Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDas Gemeinschaftsklinikum Mittelrhein sucht einen Dienstleister für die digitale Personalakte.
Was zu tun ist:
Verfahren: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb. Zunächst muss ein Teilnahmeantrag mit Referenzen und Eignungsnachweisen eingereicht werden. Die Auftraggeberin wählt 3 Bewerber aus, die dann ein Angebot mit Konzept abgeben dürfen. Den Zuschlag bekommt das wirtschaftlichste Angebot (niedrigster Preis).
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertLeistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenKonzeption
Erstellung eines Konzepts für die Einführung der digitalen Personalakte. Das Konzept bildet die Grundlage für die Verhandlungen im Verfahren und beschreibt insbesondere die geplante Anbindung an die bestehenden Systeme des Klinikums (Schnittstellen).
Implementierung und Betriebsbereitschaft
Das System muss spätestens im September 2026 betriebsbereit sein. Zielumgebung: Verwaltung von ca. 4.300 aktiven Personalakten sowie Erweiterbarkeit für rund 100 externe Personen (z. B. Praktikanten, Seelsorger, Belegärzte).
Bereitstellungsform und Sicherheit
Die Bereitstellung kann wahlweise On-Premises (vor Ort im Klinikum) oder Cloud-basiert erfolgen. Bei der Cloud-Variante sind geeignete Informationssicherheitsmaßnahmen zu beachten (Schutz personenbezogener Mitarbeiterdaten).
Abgrenzung – nicht im Auftragsumfang
Die Übernahme und Digitalisierung (Scannen) der bestehenden Papier-Personalakten ist nicht Bestandteil dieses Auftrags und muss ggf. separat beauftragt werden.
Vertragslaufzeit
Die Vertragslaufzeit beträgt 3 Jahre ab Vertragsbeginn.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenTeilnahmewettbewerb und Auswahl
Das Verfahren ist ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb. Aus den Bewerbern wählt die Vergabestelle die 3 bestgeeigneten aus, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Zuschlagskriterium ist der niedrigste Preis; ein Zuschlag auf das Erstangebot bleibt vorbehalten.
Fachliche Eignung – Referenzen
Nachweis von mindestens 3 realisierten Installationen einer digitalen Personalakte (oder vergleichbaren Lösung) in Krankenhäusern aus den letzten 3 Jahren, vergleichbar in Art und Umfang.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Angabe des Umsatzes der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre für vergleichbare Leistungen. Fehlende oder unvollständige Unterlagen können nachgefordert werden.
Personelle Leistungsfähigkeit
Bestätigung der Verfügbarkeit der erforderlichen Beschäftigten. Bei enger Wahl: Angabe der jahresdurchschnittlichen Beschäftigtenzahl der letzten 3 Jahre sowie Benennung der vorgesehenen Projektleitung.
Zuverlässigkeit – Ausschlussgründe
Erklärung, dass keine Ausschlussgründe vorliegen: keine schweren Verfehlungen, die zur Verurteilung geführt haben, keine relevanten Einträge im Gewerbezentralregister (z. B. Freiheitsstrafen über 3 Monate, Geldstrafen über 90 Tagessätze, Geldbußen über 2.500 €).
Rechtliche und steuerliche Zuverlässigkeit
Erklärung zur ordnungsgemäßen Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen. Nachweis der Mitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft. Eintragung im Berufsregister (falls pflichtig).
Ausführungsbedingungen
Zusicherung der Datenschutz-Unterweisung aller beteiligten Personen (mit Dokumentation) sowie des Bestehens einer Betriebshaftpflichtversicherung für Sach- und Personenschäden im Auftragsfall.
Eignungsleihe und Bietergemeinschaften
Werden Kapazitäten anderer Unternehmen zur Eignung genutzt, ist eine Verpflichtungserklärung dieses Unternehmens einzureichen. Bei Bietergemeinschaften haften die Mitglieder gesamtschuldnerisch für die Auftragsausführung.
Mindestens 3 realisierte Installationen einer digitalen Personalakte (oder vergleichbares System) in Krankenhäusern
In Art und Umfang vergleichbar zur ausgeschriebenen Leistung. Pro Referenz anzugeben: Projektbezeichnung, Auftraggeber, Leistungszeitraum, Leistungsbeschreibung, Auftragswert/Leistungsumfang, eingesetztes Produkt/Hersteller, Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail, eigene Rolle (Haupt-/Unterauftragnehmer/Bietergemeinschaft).
Ergänzend (Formular 124 LD, bei enger Wahl): 3 Referenzen mit Ansprechpartner, Art der Leistung, Auftragssumme, Ausführungszeitraum
Vergleichbare Leistungen; Nachweis auf Verlangen der Vergabestelle