptveranstaltung Tag 49. Nov. 2026

Abbau9. Nov. – 11. Nov. 2026

Vertragsende30. Nov. 2026

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Unbekannt0 Kriterien

KI-Hinweis: Das vorliegende Dokument ist ausschließlich das Angebotsschreiben mit Eignungsnachweisen (Referenzen, Speisenkonzept, Ablaufplanung, Personal); konkrete Zuschlagskriterien mit Gewichtungen sind nicht enthalten (siehe Hinweis in Anlage 5 'siehe Anforderungen laut Zuschlagskriterien').

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Gesamtumfang der Cateringleistung

Zu liefern ist die komplette Speisen-Cateringleistung für den Falling Walls Science Summit 2026 (06.–09.11.2026) in Berlin (PLZ 10178) – ohne Getränke. Der Auftragnehmer übernimmt Konzeption, Equipment, Servicepersonal, Speisenherstellung und -ausgabe, Logistik, Auf- und Abbau sowie die Ablaufplanung.

Eckdaten:

Ca. 2.200 Gäste insgesamt über alle vier VeranstaltungstagePro Tag zwischen 850 und 1.200 Gäste (tagesabhängig)Zusätzlich Crew-Catering für 35–240 Personen (Haus Sputnik)Veranstaltungsformate: Falling Walls Lab, Venture, Engage, Female Science Talents, Circle, Breakthroughs

Hinweis: Die detaillierten Speisen-, Zeit- und Personalanforderungen sind in der Anlage Leistungsverzeichnis_Catering-Speisen_2026 beschrieben.

Speisenkonzept und Tagesinhalte

Es sind zwei unterschiedliche Speisenkonzepte zu erarbeiten und vorzustellen. Das Mittagessen muss an allen Veranstaltungstagen variieren.

Inhaltliche Vorgaben je Tag (grobe Übersicht):

Frühstückssnacks: Hand-food wie Croissants, Laugenstangen, Obst (350–500 PAX)Vormittagspausen: 2 verschiedene frische Snacks + Kuchen (450–600 PAX)Mittagspause: 3 Vorspeisen, 2 warme + 2 kalte Hauptspeisen, 2 Desserts – mindestens 1 veganes Angebot je Kategorie (700–1.000 PAX)Blechkuchen/Kaffeezeit: (600–750 PAX)Abendveranstaltung: leichte, nicht sättigende Speisen (300–600 PAX)

Crew-Catering (Sputnik): durchgehend Snacks 07:00–23:00, dazu Frühstück/Mittag/Abend mit je 1 vegetarischen + 1 veganen Komponente (Mittag/Abend warm), Salat.

Auf-/Abbau, Logistik und Koordination

Aufbau Equipment: 03.–05.11.2026Abbau: 09.11.2026 ab 19:00 bis 11.11.2026 max. 08:00Koordination mit anderen Gewerken vor OrtAnlieferung, Küchenlogistik, Ausgabe, Service und Reinigung im VeranstaltungszeitraumBereitstellung von Geschirr, Besteck, Büffetmobiliar, Bars, Speisenregalen – wiederverwendbar oder kompostierbarKein EinwegplastikEnglischsprachiges Servicepersonal ist verpflichtend

Optionale Leistungen

Diese Leistungen sind separat kalkulierbar anzubieten (nicht zwingend Teil der Hauptbeauftragung):

FoodtruckHeißgetränke (Ausnahme vom Getränkeausschluss)Zusätzliche Kühlschränke, Kaffeevollautomaten, EspressomaschinenObstkörbe für verschiedene RäumeBuffetmobiliar, Bars, SpeisenregaleVerlängerung der SpeisezeitenZusätzliche Snackbars am 07./08.11.Verlängerung der Abendveranstaltung am 06.11.2026 (Drinks & Snacks bis 22:00 Uhr)

Hinweis: Ein Testessen für ca. 7 Personen (Auftragnehmer + Veranstaltungsagentur) ist ca. 3 Wochen vor der Veranstaltung vorzubereiten. Die Teilnehmerzahl kann bis 2 Wochen vor Veranstaltung um ±20 % angepasst werden.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Zwingende und fakultative Ausschlussgründe

Im Angebotsschreiben ist zu erklären, dass keine Ausschlussgründe vorliegen:

Keine zwingenden Ausschlussgründe nach § 123 GWB (Straftaten, Insolvenz etc.)Keine fakultativen Ausschlussgründe nach § 124 GWB – andernfalls Erläuterung und ggf. Selbstreinigungsnachweis nach § 125 GWBKeine Verstöße gegen AEntG, LkSG, MiLoG, AufenthG, SchwarzArbGErfüllung der Steuer-, Abgaben- und SozialversicherungspflichtenKeine wettbewerbsbeschränkenden AbsprachenKeine falschen Eignungserklärungen

Handelsrechtliche Existenz & Unternehmensstruktur

Handelsregisterauszug oder vergleichbarer Nachweis (Anlage 1)Beschreibung des Bieters und seiner institutionellen Struktur (Anlage 2)Bei Bietergemeinschaften: jeweils für jedes Mitglied; zusätzlich Erklärung der BG und Vollmacht zur Vertretungsbefugnis

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung in verkehrsüblicher Höhe (Anlage 4)

Fachliche Eignung – Referenzen

Liste von Referenzaufträgen der letzten zwei Jahre (ab 2024) (Anlage 5)Pro Referenz: Auftraggeber, Ansprechpartner + Telefon, Tätigkeit/Veranstaltung, Leistungszeitraum, Auftragswert, Teilnehmerzahl/Größenordnung, Speisenkonzept, ggf. UnterauftragnehmerMindestanzahl ist nicht vorgegeben – die Liste soll die Eignung für ein Catering dieser Größenordnung belegen

Personelle und technische Kapazitäten

Liste und Kurzbeschreibung des vorgesehenen Cateringpersonals, der Kücheneinrichtungen und der Transportmittel (Anlage 6)Servicepersonal muss über Englischkenntnisse verfügenLokales Netzwerk und Erfahrung im Veranstaltungs-Management werden erwartet

Eignungsleihe (optional)

Verpflichtungserklärung Dritter (Anlage 7) – inkl. gesamtschuldnerischer HaftungMöglich, wenn Teile der Leistung durch Dritte erbracht werden sollen

Hinweis zum Verfahren

Verfahren: Offenes VerfahrenNachforderungen: teilweise zulässigGeeignet für kleine und mittlere Unternehmen (KMU)Bietergemeinschaften sind zugelassen

Referenzprojekte

nicht beziffert – Liste einreichen ReferenzenZeitraum: ab 2024 bis fortlaufend

Referenzaufträge aus den letzten zwei Jahren (ab 2024) zu vergleichbarem Event-Catering

Je Referenz: Auftraggeber, Ansprechpartner + Telefon, Tätigkeit/Veranstaltung, Leistungszeitraum, Auftragswert, Größenordnung/Teilnehmerzahl, Speisenkonzept, Angaben zu Unterauftragnehmern

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

4–10Angebote erwartet

Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote

Mittlere Konkurrenz

Wahrscheinliche Bieterzahl

1–3 · 23%4–10 · 41%11+ · 36%

Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen

Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)

1UAB Taurakalnis2 ähnliche Ausschreibungen gewonnen↗2EVENCHAR SOCIEDAD LIMTADA2 ähnliche Ausschreibungen gewonnen↗3Die Kochmützen1 ähnliche Ausschreibung gewonnen↗4Impacts Holding GmbH1 ähnliche Ausschreibung gewonnen↗5CIRFOOD Netherlands B.V.1 ähnliche Ausschreibung gewonnen↗

Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 18 erledigt

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Formale Nachweise & Eignung

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Auf einen Blick

Auftraggeber

Falling Walls Foundation gGmbH

Anschrift

10969 Berlin

Ort

10178 Berlin

Kategorie

Veranstaltungsdienste (Event-Services)

Veröffentlicht

21. Juni 2026

Angebotsfrist

21. Juli 2026

Auftraggeber-Website

falling-walls.com/ ↗

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Erfüllungsort

Ort der Leistung

10178 Berlin

Berlin

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