Ausschreibungen Aktendigitalisierung & Archivierung

Zur Digitalisierung der Lagerlogistik und Implementierung eines Anlageninventursystems auf Workflowbasis

GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH | FAIR - Facility for Antiproton and Ion Research in Europe GmbH | Vergabekammer des Bundes | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Darmstadt, HessenVeröffentlicht: 22. Juni 2026

Angebotsfrist: 23. Juli 2026abgelaufen

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Kurz erklärt:

GSI/FAIR in Darmstadt sucht einen IT-Dienstleister, der zwei eng verzahnte Lösungen implementiert:

Logistiklösung – mobile Scanner (MDE-Geräte) mit Anbindung an SAP MM/WM/PM, die alle Lagerprozesse (Wareneingang, Kommissionierung, Warenausgang, Umlagerungen, Inventur) papierlos abbildet.Anlageninventurlösung – Workflow-System zur Digitalisierung der Anlageninventur mit Anbindung an SAP FI-AA, inkl. Service-Portal für ca. 2.000 Anlagenverantwortliche.

Umfang: ca. 22.000 Hauptanlagen, ca. 15 Logistik-Nutzer, ca. 2.000 Service-Portal-Nutzer.

Leistungen: Implementierung, Customizing, Lizenzen, Schulungen, Dokumentation – optional Nachlaufbetreuung und jährliche Wartung.

Wertung: 30 % Preis, 70 % Leistung (Fach-/Umsetzungskonzept, Projektteam & Erfahrung).

Frage: Keine – alle Bedingungen stehen in den Vergabeunterlagen. Verhandlungen finden nicht statt.

Abgabe: Bis **23.07.2026

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Die Angebotsfrist ist abgelaufen.

HEUTE

Termin / FristJUN2026 DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ

Nachforderungsfrist3. Juni 2026

Veröffentlichungca. 8. Juni 2026

Bieterfragen-Frist8. Juni 2026

Angebotsfrist23. Juli 2026

Bindefrist23. Juli – 21. Aug. 2026

Ausführungsbeginn10. Aug. 2026

Lieferzeitraum10. Aug. – 30. Nov. 2026

Vertragsbeginnca. 22. Aug. 2026

Umsetzungsplanung / Workshopsca. 22. Aug. – 31. Dez. 2026

Vertragslaufzeitca. 22. Aug. 2026 – 31. Dez. 2030

Maximale Gesamtlaufzeitca. 22. Aug. 2026 – 31. Dez. 2032bis 2032

Projektstart / Erste Kommunikationca. 4. Sep. 2026

Abnahmefristca. 1. Dez. – 31. Dez. 2026

Gewährleistungca. 31. Dez. 2026 – 31. Dez. 2028

Verlängerung 1ca. 31. Dez. 2030 – 31. Dez. 2031

Verlängerung 2ca. 31. Dez. 2031 – 31. Dez. 2032bis 2032

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität6 Kriterien

Preis 30%Qualität 70%

Gesamtangebotspreis30%
Preis-Leistungs-Bewertung anhand niedrigstem Gesamtangebotspreis gemäß Preis-Quotient-Methode
Leistungskriterien (LK)70%
Gesamtbewertung der Leistungskriterien (Qualität des Fach-/Umsetzungskonzepts und Projektteam/Projekterfahrung) auf einer Skala von 0-10 pro Kriterium

Preis-Quotient-Methode: Z = G(Leistung) × L(Angebot) + G(Preis) × (L(best) × P(niedrigst)) / P(Angebot). G(Leistung)=70, G(Preis)=30, L(Angebot)=Gesamtpunktzahl Leistung, L(best)=beste Leistungspunktzahl, P(niedrigst)=niedrigster Preis, P(Angebot)=Preis des Angebots.

KI-Hinweis: Im Originaldokument ist das Unterkriterium 'Qualität der Prozessabbildung (Logistik- und Inventurprozesse)' doppelt mit identischer Bezeichnung (30% und 35%) aufgeführt, was auf einen Dokumentenfehler hindeutet; die Unterkriteriumsgewichtungen ergeben zudem 100% statt 105%, was auf eine weitere Unstimmigkeit im Quelldokument hinweist.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Übergeordnete Anforderungen an beide Lösungen

SAP-Integration: Vollständige Einbindung in die SAP-S/4HANA-Landschaft (Module MM, WM, PM, FI-AA) über eine zertifizierte SAP-Schnittstelle.Offlinefähigkeit: Mindestens 8 Stunden unterbrechungsfreier Betrieb ohne Netzwerkverbindung, ohne Datenverlust – für alle Kernprozesse.Berechtigungen: Integration in das bestehende SAP-Berechtigungskonzept; kostenstellenbezogene Einschränkungen nur wie im SAP vorhanden.Identitätsmanagement: Authentifizierung über Keycloak mit OIDC 1.0 (bevorzugt) oder SAML 2.0; MFA-Unterstützung.Serverbetrieb: Ausschließlich in der gesicherten Infrastruktur des Auftraggebers; Windows Server 2019+ oder Linux mit Herstellerfreigabe.Client-Kompatibilität: Zentral verwaltete Windows-Geräte (AD-eingebunden), keine lokalen Admin-Rechte erforderlich.Updates: Keine automatischen Internet-Updates; Updates werden durch den Auftraggeber gesteuert, SCCM-kompatibel.Mehrsprachigkeit: Deutsch und Englisch.Mobile Endgeräte: Android und iOS.Revisionssicherheit: Lückenlose, nachvollziehbare Protokollierung aller Datenübertragungen, Buchungsanlässe und Fehlversuche.Archivierung: Anbindung an Doxis4 (Archive Link) – Dateien als Anhänge zu Workflows und anderen Objekten zuordenbar; rückwirkende Buchungen in offene Perioden möglich.

Implementierung, Projektmanagement und Dokumentation

Implementierung & Customizing: Initial-Installation, Konfiguration, Test, Rollout, kundenindividuelle Anpassungen.Projektmanagement: Workshops zur Umsetzungsplanung bis Ende 2026.Prozess- und Umsetzungskonzept: Erstellung und Pflege.Dokumentation: Technische und fachliche Dokumentation (auch kundenindividuelle Anpassungen), deutschsprachig, in ausdruckbarer Form; inkl. SBOM (CycloneDX gem. BSI TR-03183-2).Hardware-Beratung: Unterstützung bei Auswahl und Konfiguration der MDE-Geräte (Scanner) und Server.Help-Desk: Bereitstellung eines Help-Desks zur Störungsannahme.

Schulungen und Wissenstransfer

Grundschulungen vor Go-Live.Schulungen Logistik: Für 15 Mitarbeitende (Lagerlogistik).Schulungen Inventur: Für 5 Mitarbeitende der Anlagenbuchhaltung sowie Key-User.Schulungsunterlagen sind im Lieferumfang enthalten.

Optionale Leistungen (keine Abrufverpflichtung)

Nachlaufbetreuung nach Go-Live auf Stundenbasis (gem. Leistungsbeschreibung Kapitel 3.6).Wartung und Updates auf jährlicher Stundenbasis (gem. Leistungsbeschreibung Kapitel 3.7).Anpassungen bei SAP-Versionsänderungen.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Zwingende Ausschlussgründe und Eigenerklärungen

Keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB (Eigenerklärung erforderlich).Einhaltung MiLoG / AEntG / AufenthG / Schwarzarbeit (Eigenerklärung gem. § 19 Abs. 3 MiLoG).Einhaltung EU-Sanktionsverordnung (EU) 833/2014 (Russland-Bezug) – keine Beteiligung von Drittstaats-Wirtschaftsteilnehmern ohne EU-Übereinkunft.Unterauftragnehmer und Eignungsleihe sind möglich; Verfügbarkeitserklärung je Unterauftragnehmer erforderlich.Ausschluss bei Nichterfüllung: Angebote, die das Leistungsverzeichnis nicht erfüllen, werden ausgeschlossen (§ 57 Abs. 1 Nr. 2/4 VgV).

Wirtschaftliche und finanzielle Eignung

Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung mit Mindest-Deckungssummen:Personenschäden: ≥ 5.000.000 EURSachschäden: ≥ 1.000.000 EURVermögensschäden: ≥ 1.000.000 EURBearbeitungsschäden: ≥ 500.000 EURSchlüsselverlust: ≥ 500.000 EURDeckungssumme insgesamt mind. doppelter Auftragswert.Police ist vor Vertragsbeginn für die gesamte Vertragslaufzeit vorzulegen; fehlende Versicherung führt zum zwingenden Ausschluss.Bonitätsprüfung wird durch GSI/FAIR im Rahmen der Eignungsprüfung durchgeführt.

Technische und berufliche Eignung

SAP-S/4HANA-Kompetenz insbesondere in den Modulen MM, WM, PM, FI-AA und im Customizing.Prozessverständnis in Logistik- und Anlageninventur-Prozessen; Fähigkeit, kundenspezifische Rechtsgrundlagen abzubilden.Schnittstellen-Know-how (z. B. Anbindung FNT Command über DB-Konnektor oder REST-API).Projekterfahrung in vergleichbaren, bereits erfolgreich umgesetzten Projekten – idealerweise in öffentlichen oder forschungsnahen Einrichtungen.ISO/IEC 27001 (oder gleichwertig) für Unternehmen, die Entwicklung, Anpassung oder wesentliche Konfiguration durchführen.SAP-Integrationszertifizierung (Certificate – SAP Integration Certification) für das angebotene System.

Anforderungen an das Schlüsselpersonal

Folgende Rollen sind namentlich zu benennen, mit Qualifikationsnachweis:

Hauptverantwortlicher Anlageninventurlösung + Stellvertreter: SAP-S/4HANA-Kenntnisse (Anlagenbuchhaltung/Customizing), Prozessverständnis, Schnittstellen- und Projektumsetzungs-Know-how.Hauptverantwortlicher Lagerlogistiklösung + Stellvertreter: Vergleichbare Qualifikation mit Schwerpunkt MM/WM/PM.Entwickler: Bei Bedarf, sofern nicht durch Hauptverantwortliche/Stellvertreter abgedeckt.Verfügbarkeit: Während der gesamten Vertragslaufzeit für Abrufe (3 Tage Vorlauf) verfügbar; außerhalb der Abrufphasen für andere Projekte einsetzbar.

Referenzprojekte

nicht spezifiziert ReferenzenZeitraum: nicht spezifiziertVolumen: nicht spezifiziert

Erfahrung mit vergleichbaren, bereits erfolgreich umgesetzten Projekten; idealerweise in öffentlichen oder forschungsnahen Einrichtungen; mit SAP S/4HANA (Module MM, WM, PM, FI-AA)

über Referenzprojekte im Schlüsselpersonal-Nachweis; wird im Zuschlagskriterium 'Projektteam und Projekterfahrung' gewichtet (50 % des Leistungsteils)

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.