Digitalisierung von Akten des Bestandes des Migrationsamtes der HRO

Die Akten liegen in Hängeheftern (DIN A4) in Hängeregisterschränken. Der Auftragnehmer muss sie aushäften, Heftklammern (ca. 1 pro 30 Seiten) entfernen, Siegel und Ösen fachgerecht behandeln, Barcodes anbringen und ggf. Kleinformate für den Scanvorgang bearbeiten.

Die Akten werden vollständig in chronologischer Reihenfolge digitalisiert, schwarz/weiß und teilweise beidseitig. Mindestauflösung: 300 dpi. Ausgabe: mehrseitige PDF/A-Datei, eine PDF-Datei pro Akte, ohne Leerzeichen zwischen beschriebenen Seiten. Eine OCR-Erkennung ist nicht erforderlich. Die Qualitätssicherung umfasst einen 1:1-Abgleich mit Übergabe des TR-RESISCAN-Transfervermerks. Die zulässige Fehlerquote beträgt höchstens 2 %; bei Überschreitung wird die fehlerhafte Charge kostenfrei nachbearbeitet.

Die Digitalisate werden in das Dokumentenmanagementsystem d.3 (d.velop) importiert. Dafür sind Imagedateien (FOL) und passende Indexdateien zu liefern. Die Bereitstellung erfolgt über eine hermetisch abgeschlossene, verschlüsselte Verbindung (bevorzugt SFTP) – ohne Internetzugang des Scan-Systems. Für eilige Einzelfälle (Ad-Hoc-Zugriff) muss eine priorisierte Nachdigitalisierung mit Bereitstellung am Folgetag möglich sein.

Abholung und Rücktransport der Akten erfolgen in plombierten Datenschutzkoffern gemäß Positivliste. Der Bieter muss eine Zwischenlagerung von bis zu sechs Monaten übernehmen. Erst nach schriftlicher Vernichtungsfreigabe durch den Auftraggeber werden die Papierakten gemäß DIN 66399 Sicherheitsstufe 4 vernichtet; die Vernichtung ist zu protokollieren.

Initial: Kickoff-Workshop, Prozesserstellung/Pflichtenheft, technischer Test mit Nullserie, Bereitstellung der benötigten Hardware/Software und Lizenz für das Aktenregistrierungstool.

Laufend: Projektverantwortlicher des Bieters (mit Vertretung) als fester Ansprechpartner, Steuerung der Ressourcen, ca. 45 Fahrten nach Rostock, scangerechte Aufbereitung und Scannen von 2.750.000 Seiten, Bereitstellung von Master- und Arbeitsdateien, SFTP-Anbindung, Zwischenarchivierung von 513 laufenden Metern sowie Vernichtung von ca. 10.000 kg Papier.

Hinweis: Seiten, laufende Meter und Kilogramm sind Kalkulationsgrundlage; abgerechnet wird nach tatsächlich erbrachter Leistung gemäß abgestimmtem Tourenplan.

Nachweis der Eintragung in ein Handels- oder Berufsregister (Kopie). Bei Aufträgen über 30.000 € wird der Auftraggeber einen Auszug aus dem Wettbewerbsregister für den Bieter abfragen, der den Zuschlag erhalten soll.

Eigenerklärung zur Eignung (VVB 124_LD): Angabe des Umsatzes der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre mit vergleichbaren Leistungen. Auf Verlangen der Vergabestelle sind Bestätigungen (z. B. Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt, Berufsgenossenschafts-Nachweis) innerhalb einer angemessenen Frist nachzureichen.

Mindestens zwei Referenzen aus den letzten drei Jahren über vergleichbare Leistungen – Rundum-Service mit Projektplanung, Transport, Aufbereitung, Scannen, Datenverarbeitung/-übermittlung und Vernichtung, jeweils mit einem Umfang von mindestens 2.000.000 Seiten. Die Leistung muss mit eigenem Personal und als Hauptauftragnehmer erbracht worden sein. Auf Verlangen sind jahresdurchschnittliche Beschäftigtenzahl der letzten drei Jahre sowie die vorgesehenen Leitungspersonen zu benennen.

Keine schweren Verfehlungen gemäß § 123 und § 124 GWB; keine Einträge im Gewerbezentral- bzw. Wettbewerbsregister (keine Freiheitsstrafen >3 Monate, keine Geldstrafen >90 Tagessätze, keine Geldbußen >2.500 € in den letzten zwei Jahren). Eigenerklärung über geordnete Steuer- und Sozialabgabenverhältnisse. Bei Vorliegen eines Ausschlussgrundes kann Selbstreinigung nachgewiesen werden.

Verpflichtende Vorlage eines Datenschutzkonzeptes nach Art. 25 und 32 DS-GVO – unzureichende Konzepte führen zum Ausschluss; das Konzept wird vom Datenschutzbeauftragten geprüft. Der Auftragnehmer muss einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DS-GVO unterzeichnen. Leistungen dürfen ausschließlich in einem hermetisch abgeschlossenen System ohne Internetzugang verarbeitet werden; die Übertragung erfolgt verschlüsselt (bevorzugt SFTP).

Erklärung nach TVgG M-V und MinArbV M-V: Anwendung repräsentativer Tarifverträge oder Branchentarifverträge; alternativ Zahlung des vergaberechtlichen Mindestlohns von 14,68 € brutto pro Stunde. Verpflichtungen müssen auch gegenüber eingesetzten Nachunternehmen durchgesetzt werden.

Benennung eines Projektverantwortlichen mit Stellvertretung inklusive E-Mail und Telefonnummer. Fachgerechte Entsorgung der Papierakten gemäß DIN 66399 Sicherheitsstufe 4 (Eigenerklärung). Beachtung der Russland-Sanktionen. Keine eigenen AGB oder Zahlungsbedingungen – diese werden nicht Vertragsbestandteil.