Ausschreibungen Aktendigitalisierung & Archivierung
Zur Digitalisierung der Lagerlogistik und Implementierung eines Anlageninventursystems auf Workflowbasis
GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH | FAIR - Facility for Antiproton and Ion Research in Europe GmbH | Vergabekammer des Bundes | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Darmstadt, HessenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenKurz erklärt:
GSI/FAIR in Darmstadt sucht einen IT-Dienstleister, der zwei eng verzahnte Lösungen implementiert:
Logistiklösung – mobile Scanner (MDE-Geräte) mit Anbindung an SAP MM/WM/PM, die alle Lagerprozesse (Wareneingang, Kommissionierung, Warenausgang, Umlagerungen, Inventur) papierlos abbildet.Anlageninventurlösung – Workflow-System zur Digitalisierung der Anlageninventur mit Anbindung an SAP FI-AA, inkl. Service-Portal für ca. 2.000 Anlagenverantwortliche.
Umfang: ca. 22.000 Hauptanlagen, ca. 15 Logistik-Nutzer, ca. 2.000 Service-Portal-Nutzer.
Leistungen: Implementierung, Customizing, Lizenzen, Schulungen, Dokumentation – optional Nachlaufbetreuung und jährliche Wartung.
Wertung: 30 % Preis, 70 % Leistung (Fach-/Umsetzungskonzept, Projektteam & Erfahrung).
Frage: Keine – alle Bedingungen stehen in den Vergabeunterlagen. Verhandlungen finden nicht statt.
Abgabe: Bis **23.07.2026
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristJUN2026 DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ
Nachforderungsfrist3. Juni 2026
Veröffentlichungca. 8. Juni 2026
Bieterfragen-Frist8. Juni 2026
Angebotsfrist23. Juli 2026
Bindefrist23. Juli – 21. Aug. 2026
Ausführungsbeginn10. Aug. 2026
Lieferzeitraum10. Aug. – 30. Nov. 2026
Vertragsbeginnca. 22. Aug. 2026
Umsetzungsplanung / Workshopsca. 22. Aug. – 31. Dez. 2026
Vertragslaufzeitca. 22. Aug. 2026 – 31. Dez. 2030
Maximale Gesamtlaufzeitca. 22. Aug. 2026 – 31. Dez. 2032bis 2032
Projektstart / Erste Kommunikationca. 4. Sep. 2026
Abnahmefristca. 1. Dez. – 31. Dez. 2026
Gewährleistungca. 31. Dez. 2026 – 31. Dez. 2028
Verlängerung 1ca. 31. Dez. 2030 – 31. Dez. 2031
Verlängerung 2ca. 31. Dez. 2031 – 31. Dez. 2032bis 2032
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität6 Kriterien
Preis 30%Qualität 70%
- Gesamtangebotspreis30%
Preis-Leistungs-Bewertung anhand niedrigstem Gesamtangebotspreis gemäß Preis-Quotient-Methode
- Leistungskriterien (LK)70%
Gesamtbewertung der Leistungskriterien (Qualität des Fach-/Umsetzungskonzepts und Projektteam/Projekterfahrung) auf einer Skala von 0-10 pro Kriterium
Preis-Quotient-Methode: Z = G(Leistung) × L(Angebot) + G(Preis) × (L(best) × P(niedrigst)) / P(Angebot). G(Leistung)=70, G(Preis)=30, L(Angebot)=Gesamtpunktzahl Leistung, L(best)=beste Leistungspunktzahl, P(niedrigst)=niedrigster Preis, P(Angebot)=Preis des Angebots.
KI-Hinweis: Im Originaldokument ist das Unterkriterium 'Qualität der Prozessabbildung (Logistik- und Inventurprozesse)' doppelt mit identischer Bezeichnung (30% und 35%) aufgeführt, was auf einen Dokumentenfehler hindeutet; die Unterkriteriumsgewichtungen ergeben zudem 100% statt 105%, was auf eine weitere Unstimmigkeit im Quelldokument hinweist.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenÜbergeordnete Anforderungen an beide Lösungen
SAP-Integration: Vollständige Einbindung in die SAP-S/4HANA-Landschaft (Module MM, WM, PM, FI-AA) über eine zertifizierte SAP-Schnittstelle.Offlinefähigkeit: Mindestens 8 Stunden unterbrechungsfreier Betrieb ohne Netzwerkverbindung, ohne Datenverlust – für alle Kernprozesse.Berechtigungen: Integration in das bestehende SAP-Berechtigungskonzept; kostenstellenbezogene Einschränkungen nur wie im SAP vorhanden.Identitätsmanagement: Authentifizierung über Keycloak mit OIDC 1.0 (bevorzugt) oder SAML 2.0; MFA-Unterstützung.Serverbetrieb: Ausschließlich in der gesicherten Infrastruktur des Auftraggebers; Windows Server 2019+ oder Linux mit Herstellerfreigabe.Client-Kompatibilität: Zentral verwaltete Windows-Geräte (AD-eingebunden), keine lokalen Admin-Rechte erforderlich.Updates: Keine automatischen Internet-Updates; Updates werden durch den Auftraggeber gesteuert, SCCM-kompatibel.Mehrsprachigkeit: Deutsch und Englisch.Mobile Endgeräte: Android und iOS.Revisionssicherheit: Lückenlose, nachvollziehbare Protokollierung aller Datenübertragungen, Buchungsanlässe und Fehlversuche.Archivierung: Anbindung an Doxis4 (Archive Link) – Dateien als Anhänge zu Workflows und anderen Objekten zuordenbar; rückwirkende Buchungen in offene Perioden möglich.
Implementierung, Projektmanagement und Dokumentation
Implementierung & Customizing: Initial-Installation, Konfiguration, Test, Rollout, kundenindividuelle Anpassungen.Projektmanagement: Workshops zur Umsetzungsplanung bis Ende 2026.Prozess- und Umsetzungskonzept: Erstellung und Pflege.Dokumentation: Technische und fachliche Dokumentation (auch kundenindividuelle Anpassungen), deutschsprachig, in ausdruckbarer Form; inkl. SBOM (CycloneDX gem. BSI TR-03183-2).Hardware-Beratung: Unterstützung bei Auswahl und Konfiguration der MDE-Geräte (Scanner) und Server.Help-Desk: Bereitstellung eines Help-Desks zur Störungsannahme.
Schulungen und Wissenstransfer
Grundschulungen vor Go-Live.Schulungen Logistik: Für 15 Mitarbeitende (Lagerlogistik).Schulungen Inventur: Für 5 Mitarbeitende der Anlagenbuchhaltung sowie Key-User.Schulungsunterlagen sind im Lieferumfang enthalten.
Optionale Leistungen (keine Abrufverpflichtung)
Nachlaufbetreuung nach Go-Live auf Stundenbasis (gem. Leistungsbeschreibung Kapitel 3.6).Wartung und Updates auf jährlicher Stundenbasis (gem. Leistungsbeschreibung Kapitel 3.7).Anpassungen bei SAP-Versionsänderungen.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenZwingende Ausschlussgründe und Eigenerklärungen
Keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB (Eigenerklärung erforderlich).Einhaltung MiLoG / AEntG / AufenthG / Schwarzarbeit (Eigenerklärung gem. § 19 Abs. 3 MiLoG).Einhaltung EU-Sanktionsverordnung (EU) 833/2014 (Russland-Bezug) – keine Beteiligung von Drittstaats-Wirtschaftsteilnehmern ohne EU-Übereinkunft.Unterauftragnehmer und Eignungsleihe sind möglich; Verfügbarkeitserklärung je Unterauftragnehmer erforderlich.Ausschluss bei Nichterfüllung: Angebote, die das Leistungsverzeichnis nicht erfüllen, werden ausgeschlossen (§ 57 Abs. 1 Nr. 2/4 VgV).
Wirtschaftliche und finanzielle Eignung
Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung mit Mindest-Deckungssummen:Personenschäden: ≥ 5.000.000 EURSachschäden: ≥ 1.000.000 EURVermögensschäden: ≥ 1.000.000 EURBearbeitungsschäden: ≥ 500.000 EURSchlüsselverlust: ≥ 500.000 EURDeckungssumme insgesamt mind. doppelter Auftragswert.Police ist vor Vertragsbeginn für die gesamte Vertragslaufzeit vorzulegen; fehlende Versicherung führt zum zwingenden Ausschluss.Bonitätsprüfung wird durch GSI/FAIR im Rahmen der Eignungsprüfung durchgeführt.
Technische und berufliche Eignung
SAP-S/4HANA-Kompetenz insbesondere in den Modulen MM, WM, PM, FI-AA und im Customizing.Prozessverständnis in Logistik- und Anlageninventur-Prozessen; Fähigkeit, kundenspezifische Rechtsgrundlagen abzubilden.Schnittstellen-Know-how (z. B. Anbindung FNT Command über DB-Konnektor oder REST-API).Projekterfahrung in vergleichbaren, bereits erfolgreich umgesetzten Projekten – idealerweise in öffentlichen oder forschungsnahen Einrichtungen.ISO/IEC 27001 (oder gleichwertig) für Unternehmen, die Entwicklung, Anpassung oder wesentliche Konfiguration durchführen.SAP-Integrationszertifizierung (Certificate – SAP Integration Certification) für das angebotene System.
Anforderungen an das Schlüsselpersonal
Folgende Rollen sind namentlich zu benennen, mit Qualifikationsnachweis:
Hauptverantwortlicher Anlageninventurlösung + Stellvertreter: SAP-S/4HANA-Kenntnisse (Anlagenbuchhaltung/Customizing), Prozessverständnis, Schnittstellen- und Projektumsetzungs-Know-how.Hauptverantwortlicher Lagerlogistiklösung + Stellvertreter: Vergleichbare Qualifikation mit Schwerpunkt MM/WM/PM.Entwickler: Bei Bedarf, sofern nicht durch Hauptverantwortliche/Stellvertreter abgedeckt.Verfügbarkeit: Während der gesamten Vertragslaufzeit für Abrufe (3 Tage Vorlauf) verfügbar; außerhalb der Abrufphasen für andere Projekte einsetzbar.
Referenzprojekte
nicht spezifiziert ReferenzenZeitraum: nicht spezifiziertVolumen: nicht spezifiziert
Erfahrung mit vergleichbaren, bereits erfolgreich umgesetzten Projekten; idealerweise in öffentlichen oder forschungsnahen Einrichtungen; mit SAP S/4HANA (Module MM, WM, PM, FI-AA)
über Referenzprojekte im Schlüsselpersonal-Nachweis; wird im Zuschlagskriterium 'Projektteam und Projekterfahrung' gewichtet (50 % des Leistungsteils)
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben11+Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 15 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 33%4–10 · 31%11+ · 36%
Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen
Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)Verlauf dieser Vergabe
4 Bekanntmachungen- 24.08.2026Vergabebekanntmachung
Zuschlag erteilt am 24.08.2026
- 22.06.2026Ausschreibungauf dieser Seite
- Abgabefrist: 11.06.2026 → 23.07.2026
- 10.05.2026Ausschreibung
- Abgabefrist: 25.06.2026 → 11.06.2026
- 10.05.2026Ausschreibung
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Auftraggeber
GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH | FAIR - Facility for Antiproton and Ion Research in Europe GmbH | Vergabekammer des Bundes | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
64291 Darmstadt
Ort
64291 Darmstadt
Kategorie
Aktendigitalisierung & Archivierung
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.gsi.de ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
64291 Darmstadt
Hessen
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