Einscannen der Bau- und Denkmalakten zur Erstellung einer eAkte im DMS

Die Stadt Monheim am Rhein sucht einen Dienstleister, der rund 17.500 Bau- und Denkmalakten scannt und daraus eine elektronische Akte (eAkte) im Dokumentenmanagementsystem (DMS) erstellt.

Der Auftrag umfasst den kompletten Prozess: Abholung und Transport der Akten, Scannen inklusive OCR-Volltexterkennung, Metadaten-Erfassung, sichere Datenübergabe per SFTP-Server sowie die geordnete Rückgabe bzw. Einlagerung der Originale. Alle Scan- und Verarbeitungsschritte müssen vollständig in Deutschland stattfinden und strenge Datenschutz- und Informationssicherheitsanforderungen (DSGVO, ISO 27001) erfüllen.

Es handelt sich um eine öffentliche Ausschreibung ohne Lose. Angebote können ausschließlich elektronisch über den Vergabemarktplatz NRW eingereicht werden.

• Scan in Deutschland30%

  Bewertet wird, ob sämtliche Scan- und Digitalisierungsprozesse vollständig innerhalb Deutschlands durchgeführt werden. Der Bietende hat dies verbindlich zu erklären und geeignete Nachweise vorzulegen.

• Komplette elektronische Erfassung aller Akten und relevanten Daten sowie Packen der Unterlagen durch den Auftragnehmer40%

  Bewertet wird die Qualität, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit der angebotenen Prozesse zur elektronischen Erfassung aller Akteninhalte (insbesondere Straße, Hausnummer, Aktenzeichen) sowie die organisatorische und logistische Durchführung des Packens der Unterlagen durch den Auftragnehmer.

• Preis30%

  Bewertet wird der rechnerisch korrekte Gesamtpreis gemäß Preisblatt. Preisnachlässe werden nur berücksichtigt, wenn sie im Angebotsschreiben ohne Bedingungen als Vomhundertsatz auf die Abrechnungssumme gewährt werden.

Bewertung der qualitativen Kriterien anhand einer Punkteskala von 0 bis 100 Punkten. Die erreichten Punkte werden mit der jeweiligen Gewichtung multipliziert und anschließend zum Gesamtwertungsergebnis addiert.