Ausschreibungen Veranstaltungstechnik & Eventmanagement
Eventagenturleistungen für die Preisverleihung des Deutschen Engagementpreises 2026
Deutsche Stiftung für Engagement und Ehrenamt10437 Berlin, BerlinVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenKurzbeschreibung
Die Deutsche Stiftung für Engagement und Ehrenamt (DSEE) sucht eine Eventagentur, die die Preisverleihung des Deutschen Engagementpreises 2026 am 26. November 2026 im Colosseum in Berlin (ca. 500 Gäste) vollständig konzipiert, plant und durchführt.
Was gefordert wird
Projektleitung, Konzeption von Räumen und Ablauf, Koordination aller Dienstleister sowie Bereitstellung von Veranstaltungstechnik und BühnendesignEinlass und Stehempfang, Preisverleihung mit Kulturprogramm und Livestream, Abendessen und VernetzungsfeierVorbereitung ab Zuschlag, Aufbau am 25.11., Veranstaltung am 26.11., Abbau am 27.11., Abschlussgespräch bis ca. 7 Wochen danach
Abgabefrist: 22.07.2026, 15:00 Uhr – ausschließlich digital über die Vergabeplattform.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristMAI2026JUNJULAUGSEPOKTNOVDEZJAN2027
Veröffentlichungca. 15. Mai 2026
Angebotsfrist22. Juli 2026
Bindefrist22. Juli – 21. Aug. 2026
Zuschlagca. 22. Aug. 2026
Vertragsbeginnca. 22. Aug. 2026
Rahmenvertrag Laufzeitca. 22. Aug. 2026 – 7. Jan. 2027
Ablaufplan (Dispo)25. Okt. 2026
Regieplan12. Nov. 2026
Aufbautag25. Nov. 2026
Veranstaltungstag26. Nov. 2026
Abbautag27. Nov. 2026
Vertragsendeca. 7. Jan. 2027
Verlängerung max.ca. 8. Jan. – 28. Mai 2027bis 2027
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenFestpreis7 Kriterien
- Qualität der Konzeption, Planung und Durchführung des DEP35%
Bewertet wird, ob das Konzept geeignet ist, die Ziele der Verleihung des Deutschen Engagementpreises zu erreichen, und ob das Grobkonzept den qualitativen Ansprüchen einer wertschätzenden Veranstaltung entspricht, schlüssig und konsistent ist.
- Konsistenz in der Projekt- und Finanzplanung30%
Bewertet wird, ob die beauftragte Agentur einen realistischen Projekt- und Finanzplan vorlegt, der die Zeiträume berücksichtigt, schlüssig ist und alle Sach- und Personalkosten vollständig und nachvollziehbar abbildet.
- Einschlägige Fachexpertise in der Planung und Umsetzung von Preisverleihungen zur Würdigung ehrenamtlichen Engagements35%
Bewertet wird, ob die Organisation nachweislich über Ressourcen und Erfahrungen verfügt und ob die Herangehensweise zum Kontext der DSEE, dem verfügbaren Zeit- und Ressourcenrahmen sowie zu rechtlichen/ethischen Anforderungen passt.
KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien mit Gewichtung und Bewertungsindikatoren sind in der Leistungsbeschreibung (Punkt XIV) vollständig angegeben; der Preis ist als Festpreis vorgegeben (95.000 EUR brutto) und fließt nicht als Wertungskriterium ein.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenProjektmanagement & Steuerung
Projektleitung: Verantwortliche Steuerung durch eine:n namentlich benannte:n Senior Event Manager:in mit mindestens 5 Jahren Berufserfahrung im Eventmanagement, davon mindestens 2 Jahre in leitender Funktion bei vergleichbar großen und politisch relevanten Veranstaltungen.Planung & Controlling: Erstellung, Pflege und Überwachung des Projekt-, Zeit-, Maßnahmen- und Budgetrahmenplans.Jour Fixe: Wöchentlicher Termin (ca. 45 Minuten) mit der Projektleitung der DSEE inklusive Protokollführung.Schnittstellenmanagement: Koordination zwischen Auftraggeberin, Location, Technikdienstleistern, Programmbeteiligten und weiteren Gewerken.Vor-Ort-Präsenz der Projektleitung: Vollständige Anwesenheit am Aufbautag (25.11.2026), Veranstaltungstag (26.11.2026) und Abbautag (27.11.2026).Genehmigungen: Übernahme der Anmeldung bei der GEMA und vergleichbaren Stellen.Reisekosten: Übernahme durch die Agentur, sofern sie nicht in Berlin ansässig ist.Abschlussbericht: Erstellung spätestens 6 Wochen nach der Veranstaltung (ca. bis 07.01.2027).
Flächen- und Ablaufkonzeption
Wegeführung und Leitsystem: Planung des Besucherflusses mit Blick auf Sicherheit und Barrierefreiheit.Raumplanung: CAD-basierte Konzepte für Stehempfang, Presse-/Medienbereich, Abendessen und Vernetzungsfeier.Ablaufplan (Dispo): Detaillierter Ablaufplan, Erstellung und laufende Pflege, fertig spätestens 6 Wochen vor der Veranstaltung (25.10.2026).Regieplan Bühnenprogramm: Erstellung und laufende Pflege, fertig spätestens 2 Wochen vor der Veranstaltung (12.11.2026).Ablaufregie: Operative Ablaufregie des Bühnenprogramms inklusive Durchlaufprobe am Aufbautag.Logistik: Planung von Lagerflächen, Transportwegen und Backstage-Logistik.
Dienstleistermanagement & Beauftragung
Recherche und Beauftragung: Auswahl und vertragliche Bindung externer Dienstleister (Technik, Mobiliar, Gestaltung/Druck, Setbau/Deko, Ablaufregie).Koordination und Briefing: Schnittstellenmanagement, Koordination und Briefing aller Gewerke und Dienstleister.Qualitätskontrolle: Laufende Qualitätssicherung aller beauftragten Leistungen.Helfer:innen: Bereitstellung und Koordination von Helfer:innen für Auf- und Abbautag.
Technik, Bühne & Gestaltung
Beratung: Fachliche Beratung zu technischen Anforderungen in Abstimmung mit der DSEE.Bühnen- und Setdesign: Konzeptvorschläge für Bühne, Set, Dekoration und Mobiliar unter Nutzung vorhandener Materialien.Veranstaltungstechnik: Bereitstellung und Vor-Ort-Betreuung (Aufbau, Veranstaltung, Abbau).Grafische Produktionen: Koordination von grafischen Produktionen für Screens/Displays.Technische Leitung: Veranstaltungstechniker:in übernimmt die technische Regieführung.
Programm und Veranstaltungsablauf
Einlass und Stehempfang: Organisation und Ablauf des Empfangs.Preisverleihung mit Kulturprogramm: Feierliche, stimmungsvolle und professionelle Gestaltung inklusive Livestream; Steuerung des emotionalen Bühnen-/Kulturprogramms.Laudationen: Organisation bewegender Laudationen durch prominente Persönlichkeiten.Abendessen und Vernetzungsfeier: Organisation des anschließenden Abendessens und der Vernetzungsfeier.Feste Ansprechperson: Transparente und flexible Kommunikation mit der DSEE über die gesamte Projektlaufzeit.
Optionale Zusatzleistungen (nur nach schriftlicher Freigabe durch die DSEE)
Zusätzliches Stundenkontingent: Bis zu 10 % über die regulären Arbeitsstunden für Senior Event Manager:in, Junior Event Manager:in, Event Manager:in und Aufbauhelfer:in.Maximalbetrag: 4.000 € brutto.Abruf: Nur nach vorheriger schriftlicher Freigabe durch die DSEE.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenFachliche Eignung
Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung im Eventmanagement.Davon mindestens 2 Jahre in leitender Funktion bei Veranstaltungen vergleichbarer Größe und politischer Bedeutung.Nachweis einschlägiger Erfahrung im Veranstaltungsbereich.Besondere Expertise im Kontext öffentlicher Auftraggeber und politisch relevanter Veranstaltungen.
Personelle Eignung
Namentliche Benennung der Schlüsselperson (Senior Event Manager:in).Rollenkonzept aller Projektmitarbeitenden.Nachweis auskömmlicher personeller Kapazitäten für die gesamte Projektlaufzeit.Darlegung einer Vertretungsregelung für Urlaubs- und Krankheitsfälle; bei Einzelunternehmen konkrete Benennung einer qualifizierten Vertretungsperson.
Wirtschaftliche und rechtliche Eignung
Eintrag im Handelsregister.Unterzeichnete Eigenerklärung zur Eignung (bzw. EEE).Erfüllung der gewerberechtlichen Voraussetzungen für die Ausführung der Leistung.Abgabe einer Verschwiegenheitserklärung.
Referenzen
Mindestens 3 Referenzen öffentlicher Auftraggeber bzw. politisch relevanter Veranstaltungen aus den vergangenen 4 Jahren.Bis zu 5 Referenzen vergleichbarer Veranstaltungen aus den vergangenen 4 Jahren.Bei Unterauftragnehmern: 3 vergleichbare Veranstaltungen, davon mindestens 2 aus den vergangenen 2 Jahren und mindestens eine vergleichbare Preisverleihung.
Unterauftragnehmer
Namentliche Benennung der vorgesehenen Unterauftragnehmer bei Angebotsabgabe.Angabe der übernommenen Leistungsanteile.Vorlage von Referenzen der Unterauftragnehmer (max. 5 Seiten pro Referenz).
Referenzprojekte
mindestens 3, maximal 5 ReferenzenZeitraum: vergangene 4 Jahre
Referenzen öffentlicher Auftraggeber / politisch relevanter Veranstaltungen
Je Referenz: Auftraggeber, Art und Ziel der Veranstaltung, Zeitraum, Rolle/Leistungsumfang, Vergleichbarkeit mit dem ausgeschriebenen Projekt
bis zu 5 ReferenzenZeitraum: vergangene 4 Jahre
Referenzen vergleichbarer Veranstaltungen (Art, Größe, Komplexität)
Je Referenz: Veranstaltungsart und -größe, organisatorische und inhaltliche Komplexität, Leistungsumfang, Relevanz für den ausgeschriebenen Auftrag
3 vergleichbare Veranstaltungen (mind. 1 vergleichbare Preisverleihung, mind. 2 aus den letzten 2 Jahren) ReferenzenZeitraum: vergangene 2 Jahre (für mind. 2 Referenzen)Volumen: max. 5 Seiten pro Referenz
Referenzen für Unterauftragnehmer (sofern eingesetzt)
Vergleichbare Veranstaltungen, Fotos/Videomaterial erwünscht
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 27%4–10 · 45%11+ · 28%
Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen
Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 23 erledigt
Angebotsunterlagen (Pflicht, in einem PDF, in vorgegebener Reihenfolge)
Eignungsnachweise
Konzept und Vorstellung
Referenzen
Unterauftragnehmer
Formale Anforderungen
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Zur Original-Ausschreibung ↗Auf einen Blick
Auftraggeber
Deutsche Stiftung für Engagement und Ehrenamt
Ort
10437 Berlin, Berlin
Kategorie
Veranstaltungstechnik & Eventmanagement
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Erfüllungsort
Ort der Leistung
10437 Berlin
Berlin
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