Eventagentur als Generaldienstleister für den Tag der Deutschen Einheit 2028 in Bayern

Entwicklung des Gesamtkonzepts und einer übergeordneten inhaltlichen Leitidee ('Leiterzählung') für das Bürgerfest. Dazu gehören Dramaturgie, Gestaltung, dekorative Elemente und Besucherführung. Das Konzept muss den historischen und nationalen Charakter des Tags der Deutschen Einheit sowie die bayerische Vielfalt berücksichtigen. Zusätzlich sind bis zu 3 Zusatzformate zu entwickeln und ein Booklet für Bundesländer und Verfassungsorgane zu erstellen.

Komplettes Projektmanagement über die gesamte Laufzeit (Mitte Oktober 2026 bis Ende März 2029): Einsatz einer Projektplanungssoftware, monatliche und wöchentliche Fortschrittsberichte, Risikomanagement und Dokumentation. Erstellung von Personal- und Einsatzplänen. Freiwilligenmanagement für rund 300 Volunteers. Koordinierung der Veranstaltungstechnik. Überprüfung der vorläufigen Planung des Veranstaltungsortes hinsichtlich Zweckmäßigkeit und Umsetzbarkeit sowie Entwicklung alternativer Konzepte und weiterer Programmbestandteile.

Erstellung eines Kosten- und Finanzierungsplans innerhalb von 2 Monaten nach Auftragserteilung. Vollständige fachliche Vorbereitung aller Vergabeverfahren für Drittleistungen, laufendes Kostencontrolling und Rechnungsprüfung.

Erstellung von Belegungs-, Nutzungs-, Rettungswege- und technischen Flächenplänen. Erarbeitung eines Logistikkonzepts (Anlieferung, Abtransport, Auf- und Abbau). Erstellung von Grundriss- und Geländeplänen. Planung des City-Dressings und des Besucherleitsystems (Beschilderung, Fahnen) auf Basis des vom Auftraggeber vorgegebenen Corporate Designs, inkl. Gestaltungsentwürfe, Reinzeichnungen und Druckdaten-Vorbereitung.

Konzeptionelle Erstellung, Fortschreibung und Abstimmung des integrierten Sicherheits- und Verkehrskonzepts unter Berücksichtigung aller Programmbestandteile inkl. protokollarischer Veranstaltungen (z.B. Bund-Länder-Treffen). Planung eines barrierefreien Besucherlenkungssystems mit Echtzeit-Besucherzählung. Videoüberwachungsplanung, Ausschreibung und Koordinierung (ohne eigene Umsetzung). Fachliche Vorbereitung des Auswahlverfahrens für Sicherheits- und Sanitätsdienst (Leistungsbeschreibung, Mengengerüste, Angebotsauswertung).

Planung der Versorgungsanschlüsse (Strom, Wasser, Abwasser, Kommunikation). Koordinierung von Bühnen, Bühnentechnik, Zelten, Pavillons und Mobiliar. Ab Januar 2028: zentraler Ansprechpartner für alle Aussteller per E-Mail und Hotline mit maximal 48 Stunden Reaktionszeit. Koordinierung des Bund-Länder-Treffens (2 Online-Termine + 1 Präsenztermin in Nürnberg). Planung von 3–5 Bühnenstandorten (Kalkulationsannahme: 4 Bühnen mit je einer Abendinszenierung pro Tag). Flächenbedarfsermittlung für Logistik-Flächen. Erstellung und Abnahme eines Baubuchs. Kalkulationsannahme: ca. 150 Aussteller.

Planung und Koordinierung von Toilettenanlagen in angemessener Zahl für die erwarteten Besucher sowie WC-Infrastruktur für Aussteller. Reinigungs- und Entsorgungsmanagement und technischer Bereitschaftsdienst.

Stage Management während der Veranstaltungstage (inkl. Koordinierung von Technical/Hospitality Ridern, Probenzeiten und Künstlern). GEMA- und Künstlersozialkassen-Meldungen. Gastronomiekonzept und Catering-Gewinnung (regional, nachhaltig, barrierefrei) inkl. Standflächenkoordination und organisatorischer Abwicklung der Standgebühren. Betroffenenmanagement (Anwohner, Gewerbetreibende etc.) inkl. Beschwerdemanagement. Konzeptionelle Besucherführung und dramaturgische Struktur.

Erstellung eines detaillierten Zeitplans mit Projektschritten, Verantwortlichkeiten und Aufwandsschätzung binnen 2 Monaten nach Auftragserteilung, mit monatlicher Fortschreibung. Die Realisierungs- und Umsetzungsphase liegt im September 2028, das Bürgerfest selbst findet vom 01.10.2028 bis 03.10.2028 statt, die Nachbereitungsphase beginnt ab 05.10.2028.

Folgende Leistungen sind NICHT im Agenturhonorar enthalten und werden vom Auftraggeber oder in dessen Auftrag separat vergeben:

Die Agentur bereitet diese Vergabeverfahren fachlich vor und koordiniert die Dritten, führt die Leistungen aber nicht selbst aus.

Erfüllungsort: Nürnberg (Postleitzahlen 90402, 90403, 90443, 90489).

Ab dem 01.09.2028 bis zum Veranstaltungsende ist ein Projektbüro in Nürnberg einzurichten und zu betreiben. Die Projektleitung und Stellvertretung müssen Deutsch verhandlungssicher in Wort und Schrift beherrschen. Es bestehen kurze Reaktionszeiten: Teilnahme an Telefon-/Videokonferenzen binnen 4 Stunden, Vor-Ort-Termine in Nürnberg binnen 48 Stunden (an Werktagen während üblicher Geschäftszeiten). Ab 2028 finden i.d.R. wöchentliche Fixtermine sowie kurzfristige Besprechungen statt. Reisekosten und Reisezeiten für Briefing- und Arbeitsgespräche werden nicht separat vergütet.

Hinweis: Im vorliegenden Dokumentenauszchnitt sind keine konkreten Mindestumsätze oder Mitarbeiterzahlen als Eignungskriterium genannt.

Unternehmens-Referenzen: Konzeption, Organisation und Umsetzungsüberwachung von Veranstaltungen

Pflichtangaben je Referenz: Auftraggeber, Ansprechperson mit Telefon, Auftragszeitraum, Projektvolumen in Tsd. €, Leistungsumfang, Projektinhalt. Projekte können privat, öffentlich oder eigenveranstaltet sein.

Sicherheitskonzepte für Veranstaltungen (Unternehmensebene)

Erstellung oder Mitwirkung an der Erstellung von Sicherheitskonzepten.

Referenzprojekt der vorgesehenen Projektleitung

Verantwortliche Funktion (PL, stellv. PL o.ä.). Mehrtägige Veranstaltung im öffentlichen Raum mit Einbindung öffentlicher Stellen und Sicherheitsbehörden + mind. 2 der Merkmale: ≥100.000 Besucher, ≥50.000 m² Fläche, ≥50 Aussteller/Partner, ≥500.000 € netto Projektvolumen, mehrere Veranstaltungsbereiche/Bühnen.

Referenzprojekt der stellvertretenden Projektleitung

Gleiche Anforderungen wie für die Projektleitung.